簡單利用 Evernote 表格、 Google 試算表管理大量檔案文件與版本



最近在研究很多工作效率低落的個案時,發現有一個普遍的情況,就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理,導致在執行工作的過程中,卡關的不是自己的專業技能,而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

有效檔案管理,不一定是要做很複雜的檔案整理。

雖然不管理檔案,讓一個任務、專案需要的文件檔案散落各處、缺乏順序,一定沒效率。但我也常常看到的是花很多時間整理檔案,但是即使分門別類建立很多資料夾,最後工作執行起來還是一樣沒效率,因為光是整理、回頭翻找資料都會耗去大量時間。

一個專案中有大量文件檔案需要管理,往往會面臨很多層次的問題,除了一定需要收納檔案之外,還常常要保留不同關鍵修改版本,可能還需要進行檔案狀態或使用註記,甚至還要安排檔案使用順序,方便之後查詢時能快速獲得需要的資料。例如下面這樣的情況:

  • 一個書籍專案中,有下面這些文件要管理:
    • 36篇文稿原稿
    • 36個簡報設計檔案
    • 36篇編輯稿
    • 第一次校稿前排版版本(未刪減前)
      • 每一次重要校稿的版本
    • 作者原本規劃的目錄文件
    • 版型設計文件
    • 試寫文件
    • 等等

類似上述需求,可以如何統整管理?或者如何用最簡單的思維,做出符合我們需求的精準整理?

這類情況出現時,我們可以建立一個「專案檔案主控筆記」,用最簡單的表格功能,就可以幫助我們更有效的滿足上述的管理需求。




我自己在 Evernote 中常常運用的做法:

首先,在整理文件資料之前,我會先在 Evernote 筆記中列出這個專案的行動清單。

接著,有些文件資料是屬於某一步行動需要的、產生的文件資料,我習慣把這些文件檔案直接插入行動後面。(參考:整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務)這樣做,有兩個好處:
  • 要採取某個行動時,可以在該行動清單下面,就直接取得需要的文件資料。
    • 例如試排時需要的試寫文件。
  • 要尋找某個舊版文件資料時,透過「他發生在哪一個行動」來回溯,比較容易找到正確需要的文件版本。
    • 例如作者與我修改過的幾個大綱目錄文件版本。

我的一個核心整理邏輯是:「不是整理文件檔案,而是整理專案任務如何執行,以及在哪一步的執行需要什麼檔案。」

這個邏輯才能節省不必要的整理資料時間,並且在執行專案任務過程中,最快、最直接找到需要的文件檔案。




不過,有時候一個階段性的行動,需要的不是一兩個檔案,而是數十個以上的文件資料。例如我前面舉例的,可能是這本書籍專案的原稿、素材、編輯稿。

這時候,我會做一個 Evernote 表格來整理他。表格的邏輯通常如下:

  • 垂直排序:還是要以文件的處裡順序為主要依序,因為專案的行動流程就是資料整理的流程。
    • 以這案例來看,直欄會是一直在調整順序的,調整出每一篇文章最後的大綱順序。
  • 橫列展開:展開每一個行動需要的不同版本文件資料,利用表格讓一個行動需要的不同資料可以更方便展現。
    • 以這個案例來看,就是一個小單元需要的原稿、設計素材、最後編輯文稿。
  • 還可以利用表格,加上一些關於進度、筆記的註記。




如果以 Evernote 的特性來說,你可以注意到我這邊插入表格的文件,幾乎都是「來自 Google 雲端硬碟的連結檔案」。

對於那些最重要的、正式版本的文件檔案,我還是會先儲存一份在雲端硬碟,然後再用連結的方式插入 Evernote 。

  • 雲端硬碟是儲存、收納更好的選擇,但是很難呈現出清晰的專案行動流程,於是面對大量資料都在同一個資料夾時,還是會很雜亂。
  • 這時候,把這些雲端硬碟的檔案連結,插入筆記、表格中,就可以結合筆記的特性,呈現出我需要的專案整理流程。

另外在表格中,我也可以隨時上下拖曳橫列,調整單元順序。





如果套用在 Excel、 Google 試算表中的做法:

上面這個邏輯與方法,應該並不困難,甚至可以說非常簡單。也可能有許多朋友,平常也會用類似的方式進行檔案整理。

例如可能有讀者就會利用 Excel、 Google 試算表來整理大量檔案(如果有這樣做的朋友,歡迎留言發聲)。

邏輯其實是一樣的,在 Excel、 Google 試算表中建立一個和上述 Evernote 相似的表格:

  • 垂直排序:是每一個專案流程需要的順序。
  • 橫列展開:是每一個行動需要的多種文件、不同檔案版本。

在這樣一個表格中,一定比任何資料夾的整理方式更能清楚清晰地找到需要的文件,並且不漏掉、不用錯正確的資料。




回過頭來說,如果有這樣一個筆記表格,可以幫我們把文件資料根據專案流程來整理,而且簡單易作。

那麼,其實在雲端資料夾中,或許檔案就用最簡單方式收納儲存就好,也就是下好檔案名稱(檔名還是重要的,方便搜尋),有基本的資料夾歸納(例如每個獨立專案一個資料夾),但不用再作太多複雜的分類整理。

回到管理專案的筆記、表格中,自然就能幫我們一邊整理好專案流程,一邊也就管理好我們的文件檔案了。

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有興趣的朋友還可以進一步參考:

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留言

  1. 謝謝版主分享,工作上需要整理很多大量文件,這款Evernote幫助我管理專案,受益良多

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  2. 謝謝,學到很棒的整理,想請問若網路無法使用,在不用雲端硬碟資料庫的連結下,資料庫只能儲存在本機硬碟裡,但想使用本次分享表格整理的思維下,請問該如何做調整? 謝謝您。

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    1. Excel 也可以用同樣方式,註記本機硬碟檔案的位置喔

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