2015年9月20日 星期日

瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理


寫在前面:這是我在《打開大家的 Evernote 筆記本:50位職人x 50種思考x 50個活用,為什麼這樣做筆記可以解決80%的工作問題》一書中,針對採訪「專案管理職人」章節所寫的總論,先分享我自己利用 Evernote 來做專案管理的基本流程,然後才帶出不同職人們如何把 Evernote 提升到工作系統的高度。

我自己很喜歡這章節,對我來說 Evernote 更大的意義不是在於筆記,而是如本文標題所說的:「瑣碎任務的工作流重整」,尤其當我們個人必須面對瑣碎複雜的任務時, Evernote 結合檔案管理、筆記整理、流程排序的方法,可以建立我們自己更有效率的工作流程,而這就是「個人專案管理」的目的。

所以,我將書中這篇自己利用 Evernote 做專案管理的流程心得,以及如何搭配專案管理六個階段:「收集-整合-關聯-排程-檢討-專注」的實作經驗,分享到部落格中,提供大家一窺書中內容,也歡迎大家一討論你的專案管理方法。




  • 正文:

出自《打開大家的 Evernote 筆記本》的「把繁忙事情變簡單的專案筆記本」章節。


  • 章節引言:

Evernote 對很多朋友來說不只是資料庫、不只是筆記本,也可以是專案管理工具。別的不說, Evernote 公司自己也是用 Evernote 來做專案管理。那麼,用 Evernote 進行專案管理有什麼優點?有哪些方法?這個章節,我要訪問幾位專案管理的專家,包含 Evernote 的員工,讓我們一起來分析他們如何用 Evernote 解決專案工作問題。

最重要的是, Evernote 是一個可以把複雜的事情組織化、把零碎的資料統整化的工具,而這正是當我們面對龐大充滿枝節的專案時所需要的,只要我們找到善用他的方法。




  • 章節總論:瑣碎任務的工作流重整
  • 副標:我如何在 Evernote 控管幾個月以上的大專案?
  • 1. 收集:讓統整專案大小事只花一次工夫

讓我們從必須面對一個「大專案」來開始設想,例如對我來說可能是六個月以上必須製作完成的一本新書,對你來說可能是兩個月之後要籌辦完成的一個表演活動,或者對老師來說是這一學期的課程教案設計,對開發者來說是他的產品專案,對行銷人員來說是他必須企劃的一個廣告專案,對夫妻來說或許是他們的婚禮專案。總之,就把你生活或工作上可能遇到的大專案拿出來想像一下,你覺得第一個遇到的問題可能是什麼?

對我來說,這個第一個遇到的大問題就是,一個長時間的專案會產生「數量非常多的任務、資料、文件、會議、郵件、通訊與筆記」,而整理、找尋這些散落的大量資訊,可能是拖慢我們專案進度最大的原因之一

或許我們會在需要一個檔案時忘記把他放在哪裡而花上很多找尋的時間。或許我們一下子要去郵件裡找出客戶傳達的要求,一下子要到會議記錄裡找出我們確認過的事項,明明是處理一件事情卻要在很多地方找資料。或許因為東西分散得太瑣碎,讓我們每次進行專案時總覺得腦袋快要爆炸,看不到整個專案清晰的脈絡與步驟在哪裡。

我要如何把這些專案大小事項有效的管理?對我來說,這些問題可以納入 Evernote 的工作流程來解決。

而第一步就是解決「數量非常多的任務、資料、文件、會議、郵件、通訊與筆記」散落在不同的工作資料夾、不同的工作工具中,要整理搜尋時必須花上很多時間的問題。

因為  Evernote可以把筆記、文件、檔案、郵件、即時通等內容都收集在同一個筆記本中,所以我會在進行專案的過程中,有任何新的工作步驟產生新的資料,我就立刻收集到 Evernote 再處理,把 Evernote 當作我的專案工作中心,也讓「工作過程的記錄」盡可能統一在 Evernote 中。

  1. 客戶傳來一封郵件交代要求:轉存到Evernote後重新整理出待辦清單。
  2. 和同事在即時通討論工作要點:複製到Evernote以備後續查詢。
  3. 準備撰寫一個活動企劃:在Evernote寫出大綱與草稿,收集相關資料。
  4. 和老闆開重要的工作進度會議:把會議記錄與決議寫在Evernote。

這樣一來,起碼我不需要在進行專案時煩惱自己需要的資料在哪裡,反正一定有他的軌跡留在 Evernote 中,從 Evernote 找起就好。更進一步的,我也可以從 Evernote 裡完整的看到自己的工作流程所產生的記錄,方便任何時候回顧與反省。

尤其工作過程很多時候產生的是想法、討論、企劃甚至一個設計與大綱草稿,這些大腦裡的資料更適合統整在 Evernote 這樣的工具中,而一個長期專案裡龐大的大腦資料一定需要地方去統整。




  • 2. 整合:紙本、郵件、會議和文件合併成任務

最重要的是,我們可以在一則Evernote筆記裡整合圖片、文字、錄音、檔案等不同類型資料。所以我會把專案裡同一個任務產生的不同郵件、紙本、會議、文件,盡可能統整到一則 Evernote 筆記裡,用「合併記事」功能就可以把這些資料統整成一則筆記。

一個任務就是一則筆記時,而且需要的資料與檔案都在同一則筆記裡,我要處理這個任務就簡單多了,資料可以統一,還可以在筆記裡重新排列我需要的順序,並且在筆記中註明重點或待辦事項。

例如我要製作一本新書的封面,這時候可能有和美編往來的郵件、有和主管討論的意見、有我收集到的參考資料,這時候我會把這些資料統整到一則 Evernote 筆記中,這樣我就可以在這則任務筆記裡專心完成這個任務。

這則筆記裡除了有我需要的任務資料,我還會在筆記的最上方建立待辦清單,讓我清楚知道要執行這個任務必須完成的步驟。

大家也可以看到現在的新書封面和原本的設計有了南轅北側的改變,但這個封面任務的修改處理過程,都會在我的同一則封面設計任務筆記中,留下完成的紀錄,包含了想法、討論、草稿、待辦事項。



  • 3. 關聯:用目錄連結建立專案鳥瞰圖

把一個專案需要的資料都統整到 Evernote,並且用 Evernote 合併筆記的功能整理出一個一個獨立的任務筆記,這時候 Evernote 裡擁有我需要的所有專案資料與任務,但是一個專案的小任務可能有幾十個到上百個(看你專案的複雜程度),這時候如果任務只是一則一則筆記分散在 Evernote 中,就算可以搜尋,好像還是不方便。

而且在散落的筆記裡也看不到這個專案的「整體脈絡」,所以這時候我會利用「記事連結」的功能來建立這個專案的總目錄筆記,我稱呼這一則筆記叫做「專案管理筆記,我可以在這則專案管理筆記裡連結所有專案需要的任務與資料,並且排列出專案的項目分類。

這樣就從一則專案管理筆記中看到這個專案的鳥瞰圖,可以了解專案需要的所有項目,可以快速連結需要的參考資料,透過這樣的方式,Evernote管理專案就可以很有效率,不會混亂。

附註:聊到這裡,我們需要用到「合併筆記」與「記事連結」兩個功能,這兩個功能的操作我都放在分享給大家的免費 Evernote 功能操作筆記本中:免費下載! Evernote 上手教學與範本一次學會筆記書

我們需要對整個專案有一張「鳥瞰圖」,而對我來說就是利用 Evernote 來製作出整個專案的總目錄筆記,在這則筆記中可以連結到所有的子任務,並讓我從一則筆記來總攬所有的任務安排與資料位置。




  • 4. 排程:建立專案流程進度與待辦事項

當然,只是把專案資料有系統的整理,還不能說是真正的專案管理,到前面這一步,我們只是在 Evernote 中找出一個整理瑣碎資料任務的好方法,並且建立一個大專案的總覽圖而已。所以接下來的步驟更重要,就是我們可以在這則「專案管理筆記」中開始進行簡單的任務排程。

對我來說,我會在這則專案管理筆記中把執行這個專案需要的步驟依據順序建立成一個一個待辦清單,依此排列所有的記事連結,這樣一來我就只要依照這則專案管理筆記的待辦順序,依序把事情完成即可,而要執行每一個任務需要的資料筆記,就在這項目後面的記事連結中。

另外我還會在專案管理筆記的最上方增加一個叫做「大事記」的欄位,因為根據我執行專案的經驗,除了我原本預設的「基本流程」外,每一個專案執行時一定有很多「額外流程」、「意外事件」,這時候我可以把這些額外需要的行動寫在「大事記」。

一則專案管理筆記對我來說就肩負了三個任務:

  1. 讓我看到這個專案已經完成與未完成的步驟。
  2. 整個專案的工作流程與目前進度。
  3. 每個步驟後面,有執行這個任務需要的筆記資料連結。

如此一來,也就完成了在Evernote中的專案管理。




  • 5. 檢討:讓專案流程變成範本筆記

在 Evernote 中收集所有專案資料、整合任務筆記、建立專案排程的專案管理筆記,這一系列動作本身對於未來新的專案會非常有幫助。

因為我們工作上可能常常有很多專案是彼此重疊,或是彼此相關的,當我們把前一個專案的資料與流程統整到 Evernote,那麼常常下一次新的專案也可以直接參考或連結。

例如出版社的工作就是製作一本一本書、老師的工作就是設計一個一個教案、行銷的工作是企劃一場一場活動、開發者的工作是企劃一個一個產品,對一個職場工作者來說,他常常是必須重複去做一樣的工作類型,那麼這些專案之間一定有關聯性、互相參考性。

這樣一來,如果專案工作過程都儲存在 Evernote,下一次要做同類型專案,只要搜尋過去紀錄,就可以找到許多既定的文件範本、企劃格式,甚至基本工作的排程,這樣我們是不是就不用從頭再設計一遍

所以我也會把前面講的專案管理筆記中製作的流程,變成一個只有空架構的「範本筆記」,方便我每次執行同類專案時,只要先套用固定的範本,就能馬上形成工作的基本雛型。而且大家可以持續去修改這個範本,根據每一次經驗來檢討優化範本的步驟與流程,讓下一次工作使用的範本又比這一次更好。





  • 6. 專注:把專案管理筆記放入工作捷徑

當我開始執行一個專案時,就會把資料丟在 Evernote ,然後在 Evernote 裡建立專案管理筆記,開始用這一則筆記去控管所有工作需要的任務與資料,但是 Evernote 的筆記那麼多,我要如何讓這則最重要的專案管理筆記「總是被我看到」,可以最方便的使用它呢?

這時候我最基本的做法,就是會把進入重要執行階段的專案管理筆記「放入」 Evernote 的「捷徑」區塊中。

在 Evernote 的電腦版、App 版與網頁版的上方或左上方,都可以看到這個「捷徑」(有些版本中是一個星號),我們可以把自己覺得重要的筆記、記事本、標籤放入這個「捷徑」中,顧名思義,它的好處就是我們隨時可以看到,並且方便取用

而我把這個「捷徑」區塊當作「近期最重要的事情」的意義來使用,最近我每天都要關注的筆記,我就會放入「捷徑」提醒自己,而最重要的專案與其專案管理筆記,當然也就放入捷徑中,提升到 Evernote 最重要的位置。

或許看到這裡你會想問, Evernote 怎麼幫專案做進一步的時間管理?關於這部分的方法,我在書中的「時間筆記本」章節有另外跟大家分享。

後記:以上就是我在新書《打開大家的 Evernote 筆記本》中經過思考、優化,以及我多年經驗整理後,統整出來的個人 Evernote 專案管理方法,你可以看到這樣做的優點,以及他實際執行的過程,希望對大家有所幫助。


3 則留言 :

  1. 更改信箱,就再也收不到官方的消息郵件是什麼問題?

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    1. 可能可以先檢查網頁版設定中的郵件與收官方訊息設定是否都有相應開啟

      如果都沒錯,可能就要尋求客服解決了

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  2. 你好~~我最近遇到一個問題都解決不了><
    我下載應用程式的evernote和 從網頁版登入的
    一樣的帳號登入
    卻無法同步 資料還完全不一樣
    我買的是專業版
    應用程式登入是專業版
    網頁登入是入門版
    我已經困擾很久了謝謝
    謝謝

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