Shepherd 在 Google Meet 與日曆內建會議筆記，提升開會協作效率

在討論重要專案進度、解決任務問題的開會過程當中，做好會議記錄筆記絕對是重要的。只是會議記錄要怎麼寫才有效率呢？如何讓與會者可以對會中討論、會後行動更有共識，避免重工？無論是實體會議、視訊會議，這都是需要解決的關鍵問題。

我之前在電腦玩物中分享過一段影片：[影片] 最節省時間的會議！Google 文件 + Keep 協同合作：審訂校稿、企劃討論、小組報告效率提升。

利用 Google 文件，當作實體會議、視訊會議過程的協作筆記，與其大家會議中各自做筆記，還不如會議當下就在同一份文件一起協作，並完成任務分配。

而在 Google 系統中，我們可以利用幾個搭配，讓會議協作流程更加順暢：

• 利用 Google 行事曆整合 Google 雲端硬碟，讓會議前中後要共用資料更容易：10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統
• 利用 Google 文件協作會議記錄：Google 文件一鍵插入「會議記錄」快速筆記新功能如何開啟教學
• 再搭配會議技巧，來進一步提升效率：如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析

今天要分享的「 Shepherd 」，則可以把上述的會議筆記、會議紀錄、會議任務分配等協作需求，整合在更直接方便的工作流程中。

「 Shepherd 」最大特色是，在 Google Calendar 日曆、 Google Meet 視訊會議介面，直接整合可以多人協作、指派任務的會議筆記工具。從 Google 行事曆上即可查看每一次會議的協作文件，以及查看目前分配任務的執行進度！

想試試看的朋友，首先在 Chrome 安裝「 Shepherd 」的外掛擴充套件，並且在 Google 日曆網頁開啟他，進行自己 Google 帳號的授權即可。

在自己的 Google 日曆網頁中，點選某一個會議、行程，開啟右方外掛功能列的「 Shepherd 」面板，就能看到「專屬這個會議的筆記」。

每一個會議、行程，會有一則專屬會議筆記，會議前可以設定會議大綱，會議中可以協作會議記錄，會議後可以當任務追蹤。

在「 Shepherd 」的會議筆記面板中，還有區分幾個不同頁面，擁有不同功能：

• 「 Shared notes 」協作筆記：針對這次會議的多人編輯筆記頁面，會自動把與會者邀請到這則筆記中一起編輯（前提是大家都有安裝「 Shepherd 」）。
• 「 My notes 」個人筆記：會議中自己的私密筆記，其他人不會看到。
• 「 Tasks 」會後任務：設定待辦清單、指派工作者，會後可以進行追蹤。

會議結束後，任何與會者都可以回到自己的 Google 日曆，查看之前會議的「 Shepherd 」筆記、任務資料。

不過畢竟不一定每個人都使用「 Shepherd 」，這時候，「 Shepherd 」也提供了「快速寄送」會議記錄、任務清單的功能。

只要按下面板右下方的「 Send 」按鈕，就可以把共用筆記、任務分配（不包含個人私密筆記），快速寄給所有日曆上的與會者。

對方收到後的效果如下圖。

除了在 Google 日曆上使用外，「 Shepherd 」也無縫整合在 Google Meet 服務中，可以在視訊會議的過程中，右方開啟會議筆記面板，隨時記錄與指派任務。

「 Shepherd 」目前是一款免費外掛，可以幫助我們更方便直覺的撰寫會議筆記，方便會議記錄的協作與分享，甚至還具備指派任務、追蹤進度的功能。如果你常常利用 Google 日曆、 Google Meet 管理與合作會議，那麼值得試試看這款工具。

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