Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧
其實， Google 試算表大多數的關鍵功能，和 Excel 並沒有太大不同，像是樞紐分析、巨集、大多數函式，熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用，只是操作方式或功能名稱稍有不同。
但是雲端協作的特性，也可以增加串聯不同資料時的方便性。
既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用，就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學，整理成一篇簡單目錄，也分享給各位讀者。
2020/11/30 追加新技巧：Google 試算表儲存格變身進度條，追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算
一，避免協作出錯，善用「保護儲存格」
Google 試算表可以很方便的多人協作，一起編輯同一份報表，雖然可以設定編輯、註解等權限，然而一旦開放編輯功能，也會擔心有人在填寫表格時容易出錯。
這時候，可以利用「保護儲存格」、「保護工作表」的功能，在分享試算表時，設定好填寫位置的保護。
例如下面這樣的流程：
- 先把整頁工作表保護起來，只開放其中可被編輯的資料填寫欄位。
- 這樣可以讓多人編輯時，不會改到像是標題、結算公式等欄位。
- 在可編輯儲存格中，還可以進一步設定某幾格只允許某幾位合作者編輯。
- 這樣可以避免 A 夥伴改到 B 夥伴負責的欄位資料。
二，讓填寫格式更正確，活用「資料驗證」
無論是多人協作一份數據報表、任務進度表，或是個人反覆使用的訂購單範本，我們都希望在填寫時「有固定的格式」，這樣資料才會統一、不容易出錯。例如固定的日期格式、固定的選項、固定的數據格式等等。
這時候，可以利用「資料驗證」的功能，為特定的儲存格設定專屬填寫格式，可以是下拉選單、日期選單，或是輸入錯誤資料時的提醒。
例如解決下面這樣的需求：
- 要填寫郵件時，檢查是否為正確郵件格式。
- 要填寫數字時，檢查是否為正確單純的阿拉伯數字。
- 要填寫品項時，直接拉出固定的品項選單，以免亂填。
三，雜亂數據資料，用「資料透視表」快速統計分析
有時候，試算表上收集了一堆數據項目，但次序是凌亂的，例如根據時間新增了數百筆資料，但許多同品項、同類型數據，分散在不同列，要做統計分析圖表時變得很困難。
這時候，在 Excel 中可以利用「樞紐分析」，在 Google 試算表中叫做「資料透視表」，可以幫助我們一鍵重整資料。
例如解決下面這樣的需求：
- 有一份帳目表，裡面有數百筆帳目資料，資料欄位有關於 A、 B、 C 品項，有甲、乙、丙通路，有每一筆的銷售數量、銷售金額。
- 但是這些資料錯雜在一起，沒有次序。
- 利用樞紐分析（資料透視表），可以快速結算出 A 品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額、B 品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額、C 品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額。
- 於是要製作出有效圖表也變得更簡單。
四，重複性的整理動作，利用「巨集」自動完成
有時候一張試算表中，有好幾頁類似的工作表需要整理，每頁工作表目前的資料都還很雜亂，所以我想要做一些格式的調整，並且為每頁工作表做出樞紐分析後的統計圖。
如果每頁工作表都要手動整理一遍又製作樞紐分析統計圖，也是要花上不少時間。
這時候，就可以利用「巨集」，把第一頁工作表的操作「錄製」下來，接下來第二、第三、第 N 頁的工作表直接「播放」，就可以自動重複第一頁的各種整理步驟，快速完成其他頁面的整理。
五，匯率函式，自動轉換貨幣金額，追蹤走勢圖
如果要整理的帳目資料跟外幣有關，需要同時計算轉換成新台幣或其他外幣的金額。
這時候，可以利用 Google 試算表中的「 Google 匯率」（ GOOGLEFINANCE Currency）函式，自動計算當下換算的新台幣、外幣價格。
還可以設定一個走勢圖，追蹤指定時間內的貨幣匯率趨勢。
六，翻譯函式，自動翻譯詞彙成多國語言
結合 Google 翻譯的功能， Google 試算表中還有一個翻譯公式（=googletranslate），可以自動把指定儲存格內的資料，快速翻譯成需要的語言。
七，自動彙整多份試算表的函式，讓統整報告更簡單
有時候手上有多份銷售報表檔案，或是不同專案的統計數據分散在不同的工作表、不同的範圍。
我需要為自己製作一份總表，可以追蹤所有銷售報告、所有專案數據。
但是，不要用手動複製貼上的方式，因為那樣總表的資料沒辦法跟著其他試算表同步更新。
這時候，就可以利用「匯入其他試算表資料」的函式（「=importrange」），把其他檔案的資料，自動匯入到總表，並且當其他檔案資料更新時，總表也可以自動更新。
八，快速將文字分欄、轉換欄列
如果說剪貼一份資料到表格中，結果一個儲存格中有太多筆資料，想要快速分成多欄。
或是一開始的欄列設定想要轉換，把欄換成列。
這時候， Google 試算表也內建了直接分欄，或是欄列轉換的功能。
九，利用 Google 表單，快速、精準收集帳目報表
若是需要收集大量的資料，最後整理成一份統計報表，那麼除了直接在 Google 試算表上填寫，不如先設計一份「 Google 表單」。
透過製作一份可以快速輸入與選擇的線上問卷，但做為回報資料的用途，這樣一來也能精準地收集需要的資料報表。
我之前曾經利用這樣的方式，來收集家庭收支表，或是多人旅行時的記帳功能，非常好用。
十，安裝合併列印郵件外掛，寄送客製化郵件
有些關鍵的功能，在 Google 試算表中缺乏，可以透過安裝外掛的方式實現，例如在 Excel 中常用的合併列印郵件功能。
當擁有一份客戶名單的 Google 試算表，安裝「 Yet Another mail merge 」這個外掛程式，就可以直接透過 Gmail ，寄送包含客戶資料的客製化郵件。
十一，修改網址，分享試算表時可以直接複製或下載
當我們自己慣用 Google 試算表時，除了直接分享網址給合作者之外，如果對方想要快速複製試算表，或是把 Google 試算表下載成 Excel 檔案，有時候對方並不知道如何操作。
這時候，只要在試算表網址後面，修改一下後贅，就可以讓對方點開網址直接複製副本，或是點開網址直接下載 Excel 檔案。
十二，把試算表內容張貼到網頁中，並可即時更新
我自己在製作軟體工具比較表時（例如：Webex, Teams, Meet, Jitsi 8款視訊會議軟體需求測試比較表格），用 Google 試算表製作，完成後可以獲得嵌入到網頁中的程式碼，這樣就能分享到網站。
而且在 Google 試算表更新時，網頁中的表格資料也會同步更新。
- 圖文教學：超簡單網頁表格製作！免語法用 Google 試算表教學
十三，Google 試算表的範本
如果想要製作複雜的統計報表，或是像利用試算表製作甘特圖，這時候或許從範本開始入手，然後進行修改，也是一個快速的好方法。
現在許多提供 Excel 範本的網站，也會提供 Google 試算表的範本可以套用。
結論：
以上就是我自己會用到的幾種 Google 試算表整理功能、工作技巧，整理給大家參考。
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於相關工具、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。
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非常感謝~ 又學到了一些東西
回覆刪除你好 請問google sheet 有沒有類似excel多重彙總資料範圍的功能呢？我把檔案轉存後樞紐就不能使用了
回覆刪除你好，想請教你googlesheet 裡面有沒有類似excel多重彙總資料範圍的功能呢，我把檔案轉存後googlesheet的樞紐就不能使用了，當初有用多重彙總資料範圍，合併多個資料表(都在同一個檔案內)
回覆刪除請問有訂購名單+計算金額一起的範本嗎
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