從 Google 文件發送 Gmail !以後都應該這樣撰寫郵件更有效率



近期 Google 文件推出了一個很有用的新功能:「在 Google 文件中直接撰寫郵件內容,並直接發送 Gmail」這個新功能應該已經更新到絕大多數用戶的系統中,一般用戶就可以使用。仔細研究一下,我覺得這個新功能,可以徹底改變我們撰寫郵件的工作流程,並且大幅度地提升工作效率,為什麼呢?

今天這篇文章就來分析這個新功能如何操作,以及可以應用來解決哪些問題。




在之前的「Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能 」一文中,提到 Google 文件透過 @ 可以開始添加各種特殊內容格式到文件中。

例如之前推出的「會議記錄」、「行事曆行程」等功能(參考:Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學),就可以幫助我們在 Google 文件中快速根據目前會議行程,插入包含會議時間、會議參與者、會議大綱的基本模塊。

而現在這個透過 @ 快捷鍵插入模塊的功能中,多出了一個「電子郵件草稿」的選項。選擇後,可以幫我們在 Google 文件中插入包含收件者、郵件主旨等基本格式的範本,讓我們在 Google 文件中寫好郵件內容,還可以直接按一下按鈕寄出郵件。

這個功能,等於是把 Google 文件變成你的 Gmail 郵件撰寫工具,主要目的是讓你可以在 Google 文件和同事協作郵件草稿內容,彼此確認後,直接從 Google 文件寄出給客戶。

但其實這個功能還可以發揮很多作用。





在 Google 文件任何位置,插入郵件草稿模板

首先,讓我們看看這個功能如何操作。

在 Google 文件中輸入  @ (記得要用半形符號),選單中便能看到「電子郵件草稿」。直接選擇後,可以插入在 Google 文件任何位置,只要在郵件草稿區塊內輸入的圖文內容,都會變成郵件內容。

在預設表格中的收件者、副本、密件副本欄位,也可以讓我們直接利用 @ ,快速搜尋並插入 Google 聯絡人。

郵件撰寫完成後,利用這個「電子郵件草稿」區塊左上方的「在 Gmail 中預覽」按鈕,可以呼叫出一個郵件發送視窗,直接完成郵件寄送。





整理好會議紀錄文件後,直接複製重點寄給對方

為什麼要在 Google 文件中撰寫 Gmail 郵件呢?

例如「[影片] 最節省時間的會議!Google 文件 + Keep 協同合作:審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升」一文中提到的, Google 文件是會議紀錄的好工具,那麼當完成一份會議紀錄文件的整理後,會不會想要把文件中的某些重點,整理成一封郵件寄給對方確認呢?

這時候,就在這份會議紀錄的 Google 文件中,插入「 @ 電子郵件草稿」的區塊模板,直接把文件裡的重點複製過來,然後指定寄件者後送出。

在一個視窗、一份文件內,就能把所有步驟完成。





團隊協作重要郵件草稿,確認後寄給客戶

假設現在要寄送一封重要的郵件給客戶,我們寫完文情並茂的郵件後,可能還需要給老闆、同事確認一下,甚至需要他們來補充一些內容。

這時候,我們也可以利用 Google 文件的協作功能,直接在 Google 文件裡插入「 @ 電子郵件草稿」的區塊模板,然後邀請老闆、同事一起來協作,大家都修正、審定完成後,直接按下 Google 文件裡的寄出按鈕,寄出郵件給客戶。

也就是說,這個功能等於讓 Gmail 郵件草稿也有了多人協作的功能。

像是 Google 文件中原本的註解、建議編輯等功能,都可以應用在「 @ 電子郵件草稿」的合作上。(延伸參考:Google 文件內建請求核准功能,建立多人審查批准的簽核流程教學





可以用來建立、整理常用郵件範本

Google 文件在編輯、管理、整理上還是比較方便的,所以我們現在可以利用「 Google 文件」來整理大量工作上常用的各種郵件範本、郵件模板。

然後插入一個「 @ 電子郵件草稿」區塊,隨時複製需要的內容到這裏並直接寄出。

例如我在這篇文章中:「為什麼列出目標、行動清單後執行效率零?一張比較表看出遺漏步驟」,分享過可以利用建立郵件範本來節省工作時間,而類似這樣的商務溝通常用郵件範本,就可以先建立在 Google 文件中,方便隨時修正,現在也能隨時利用「 @ 電子郵件草稿」區塊來寄出內容。




可以讓郵件內容增加更多格式變化

Google 文件中的編輯功能比 Gmail 更豐富,所以在 Google 文件中撰寫郵件內容,還可以用上許多 Gmail 裡沒有的編輯功能,例如表格,或是表格與圖片的結合。

當然,有些 Google 文件的特殊內容格式轉換到 Gmail 寄出後還是會失效,例如待辦清單。





讓你在 Google 文件中更專心撰寫 Gmail 郵件

「 @ 電子郵件草稿」區塊的最後一個優點,就是在 Google 文件中撰寫郵件,其實可以更專注,更避免干擾。

因為當我們打開 Gmail 要撰寫郵件草稿時,往往還要面對許多新郵件通知,這時候很難不分心。

而如果我們是打開 Google 文件,處理真正的任務文件內容,然後把內容整理成重點後,直接從 Google 文件發出郵件內容,那麼過程中都不用打開 Gmail 網站,可以避開大量的意外干擾。

Google 文件推出的這個新功能:「在 Google 文件中直接撰寫郵件內容,並直接發送 Gmail 。」我覺得非常值得好好利用,改變我們原本撰寫郵件的工作流程,節省時間,還能提升專注力。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可以進一步參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Google 文件發送 Gmail !以後都應該這樣撰寫郵件更有效率

留言

  1. 高興地測試一下,結果教育版的google帳號目前好像還沒這個功能

    回覆刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

把筆記寫成一本屬於你自己的書,寫作式筆記的四個步驟

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

PhotoRoom 線上免費版修圖工具中最強大的自動去背、刪除人物

Google 表單的 10 個專業問卷調查設計秘密教學

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片