用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學,一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆



最近在電腦玩物寫了兩篇文章,獲得不少回饋,一篇提到要幫自己打造一個時間管理入口,可以統整自己重要專案進度、安排並統一看見今日要做的重要行動清單(參考:2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例)。另一篇有讀者提到他的時間管理入口是 Google 日曆,想知道如何把他變成像是單機專注視窗的軟體(參考:避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作,把常用線上工具安裝成專注應用 App)。

這讓我也想來寫一篇新版圖解教學,如果要把 Google 日曆當作時間管理入口,在一個畫面同時解決行事曆、專案進度規劃、每日待辦清單安排等問題,可以怎麼設計呢?

下面就來一層一層拆解,分享利用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口的功能、方法,以及優缺點。

想知道更多 Google 日曆延伸應用的朋友,還可以參考:



在 Google 日曆網頁中,開啟 Google Tasks 工作列


  • 切割子工作
    • 但是一個重要任務,往往需要多個執行步驟,如果想要拆解任務中的行動清單,可以利用「子工作」(縮排)的功能來完成。

  • 設定時間排程
    • 無論是任務或是子工作,如果有明確必須完成、交付的時間,可以加上時間安排,這時候這項工作就會被安插到 Google 日曆中,變成那一天的待辦清單。
    • 可設定重複執行時間
      • 例如每個月底幾號要提交工作報告,可以設定重複循環的工作,自動安插到未來每個月的行事曆。
    • 可以安插在會議行程之間的空檔時間
      • 時間提醒也可以設定到幾點幾分要執行,例如安排時間時,想要在會議之間穿插空檔推進某個工作,就可以把時間安排在這裡。

  • 區分清單
    • 慢慢的任務變多,可以利用清單來分類。
    • 無論任務在哪一個清單,所有清單上的工作只要有設定時間,都會統一顯示安插在 Google 日曆中。
    • 例如你可以區分重要任務、雜事任務、企劃任務(還沒辦法安排時間)的清單分類。

  • 手機上目前用一個 Google 日曆 App 也可完成基本操作,無論是查看已經排好時間的 Tasks ,或是新增 Tasks 皆可。
    • 而且手機上也有時間提醒功能,這些設定時間的 Tasks 可以發出通知。
    • 但是如果要在手機上完整管理 Google Tasks ,還是要另外安裝 Google Tasks App
    • 下圖中藍色有打勾圖案的,就是 Google 日曆上安排的 Google Tasks 待辦清單。




如何在 Google 日曆這個統整工具中,用單一畫面做好時間管理?

  • 每週可以規劃下週的「重要任務」行動清單
    • 如果要實現我的每週安排子彈行動清單的方法,也是做得到的。(延伸教學:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧
    • 每週日,在 Google 日曆上,打開 Google Task 的「重要任務」清單中,設定重要工作要安排在下週的哪一個日期或時段執行,安排時可以同時考慮到會議與專案進度時間表。
    • 安排後,同一個 Google 日曆畫面,也就可以同時展示出下個禮拜每一天的待辦清單、下個禮拜的專案進度,以及下個禮拜已經被占用的各種會議行程時間。

  • 有臨時任務,可以先插入「瑣事清單」
    • 每一天一定會出現一些雜事,可以先放入雜事任務清單,然後下決定要哪一天執行,設定時間,就會進入Google日曆的時間表中。

  • 額外還不需安排時間的任務怎麼辦?
    • 可以區分一個企劃清單,但還不需要設定時間加入行事曆。

  • 大型長期專案怎麼辦?
    • 一個專門的清單
      • 例如一個大型專案,可能要切割出數十個以上的任務,每個任務可能還有許多子工作行動。那就單獨建立一個清單分類來管理。
    • 區分階段性任務
      • 在專案清單中,把每一個階段任務先用第一層 Task 切割出來。
    • 切割階段性任務的子工作
      • 在每一個階段任務下用子工作切割小行動。
    • 設定階段性任務完成時間
      • 對照行事曆上的專案完成時間,回推計算每個階段任務要交付的時間,讓這些任務出現在行事曆上。
    • 建立進攻行事曆
      • 在行事曆上建立進度條,提醒自己什麼時候要開始推進某一個階段性任務。




如何檢視自己的時間管理入口?


  • 專注當週、當天、時間表檢視
    • 如果要專注安排好的當下工作,可以切換到週、天,或時間表檢視。
    • 時間表檢視看起來就很像是一個結合行程、會議、專案進度與待辦清單的 To Do List。
  • 但是如果要月檢視的時候,可能關上 Tasks 檢視(把左方的 Tasks 日曆先取消顯示)會更好,因為這樣月曆模式下才不會雜亂。




小結:

上述這樣的做法,優點就是:
  • 利用最簡單好上手的工具:「 Google 日曆」,就能成為我們的時間管理入口。
  • 在單一畫面中,同時管理待辦清單、行程會議、專案進度等需求。基本上作為時間管理入口的功能都可滿足。

但是,當然也有缺點。
  • 第一個缺點是,如果你要執行的任務量很龐大的時候,你還是需要一個可以驅動龐大資料,方便搜尋,有更強大整理功能的工具。例如 Evernote、 Notion 或各種專案管理工具。
    • 如果我們要管理的不只是一個月內的近期任務,反而工作上有大量的長期任務,那麼上述的系統可能無法負荷這樣的管理需求。
    • 例如下面是我大概每一年的任務量(還不是指行動清單數量,而是指要具體完成的一個一個任務成果數量):
      • 每年10多個要執行的長期產品專案
      • 每年上百堂課程邀約
      • 每年上百篇的文章產出
      • 不在上述明確專案、任務中的其他臨時任務
      • 其他自己想要推進的專案目標
      • 如果還有生活的專案與目標呢?
    • 如果是這樣的任務數量,而且常常同時要管理近期任務,也要同時處理與掌控好幾個月後的任務,那麼上述的時間管理入口不一定足夠。
    • 延伸參考:2021覆盤:如何用標籤管理上萬則筆記?Evernote, Notion, obsidian 都適用
  • 第二個缺點是,如果你要覆盤的時候,你要累積的時候,上述的時間管理入口可能無法幫你解決問題。
    • 因為時間管理最大的問題不是排清單或是列時間表,而是在收集的大量目標或任務中,不斷重新思考,深入拆解,測試行動,並黃金行動。
不過,列出這兩個缺點,不是要說「用 Google 日曆打造簡單有效時間管理入口」無效。

正好相反,因為是「入口」,如果你希望自己有一個簡單、容易操作、但精準有效的引導,讓自己可以掌控這個月、這一週、這一天最重要的行動,那麼上述方法絕對可以幫助你達到最高的效率,或許也能跟你更複雜的專案管理系統搭配使用。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友,還可以延伸閱讀:
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留言

  1. 看到您的这篇文章实在太开心了,我的使用方式和您差不多。不过我使用的软件叫作滴答清单,它还有个海外版叫作ticktick。
    滴答清单具备谷歌日历的几乎所有功能,此外,滴答清单有以下几个谷歌日历不具备的优势:
    1.在手机上使用体验非常好,在一个任务上滑动就可以把它放置到不同的清单和添加标签。
    2.一个清单可以转换为看板模式,就像trello一样管理任务的状态。任何还可以转换为笔记,支持markdown模式。
    3.可以为任务设置番茄时间
    4.自带重要紧急-不重要紧急这种常用的四象限任务管理看板,可以更直观地管理任务
    5.每天完成的任务清单可以一键生成一个汇总报告,可以方便地分享到其他笔记工具

    滴答清单也可以订阅谷歌日历的任务,在它的日历视图中也可以看到谷歌日历创建的任务。这也就意味着,滴答清单和谷歌日历一个可以用于计划,一个用于记录实际执行,计划和执行的gap可以展现在一个日历表上。

    如果有兴趣,您可以试一试。

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    1. 感謝您的回饋,這其實也可以延伸推薦像是 todoist (可以跟 google 日曆聯動),應該也能做出類似的結合

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  2. google 日历网页版 中文搜索,支援很差

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