[高效能職場筆記法-7] 寫好原子筆記,別讓筆記分類變成一座迷宮



這幾年流行的卡片盒筆記法雖然是以知識管理為主的系統,但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。前一篇系列文章,提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念,對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。今天這一篇文章,要分享另一個相輔相成的概念:「原子筆記」,掌握住你需要的筆記的原子單位,才不會寫出太過分散,或缺乏彈性的筆記

在以知識管理為目的的卡片盒筆記法中,原子的單位是一個知識概念。那麼在職場工作筆記中,什麼是更好的原子單位呢?




職場筆記中的原子單位

首先讓我們先來看看問題所在,寫筆記的時候如果沒有掌握好「一則(一頁)筆記的單位」,確實會造成非常多問題,例如:
  • 當你打開一則筆記,卻無法看到這個事件、知識、任務的全貌。你發現這則筆記只是某件事情的其中一個碎片,你還不知道這是不是最新最重要的片段,當然你也搞不清楚相關的前後資訊還有哪些,甚至你可能忘記這個碎片是要跟哪個任務連結,要如何處理。
    • 當出現這樣的情況,即使寫了再多筆記,也只會覺得筆記是一團雜亂,無法真正有效幫助工作。
  • 或是你花了很多時間整理出看似架構嚴明的系統,但發現每次打開某則筆記後,還需要繼續往下、往前、往後翻好幾個層次,才能讓你找到真正需要的重點。而且這些層次還很容易在中間斷掉(因為當時整理時可能漏掉幾步),找到一半就失去連結,最後還是找不到自己最後想要的內容。
    • 當出現這樣的情況,即使花了很多時間整理架構,但每次運作自己的筆記系統時,會發現怎麼還是要花掉很多時間,甚至大部分時間都在整理。
這些時候都是一個警訊,表示我們的筆記過於瑣碎複雜,或是太多層次、太多分類,而成為了一座資料迷宮。

而造成這座迷宮的原因,往往並非我們整理得不好(通常還可能是我們整理得太多)。究其真正原因,其實是我們沒有掌握工作筆記有效的原子單位。

「分類整理」並非我們的目的,起碼一定不是職場筆記的目的。一座資料迷宮即使打造得再漂亮,往往也要花更多時間才能走到出口,更可能直接在裡面迷航,忘記了自己要前往的方向。

當真正的目的是「完成任務」時,其實更少層次的筆記結構,更能幫助我們掌控任務與專案全局,從而更有效率使用筆記。所以在職場筆記的需求中:

一個「原子筆記單位」應該是「一個要交付的任務成果」,在一則要交付的任務成果筆記中,應該就要在第一層展開完成這個任務的行動、資訊全貌,盡量減少分類分層、避免破碎分散。





避免為了漂亮的資料版面,導致任務筆記層次太多

進行一個線上課程專案,把所有需要的各種簡報做一個分類,把課程的各種素材做了分類,把課程的想法做了分類,還設計出課程的分鏡表分類、使用設備分類,感覺鉅細靡遺。
  • 尤其這幾年 Notion 十分熱門,但我常常看到在合作專案時,有朋友用心且花時間的把「專案資料」整理出這樣鉅細靡遺的架構,用各種資料庫格式做出漂亮的資料分層版面。
  • 但在真正執行專案時,這樣的資料庫最後常常使用率很低,變成只是把資料漂亮儲存進去的架構,等到要「執行任務」時,反而無法輕鬆看出任務的輕重緩急與下一步行動。甚至有時候要找個資料也都容易在多種分層的格式、多個資料庫中迷航。



但回到目標來看,一個線上課程專案真正需要完成的目標,其實也就是「把每一個單元拍完」,如此而已。

這時候,一個線上課程專案的「原子筆記」單位,可能是一個一個要具體拍好的單元。

所以與其去窮究每種類型的資料怎麼整理,不如專注在思考「一個任務」要怎麼完成的行動步驟。資料的整理也應該是以任務的完成步驟為依歸。

這時候或許我們需要的層次只是:
  • 一門線上課程的專案統整頁面,看到專案的階段性進度時程。
  • 每一個獨立單元如何製作完成的任務筆記。



兩個層次,甚至只需要一個層次,最簡單的筆記頁面,其實就能搞定一切。打開專案筆記就能看到每一個階段進度的流程,打開任務筆記則看到完成的步驟與需要的資料。

甚至複雜的甘特圖或行事曆都可能是多餘的,一個有列出足夠目標流程拆解的筆記,往往就能幫助我們完成專案。




為了分類,任務執行反而太過破碎


如果你的筆記單位是「資料」,你會發現找到每一個資料筆記,往往還是不足以完成一件事,於是要在許多不同資料庫中花時間整合如果你的筆記單位是「任務」,你會發現找到一則任務筆記時,就能完成這個任務,更精準,也節省不必要的找資料時間
  • 課程大綱資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 簡報資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 素材資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 講稿資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 設備資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 拍攝分鏡資料
    • 第一單元
    • 第二單元
    • 第三單元
    • ...
    • ...
    • ...
  • 第一單元
    • 所需設備
    • 大綱
    • 分鏡表
    • 需要的簡報
    • 需要的素材
    • 講稿
  • 第二單元
    • 所需設備
    • 大綱
    • 分鏡表
    • 需要的簡報
    • 需要的素材
    • 講稿
  • 第三單元
    • 所需設備
    • 大綱
    • 分鏡表
    • 需要的簡報
    • 需要的素材
    • 講稿
  • ...
  • ...
  • ...

而且一旦簡報、素材、企劃想法、分鏡腳本等等都有各自的分類,反而切碎了專注在「拍好一個單元」的任務流程。

與其在執行一個任務的過程中(拍攝每一個單元),還要在筆記不同分類資料庫中東找西找,不如讓他們都在同一則筆記裡。

事實上,我們通常不需要分類會議記錄、簡報、資料文件、企劃想法這種「資料型」筆記。
我們真正需要分辨的只是「要完成什麼具體任務」,也只需要根據任務來做出最簡單的分類層次即可。




為了記錄資料,筆記太多版本

而且一旦我們不小心陷入「分類資料」的迷思,不僅會像上面所說,愈分類愈零散,而且會愈分類愈版本錯亂。

還是一樣的邏輯,這是簡報的第七版還是第六版,其實沒有意義,因為這是從資料角度看的邏輯,就算做了再多層次的版本分類,最後我們依然無法確認要用第六還是第七版。

有意義的是從任務角度出發,這是這個單元添加了所有練習的版本,這是這個單元為了精簡時間後的刪減版,而這只能回到個別任務中記錄與管理,沒辦法單純在個別資料中分類。




你的每一則職場筆記,應該都是可以獨力完成一個任務成果的原子筆記

所以如果呼應卡片盒筆記法的原子筆記,我的管理建議是這樣的:

每一則筆記都是可以展開任務全貌的第一層筆記,在這第一層筆記中你就有足夠資訊幫助你完成這個任務。

為什麼筆記要原子化?起碼可以帶來下面的好處:
  • 1.方便整理
    • 基本上這樣的筆記,不太需要整理,搜尋「任務的關鍵字」就能找到。例如搜尋某個課程單元的名稱,搜尋某一個產品的名稱,一定能找到該任務的原子筆記,而裡面就有你要完成這個任務所需的各種資訊。
  • 2.方便修改
    • 執行工作時一定會有許多變動、臨時意外、新增資料,這時候,凡是跟某個任務有關的更新修正,就修改到該任務的原子筆記即可。簡單、明確,而且不用花時間去想這個額外資料要整理到哪裡。
  • 3.聚焦成果
    • 在煩亂的工作與學習中,聚焦在要產出的成果。而不要迷思在一大堆資料,一大堆散亂的行動中,一開始我們就建立以任務成果為核心的原子筆記,自然我們就能在工作上聚焦在這些真正要完成的成果上。
  • 4.深化思考
    • 可以把思考聚焦在真正的產出上,而不是散落在一堆雜亂資料上。前者可以引導我們優先去想一個任務如何執行的更好、避免問題、採取更有效的行動。後者只會讓我們出現一堆雜亂的待辦清單。
  • 5.重新組合
    • 有了以任務為成果的原子筆記,你會更容易重新組合成未來你需要的專案,因為專案是「任務的組合」,你有了以各種任務為核心的一則一則原子筆記,就能更彈性的組合出各種專案流程。例如這次執行了一個國際快遞包裹的任務,這個任務當然有一則原子筆記,之後另外一個專案也需要寄送國際快遞包裹時,只要連結之前這則國際快遞包裹的原子筆記即可。
這時候,你還會發現原子筆記更好覆盤,並且可以隨時把過去執行過的任務,拿出來在新的專案上利用。但如果你之前的筆記是一堆資料筆記,往往未來要執行其他專案時,就算裡面藏著一些可用資料,我們也會懶得去找回來使用,因為太花時間了。




建立原子筆記,這樣簡單分類,真的可以嗎?

  • 害怕以後資料不能彈性重新組合?
    • 如果覺得要把資料分得很細,每一個任務的不同資料都切分成更多筆記,希望以後可以重組成另外一個需要的任務,這個想法很有可能造成我們光是設計重組的彈性流程,就要花掉更多的時間了,反而沒有時間完成任務。
      • 所以在擁有足夠的筆記切分,但又不要切得太瑣碎的平衡上,我覺得「任務成果」是最好的平衡。
    • 在一個目前專案中,最重要的就是推進一個又一個的任務成果,既然如此,我們的筆記原子單位也應該聚焦在其上。
    • 未來的新專案、新任務,雖然會有獨特性,但這時候只要搜尋找回之前類似專案、任務的原子筆記,用最簡單的複製貼上,把之前任務的行動清單、所需資料,一次複製到新任務筆記中(因為以任務為原子單位,這則任務筆記的第一層就是完成這個任務所有行動和資料,那麼就一次就能複製貼上),然後根據新任務筆記修改調整即可。
  • 害怕以後找不到筆記?
    • 建立好任務原子筆記,如果你使用的是有基本搜尋功能的數位筆記系統的話,我的想法是不需要其他分類整理。
    • 其實根據資料類型分類,才會真的讓我們以後找不到筆記,因為「資料分類」其實失去了「為什麼、要如何使用」的邏輯,例如前面表格中根據簡報來分類,但為什麼這邊要用這個簡報呢?跟第一單元的哪個大綱或講稿相關呢?有沒有要搭配什麼素材呢?這些是資料分類很難呈現的,或者要花很多時間整理才能呈現的。
    • 反而根據任務的邏輯,建立簡單的層次,這樣以後反而不會遺失「為什麼、要如何使用」的邏輯,更容易找到資料。因為在一則任務原子筆記中,核心架構是任務的行動流程,行動流程中包含每一段需要解決的問題,以及解決他們需要的資料,這樣在這個流程中,就不會遺失那些關鍵的「為什麼、要如何使用」的邏輯。
這樣的「原子筆記」論點,其實也很好的呼應了我這一系列「高效能職場筆記法」文章的方法論。

這篇文章從原子筆記、筆記單位的角度切入,我們可以發現,掌握好一個有效的「筆記單位」,往往就能解決很多筆記問題,也讓自己的筆記變得更有效率。(可以延伸參考:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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