[高效能職場筆記法-8] 間歇日記結合每週清單,要事完成率大提升



之前在電腦玩物分享了「用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單,不會再寫了一堆卻做不到」一文後,我便開始把「間歇式日記」中的某些方法,融合在自己實踐多年的「每週子彈行動清單」習慣中。而這樣實踐了快兩個月的時間後,現在這套「間歇日記結合每週清單」變成我固定的每天執行待辦清單的新習慣。

我在「比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧」一文中,曾經很仔細的分析自己如何在每個禮拜天晚上,規劃接下來一個禮拜的行動清單的方法,並且具體的示範了規劃每天行動清單時的各種思考細節。這是一套如何有效「預先規劃」的技巧,不過,既然是預先規劃,就會有成功率、完成率的問題。

而「間歇式日記」則不是預先規劃,而是一邊做、一邊記錄、一邊拆解下一步行動。可是,如果不做預先規劃,那麼就會遇到每天會不會瞎忙,當下選擇的行動是不是有明確價值等等問題。

所以我的實踐經驗是,「每週子彈行動清單」加上「間歇式日記」,兩者剛好能相輔相成:

透過「間歇日記」來大幅度的提升「每週子彈清單」的完成率。

今天這篇文章,就來跟大家分享我自己實踐兩個月之後,目前的操作方法。




「每週子彈行動清單」+「間歇式日記」具體做法:

想了解詳細作法的朋友,還是可以參考兩篇更詳細的文章:
這邊我就直接列舉簡潔版的步驟,以免跟前面文章重複:
  • 我原本的每週子彈行動清單作法:
    • 每周日晚上,預排接下來一週的行動清單。
    • 每天的行動清單分成三層來思考:
      • 長期目標:每天要採取一兩步行動,推進長期目標。
      • 中期專案進度:這週要完成哪些專案進度,於是每天要推進哪些步驟。
      • 其他雜事瑣事:通常先留空白,等每天的臨時意外。
    • 連結目標、專案、任務筆記,並在行動清單寫上的是下一步行動。
      • 我的專案、任務一定有各自筆記管理,這則筆記裡會有詳細專案、任務的拆解行動。
      • 而每天行動清單是連結這些母筆記,並從筆記中挑出該天要推進的步驟。
上述的步驟,還是依然在每周日晚上預先準備,如果你覺得每次要安排下一週行動太難,也可以先從今天晚上預排明日行動開始練習。

而接下來在每一天的執行中,我會搭配下面的間歇日記技巧。
  • 如何搭配間歇式日記:
    • 每一個行動跟行動之間喘息的空檔,就在預排清單補上記錄。
    • 一邊根據每週預排清單挑選行動,一邊在執行項目前標上執行與完成時間。
    • 如果做了不在原本預排清單上的事情,也要補上一條記錄。
      • 無論這件事情是做其他要事,還是查看郵件,還是上網亂逛,都要補上記錄。
    • 如果做了和原本預排的任務有關,但不是原本規劃的行動,就補上記錄。
    • 做完行動後,繼續拆解下一步行動,適時更新回原本的專案、任務筆記。




「每週子彈行動清單」+「間歇式日記」的優點:

為什麼上述做法,可以幫助我大幅提升預排行動清單的達成率呢?

  • 成為具有警惕作用,也帶來推進動力的時間記錄
之前我的「每週子彈行動清單」預排好後,每一天執行時,只想到要趕快打勾(完成)這些項目。有時候,時間不知不覺因為某些雜事、偷懶而消失時,往往一開始沒有意識到。等到一天結束發現怎麼花在執行的時間不夠,又開始焦慮。

而結合「間歇日記」的方法後,除了打勾完本預排的行動,也記上實際其他時間用在做什麼事情,因為是「間歇」的記錄,所以可以更快意識到:「啊!前一段時間好像沒有好好利用」、「前一段花了太多時間上網」、「前一段花了太多時間處理郵件」等等。

這時候,反而有很具體的警惕作用,讓我更有動力趕快推動接下來安排好的行動。



  • 提早意識到時間流逝,並做出選擇
研究時間管理問題這麼久,我發現很多時候,我們並非是浪費時間去偷懶,而是在各種猶豫不決中「什麼都沒做」。(延伸閱讀:為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間

什麼都沒做(不是刻意放空的意思喔!),還不如趕快去追個自己想要追的劇,還更有收穫。

而利用每週子彈清單+間歇日記的方法,因為每一個喘息階段就要開始記錄「剛剛做了什麼」,這時候會很快意識到「啊!已經又過了15分鐘,但是我剛剛什麼行動都沒有做選擇!」

這時候,就算不是做原本每週子彈清單上愈排的行動,也可以幫助我趕快從自己想要做的其他任務中(休閒任務也可以),在流逝的時間中,趕快做出有某些價值的行動選擇。




  • 從預排清單拆出更小行動,更能善用零碎時間
間歇式日記有一個特點,就是每隔一小段時間就要「自我檢視」,這時候除了可以像前面所說的提早預警外,也能幫我看出更多零碎時間的利用方式。

有時候,看到「每週子彈行動清單」上預排了一件事情,但當下就是不太想做,或是時間不太夠做,在寫「間歇式日記」時,就可以幫助我去轉換這樣的思考:「那可不可以拆成一個更小的行動,先在剩下的短時間內做做看?」

我在電腦玩物常常說:「拆解出更小的下一步行動,我們不僅更不容易拖延,也更能善用零碎時間推進重要目標。」

上述的結合,就能幫助我利用寫下一些更小的行動,在一天中的零碎時間慢慢推進,把一個預排要事的進度達成。




  • 記錄下一步還要做的行動,幫助銜接,也幫助明日的安排
我平常做時間管理時,已經是很有意識的會主動去拆解每一個任務的下一步行動:「拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟」。

而在透過每週清單結合間歇日記的過程中,我覺得可以更加強化自己這個「拆解下一步行動」的習慣:
  • 為了零碎時間要記錄做了什麼行動,就必須主動去拆解出零碎時間可以完成的小行動。
  • 在記錄完成了什麼的過程,腦袋想到什麼下一步還要做的行動,就要記錄下來,增加更完整的下一步行動清單。
而且這樣一來,不僅拆解出來的下一步行動有利於今天的零碎時間利用。

也可以幫助自己執行任務時,更不會漏掉還沒做的下一步,也更能在被打斷後,看出之前完成到什麼步驟,接下來要做什麼步驟。




  • 簡單看出一天的時間分配,也看出執行每一個任務行動的時間花費
之前我常常會介紹一些「追蹤統計時間花費」的工具,例如「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。

不過在利用每週子彈行動清單,結合間歇式日記的做法後,我就沒有繼續使用上述工具了,因為這兩者結合,就能幫我解決問題。

我可以很直接地看出今天一整天真實時間分配,也能看出每一個任務行動的實際時間花費,這都是能夠幫我們做出更好時間規劃的經驗記錄。




實踐了兩個月,感覺「每週子彈行動清單」(預先規劃)+「間歇式日記」(執行中記錄與調整),會變成我管理待辦清單的新習慣,也跟大家分享我的做法與心得。

歡迎延伸閱讀:
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

系列文章:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:[高效能職場筆記法-8] 間歇日記結合每週清單,要事完成率大提升

留言

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

為 2023 的自己準備好一套個人數位生產力系統,線上課問題募集中

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片