2015年10月16日 星期五

打開 Dropbox Paper 真面目實測:團隊會議協作新平台

2016/8/4 更新: Dropbox Paper 開放所有人都可以立即註冊試用。並且開放 Dropbox Paper Android AppiOS App 下載。

上禮拜才在電腦玩物寫完「Dropbox新工作術:10個你可能不知道的檔案整理功能」一文,今天就看到 Dropbox 又發佈了一個重量級新服務:「 Paper 」。 Dropbox Paper 源自於前幾個月測試中的 Note ,改名為 Paper 後,也從筆記概念服務,變身為現在團隊工作中最熱門的雲端即時協同合作平台。

「 Dropbox Paper 」目前也還需要申請邀請才能使用,剛好我之前通過了申請,所以就讓我來實際測試「 Dropbox Paper 」,帶大家打開這個新工作平台的面紗。

說到雲端協同合作平台,你可能會馬上聯想到幾個我在電腦玩物上常常介紹到的服務,那麼「 Dropbox Paper 」相比之下有什麼特色?和誰類似?我將在這篇文章裡,從介紹目前用途、特色功能開始,到與其他雲端合作服務進行比較作結束,讓大家了解目前的「 Dropbox Paper 」。




1. 「 Dropbox Paper 」如何開始啟用?


這是一個 Dropbox 的延伸服務,但目前需要通過申請才能使用,你可以到「 Dropbox Paper 」網頁直接註冊開始試用。




2.「 Dropbox Paper 」可以有什麼用途?


目前階段,看起來「 Dropbox Paper 」的主要用途是做為「團隊筆記」、「會議記錄」、「報表共享」的好工具。

在多人團隊裡共同編輯一份 Paper 文件,每個團隊成員可以在上面撰寫自己的段落內容、插入 Dropbox 檔案,共同編輯成一份合作企劃書、合作報告書。

多人雲端協同合作是現代職場必要的競爭力,善用這個流程可以節省非常多工作時間,並且保證工作不出錯,這個概念我在「一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略」一文有詳細解釋。





3. 「 Dropbox Paper 」的重點功能


「 Dropbox Paper 」和 Dropbox 雲端硬碟目前雖然有連結,但看起來是各自獨立運作,我的意思是在「 Dropbox Paper 」中新增的文件,就是儲存在 Paper 獨立空間中。

這就像 Dropbox 買下後也是獨立運作的 Mailbox 郵件軟體一樣。

在「 Dropbox Paper 」中,我們可以新增文件,或是建立不同的資料夾來存放文件,這裡的管理規則很單純,就跟一般檔案管理一樣。




「 Dropbox Paper 」的編輯功能相對簡單,排版也沒有 Word 那麼花俏,但這其實是雲端合作工具的一種特徵,因為我們的目的不是要製作精美的報表,而是要達成高效率合作溝通

雖然如此,基本的排版功能還是有的,例如可以設定大標、中標的大綱層級,方便用目錄跳轉到需要的段落。




在編輯操作上「 Dropbox Paper 」和現在愈來愈流行的 Quip 類似,可以在任何段落插入各種檔案或格式,其中最重要的就是可以直接插入已經在 Dropbox 雲端硬碟上的檔案。




所以在「 Dropbox Paper 」中最大的特徵不是編輯排版,而是把各式各樣的檔案、文件、圖片、待辦事項、表格與文字內容插入到同一份文件中,大家可以共同查看編輯

Dropbox 官方人員解釋這就是他們推出 Paper 的核心價值:

「teams have really wanted a single surface to bring all of those ideas into a single place. (團隊真的想要一個統一的平台,可以把所有的想法統整到這個單一地方。)」

對「 Dropbox Paper 」來說,就如同下圖這樣,團隊可以把待辦任務、需要的檔案,統整在一份文件,所有人都能編輯使用。




「 Dropbox Paper 」甚至還支援在文件裡插入 YouTube 影片與 SoundCloud 音樂的網址,會自動轉換成內嵌播放的影音介面。

從這一點也可以看到「 Dropbox Paper 」想要做到一個很好用的文件工作平台的用心,我們可以在一頁文件上自由的討論,並且自由的插入與整合多種檔案,創造更便捷的團隊溝通報告。

這就類似 Evernote 的特色之一,我心目中 Evernote 也應該把原本能做到的這一步做得更好,但現在看起來「 Dropbox Paper 」的效果更接近我想要的

你可以點擊這個連結,看看插入多種檔案與格式的 Paper 文件效果電腦玩物測試文件




另外,「 Dropbox Paper 」也能多人即時協同編輯,當我把一份文件共享給其他合作者後,他們都可以跟我同一時間登入文件,在上面編輯不同段落內容,就跟 Google Docs 一樣。

在多人編輯時,除了會有游標顯示每一個人的編輯位置外,還會顯示出每一個內容段落是由誰建立的,這樣感覺一份文件裡也能分出誰負責或參與的區塊了。




「 Dropbox Paper 」也像 Quip 與 Google Docs 那樣,支援針對任何一段內容段落進行「留言評論」。




最後,「 Dropbox Paper 」當然也有版本記錄系統,我們可以回溯到過去幾天內某一次的內容修改版本。





4. 「 Dropbox Paper 」與其他團隊合作服務的比較


這類雲端合作服務,可以說是未來辦公室增進效率與改善流程的新趨勢,所以就讓我們把「 Dropbox Paper 」拿來和其他雲端協同合作服務做一個比較。







那麼回頭來看 Dropbox Paper,他更類似 Quip 的定位 ,目前還是獨立於 Dropbox 雲端硬碟之外的一套內容協同合作平台,雖然已經可以在文件中插入 Dropbox 檔案,但不到 Google Drive 那樣完全雙向整合。

現在 Dropbox Paper 還在測試版,要說他能打敗或取代誰都還說不準,但是我們可以看到的是一股辦公室工作方法正在改變的潮流:

尋找除了檔案交換外,更便捷的知識、任務、內容溝通交換的新方式。 

而這個雲端新流程將更有效率更準確,值得我們關注。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:打開 Dropbox Paper 真面目實測:團隊會議協作新平台

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