工作愈忙愈要避免零碎溝通,用即時通工作的3個節省時間技巧


最近幾次在大學演講,不約而同被問到一個類似的問題:「在用即時通討論事情時,常常覺得對方很沒有效率,討論很零散,進度很緩慢,對方的回應有一搭沒一搭,感覺彼此都會拖延到時間。」

而面對一些重要的事情,或是自己很忙時,這樣的即時通討論,反而讓工作的效率降低。

這些時候,我們總覺得是:

  • 對方沒誠意討論?
  • 對方不專心?
  • 對方是不是對我有什麼意見?

這些類似「為什麼已讀不回?」的心理猜測,其實在工作討論中沒有必要,也可以由我們來主動避免。

因為當我們主動發起了「零碎的溝通」,如何讓最後的討論,不陷入低效率、進度慢的困境呢?




所以在遇到上面同學的提問時,我都用了同樣一套方法來回答,核心精神是:「我自己不要發動零碎的討論,別人就無法零散溝通」,而在即時通討論工作上,則落實為三個技巧。

這篇文章,也跟大家分享。




技巧一,結果導向


如果不希望即時通的討論,最後變成聊天,或是變得發散而低成效,那麼可以用「結果導向」的方式進行溝通。

傳送訊息時,我會思考「自己想要的結果是什麼」,然後寫出來的訊息會以「確認我要的結果」為主。

例如,要討論一些行銷方案,我不會傳訊息問對方說:「你是怎麼想的?」或「你想怎麼樣?」這樣的問句,很容易就會導向聊天模式,而非工作討論。

我會把訊息直接寫成:「如果是圈圈圈這樣的結果可以嗎?」「我目前想到A、B、C選項,你有沒有認為哪一個比較好?」

這樣一來,或許可以直接獲得一個 A 選項比較好,然後深入就 A 選項的調整具體討論。或者,也可能獲得一個可以、不可以的答案。

但就算是「不可以」的答案,其實也是一個明確的結果,幫助我們結束這一段討論,開啟另一段具體的討論。

我這裡的意思,並非要對方一定要接受我的選項,而是先有明確選項,對方也更容易延伸出具體想法,討論也才有明確的方向,知道什麼地方要停止。我最怕遇到的即時通、開會討論,就是沒有設定想要的明確結果,大家天馬行空漫談,最後花 了很多時間,但有可能什麼成效都沒有。

因此我的第一個使用即時通討論工作的技巧,就是「結果導向」,以確認結果為優先。就算答案是全部不要,那也可以節省討論時間,趕快推進到回去各自繼續規劃,不要把時間浪費在沒結果的討論。




技巧二,一次說完整


我最怕遇到的即時通開場方式,就是:「我有一個問題想問你,可以嗎?」當然,有禮貌是好事,但這樣的討論開場,很有可能在有一句、沒一句的來回問答中,雙方都沒辦法一次搞清楚問題的全貌,導致討論整個偏離方向,也浪費了多餘的討論時間。

如果能夠一次把問題都具體說完,這樣我(或對方)反而可以在有空檔時,一次想清楚,一次答覆完成。

所以我自己會這樣做,如果這個工作討論真的比較適合即時通,那麼我也會先在自己的「筆記」中,先把我想問的問題擬好,要如何描述問題?要如何列舉重點?要如何導引到最後要詢問確認的結果?

我甚至會先在筆記中,把草稿反覆看過兩次,做一些修辭的修改,盡量讓語氣、意義都是正確無誤的。

最後,我才把筆記中的草稿,一次貼到即時通的訊息中,讓對方慢慢消化再回應我。

我發現,當我這樣做的時候,我們的即時通討論可以節省很多時間:

  • 省下你一句、我一句之間互相等待的時間。
  • 減少講到一半岔題、誤解時,所浪費的時間。
  • 一次講清楚,也讓對方想清楚再回答,減少不必要的等待時間。

當我這樣做,我認為「對方已讀不回」對我反而是好事。因為我就是希望對方想清楚後,也能夠一次回答我。這才是我們雙方彼此都能節省時間的方法。

這時候我大可以繼續去完成其他工作,不用浪費時間在即時通上不必要的討論。

而如果這樣的討論沒有非要用即時通不可的理由,我更喜歡「一次完整的把問題、重點、結果」,透過電子郵件講清楚,然後讓對方也回應給我一封完整的確認郵件。




技巧三,高密度時間


討論變零碎,對方已讀不回,還有一個可能原因,就是我們在對方不適合的時間跟對方討論。對方這時候,不回我們也不是,但回應我們後,又並非真的有時間討論。

我對即時通的看法,這並非是可以隨時討論的工具,而是「可以快速獲取結果」的工具。

這兩者有何不同呢?

  • 把即時通當作可以隨時討論的工具:就是讓工作變成隨時在討論,但討論很破碎,最後影響真正處理重要工作的時間。
  • 把即時通當作可以快速獲取結果的工具:那就是在工作的關鍵點,可以透過即時通確認成果,於是更準確推進下一步動作。

所以我自己會這麼做,在我傳訊息給對方描述問題後,我會主動詢問對方:「現在有時間討論嗎?或許什麼時候方便空出 10 分鐘做確認與討論?」如果對方當下沒時間,那就約一個時間,確認要討論的時間長度,然後到了那個時間,用「高密度的即時通討論」一次把問題解決。

即時通上的高密度討論,就是明確約定一個雙方都真的有空的時間,確定討論的時間長度,然後密集的傳訊把問題解決。

與其隨時傳訊,就想要對方回訊,這樣反而會大幅度拉長討論的時間,而且討論會非常缺乏密度,最後就是很破碎、很零散、有一搭沒一搭,而很容易中斷。

不如約定一個大家都有空的即時通討論時間,然後密集的把問題解決。




小結:


其實就跟沒有效率的會議一樣,如果開會時沒有明確議程、明確想要獲得的結果,最後開會就變得跟聊天一樣,冗長又沒有實際成效。

即時通在工作上並非用來聊天,我們一定不希望即時通反而拖累了工作時間。而就算對方沒有這樣的意識,但如果我們自己能夠主動的:

  • 傳訊息時以結果確認為導向。
  • 習慣一次說完整。
  • 約定高密度時間做溝通。

那麼在即時通討論工作,也可以大幅度避免反而拖累工作時間的情況。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
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