[時間管理 Q&A] 安排清單，還是創造價值？7 個時間管理關鍵思維
雖然系統化的工具或方法，能夠更長久的幫助我們解決問題。不過要建立系統，本身就一定會是一個慢慢來的過程，不可能一蹴可幾。
而在這個慢慢養成習慣的過程中，就需要先掌握幾個關鍵的思考方法，在面對各種時間管理、效率問題時，從這幾個思考方法入手，更能即時的幫助我們再往前推進一步。
在直播時，這 7 個關鍵思維的討論獲得很熱烈的回饋，也有許多值得再多寫幾篇文章的課後提問。而今天，先把當時直播的內容寫成一篇文章，整理重點，跟有參與或沒參與直播但想要了解看看是哪 7 個關鍵思維的朋友分享。
01. 關注價值，而非待辦清單
在某次時間管理課程中，學員問了我一個問題：「最近我有一個搬新家的目標，排出了幾個待辦清單，像是：要準備頭期款、要看起碼5個房子、要看3個裝潢設計案例、建立房貸理財計畫等等，但這些待辦事項看起來合理，卻又好像缺少了什麼動力，以及看不清優先次序。」
「搬新家」是一個待辦事項，但時間管理需要追問「我想創造的價值」是什麼？先問自己，為什麼要擁有一個新家，想要創造的價值是什麼？
- 如果是我想和家人一起規劃一個退休宅，那或許「建立房貸理財計畫」是優先行動。
- 因為這件事情還不急，可以從長計議，一旦有更好的理財計劃與資金餘裕，那麼到時候可以擁有更好的退休宅選項。
- 如果我想為即將出生的孩子準備一個更好的學習、居住空間，那麼或許「多看幾個目標地點與房子」是優先行動。
- 趕快到喜愛的生活環境附近看看，掌握幾個可能選項，也了解目標的更多細節。
- 如果我想提升自己目前的生活品質，那或許「看3種裝潢設計風格案例」是優先行動。
- 先了解自己想要設計一個什麼樣的家，再來決定預算規畫、適合什麼地點與房子等細節。
- 如果我是因為最近換了工作，通勤時間變長，想說是不是應該換個新家。但這時候可能要考慮新工作如果還不穩定，還不確定通勤時間是否真的會對工作效率造成影響，比起換個新家，不如先在公司附近租屋，試試看幾個月，等到工作穩定再從長計議。
由此來看，安排一個待辦事項，如果沒問價值，不只行動無感，更可能這些待辦事項都是無效的。
確認價值，優先於待辦清單，才會看到新的選擇以及優先次序。不要成為一個只是完成待辦清單的人，也不要為了完成不了的待辦清單焦慮，只要我的時間花費有創造價值，那麼自然就會看到時間管理的成效。
02. 以人為本，而非完成事件
我們常常陷入一種整理資料的迷思當中，在安排時間的過程也常常陷入只是在完成事情的盲點。
但是資料本身可能沒有意義，有意義的是他要用來完成什麼任務。而任務的完成，往往取決於要解決誰的問題、創造誰的價值，也就是取決在人的身上。
如果沒有在時間管理的流程中，思考到要解決哪個人的問題，或是要創造哪種人的價值，通常都會讓自己的待辦清單，最終變成一種只是做事的清單，而這樣的清單更容易缺乏動力去執行，甚至執行後也看不到意義。
舉一個例子，有時候我會在課程中問大家一個問題：如果你現在有興趣想要研究烘焙，你會打算怎麼整理、排程自己想要練習的烘焙食譜？
- 這時候第一時間收到的回饋，可能是根據食譜種類來分類（例如中式、西式、甜點、鹹點、各種食材等等）。
- 再進一步，會有朋友提出要根據料理的難易度，或是自己目前的熟悉度來排程分類（例如哪些還在練習中，哪些已經可以做出滿意的成品等等）。
- 前一種分類，可以說就是以「事件」在分類跟排程，但通常這樣的整理是不太需要的，為什麼呢？我常會說，你搜尋任何一個食材、食譜的關鍵字，就能找到這些分類了，何必自己動手整理。
- 後一種分類，開始觸及「人的問題」，我需要花多少時間做？我熟練的有哪些？這決定了哪些可以在朋友聚餐時派上用場，哪些可以當作自己週末的休閒練習，這樣的分類，才真正開始觸及了「有價值的時間安排」。
- 這種只做跟行動有關的整理的方法，可延伸參考：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用
例如我設定的目標是「希望為孩子做出健康的早餐麵包」，那麼，這時候我的整理方式就會變成：哪些食譜是做麵包的基礎可以優先練習？小孩愛吃哪種麵包？哪些食譜是進階的麵包技巧可以稍後練習？如何練習去把原本的食材替換成更健康的食材？這時候，我才能把自己要做的事情，安排出一個真正我需要的優先順序。
並且，這樣做之後，也更能找到推進這些事情的動力，完成這些事情也才會真正產生有價值的成果。（可以延伸參考：用 STORIES 時間整理術，讓日常瑣事也能創造超級體驗）
03. 解決問題，而非做出完美計畫
做出計畫並不困難，甚至要做出一個看似完美的計畫也不會那麼困難（頂多就是花多一點時間），不過，在時間管理上如果聚焦在做出計畫，往往就是之後時間管理失敗的第一步。
難道，時間管理不是要做計畫嗎？
難道，時間管理不是要做計畫嗎？
我之前在電腦玩物分享過這樣一個例子：「為什麼列出目標、行動清單後執行效率零？一張比較表看出遺漏步驟」，有一位朋友他的目標是提升工作上英文書信的處理效率，訂下目標後，他很快的安排出看似合理的計畫：去下載一些英文商務書信範例、隨時攜帶在身上、利用空檔時間拿起來閱讀學習、重複這樣的練習流程。
但是這樣的這樣的計畫其實往往正是一種拖延的策略，把要驗證到底目標有沒有達成的時間點，拖延到很久很久以後，因為我還需要慢慢的閱讀、學習啊！然後這件事情也往往最後慢慢無疾而終。
那應該怎麼辦呢？在時間管理中，不是要思考怎麼列出一個長期與完美的計畫，而是要思考先解決哪一個問題。
透過「先解決哪一個問題」，創造一個短期內有效果的快速產出，從而在時間管理中累積真正成果的價值。
例如英文信這個例子，與其做計劃，不如分析現在拖慢我處理英文信時間的問題有哪些？可能是文法能力不夠？可能是對工作不熟悉？可能是沒有好用的工具？可能是我每次都從頭寫起，沒有為常用書信建立範本？
從「先解決一個問題」的角度來看，我應該是設計這樣的成果：「一個禮拜後先產出起碼一個常英文書信範本」，然後測試看看這樣可不可以節省處理這類英文書信的一點點時間，如果可以，我就繼續建立更多種常用書信範本，從而繼續節省更多時間。等這個階段完成，我再來看看要解決工具問題？文法問題？還是工作熟悉度問題？一個一個問題解決，但過程就是在真正推進這個目標。
上述案例，看似好像行動都是跟範本有關，但一個完美的計畫是「我去閱讀範本，來慢慢提升自己的英文書信能力」，這個計畫不能說沒效，只是要很長期的努力，而且不一定跟我真正要解決的問題立即相關。
而「先解決一個問題」的方法，則是「這個禮拜先產出一個常用範本試試看」，短期內就要測試這個成果有沒有效，並且聚焦在解決我最真切的問題，那麼我們反而可以用更節省時間的方式，來開始推進這個目標的進度。
04. 拆解行動，看見原本看不到的時間
練習把一個任務到底要做什麼步驟，具體的拆解出來，是時間管理過程中很有用的練習。雖然這一點通常相對更困難（一方面需要動用更多腦力，一方面不容易養成習慣），很多朋友會覺得反正這個任務多做幾次，我就知道要做些什麼步驟，就憑著記憶、直覺把它做完就好。可是這樣一來，反而會讓自己「看不見某些時間」。（方法參考：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）例如我現在要交一份專案報告，如果不拆解步驟，可能我的任務就叫做「完成一份專案報告」，於是在時間安排上，很有可能禮拜五要交的報告，我自然會安排到禮拜四才找一大段空檔去做完。但如果禮拜四不小心有臨時會議，那就只好禮拜四晚上加班做完。這或許也是為什麼我們常常覺得時間不夠，怎麼最後都要加班的原因。
那如果我先去拆解步驟呢？我會把這個任務拆解成：
當我做了上述的拆解，會看到哪些看不到的時間呢？
- 先列出要寫的基本大綱架構。
- 收集要用的2個案例資料。
- 分析出3個報告重點。
- 先讓老闆或客戶確認看看，這3個重點是否有滿足需求，還是需要修改？
- 如果不通過，很有可能要重新回去做步驟2與3。
- 撰寫報告的背景介紹開場白。
- 撰寫第1個報告重點。
- 撰寫第2個報告重點。
- 撰寫第3個報告重點。
- 最後修整潤飾報告，然後交付。
- 首先，我看到這個報告可能不能像是我想的一樣，最後一天找個兩小時時段一口氣就完成，他可能需要更多時間（因為有很多步驟），所以我應該提前幾天就開始分配時間去做。
- 接著，我發現中間需要一個「跟老闆確認的步驟」，於是我看到應該要在禮拜三前，就能提出基本3個重點去做確認，才有修改時間，最後也才有一份老闆滿意的報告。
- 然後，我發現有些步驟可以利用零碎時間去做，例如禮拜一通勤時就可以先列出基本大綱架構，禮拜二開會之間空檔可以分段列出需要的報告重點。不一定要完整的一兩個小時，我才能坐下來開始做報告。
05. 設計行動，承認自己做不到的弱點
前面提到的列出完美計畫，還會遇到一個問題，那就是完美計畫往往讓我們「忽略了自己的弱點」，也因為如此，所以最終我們往往做不到自己的計畫。例如我們可能安排出這樣的讀書計畫：每天晚上回家後，空出兩個小時好好讀書學習。很多這樣做計畫的朋友，最後都會跟我說，一開始就很難做到，常常回家之後想要偷懶，有時候回家真的就是很累，或是今天心情不好想要放鬆，最後更覺得這個計畫讓自己更不想去做。
為什麼會這樣呢？很多朋友這時候會把問題歸結在自己的懶惰、拖延，於是想要克服這樣的弱點。
但如果從時間管理的思惟來看，反而我們應該要做的是：
一開始就承認自己晚上會想放鬆、很累、偷懶的弱點，然後設計出符合這樣的自己的行動計劃。
這時候我可能會做出類似這樣的計畫：
- 利用中午吃飯、上下班通勤，還比較有精神的時間，起碼有一段時間用來讀讀電子書。
- 晚上如果想要偷懶追劇，就去追劇，但追劇無聊的空檔，可以一邊把今天抽空讀的書籍重點，寫下幾段筆記，有就好，不求多。
往往就在真正累積了一些進度之後，我們偶爾會忽然覺得想要一口氣把剩下的章節讀完，或是真正讀到很有心得的部分，會開始覺得寫下心得比追劇更有趣，那麼，我們原本想要的讀書計畫也就開始實現了。（延伸技巧：[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了？兩個關鍵解決辦法）
06. 依靠思考，而非依靠清單
透過前面幾個案例分析，我們可以知道，無論是「關注價值」、「以人為本」、「解決問題」、「拆解行動」、「設計行動」，其實都和「自我反思」有關，而不是要我們直接聚焦到時間或事情的安排上。
但也只有如此，我們的時間管理才會開始更有效的往前推進，並產出更好的價值。
而這時候，我們也會發現，時間管理真正需要的是「思考」，少了不斷的思考，時間管理更會陷入愈做愈累、愈做愈無力的惡性循環。
這也是為什麼我近幾年在推薦時間管理工具時，愈來愈少待辦清單、時間提醒類的工具，而是都推薦筆記類工具。因為思考，比安排清單與時間更重要。有了思考，所謂的安排也就是一個順水推舟的結果而已。
一個我自己非常有感觸的例子，就是這幾年來，我和孩子如何溝通合作這件事。在我自己累積多年、持續修改的這則目標筆記中，我發現真正推動這個目標前進的，並非是我如何去安排時間陪伴孩子，而是我如何不斷反思：在彼此陪伴的過程中，我的想法、我的心情、孩子的想法、孩子的心情，以及這過程中可能有什麼問題，我又如何設計行動去試試看怎麼解決問題。
但就在這樣不斷地觀察、思考、設定問題、解決問題的過程中，我覺得這件事情成為我生活中一個很重要、很有價值，也讓我自己很有幸福感的一個目標，並且覺得在上面所花費的時間都值得。而這不就是我們想要的時間管理效果嗎？（延伸參考這個案例：[高效能職場筆記法-6] 維護一則長青筆記，而非不斷新增拋棄式筆記）
07. 聚焦成果，最少整理與規劃
最後一個想要分享給大家的時間管理關鍵思維則是（參考：2022 起始：停止花太多時間做計畫與整理，執行就是你的計劃）：
「不要做用不到的整理、規劃，留下時間給產出成果，而產出成果的過程就會產生最好的思考。」
我真的很常看到這樣的案例：花很多時間做出了一個很漂亮的專案架構，裡面資料都分門別類做了很棒的整理，也做了很多規劃排程。但是，終於做好的整理、規劃，執行時反而慢了半拍，甚至因為覺得還沒整理規劃好而延誤了執行，更有可能是執行之後根本很少動用到之前做好的那個專案架構工具，還是來一件事情解決一件事情，解決過程也難以回到那個專案架構去調整、補充、修正。
為什麼呢？因為整理的愈漂亮的專案架構，其實就愈難調整與改動，但目標、專案、任務都是一直變動的，反而就很難去應付變動。
這樣不就變成花了很多時間整理，結果拖延了執行時間，等到執行時還很難用上那些整理嗎？
所以：「不要做用不到的整理、規劃，留下時間給產出成果，而產出成果的過程就會產生最好的思考。」
以上，就是我自己多年來精煉而出的 7 個最關鍵的時間管理思維，如果想要跟著我一起練習這些思維如何落實、實踐到自己的目標，歡迎參考我在大人學開設的：「電腦玩物Esor的時間管理哲學」課程。
有興趣的朋友也可以延伸參考相關文章：
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。
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