3W 資料收集法：整理我的資料庫、知識庫，不要變成垃圾場

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務，可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用：

• 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀？
• 剪貼網頁收集了一堆從沒使用？
• 筆記日誌整理了卻還是難以找到？

我自己早期使用這類工具，也會有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現在，可以建立起一個「大量收集但用得到，簡單整理但找得到」的使用邏輯。

這個方法如果跳脫特定數位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時，一定會做的三大關鍵步驟。

Why 明確設定使用目的：

如果隨便亂收集資料，那麼資料庫就會充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當下收集，很多資料卻又會很難再找回來。於是問題在於：「如何判斷自己什麼時候需要收集這份資料呢？」

第一個關鍵步驟是： Why ：

• 收集前問自己收集這個資料的明確使用目的是什麼？
• 只有能夠設定自己使用目的的資料才收集！
• 收集當下最起碼要設定好使用目的。

例如當我看到一篇不錯的網頁文章、案例故事，想要「收集」時，我會問自己「（Why）為什麼要收集這個資料？」如果我能確定這個問題的答案就收集，如果不能確定就放棄。

• 能確定的意思是：
• 可以當作時間管理課程的案例分析、可以成為筆記法新書的方法論參考、可以成為下一篇部落格文章的題材、可以成為育兒目標中下一個要實踐的習慣。
• 不能確定的意思是：
• 覺得這篇文章寫得很好、覺得這篇文章可能以後哪一天會有用。

當我能夠確定時，我會在收集當下立刻「跟使用目的連結」，連結不用想得太難，可能是寫下一段話描述我的使用目也可以，或是修改筆記資料標題變成需要的任務名稱。

當我不能確定明確使用目的時，我會放棄這次的收集。你可能會覺得，這樣不會錯失某些好資料嗎？是有可能，但當無法設定使用目的時，這些資料在資料庫中就「無法處理」，而無法處理的資料會造成資料庫變成垃圾場。

這些資料其實就讓他們留在網路上，以後有需要用 Google 搜尋，其實意思跟搜尋資料庫中未處理、無法處理的資料是一樣的。

再進一步思考，真的有辦法收集資料前都知道自己的目的嗎？我們可以從兩個角度來看：

• 先為生活、學習、研究設定目標，太長遠或模糊的目標也需要先設定階段性目標，因為先設定目標，是一切整理的基礎。
• 研讀一份資料後，需要進一步處理才有意義，而處理的關鍵就是設定出這份資料未來的使用目的。如果設定不出使用目的的資料，其實就是未處理資料，也是最容易製造混亂的資料。

Where 放在之後一定會使用的位置：

整理資料時，如果出發點是資料分類，很容易變成分類愈來愈多愈複雜，但大量的、多層的分類反而讓自己無法搞清楚自己有什麼資料，增加找到資料的難度。於是問題在於：「資料到底要儲存、擺放到什麼位置比較好？」

從結果來說，當然就是要擺放在「之後一定會使用的位置」，但怎麼樣的整理設計，可以算是之後一定會使用的位置呢？

第二個關鍵步驟 Where：

• 放在以任務為焦點的統整單位
• 放在專案流程中要使用的位置

「放在以任務為焦點的統整單位」：延續只有設定明確使用目的才收集資料的邏輯，那麼資料就一定跟某個具體任務有關，這時候，我們應該以該任務為單位，把任務相關的資料統整在一起，避免分散：

• 常見分散情況是：把資料根據類型（例如根據郵件、文件、圖檔各自分類）、主題（例如根據資料關鍵字各自分類）、時間（例如寫單純日記），分類在不同地方。但這些不同地方的資料，明明是某個共通任務所用。
• 類型、主題、時間都「不是最後一定會使用的位置」，只有「未來要做的那個任務」才是最後一定會使用的位置。
• 舉例來說，當我寫會議紀錄時，不是根據會議時間來分筆記，而是要把會議的討論、結論、行動，直接整理到「各自所屬」的任務筆記中。會議筆記只是當下紀錄，但整理的依歸是真正的任務筆記。
• 可以延伸參考：「如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記」。

「放在專案流程中要使用的位置」：如果說資料以任務為單位統整，那麼他的排序方式就應該是跟著專案的執行流程來排序。如果說可以建立目標的計畫表與行動清單，那麼資料就應該跟目標行動清單有一致的排序方式，而不是另外有一個屬於資料的整理方式：

• 常見的狀況是，專案有一個計畫表，需要的資料又有另外一個資料庫，結果兩者之間往往無法直接連動，當要採取下一步行動時，要到資料庫中搜尋資料，卻又第一時間找不到，漸漸的許多資料根本無法在目標執行過程好好利用。
• 資料只有「被再次拿出來使用時」才有價值。而這個會再次使用的時刻，就是某個目標的某個行動需要這個資料的時刻。所以我們要根據這個原則整理、排序資料。
• 舉例來說，簡單一點的情況是，我收集了要規劃旅行的各種資料，最好的排序方式應該是根據準備期間要用的資料、旅行期間要用的資料、可能的備案來排序，這樣收集資料時可以很明確知道資料要擺放在什麼位置，要使用時，只要跟著專案執行流程依序使用即可。
• 可參考：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法
• 舉例來說，進階一點的情況是，我收集了許多要撰寫的部落格文章題目，這些大多數尚未撰寫的資料，要如何排序呢？我可以依照企劃發想中、構思論述中、測試實驗中、整理草稿中、最後完成中，來排序，這樣一來，這些資料將會有一個強化的提醒機制，可以提醒我在不同進度、時機中，有哪些可以取用的資料。
• 可參考：從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學(二)：設計脫胎換骨資料庫

Write 改寫成自己的資料：

但是有時候資料擺放時間久了，就算之後要用時找回來了，但看著當初的筆記，卻好像完全不認識一樣，即使資料找到了，卻忘記如何使用？於是最後這些資料雖然整理到位，但還是許多的死資料，等到找到時發現怎麼不像當初想像得那麼有用？於是問題在於：「如何讓資料活起來，變成一個活性的資料庫？」

第三個關鍵步驟是： Ｗrite

• 寫出自己的思考大綱
• 寫出自己的行動清單
• 執行中持續撰寫修改

收集資料主要是作為參考、引用、證據的用途，最後的任務成果往往不是資料本身，而是自己要創造的新東西。

這無論對應到寫論文，還是做一份工作企劃，甚至日常工作任務，其實都適用。所以，資料本身不能只畫重點或摘要。

常見的情況，以工作任務來說，文件檔案收集齊全，但真的要執行任務時，卻做錯步驟，或是忘記如何使用，漏掉需要的關鍵修改。

但是資料只有「自己知道如何使用」，才有價值，而這代表在收集資料時，也必須把自己的思考模式、行動清單帶入，要不然這份資料只要時間一久，就會變成「陌生資料」。

另外，自己的思考模式與行動清單是會改變的，所以一份好的資料，應該會在執行任務的過程中不斷修改，也只有保持更新修改的資料，才會是「最接近現在的自己」的「可用狀態」。（真實案例可以參考：如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5年食譜筆記為例）

結論：

這是我目前在建立資料庫、知識庫過程的 3W資料收集法：

• Why
• 為什麼收集這個資料，確認使用目的
• Where
• 以任務為單位統整，放在專案流程需要的位置上
• Write
• 寫下自己的思考與行動，在執行的過程修改

最後，補充一個反思。那麼，如果我就是想要博物誌的收集，難道不行嗎？我目前就是沒有目標，只想收集覺得未來好像有用的東西不行嗎？

• 但博物誌其實也是目的明確，也有以博物誌研究為目標的收集法。
• 而別忘了，目標不是自己出現在我眼前，目標是我自己設定出來的，所以沒有目標其實是一個有問題的收集理由（只是我們沒有去設定）。
• 即使是今年成為話題的「卡片盒筆記法」，諸如 Roam 、 Obsidian 這樣的網絡連結整理工具，如果我們不知道如果拆解出「元知識單位」（例如我這邊所說的任務單位），那麼真正有效的連結、雙向連結也是建立不起來的。

當然，我也知道這樣的資料收集方法，或許無法適用所有情況，尤其這裡針對的主要是「個人使用」的資料庫、知識庫，而非要製作公眾使用的資料庫。在我多年的實踐中，用在：

• 專案、任務的資料整理。
• 寫作計畫的資料整理。
• 生活習慣的資料整理。
• 技能學習的資料整理。
• 閱讀成長的資料整理。
• 等等

都是確實有幫助的，也提供大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也誠摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程：「高效能職場筆記法」，同樣有帶入相同的筆記資料整理方法論。

對資料收集、整理有興趣，或是苦於資料庫雜亂的朋友，也歡迎進一步參考：

• 如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單
• 如何寫出有效筆記？我的七個做筆記方法反思
• 提早「為自己」做筆記，做好個人知識管理，但不只寫閱讀筆記
• Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統

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