Shepherd 在 Google Meet 與日曆內建會議筆記,提升開會協作效率



在討論重要專案進度、解決任務問題的開會過程當中,做好會議記錄筆記絕對是重要的。只是會議記錄要怎麼寫才有效率呢?如何讓與會者可以對會中討論、會後行動更有共識,避免重工?無論是實體會議、視訊會議,這都是需要解決的關鍵問題。


利用 Google 文件,當作實體會議、視訊會議過程的協作筆記,與其大家會議中各自做筆記,還不如會議當下就在同一份文件一起協作,並完成任務分配。





而在 Google 系統中,我們可以利用幾個搭配,讓會議協作流程更加順暢:

今天要分享的「 Shepherd 」,則可以把上述的會議筆記、會議紀錄、會議任務分配等協作需求,整合在更直接方便的工作流程中。

「 Shepherd 」最大特色是,在 Google Calendar 日曆、 Google Meet 視訊會議介面,直接整合可以多人協作、指派任務的會議筆記工具。從 Google 行事曆上即可查看每一次會議的協作文件,以及查看目前分配任務的執行進度!




想試試看的朋友,首先在 Chrome 安裝「 Shepherd 」的外掛擴充套件,並且在 Google 日曆網頁開啟他,進行自己 Google 帳號的授權即可。




在自己的 Google 日曆網頁中,點選某一個會議、行程,開啟右方外掛功能列的「 Shepherd 」面板,就能看到「專屬這個會議的筆記」。

每一個會議、行程,會有一則專屬會議筆記,會議前可以設定會議大綱,會議中可以協作會議記錄,會議後可以當任務追蹤。




在「 Shepherd 」的會議筆記面板中,還有區分幾個不同頁面,擁有不同功能:
  • 「 Shared notes 」協作筆記:針對這次會議的多人編輯筆記頁面,會自動把與會者邀請到這則筆記中一起編輯(前提是大家都有安裝「 Shepherd 」)。
  • 「 My notes 」個人筆記:會議中自己的私密筆記,其他人不會看到。
  • 「 Tasks 」會後任務:設定待辦清單、指派工作者,會後可以進行追蹤。





會議結束後,任何與會者都可以回到自己的 Google 日曆,查看之前會議的「 Shepherd 」筆記、任務資料。

不過畢竟不一定每個人都使用「 Shepherd 」,這時候,「 Shepherd 」也提供了「快速寄送」會議記錄、任務清單的功能。

只要按下面板右下方的「 Send 」按鈕,就可以把共用筆記、任務分配(不包含個人私密筆記),快速寄給所有日曆上的與會者。

對方收到後的效果如下圖。




除了在 Google 日曆上使用外,「 Shepherd 」也無縫整合在 Google Meet 服務中,可以在視訊會議的過程中,右方開啟會議筆記面板,隨時記錄與指派任務。




「 Shepherd 」目前是一款免費外掛,可以幫助我們更方便直覺的撰寫會議筆記,方便會議記錄的協作與分享,甚至還具備指派任務、追蹤進度的功能。如果你常常利用 Google 日曆、 Google Meet 管理與合作會議,那麼值得試試看這款工具。

對提升會議效率的工具有興趣的朋友,還可以進一步閱讀:

留言

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

為 2023 的自己準備好一套個人數位生產力系統,線上課問題募集中

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片