[高效能職場筆記法-6] 維護一則長青筆記,而非不斷新增拋棄式筆記



我有時喜歡去看一下自己 Evernote 筆記的版本更新時間(查看「筆記資訊」),看看第一次建立這則筆記的時間點,也看一下最後更新的時間點,而這時候我會找到許多「多年來依然在持續更新」的筆記。


在這幾年流行的卡片盒筆記法中,給這樣的筆記習慣一個很棒的名稱:「長青筆記(Evergreen notes,常綠筆記)」。

一則筆記應該是要被反覆更新,而非不斷建立新筆記。不停留在事情的完結,一個概念、想法、學習、問題也不會有完結的一天,重複地在這一則筆記進行修正與連結,才能建立可被好好使用的生命。

卡片筆記法的「長青筆記(Evergreen notes)」有其特殊定義,有興趣的朋友可以參考這篇解說「Evergreen notes」。如果從卡片筆記法的知識整理來看,長青筆記應該是:
  • 原子化的,用一個概念作為筆記單元,才能反覆更新這個概念。
  • 應該要有緊密的互相連結。
  • 跟隨知識的主體,而非分層分類。
  • 是自己想法的反覆書寫更新。




但是今天這篇文章,暫時我不打算直接解釋卡片筆記法的「長青筆記(Evergreen notes)」,而是從職場筆記、目標筆記、任務筆記來看,這樣的概念可以給我那些啟發?

雖然從專案任務角度來看,我們好像要解決的就是一個一個會有完成日期的任務,每個任務都不同(但其實又有許多相同之處),好像用完即丟?這樣我們還可以寫出「長青筆記(Evergreen notes,常綠筆記)」嗎?還是可以的:
  • 一方面在職場筆記系統中一樣可以找到許多應該保持更新,而非不斷新增的筆記單位。
  • 另一方面就算是有截止日期的任務,甚至已經完成的任務,其實也可以有長青的寫作管理方式。




埋下種子筆記,變成一顆長青樹

剛好近期的時間管理、筆記方法課程中收到一個疑問:「建立了大量目標與任務拆解的筆記後,會不會覺得人生好像都是照表操課,反而很累?」

但這其實是誤會了目標與任務筆記,誤以為目標任務筆記是建立的第一時間就完成規劃,就定型了,然後接下來就是照著做而已。(參考:覺察時間管理習慣中的定型心態,開啟「成長心態」的轉變

但真實的情況往往並非如果,反而是想要建立第一時間就規劃定型的筆記,最後往往反而成為失敗的、拖延的,慢慢置之不理的「枯萎筆記」

一個有效的目標任務筆記,一開始會像是種子一樣:
  • 從「還沒有真的決定開始做」就寫起,只有初步的想法,簡單的假設,但把腦中所想即時的寫進筆記中,把種子埋進土壤。
  • 然後需要「一些時間的醞釀」,不需要刻意的規劃,刻意規劃反而容易讓筆記定型在錯誤的方向,揠苗助長。醞釀的意思是,或許我轉頭去做別的事情,或許我一段時間關注別的目標,但偶爾腦中碰出新的想法,就來澆澆水,繼續更新到這則目標任務筆記中。
  • 在慢慢地,但不斷地更新中,有一天找到了這則目標任務筆記的「可行、有動力成果」,也可能是這些目標任務筆記之間觸發了某種有機的連結,這時候就像忽然在枯枝中冒出新芽,開始可以做一些執行的行動規劃。
  • 接下來則是「在執行過程中測試修正」,不一定需要一開始就花時間把目標任務規劃到徹頭徹尾,先找到可行的階段成果、下一步行動,就在實際執行中反覆修改想法、更新規劃、調整行動。
  • 有一天目標、任務完成了,但事情通常還沒有結束,這時候這則筆記進入「冬眠準備期」,或許可以當作反省與參考資料,等待下一次有類似目標、任務時,可以與之連結,可以從這裡複製資料到新的目標、任務中,可以在新舊想法與計畫中提供刺激,甚至可以直接拿出來重新使用。
  • 可延伸參考:不是用 Evernote 捕捉好點子,而是用 Evernote 把普通點子變好

什麼筆記值得一直更新?除了前面所說的,一則慢慢醞釀、成長、修正、完成,然後被反覆再次利用的目標任務筆記之外,下面有些筆記也應該是值得長期反覆更新的「長青筆記(Evergreen notes)」。




一種工作模式,一種操作模式,可以成為長青筆記

例如辦公室裡要解決某種問題、完成某種行政流程的筆記,我們可以把這些筆記「獨立出來」,變成一則可以反覆更新的長青筆記。

這時候,辦公室的這個行政流程可能會不斷更新、修正,每一年會有新的做法,有時候會發布新的規則與命令,或是在某一次任務中我發現某幾個執行時要注意的問題,或是在某一次任務中獲得一個覺得以後值得參考的文件。

一種工作模式的「長青筆記(Evergreen notes)」,就會在一則筆記中反覆更新上述內容,而非不斷地建立拋棄式的新筆記,也非把這些經驗散落在各自不同的任務筆記中。


反過來做,我是讓各自不同的專案任務,去連結這些工作模式的「長青筆記(Evergreen notes)」,使用那些反覆確認、修正過的最佳工作流程。(延伸教學:當你有上萬筆資料如何快速找到資料? Evernote 四個整理技巧

例如我有一則自己製作書籍過程中的專案流程範本筆記,這則範本筆記中連結出去的合約處理方法、版稅申請方法、寄送包裹方法、處理ERP表單方法等,全部都是在這十幾年工作經驗中持續更新(而非新增)的「長青筆記(Evergreen notes)」。





一個生活問題、人生目標的持續解決,也可成為長青筆記

對於像是生活問題、人生目標這樣的筆記,也很適合從「日記書寫」轉換成「長青筆記(Evergreen notes)」的模式。

日記書寫模式,可能是在發生這些生活問題時,寫一些反省日記。可能是把一些生活習慣拆解成破碎的小任務行動。

而「長青筆記(Evergreen notes)」的模式,是把這樣的生活問題當作一個長期研究的主題,把這樣的生活習慣當作一種長期更新的人生目標來管理。

例如我會把「孩子的溝通課題」,當作一則「長青筆記(Evergreen notes)」,從三年前開始建立後,我持續在上面更新我對這個課題的不同階段反思,常常還有對前面的想法的推翻,以及新的目標的設定。但是我沒有因此讓我產出很多零散的日記、分散的任務,而是不斷的在這則筆記上,更新、修正我自己的想法、行動。

然後我發現,只要找出這則筆記,就能提醒我注意自己過去的盲點,警示我採取現在新的做法,並更能有效地不斷驗證什麼是更好的方法。

我自己也漸漸感受到這樣用「長青筆記(Evergreen notes)」管理生活筆記的威力。而這是用過即丟的拋棄式筆記做不到的。(延伸案例參考:我如何在 Evernote 持續 4 年寫下與管理 500 篇孩子成長日記?





一個學習技能,一種生活日記,也都可以成為長青筆記

有些任務其實不需要結束,他的完成,還會接續下一次的使用。例如反覆拿出來使用的料理食譜,例如可能會光顧好幾次的餐廳、景點,例如每年都要處理一次的車輛保險,例如某個理財方法,這些筆記也很適合用「長青筆記(Evergreen notes)」的方式來撰寫。

而這時候,除了把過程中的紀錄,持續更新到同一則筆記外,別忘了一個重要的步驟,加入一些「下次要試試看的行動」、「下次要注意的細節」等等。

這樣一來,這些筆記就從過去延伸到了未來,而當下次需要,找出這則筆記,就能繼續累積過去與未來的連結。(延伸參考:如何整理學習筆記系統?不是堆積資料心得,5年食譜筆記為例





當然,我這裡提到的「長青筆記(Evergreen notes)」,已經有了自己在專案、任務需求中的轉化,和用於知識整理與產出的卡片筆記法中的「長青筆記(Evergreen notes)」已經有所不同。

如果想知道卡片筆記法的技巧,最近我的好友張永錫老師,正準備在好學校推出「卡片筆記術」線上課程,推薦大家可以去填寫「課前問卷」,可以留下你的課前回饋,並搶先獲得 8 折早鳥 coupon。




而利用這樣的概念,無論是否使用卡片筆記法,也可以提醒我們就算是在撰寫職場筆記時,同樣需要注意到其實大多數的筆記都是可以反覆更新,都是可以維持更長生命的,筆記並非用過即丟,而一則長青的筆記,可以帶給我們更大的價值。

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留言

  1. 埋進思考的種子,.......腦中碰出新的想法,就來澆澆水................
    柔軟的寫作方式,有別以往

    現在的生活模式,很容易讓人耗能,枯萎
    老師的文章,常常像活水澆灌,
    老師的理念,我常學起來當養分茁壯自己

    回覆刪除

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