3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場



從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務,可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的,但是很多工具用久了,資料愈來愈龐大,但卻開始感覺工具愈來愈難用:

  • 稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀?
  • 剪貼網頁收集了一堆從沒使用?
  • 筆記日誌整理了卻還是難以找到?

我自己早期使用這類工具,也會有這樣的問題,後來逐步修正自己的整理方法,到了現在,可以建立起一個「大量收集但用得到,簡單整理但找得到」的使用邏輯。

這個方法如果跳脫特定數位工具的功能,可以歸納成「3W資料收集法」,是我在收集任何類型資料時,一定會做的三大關鍵步驟。




Why 明確設定使用目的:


如果隨便亂收集資料,那麼資料庫就會充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當下收集,很多資料卻又會很難再找回來。於是問題在於:「如何判斷自己什麼時候需要收集這份資料呢?」

第一個關鍵步驟是: Why :
  • 收集前問自己收集這個資料的明確使用目的是什麼?
  • 只有能夠設定自己使用目的的資料才收集!
  • 收集當下最起碼要設定好使用目的。

例如當我看到一篇不錯的網頁文章、案例故事,想要「收集」時,我會問自己「(Why)為什麼要收集這個資料?」如果我能確定這個問題的答案就收集,如果不能確定就放棄。
  • 能確定的意思是:
    • 可以當作時間管理課程的案例分析、可以成為筆記法新書的方法論參考、可以成為下一篇部落格文章的題材、可以成為育兒目標中下一個要實踐的習慣。
  • 不能確定的意思是:
    • 覺得這篇文章寫得很好、覺得這篇文章可能以後哪一天會有用。

當我能夠確定時,我會在收集當下立刻「跟使用目的連結」,連結不用想得太難,可能是寫下一段話描述我的使用目也可以,或是修改筆記資料標題變成需要的任務名稱。

當我不能確定明確使用目的時,我會放棄這次的收集。你可能會覺得,這樣不會錯失某些好資料嗎?是有可能,但當無法設定使用目的時,這些資料在資料庫中就「無法處理」,而無法處理的資料會造成資料庫變成垃圾場。

這些資料其實就讓他們留在網路上,以後有需要用 Google 搜尋,其實意思跟搜尋資料庫中未處理、無法處理的資料是一樣的。

再進一步思考,真的有辦法收集資料前都知道自己的目的嗎?我們可以從兩個角度來看:
  • 先為生活、學習、研究設定目標,太長遠或模糊的目標也需要先設定階段性目標,因為先設定目標,是一切整理的基礎。
  • 研讀一份資料後,需要進一步處理才有意義,而處理的關鍵就是設定出這份資料未來的使用目的。如果設定不出使用目的的資料,其實就是未處理資料,也是最容易製造混亂的資料。




Where 放在之後一定會使用的位置:


整理資料時,如果出發點是資料分類,很容易變成分類愈來愈多愈複雜,但大量的、多層的分類反而讓自己無法搞清楚自己有什麼資料,增加找到資料的難度。於是問題在於:「資料到底要儲存、擺放到什麼位置比較好?」

從結果來說,當然就是要擺放在「之後一定會使用的位置」,但怎麼樣的整理設計,可以算是之後一定會使用的位置呢?

第二個關鍵步驟 Where:
  • 放在以任務為焦點的統整單位
  • 放在專案流程中要使用的位置

「放在以任務為焦點的統整單位」:延續只有設定明確使用目的才收集資料的邏輯,那麼資料就一定跟某個具體任務有關,這時候,我們應該以該任務為單位,把任務相關的資料統整在一起,避免分散:
  • 常見分散情況是:把資料根據類型(例如根據郵件、文件、圖檔各自分類)、主題(例如根據資料關鍵字各自分類)、時間(例如寫單純日記),分類在不同地方。但這些不同地方的資料,明明是某個共通任務所用。
  • 類型、主題、時間都「不是最後一定會使用的位置」,只有「未來要做的那個任務」才是最後一定會使用的位置。
  • 舉例來說,當我寫會議紀錄時,不是根據會議時間來分筆記,而是要把會議的討論、結論、行動,直接整理到「各自所屬」的任務筆記中。會議筆記只是當下紀錄,但整理的依歸是真正的任務筆記。

「放在專案流程中要使用的位置」:如果說資料以任務為單位統整,那麼他的排序方式就應該是跟著專案的執行流程來排序。如果說可以建立目標的計畫表與行動清單,那麼資料就應該跟目標行動清單有一致的排序方式,而不是另外有一個屬於資料的整理方式:
  • 常見的狀況是,專案有一個計畫表,需要的資料又有另外一個資料庫,結果兩者之間往往無法直接連動,當要採取下一步行動時,要到資料庫中搜尋資料,卻又第一時間找不到,漸漸的許多資料根本無法在目標執行過程好好利用。
  • 資料只有「被再次拿出來使用時」才有價值。而這個會再次使用的時刻,就是某個目標的某個行動需要這個資料的時刻。所以我們要根據這個原則整理、排序資料。
  • 舉例來說,簡單一點的情況是,我收集了要規劃旅行的各種資料,最好的排序方式應該是根據準備期間要用的資料、旅行期間要用的資料、可能的備案來排序,這樣收集資料時可以很明確知道資料要擺放在什麼位置,要使用時,只要跟著專案執行流程依序使用即可。
  • 舉例來說,進階一點的情況是,我收集了許多要撰寫的部落格文章題目,這些大多數尚未撰寫的資料,要如何排序呢?我可以依照企劃發想中、構思論述中、測試實驗中、整理草稿中、最後完成中,來排序,這樣一來,這些資料將會有一個強化的提醒機制,可以提醒我在不同進度、時機中,有哪些可以取用的資料。




Write 改寫成自己的資料:


但是有時候資料擺放時間久了,就算之後要用時找回來了,但看著當初的筆記,卻好像完全不認識一樣,即使資料找到了,卻忘記如何使用?於是最後這些資料雖然整理到位,但還是許多的死資料,等到找到時發現怎麼不像當初想像得那麼有用?於是問題在於:「如何讓資料活起來,變成一個活性的資料庫?」

第三個關鍵步驟是: Write
  • 寫出自己的思考大綱
  • 寫出自己的行動清單
  • 執行中持續撰寫修改

收集資料主要是作為參考、引用、證據的用途,最後的任務成果往往不是資料本身,而是自己要創造的新東西。

這無論對應到寫論文,還是做一份工作企劃,甚至日常工作任務,其實都適用。所以,資料本身不能只畫重點或摘要。

常見的情況,以工作任務來說,文件檔案收集齊全,但真的要執行任務時,卻做錯步驟,或是忘記如何使用,漏掉需要的關鍵修改。

但是資料只有「自己知道如何使用」,才有價值,而這代表在收集資料時,也必須把自己的思考模式、行動清單帶入,要不然這份資料只要時間一久,就會變成「陌生資料」。

另外,自己的思考模式與行動清單是會改變的,所以一份好的資料,應該會在執行任務的過程中不斷修改,也只有保持更新修改的資料,才會是「最接近現在的自己」的「可用狀態」。(真實案例可以參考:如何整理學習筆記系統?不是堆積資料心得,5年食譜筆記為例




結論:


這是我目前在建立資料庫、知識庫過程的 3W資料收集法:
  • Why
    • 為什麼收集這個資料,確認使用目的
  • Where
    • 以任務為單位統整,放在專案流程需要的位置上
  • Write
    • 寫下自己的思考與行動,在執行的過程修改

最後,補充一個反思。那麼,如果我就是想要博物誌的收集,難道不行嗎?我目前就是沒有目標,只想收集覺得未來好像有用的東西不行嗎?
  • 但博物誌其實也是目的明確,也有以博物誌研究為目標的收集法。
  • 而別忘了,目標不是自己出現在我眼前,目標是我自己設定出來的,所以沒有目標其實是一個有問題的收集理由(只是我們沒有去設定)。
  • 即使是今年成為話題的「卡片盒筆記法」,諸如 RoamObsidian 這樣的網絡連結整理工具,如果我們不知道如果拆解出「元知識單位」(例如我這邊所說的任務單位),那麼真正有效的連結、雙向連結也是建立不起來的。

當然,我也知道這樣的資料收集方法,或許無法適用所有情況,尤其這裡針對的主要是「個人使用」的資料庫、知識庫,而非要製作公眾使用的資料庫。在我多年的實踐中,用在:
  • 專案、任務的資料整理。
  • 寫作計畫的資料整理。
  • 生活習慣的資料整理。
  • 技能學習的資料整理。
  • 閱讀成長的資料整理。
  • 等等
都是確實有幫助的,也提供大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也誠摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程:「高效能職場筆記法」,同樣有帶入相同的筆記資料整理方法論。

對資料收集、整理有興趣,或是苦於資料庫雜亂的朋友,也歡迎進一步參考:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場

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  1. 看了站長很多筆記的內容,想請教站長,如果是已整理資料庫或是技術文件之類的內容,類似整理自己的WIKI,您會推薦哪款軟體?

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