工作愈忙愈要減輕雜事負擔:把雜事專案化、自動化、模式化



我們或許會這樣想:「雜事,最好就是把他們交辦出去?」但其實並非如此:

  • 一來,往往那是我被交辦要做的事情,通常沒有下一個人可以交辦。
  • 二來,當我們是主管時,如果只能不斷交辦雜事出去,正代表我帶領的團隊工作流程是混亂的。

每一次我在講授時間管理或 Evernote 筆記課時,總會有許多朋友問我,工作上一直被交辦雜事,導致重要的工作都被延誤,應該怎麼辦才好?這個問題,並不一定只能是無奈的現實。



我們可以利用主動積極的處理技巧,減輕雜事負擔。

這並非那種「再也沒有雜事」的一勞永逸但不現實方法。只是如果可以做好下面三個管理,或許會大大減輕我們面對雜事的負擔:

  • 專案化
    • 雜事可能是我們搞錯處理順序產生的。
  • 自動化
    • 雜事可能是我們執行了不必要的步驟。
  • 模式化
    • 雜事可以用重複範本的方式快速完成。

我自己會利用上面三個管理技巧,幫助自己把雜事減到最少,處理雜事的效率提升到最高。一來一往,就可以有效的減輕雜事負擔與干擾。




舉個具體的例子,當我在管理 Google 雲端硬碟上的大量檔案資料時,裡面有許多不同專案的不同零散文件,這就跟要處理許多看似混亂的雜事一樣。

而這時候,我有三個讓處理 Google 雲端硬碟文件更有效率、更沒有管理負擔的流程。

第一個就是用「專案排程的方式做整理,不是用資料夾來分類雜事,而是建立一份「專案文件」來「排程」每個檔案的處理流程,這樣一來,我就可以從「專案視野」知道雜事的處理順序:
  • 下一個要處理的文件是什麼?
    • 不會被一堆雜亂文件,搞亂處理進度,專注在下一件事即可。
  • 要掌握的資料在哪個流程?
    • 快速找到、不會遺漏重要資料。
  • 這份檔案可以在哪個階段處理?
    • 可以明確知道雜事該什麼時候處理,而不用一著急全部擠在一起處理。


第二個則是盡量用「協同合作來自動簡化流程,如果要一起做企劃?有文件需要確認?要一起收集資料製作表單?需要共同完成一份簡報?我一定優先促使團隊採用協同合作文件的方式,因為這樣就可以減少許多雜事的步驟:
  • 省下郵件傳遞的步驟。
  • 省下溝通整合的時間。
  • 還擁有自動的版本控管。。


第三個則是建立許多「模式化的範本文件,意識到雜事會不斷重複出現,還常常臨時出現,所以不如為這些雜事建立範本文件,雖然第一次建立範本需要多花一點點時間,但可以為未來的每次雜事,省下大量的時間,因為到時候只要複製使用即可:
  • 常用的企劃文件範本
  • 常用的報告範本
  • 或是利用「合併列印郵件」寄送郵件範本,等等。


這就是我所利用的專案化、自動化與模式化的技巧,而他們確實幫助我減輕雜事負擔。




一,專案化:


專案化的管理,是我認為減輕雜事負擔最直接有效的方法,雖然他執行起來也最難。

雜事的出現,並且會造成我的負擔,其中有三個關鍵的問題是:

  • 沒有長期的目標計畫,就無法預期雜事的出現,於是大多任務都會看起來像是突然出現的雜事。
  • 缺乏專案排程,雜事出現了不知道應該放在哪個階段處理。
  • 我們往往自己把雜事全部擠在一個處理,於是更沒有容納意外雜事的彈性。

這時候如果能夠先做好自己的目標專案管理(無論是工作上或生活上),那麼就可以有效解決上述三個雜事的問題。

就像我在這篇文章所說的:「如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單」,當一個工作或生活目標的開始,我應該是依據下面這樣的步驟做管理:

  • 先建立一份目標的專案筆記。
  • 在專案筆記中,逐步拆解每個階段進度的流程。
  • 從這樣的專案流程中,我可以為未來的任務,在前面階段先準備。
    • 於是就減少了這些事情在未來變成臨時雜事出現。
  • 當出現新的相關任務時,我會有一個明確流程依據,知道可以把新任務擺入、插入哪一個位置。
    • 於是我可以專心處理眼前最要緊的下一步行動,而不用擔心擺到後面流程的雜事。

其實這是一個很簡單的管理步驟,但我也發現,往往我們會陷入遇到什麼做什麼的「想要快一點完成」的迷思。但這樣一來,反而更容易陷入雜事纏身的困境。


所謂的「預先準備」,就是如果我知道這個專案之後會有許多報表要填寫,是否可以一開始收集資料就用報表需要的格式處理?如果我知道這個專案之後會有結案報告,是否可以一開始做企劃時就符合結案報告的需求項目?那麼到了之後的階段,我就可以直接複製之前的內容,完成一件雜事。

所謂的「知道雜事的位置」,就像今天即時通收到一個任務,今天開會討論了三個行動,我不是把今天出現的這些事情全部列上待辦清單(那樣就會真的變成雜事纏身),而是:

  • 打開我的「專案筆記」
  • 看看即時通的任務應該放入未來哪個階段的流程去處理
  • 會議結論的三個行動分別又要插入哪幾個不同的處理順序中

把雜事排入真正的專案流程,而非待辦清單,讓自己的待辦清單是今天真正要推動的重要事情,這樣也是減輕雜事的干擾與負擔。(具體搭配工具的作法,可參考:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流


而要解決「雜事不要擠在一起處理」的問題,首先還是需要我先有一個明確的專案排程,甚至這個排程很明確的在進攻行事曆上畫出時間軸。這時候當主管、同事、客戶要丟一個臨時雜事給我時,我才能「明確的討價還價」,意思是我可以準確地說出,這一件雜事可以排入未來哪個時間點再處理,一樣來得及,甚至更符合專案流程。

很多時後,雜事出現而我們只能排入今日待辦清單,是因為連我們也不明確的知道,這件事可以排入專案未來的哪一個時程處理就好。





二,自動化:


在透過專案化管理,來讓雜事有秩序的前提下。我們還可以進一步透過自動化,來提升雜事的處理速度。這邊尤其指的是「善用工具,簡化工作步驟」。

要注意,我說的自動化,包含但主要不是指那些需要寫程式碼,或是需要很多步驟設定的「全自動化」,例如:「Trello 繁瑣操作全自動化教學, Butler 強化功能免費開放使用」。

我想表達的自動化,是:

  • 用一般人也可以輕鬆上手的數位工具。
  • 改變一下自己的工作方式。
  • 就能讓某些原本要做的步驟不需要做。
  • 或是可以自動完成就好。

光是這樣做,就能節省大量瑣事的處理時間,甚至讓瑣事不要發生。

前面提到的「協同合作」是一個例子,沒有協同合作時,我們每天要在許多郵件、即時通中重複的傳遞、修改檔案,增加很多等待、操作的時間,也增加很多確認、管理的時間。但如果善用「協同合作」,可以把這些步驟都簡化下來。

或者像是:


善用工具,搭配工作方法的調整,我們也能:「用減法工作」。

也歡迎參考下面這段結合真實故事案例的教學影片:https://youtu.be/obe4BX0-wpA





三,模式化


最後這個步驟,可能是做起來最簡單,而也能有效減輕雜事負擔的方法。那就是我在這個系列前一篇文章所講的:「工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵」。

很多雜事是重複出現的,或許我們無法預知下次什麼時候會被交辦,但我們知道未來還會再做到。

這時候,如果可以在第一次做一件任務時,一邊做,一邊起碼把兩種東西「記錄」好:

  • 任務的實際執行步驟。
  • 任務需要的相關資料。

這樣一來,就等於為「下一次的類似雜事」,準備好了一份範本。等到下次雜事再出現,只要照著做即可。

我在自己的工作流程中,就用 Evernote 累積了數百則這樣的工作範本,他們涵蓋了我在工作中、生活中會遇到的大大小小雜事。

雜事第一次出現,確實會花點時間,但等到第二次、第三次又再出現時,我已經準備好固定模式的範本,可以用最快速度、不出錯的處理完成了!

這是一個我維持多年的習慣,就是為各種做過的任務,都要建立模式化的清單筆記:「準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態」。而他們也確實幫助我能夠更輕鬆的處理隨時出現的雜事。




小結:


所以當我們面對工作上、生活中,常常都會有許多雜事不斷干擾,甚至有時候雜事的數量造成負擔,這時候,我會嘗試從上面三種方法,來有效處理雜事:

  • 專案化
    • 我自己要能預知某些雜事,先做準備。
    • 我要能明確知道雜事要排入哪個流程。
    • 這樣我就不用擔心雜事全部擠在今天的待辦清單。
  • 自動化
    • 我會善用數位工具,讓某些雜事不用做。
    • 或是讓某些雜事簡化步驟,做起來更快。
  • 模式化
    • 我會更認真面對雜事,寫下處理的步驟、經驗與資料。
    • 建立每一件雜事的清單與範本。
    • 下一次,就可以減輕大腦負擔,快速地完成這件事。

提供大家參考,希望有所幫助。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:


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留言

  1. 感謝分享,這篇我很想分享給新進同仁,關於做事方法

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  2. 站長你好:
    請問在電腦版裡,點擊記事連結後,有快速鍵可以返回原本的目錄記事嗎? 謝謝!

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