2016年3月17日 星期四

讓 Google Docs 媲美 Word 的11個進階需求解決教學


前一週,我陸續整理了過去一段時間我在電腦玩物介紹的 Google 試算表技巧,以及我偏好使用 Google 簡報的心得:


今天這篇文章,則繼續針對「 Google Docs 」做統整。

我自己平常寫書、編輯文稿,甚至做大多數的報告,或是開線上會議,都是使用 Google Docs 進行工作,除了它可以「多人即時協同編輯」外,其實 Google Docs 還有很多延伸的功能與應用方式,可以解決商務上的進階問題。

所以這篇統整,讓我們以具體需求作為切入點,看看 Google Docs 文件有沒有辦法幫我們解決這些問題。




1. Google 文件的線上簽核流程,編輯合作專用 Collavate 


有很多人問過我,如果想把 Google Docs 當作簽核文件的系統,有沒有可以應用的簽核流程?這時候,只要在 Google Docs 安裝上面這個外掛,就可以在文件右方加入一個一個人的簽核程序。

你可以做到 A 簽核文件後,自動把文件轉寄給 B 簽核。而且這時候 A 自動取消他編輯的權限。






2. 論文報告必備! Google Docs 新增文件大綱引導模式


做論文與寫書時,長篇大論文章最需要的就是大綱目錄的導引,而最近 Google Docs 的更新終於解決了這個問題,可以在文件左方顯示出可以快速跳轉的目錄!






3. 如何用 Google Docs 快速插入論文註腳註解不同格式?


對於寫論文的學生來說,插入註腳也是很重要的, Google Docs 中可以設定頁碼、可以插入不同引用格式的註腳。

搭配 Google Docs 內建的「研究」功能,快速搜尋論文,然後插入註解,會變得相對簡單。

當然,你還是可以使用更專業的論文參考資料庫管理工具,例如:寫論文必備免費軟體 RefMe 參考文獻格式自動整理!






4. Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs!論文改稿必備


另外在多人審核同一份文件時,可能需要很清楚的註明每個人的修改建議,這時候最好的做法是利用 Google Docs 右上方的[建議編輯]功能,可以在不直接改動文件的情況下,留下屬名的修改註解,讓改稿者可以知道如何修改,甚至利用註解來討論如何修改。






5. 現在用 Google Docs 也能排版轉檔 EPUB 電子書了!


而如果像老師想把用 Google Docs 製作的教材轉成學生可用的電子書,現在 Google Docs 也支援直接把文件轉成 EPUB 電子書檔案!






6. 支援聽寫! Google Docs 新增中文語音輸入功能


在開會時,或是自己一個人在書房寫作,有時候不想打字,那麼記得試試看 Google Docs 內建的「聽寫」功能,可以說中文,然後文件裡就會自動出現文字,還滿準確的!

唯一可惜的是目前還無法用中文說出標點符號或斷行。






7. 支援畫出複雜表格! Google 文件合併儲存格活用教學


早期 Google Docs 的表格功能很陽春,但是現在問題已經解決。

如果你想要在 Google 文件畫出複雜表格,那麼可以使用「合併儲存格」的功能,這樣就可以做出各種特殊格式的表格了。






8. Google Docs 新回溯功能:快速查看上次誰改了哪裡?


身為強大的多人協同合作工具, Google Docs 也有強大的版本控管功能,當你進入 Google 文件,會提示你之前有沒有其他人修改,並且可以立刻查看他人修改了文件哪些地方?當然也可以進行回溯。






9. 用 Google docs 寫數學公式!就像 word 插入方程式


而 Google Docs 可以支援的特殊編輯格式也愈來愈豐富,例如理工科系可能需要的數學符號,在 Google Docs 中也能完整的支援,如果是進階的統計圖表,還能利用免費的外掛解決。






10. 用 Google Docs 畫五線譜教學!音樂課老師學生必備 


因為 Google Docs 可以安裝外掛,所以基本上它的功能可以無限擴充,例如安裝這個五線譜外掛,你就能在 Google Docs 畫出曲譜!






11. Google Docs 支援文件內裁剪圖片,可無限還原


而像是圖片排版功能、插入雲端圖片,在 Google Docs 中也是非常值得好好利用的功能,更重要的是,使用 Google Docs 編輯文件的話,這些插入的圖檔都不會占用你的雲端硬碟空間喔!

以上,就是我自己也會用到的 Google Docs 進階功能,這些活用方法也可以讓我們滿足學習與商務上的進階需求,提供大家參考。

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8 則留言 :

  1. 想要在google docs打字會標示注音有辦法嗎??

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  2. 有辦法離線使用嗎? 雖然現在網路很方便,可是還是有那種我一打開電腦就要馬上可以看文件的時候存在

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  3. Google出个离线版,秒秒钟卸载Msoffice

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  4. Click here to download and install Office 2016:https://reep.io/d/mrxvqmcdpn

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  5. 又銘老師:「這是荀學。」

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  6. 有待进步,还是缺少了很多功能。希望有带一日推出桌面版。

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