[時間管理 Q&A] 安排清單,還是創造價值?7 個時間管理關鍵思維



最近在一場直播活動中,因為時間比較短,氣氛比較輕鬆,所以刻意不講比較困難的系統化方法,而是跟大家分享自己多年來研究時間管理工具、實踐時間管理方法的過程中,萃取出來的 7 個最關鍵的思維改變。

雖然系統化的工具或方法,能夠更長久的幫助我們解決問題。不過要建立系統,本身就一定會是一個慢慢來的過程,不可能一蹴可幾。

而在這個慢慢養成習慣的過程中,就需要先掌握幾個關鍵的思考方法,在面對各種時間管理、效率問題時,從這幾個思考方法入手,更能即時的幫助我們再往前推進一步。

在直播時,這 7 個關鍵思維的討論獲得很熱烈的回饋,也有許多值得再多寫幾篇文章的課後提問。而今天,先把當時直播的內容寫成一篇文章,整理重點,跟有參與或沒參與直播但想要了解看看是哪 7 個關鍵思維的朋友分享。




01. 關注價值,而非待辦清單

在某次時間管理課程中,學員問了我一個問題:「最近我有一個搬新家的目標,排出了幾個待辦清單,像是:要準備頭期款、要看起碼5個房子、要看3個裝潢設計案例、建立房貸理財計畫等等,但這些待辦事項看起來合理,卻又好像缺少了什麼動力,以及看不清優先次序。」


「搬新家」是一個待辦事項,但時間管理需要追問「我想創造的價值」是什麼?先問自己,為什麼要擁有一個新家,想要創造的價值是什麼?
  • 如果是我想和家人一起規劃一個退休宅,那或許「建立房貸理財計畫」是優先行動。
    • 因為這件事情還不急,可以從長計議,一旦有更好的理財計劃與資金餘裕,那麼到時候可以擁有更好的退休宅選項。
  • 如果我想為即將出生的孩子準備一個更好的學習、居住空間,那麼或許「多看幾個目標地點與房子」是優先行動。
    • 趕快到喜愛的生活環境附近看看,掌握幾個可能選項,也了解目標的更多細節。
  • 如果我想提升自己目前的生活品質,那或許「看3種裝潢設計風格案例」是優先行動。
    • 先了解自己想要設計一個什麼樣的家,再來決定預算規畫、適合什麼地點與房子等細節。
  • 如果我是因為最近換了工作,通勤時間變長,想說是不是應該換個新家。但這時候可能要考慮新工作如果還不穩定,還不確定通勤時間是否真的會對工作效率造成影響,比起換個新家,不如先在公司附近租屋,試試看幾個月,等到工作穩定再從長計議。
那一次課程中,學員後來回去想一想,其實租一個公司附近、適合專注工作的房子,是這個當下比較好的選擇,因為新工作還需要適應,還不確定是否會轉換,還可以利用這個機會先觀察附近環境。之後再來決定是否要舉家搬遷,可能才是最佳行動。

由此來看,安排一個待辦事項,如果沒問價值,不只行動無感,更可能這些待辦事項都是無效的。

確認價值,優先於待辦清單,才會看到新的選擇以及優先次序。不要成為一個只是完成待辦清單的人,也不要為了完成不了的待辦清單焦慮,只要我的時間花費有創造價值,那麼自然就會看到時間管理的成效。




02. 以人為本,而非完成事件

我們常常陷入一種整理資料的迷思當中,在安排時間的過程也常常陷入只是在完成事情的盲點。

但是資料本身可能沒有意義,有意義的是他要用來完成什麼任務。而任務的完成,往往取決於要解決誰的問題、創造誰的價值,也就是取決在人的身上。

如果沒有在時間管理的流程中,思考到要解決哪個人的問題,或是要創造哪種人的價值,通常都會讓自己的待辦清單,最終變成一種只是做事的清單,而這樣的清單更容易缺乏動力去執行,甚至執行後也看不到意義。

舉一個例子,有時候我會在課程中問大家一個問題:如果你現在有興趣想要研究烘焙,你會打算怎麼整理、排程自己想要練習的烘焙食譜?
  • 這時候第一時間收到的回饋,可能是根據食譜種類來分類(例如中式、西式、甜點、鹹點、各種食材等等)。
  • 再進一步,會有朋友提出要根據料理的難易度,或是自己目前的熟悉度來排程分類(例如哪些還在練習中,哪些已經可以做出滿意的成品等等)。

  • 前一種分類,可以說就是以「事件」在分類跟排程,但通常這樣的整理是不太需要的,為什麼呢?我常會說,你搜尋任何一個食材、食譜的關鍵字,就能找到這些分類了,何必自己動手整理。
  • 後一種分類,開始觸及「人的問題」,我需要花多少時間做?我熟練的有哪些?這決定了哪些可以在朋友聚餐時派上用場,哪些可以當作自己週末的休閒練習,這樣的分類,才真正開始觸及了「有價值的時間安排」。
而這時候,我會再提出一個觀點,如果說我為這件事情,設計一個「以人為本的目標」呢?

例如我設定的目標是「希望為孩子做出健康的早餐麵包」,那麼,這時候我的整理方式就會變成:哪些食譜是做麵包的基礎可以優先練習?小孩愛吃哪種麵包?哪些食譜是進階的麵包技巧可以稍後練習?如何練習去把原本的食材替換成更健康的食材?這時候,我才能把自己要做的事情,安排出一個真正我需要的優先順序。

並且,這樣做之後,也更能找到推進這些事情的動力,完成這些事情也才會真正產生有價值的成果。(可以延伸參考:用 STORIES 時間整理術,讓日常瑣事也能創造超級體驗




03. 解決問題,而非做出完美計畫

做出計畫並不困難,甚至要做出一個看似完美的計畫也不會那麼困難(頂多就是花多一點時間),不過,在時間管理上如果聚焦在做出計畫,往往就是之後時間管理失敗的第一步。
難道,時間管理不是要做計畫嗎?

我之前在電腦玩物分享過這樣一個例子:「為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟」,有一位朋友他的目標是提升工作上英文書信的處理效率,訂下目標後,他很快的安排出看似合理的計畫:去下載一些英文商務書信範例、隨時攜帶在身上、利用空檔時間拿起來閱讀學習、重複這樣的練習流程。

但是這樣的這樣的計畫其實往往正是一種拖延的策略,把要驗證到底目標有沒有達成的時間點,拖延到很久很久以後,因為我還需要慢慢的閱讀、學習啊!然後這件事情也往往最後慢慢無疾而終。

那應該怎麼辦呢?在時間管理中,不是要思考怎麼列出一個長期與完美的計畫,而是要思考先解決哪一個問題。

透過「先解決哪一個問題」,創造一個短期內有效果的快速產出,從而在時間管理中累積真正成果的價值。

例如英文信這個例子,與其做計劃,不如分析現在拖慢我處理英文信時間的問題有哪些?可能是文法能力不夠?可能是對工作不熟悉?可能是沒有好用的工具?可能是我每次都從頭寫起,沒有為常用書信建立範本?

從「先解決一個問題」的角度來看,我應該是設計這樣的成果:「一個禮拜後先產出起碼一個常英文書信範本」,然後測試看看這樣可不可以節省處理這類英文書信的一點點時間,如果可以,我就繼續建立更多種常用書信範本,從而繼續節省更多時間。等這個階段完成,我再來看看要解決工具問題?文法問題?還是工作熟悉度問題?一個一個問題解決,但過程就是在真正推進這個目標。

上述案例,看似好像行動都是跟範本有關,但一個完美的計畫是「我去閱讀範本,來慢慢提升自己的英文書信能力」,這個計畫不能說沒效,只是要很長期的努力,而且不一定跟我真正要解決的問題立即相關。

而「先解決一個問題」的方法,則是「這個禮拜先產出一個常用範本試試看」,短期內就要測試這個成果有沒有效,並且聚焦在解決我最真切的問題,那麼我們反而可以用更節省時間的方式,來開始推進這個目標的進度




04. 拆解行動,看見原本看不到的時間

練習把一個任務到底要做什麼步驟,具體的拆解出來,是時間管理過程中很有用的練習。雖然這一點通常相對更困難(一方面需要動用更多腦力,一方面不容易養成習慣),很多朋友會覺得反正這個任務多做幾次,我就知道要做些什麼步驟,就憑著記憶、直覺把它做完就好。可是這樣一來,反而會讓自己「看不見某些時間」。(方法參考:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

例如我現在要交一份專案報告,如果不拆解步驟,可能我的任務就叫做「完成一份專案報告」,於是在時間安排上,很有可能禮拜五要交的報告,我自然會安排到禮拜四才找一大段空檔去做完。但如果禮拜四不小心有臨時會議,那就只好禮拜四晚上加班做完。這或許也是為什麼我們常常覺得時間不夠,怎麼最後都要加班的原因。


那如果我先去拆解步驟呢?我會把這個任務拆解成:
  • 先列出要寫的基本大綱架構。
  • 收集要用的2個案例資料。
  • 分析出3個報告重點。
  • 先讓老闆或客戶確認看看,這3個重點是否有滿足需求,還是需要修改?
    • 如果不通過,很有可能要重新回去做步驟2與3。
  • 撰寫報告的背景介紹開場白。
  • 撰寫第1個報告重點。
  • 撰寫第2個報告重點。
  • 撰寫第3個報告重點。
  • 最後修整潤飾報告,然後交付。

當我做了上述的拆解,會看到哪些看不到的時間呢?
  • 首先,我看到這個報告可能不能像是我想的一樣,最後一天找個兩小時時段一口氣就完成,他可能需要更多時間(因為有很多步驟),所以我應該提前幾天就開始分配時間去做。
  • 接著,我發現中間需要一個「跟老闆確認的步驟」,於是我看到應該要在禮拜三前,就能提出基本3個重點去做確認,才有修改時間,最後也才有一份老闆滿意的報告。
  • 然後,我發現有些步驟可以利用零碎時間去做,例如禮拜一通勤時就可以先列出基本大綱架構,禮拜二開會之間空檔可以分段列出需要的報告重點。不一定要完整的一兩個小時,我才能坐下來開始做報告。
當時間管理的思維,從做完一個任務,轉換到「拆解行動」,就能開始看見這些原本看不見的時間,於是我們也更能利用零碎時間,也更知道為什麼要提早做出行動規劃。




05. 設計行動,承認自己做不到的弱點

前面提到的列出完美計畫,還會遇到一個問題,那就是完美計畫往往讓我們「忽略了自己的弱點」,也因為如此,所以最終我們往往做不到自己的計畫。

例如我們可能安排出這樣的讀書計畫:每天晚上回家後,空出兩個小時好好讀書學習。很多這樣做計畫的朋友,最後都會跟我說,一開始就很難做到,常常回家之後想要偷懶,有時候回家真的就是很累,或是今天心情不好想要放鬆,最後更覺得這個計畫讓自己更不想去做。

為什麼會這樣呢?很多朋友這時候會把問題歸結在自己的懶惰、拖延,於是想要克服這樣的弱點。

但如果從時間管理的思惟來看,反而我們應該要做的是:

一開始就承認自己晚上會想放鬆、很累、偷懶的弱點,然後設計出符合這樣的自己的行動計劃。

這時候我可能會做出類似這樣的計畫:
  • 利用中午吃飯、上下班通勤,還比較有精神的時間,起碼有一段時間用來讀讀電子書。
  • 晚上如果想要偷懶追劇,就去追劇,但追劇無聊的空檔,可以一邊把今天抽空讀的書籍重點,寫下幾段筆記,有就好,不求多。
但如果這些行動能夠進行一個禮拜就好,我相信就已經可以累積好幾頁的閱讀量,好幾段的讀書筆記,這樣一來,我們的目標不就往前推進了嗎?

往往就在真正累積了一些進度之後,我們偶爾會忽然覺得想要一口氣把剩下的章節讀完,或是真正讀到很有心得的部分,會開始覺得寫下心得比追劇更有趣,那麼,我們原本想要的讀書計畫也就開始實現了。(延伸技巧:[下班後時間管理] 回家累翻什麼都做不了?兩個關鍵解決辦法




06. 依靠思考,而非依靠清單

透過前面幾個案例分析,我們可以知道,無論是「關注價值」、「以人為本」、「解決問題」、「拆解行動」、「設計行動」,其實都和「自我反思」有關,而不是要我們直接聚焦到時間或事情的安排上。

但也只有如此,我們的時間管理才會開始更有效的往前推進,並產出更好的價值。

而這時候,我們也會發現,時間管理真正需要的是「思考」,少了不斷的思考,時間管理更會陷入愈做愈累、愈做愈無力的惡性循環。

這也是為什麼我近幾年在推薦時間管理工具時,愈來愈少待辦清單、時間提醒類的工具,而是都推薦筆記類工具。因為思考,比安排清單與時間更重要。有了思考,所謂的安排也就是一個順水推舟的結果而已。

一個我自己非常有感觸的例子,就是這幾年來,我和孩子如何溝通合作這件事。在我自己累積多年、持續修改的這則目標筆記中,我發現真正推動這個目標前進的,並非是我如何去安排時間陪伴孩子,而是我如何不斷反思:在彼此陪伴的過程中,我的想法、我的心情、孩子的想法、孩子的心情,以及這過程中可能有什麼問題,我又如何設計行動去試試看怎麼解決問題。

但就在這樣不斷地觀察、思考、設定問題、解決問題的過程中,我覺得這件事情成為我生活中一個很重要、很有價值,也讓我自己很有幸福感的一個目標,並且覺得在上面所花費的時間都值得。而這不就是我們想要的時間管理效果嗎?(延伸參考這個案例:[高效能職場筆記法-6] 維護一則長青筆記,而非不斷新增拋棄式筆記

 



07. 聚焦成果,最少整理與規劃

最後一個想要分享給大家的時間管理關鍵思維則是(參考:2022 起始:停止花太多時間做計畫與整理,執行就是你的計劃):

「不要做用不到的整理、規劃,留下時間給產出成果,而產出成果的過程就會產生最好的思考。」

我真的很常看到這樣的案例:花很多時間做出了一個很漂亮的專案架構,裡面資料都分門別類做了很棒的整理,也做了很多規劃排程。但是,終於做好的整理、規劃,執行時反而慢了半拍,甚至因為覺得還沒整理規劃好而延誤了執行,更有可能是執行之後根本很少動用到之前做好的那個專案架構工具,還是來一件事情解決一件事情,解決過程也難以回到那個專案架構去調整、補充、修正。

為什麼呢?因為整理的愈漂亮的專案架構,其實就愈難調整與改動,但目標、專案、任務都是一直變動的,反而就很難去應付變動。

這樣不就變成花了很多時間整理,結果拖延了執行時間,等到執行時還很難用上那些整理嗎?
所以:「不要做用不到的整理、規劃,留下時間給產出成果,而產出成果的過程就會產生最好的思考。」

以上,就是我自己多年來精煉而出的 7 個最關鍵的時間管理思維,如果想要跟著我一起練習這些思維如何落實、實踐到自己的目標,歡迎參考我在大人學開設的:「電腦玩物Esor的時間管理哲學」課程。

有興趣的朋友也可以延伸參考相關文章:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[時間管理 Q&A] 安排清單,還是創造價值?7 個時間管理關鍵思維

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