如何建立好的數位時間管理系統?用 PDCA 原則檢驗


如何調整自己的數位時間管理、專案管理系統讓其更有效?

如何確認我目前使用的數位工具串連起來的工作流程沒有疏漏?

很多朋友會詢問我上述這樣的問題,尤其現在數位工具的選擇那麼多的情況下,怎麼判斷與檢驗自己的工作流程是相對的較佳流程呢?自己使用的管理工具是堪用的呢?

或許一個有點古老的品管概念可以幫上我們的忙,這個概念通常被稱為:「 PDCA 循環」,而最近也看到有些文章提出了「 PDCFA 循環」,無論哪一種循環,他的目的都是要「建立一個可以不斷自我進化的系統」,而當你的工作能夠改善成長,這就是一個好的時間管理、專案管理流程了。




一、何謂 PDCFA 工作循環?


我們可以依據這五個標準,來一一檢查自己使用的數位工具、工作流程是否達標?

如果能夠滿足 PDCA 循環、 PDCFA 循環的要求,那麼這個單一的數位工具本身就可以稱得上是一個值得一用的時間管理、專案管理工具。

而如果要檢查的是自己的工作流程,也一樣可以看看是否滿足 PDCFA 要求,就能知道這個流程是否還有嚴重疏漏。

那什麼是 PDCFA 五個標準呢?下面是一個簡單的解釋:

  • P( Plan ):是否適合建立目標計劃?關鍵是可以建立明確步驟流程
  • D( Do ):計劃執行過程是否有明確記錄?關鍵是可以在行動中收集資訊
  • C( Check ):是否能評量與反省之前的執行過程?關鍵是 P 與 D 可以在此方便的比較研究
  • F( Feedback ):是否能把這樣的記錄與反省跟團隊交流?關鍵是整個 PDCA 流程可以協同合作
  • A( Action ):是否能根據檢討建立下一次更好的SOP?關鍵是能夠參考 C 的成果產生新的行動

在一般工作管理的過程中, PDCFA 幫助我們從建立目標到檢驗目標,最終產生下一輪的新改進行動,可以說是管理的簡單鐵則。

所以,把握住上面簡單的 PDCFA 標準,我就能用來檢驗自己想要使用的數位工具是否堪用,是否能擔任有效的時間管理、任務管理、專案管理職責。




二、用 PDCFA 原則來挑選好用的數位工作管理系統


下面我就來做個簡單的檢查示範。

Evernote 工作系統來看:

P:可以用「專案管理筆記」建立明確流程。
D:行動過程中很適合收集所有任務過程、相關資料到專案分類。
C:透過記事連結,整合每個任務的現在狀態與過去記錄,方便比較。
F:透過共用記事本與團隊夥伴交流討論。
A:隨時都能找到過去的專案流程範本,建立更好的新流程。



Trello 工作系統來看:

P:可以用看板與卡片建立非常清晰的目標流程。
D:卡片中可以詳細記錄討論、檔案、任務與合作過程。
C:所以任務卡片資料都能保存並隨時搜尋,並且依據任務狀態移動重新整理。
F:透過共用看板與團隊夥伴交流討論。
A:隨時都能找到過去的專案流程看板,建立更好的新看板。



以 Google 工作系統來看,可以搭配不同 Google 服務串連出 PDCFA 循環:

P:「進攻型行事曆」的專案管理
D:Gmail、Google 雲端硬碟的工作記錄
C:在 Google 雲端硬碟統整資料並進行評量
F:各服務都可以協同合作
A:回到行事曆進行下一個改進計劃




三、 用 PDCFA 原則去活用工具


所以可以用這樣簡單的檢查,來確認像是 Evernote、 Trello、 Google 雲端系統都可以滿足我們的時間管理與專案管理工作流程。而當你再遇到想要嘗試看看的新工具時,想知道他能否當一個好的管理工具,可以用同樣標準檢查。

另外 PDCFA 的原則也可以反過來提醒我們應該如何去運用 Evernote、 Trello、 Google 這些工具,就從這五大原則出發去思考每個工具在這五個面向的活用方法,便能更極致的發揮每個工具的管理用途。

因為 PDCFA 的五大原則:計劃規劃、執行記錄、檢核評量、回饋共享、下一個行動,就是所有任務管理的基本流程,所以只要能滿足這些需求的工具,就適合來當作你的時間管理與專案管理工具了。

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