2015年6月13日 星期六

免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具


當你有一個大計畫需要按照進度執行,當你需要統整管理所有工作的任務與資料,或是當你必須掌控或參與一個團隊的合作,這時候,你或是你們團隊就需要一個好用的專案管理工具,那麼這時後又有哪些免費、好用的專案管理軟體值得推薦呢?

這篇文章,想要總結我這幾年來的工作經驗,以及我對各種工具的實際運用體驗,提供大家一份專案管理軟體的參考推薦清單。




熟悉專業專案管理的朋友也許會發現,下面的推薦清單裡有些是專門的專案管理工具,但有些則是「可以幫助專案有效率管理」的其他服務,這是我故意這樣挑選的。

我覺得專案管理本身應該要很有彈性,就算你不使用專業的專案管理軟體(因為那通常有上手門檻),也可以用一本筆記本、一個會議室白板來做管理。尤其對一般人來說,更重要的是達到「管理的目的」,所以除了專門專案管理中會用到的甘特圖、看板管理等專業工具之外,我也想推薦對一般個人或團隊來說「一樣可以達到」專案管理目的的其他服務,當然,我都會說明我的理由。

另外本篇文章我想鎖定電腦玩物上大多讀者的一個需求:我們或許不是專案管理大師,而是:
在職場上遇到困難的計畫、繁瑣的團隊合作時,需要有一個工具幫助我們找到簡單易用專案管理之道的職場菜鳥們。
這時候,有哪些免費、好用的專案管理軟體可以派得上用場?

延伸閱讀,順便學會這些最基本的專案管理方法:

2016/9 新增GanttProject 免費中文專案管理軟體下載,製作甘特圖快速教學
2016/11 新增知名專案管理工具 Asana 推出類似 Trello 看板,視覺化工作流程





尤其當遇到一個時程拉得很長、但是要完成的任務非常龐雜,於是需要一個可以嚴格控管每一個進度時間點、每一個進度負責人、每一個進度完成度的工具時,「甘特圖」就會派上用場。

但是太專業的甘特圖或許很難上手,所以這一款「 Gantter 」相對簡單好上手得多,但是卻具備專業甘特圖需要的自動排程、統計分析功能,而且可以支援微軟的  MS Project  ,來因為是雲端服務所有可以多人協同合作。

或者就算你不用 Gantter 來做專案管理(通常情況下故意去畫甘特圖反而可能是沒有效率的一件事情),但是主管或客戶要求你提供一個進度時程表時,用 Gantter 來快速畫出你的時程表,把複雜的時間簡單化、明確化,也能展現你的專業喔!







如果說進行管理之前還要學會什麼是 GTD ? 什麼是甘特圖? 這似乎遠水救不了近火,那麼當面對一個龐雜的專案時,有什麼工具可以讓任何人都能快速上手,把事情變成有條理,把進度清楚的呈現出來?或許這個「 Trello 」就是個好選擇。

Trello 提供一個像是便利貼牆的大看板,我們可以在上面貼上所有的任務、瑣事、資料,然後一條一條的依據進度或分組自由排列好,清楚的呈現出整個專案的結構,誰不會像是積木一樣自由拖曳整理卡片呢?所以 Trello 可以讓你一下子就把瑣碎事情也變得井然有序。

加上 Trello 同樣可以在所有平台使用,可以邀請團隊一起協同合作,如果你正因為事情太多且太亂而搞不清楚方向時,或許利用 Trello 排排看,你就能找到如果讓事情循序漸進完成的方法。







當你慢慢發現用 LINE、 Facebook 做公司內部的即時溝通平台,雖然獲得快速即時的效率,但是卻帶來吵雜、凌亂、分散、不易管理、不好追蹤等種種麻煩時,如何讓自己的團隊不要愈溝通愈麻煩?那麼或許你該試試看國內外都獲得大量推薦的「 Slack 」。

Slack 本身是非常簡單快速的服務,可以架設出團隊內部的溝通系統,這個團隊溝通平台可以做訊息分流、討論追蹤、任務指派、對話搜尋,並且公私之間與專案之間都層層分明。

與其陷入雜亂無章法的通訊地獄,不如用 Slack 把團隊之間無論要討論和是聊天都變得同樣即時但是更有條理,才是把困難事情簡單化的方法。







待辦清單永遠是專案管理中一個有效又好上手的方法(關於這個方法的核心概念,可以參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案),所以關於待辦清單的服務與軟體也多不勝數,到底哪一款比較好用呢?我沒有標準答案,但是如果你想要一個清爽、快速的選擇,那麼這個「 Todoist 」值得推薦。

Todoist 用看起來非常簡潔的清單,來幫助我們把複雜的專案變成清楚明白的一個一個任務,而且透過許多過濾功能,讓我們專注在當下要做的任務上,不被其他龐雜任務干擾,這種簡化的思維是很棒的設計。

加上 Todoist 還有所謂的 Karma 分數設計,甚至可以成為個人或團隊成員的工作評分系統,這一點也是其一大特色。







Wunderlist 基本上和前述的 Todoist 滿足的是一樣的需求,當我們在職場上面對許多專案裡不同任務同時進行的難關時,怎麼把這些任務分門別類的處理好?一個待辦清單服務就能解決問題。

另外 Wunderlist 還有一個很大的特色就是可以在任務裡插入雲端檔案(與 Dropbox 整合),這時候團隊成員就可以直接在清單上交換檔案、討論修改。







以前工作或學習時,一本筆記本就是我們隨身最好的工作武器,而在數位工作時代,這本筆記本就可以交由「 Evernote 」來建構,透過這樣一個雲端服務長期累積我們的資料、筆記與知識,然後將這樣繁瑣的資料整理成有效率的雲端大腦,這就會成為這個知識競爭時代對職場工作者來說最有利的武器。

更進一步的,在 Evernote 加入待辦清單功能、團隊 Work Chat 即時通訊功能後,這個雲端的第二大腦也可以成為團隊合作的平台,尤其是任務的討論、靈感的激盪、資料的交換上,發揮非常有效率的效果(延伸教學:進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!)。

對於一個職場工作者,或是一個團隊來說,我都會建議你們一定要擁有一個自己的「雲端第二大腦」,在這裡用簡單有效率的方式整理好你們所有的知識力量,在需要時可以隨時發揮強大的作用。






Google Drive 可以做很多超越一個雲端同步硬碟可以做的事情,而他最大的價值就是打造一個雲端工作平台,我們可以在 Google Drive 上安裝各式各樣的雲端 App ,這樣一來我可以在網站上直接編輯各式各樣的檔案,這個意義就是說我到任何一台電腦上,打開 Google Drive 就會是一個跨平台、跨裝置並且我慣用的雲端辦公桌。

透過 Google Drive 打造的雲端辦公桌,讓我們可以去掉那些對個人電腦的管理,減少那些檔案移動備份的動作,更快進入執行工作的狀態。


而在團隊合作上, Google Drive 的意義就是可以讓所有團隊成員共用同一個辦公桌,這樣就大幅簡化了檔案交換、文件合作、資料溝通的複雜路徑,把合作變成一件再簡單不過的事情。







也有很多團隊會使用 Dropbox 當作他們核心的專案管理平台,尤其當他們最主要的需求是在檔案的共用時,透過共享不同的資料夾,團隊成員可以到每個資料夾中找出自己需要的檔案,或是放上新的檔案給其他團隊工作者。

加上近期 Dropbox 有一系列功能上的更新,慢慢的讓這個檔案同步、共享平台,也能有更多辦公室裡的編輯、溝通利用,簡化我們在辦公室的檔案管理工作:





一般我們對 Google 日曆的想像就是一個簡單的月曆,但是如果懂得活用,這個最簡單好上手的日曆,其實也可以成為有效的專案管理工具,不僅能夠排出漂亮的進度時程,也能輕鬆的和團隊一起共享與協作。

如果說上述的專案管理方式對你來說太專業,甘特圖太複雜,那麼其實不用想太多,就直接試試看在 Google 日曆完成你的團隊專案管理吧!這部分教學可以參考我之前寫給老師與熊生看的:用 Google 日曆打造完美課表:滿足老師學生10大需求,課表管理與專案管理的核心精神是一樣的。






職場專案管理中有一個很重要的需求常常被忽略,那就是創意的需求,任何工作都需要創意,不僅是產品的設計,也包含工作流程怎麼改造,創意可以是強化工作效率的基礎,創意也是職場工作者們把任務更快完成、完成得更好的武器。

所以像是「 Coggle 」這樣的心智圖服務當然也是專案管理軟體,當專案還在企畫階段時,心智圖幫助我們收納想法,把想法變成可以執行的計畫圖。當專案在執行階段時,心智圖幫我們梳理步驟,把多條進度變成有組織的流程表。

加上 Coggle 不只可以個人使用,更可以團隊合作,當然也是職場工作者們把困難事情變簡單的必備工具。






當你在職場上遇到需要主持會議的需求時,要怎麼把大家的想法用有條理的方式組織起來?或是可以試試看「 Sketchboard 」,它可以讓多人一起自由的畫出心智圖、流程圖,或是任何自由發揮,可以說是腦力激盪會議就直接有效的統整工具。

加上它可以雲端工作,也就是大家不一定要面對面開會,同樣能一起腦力激盪。






Comcepteboard 和前面的工具很像,但更適合多人在線上一起進行設計上的圖像溝通,當你的專案進行到設計的部分,每個人都有不同意見但沒有人可以知道對方在講什麼時,不如打開這個線上會議白板,讓大家用標註的方式在圖像上清楚的溝通設計,這樣可以減少你的許多麻煩。






最後要介紹的「 Zoom 」,本身雖然不是專案管理軟體,卻是專案管理過程中不可或缺的會議工具,尤其當你要組織多人遠端會議,又需要有很好的工作溝通工具(例如會議白板),也需要有效的事後管理(例如會議錄影),這時候 Zoom 都能派上用場!

以上這 13 個免費、好用的專案管理軟體,是我這幾年工作過程中實作過覺得真的幫助很大的選擇,通常每個職場工作者應該在工作生涯中一定有需要他們的時候,或者其他兩到三款甚至是我們一直必須使用的工具,推薦給大家參考,也歡迎大家一起補充討論。

延伸閱讀,職場工作必備系列:
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7 則留言 :

  1. 請問您有用過asana.com嗎?

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    1. 那請問asana與slack之間有什麼差異呢?謝謝

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    2. Slack 是溝通平台為主, Asana 是團隊的專案進度管理平台

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  2. 追加一個看板管理 KANBAN 也不錯用~~
    https://kanbanflow.com/

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  3. liqform 專案管理以表單為基礎,可自由組合專案所需表單,設定不同部門不同表單存取權限,
    用狀態設定概念來呈現類似trello的看版進度概念,用動態概念來實現類似fb動態牆,觀看跟我有關的最新回應資料,更多細節請點連結介紹,https://www.liqform.com/article/44

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