工作愈忙愈要先理清順序,但不是排重要性,是避免時間浪費



忙碌的工作者,常常會被賦予許多的新任務,於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況,沒有時間仔細思考排程、順序的問題。

但這個「沒有時間」好好做計畫的原因,很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫,所以才沒有時間。

不過,我這裡說的計畫與排程,「不是」單純排出事情的優先重要性而已。

而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序,做好快速工作切換,讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間,最後更沒有時間做計劃。(可延伸閱讀:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧




我舉一個自己的生活例子,來說明什麼是「先理清次序」。

週末時我喜歡做料理給家人享用,上個週末打算自己做幾道菜,分別如下:

  • 烤鮭魚
    • 準備鮭魚3分鐘
    • 放入烤箱20分鐘
  • 義大利麵
    • 準備配菜材料5分鐘
    • 滾水3分鐘
    • 煮麵7分鐘
    • 下麵加配料5分鐘
  • 氣炸鍋豆腐
    • 準備豆腐2分鐘
    • 放入氣炸鍋20分鐘

問題來了,如果我自己一個人要做好上面三道料理,需要多久時間呢?




第一種答案,總共要 65 分鐘。

先做第一道烤鮭魚,花了 23 分鐘。然後做第二道義大利麵,花了 20 分鐘。接著做第三道氣炸鍋豆腐,花了 22 分鐘。

想到什麼就做什麼,做完一個任務才接續做下一個任務,計畫上看似簡單直接,不花腦筋做計劃,但總共要花費的時間卻最久,因為裡面有很多「等待」時間被浪費了。



所以稍微有經驗的人,不會選擇第一種答案,可能會選擇第二種答案,總共要 45 分鐘。

先做感覺最麻煩的義大利麵,總共要 20 分鐘。然後花 3 分鐘準備鮭魚,花 2 分鐘準備豆腐,一個放入烤箱 20 分鐘,另一個同時放入氣炸鍋 20 分鐘。把烤箱與氣炸鍋的時間重疊,這樣大概需要 45 分鐘。

開始做一點簡單計畫,思考有沒有哪些任務可以同時並進,這樣就可以節省等待時間。但還是有點「卡關」,因為熱騰騰的義大利麵做好後,還要 25 分鐘之後兩道搭配的菜餚才能上桌。



更有經驗的人,於是可以看到第三種答案,總共只要 25 分鐘。

先準備鮭魚、豆腐共 5 分鐘。放入烤箱、氣炸鍋計時 20 分鐘。在烤箱與氣炸鍋進行的同一時間,完成義大利麵總共 20 分鐘的處理手續。這樣總共只要 25 分鐘。而且其中滾水、煮麵的階段,還可以去顧一下烤箱、氣炸鍋裡需要翻面的食材。最後就 25 分鐘三道菜同時做好。

簡單調換一下做義大利麵、烤箱、氣炸鍋料理裡「具體步驟」的「順序」,就會發現可以減少更多等待、卡關的時間。



更厲害的人,說不定可以看到第四種答案,總共也是 25 分鐘,但有一點不同。

第一時間開始滾水,同時準備鮭魚、豆腐共 5 分鐘。準備好放入烤箱、氣炸鍋計時 20 分鐘。同一時間水滾好了,下麵煮 7 分鐘,但同時才開始準備義大利麵材料。麵煮熟了剛好可以放入材料完成最後 5 分鐘烹煮。

這樣一來,17分鐘後義大利麵先上桌, 8 分鐘後烤箱與氣炸鍋料理可以上菜。肚子餓的人可以先吃,但配菜上菜的時間也不會間隔太久。(再調整一下流程,說不定你可以看出義大利麵 12 分鐘就能上桌的方法,但三道菜總時間應該還是要在 25 分鐘,而且這樣步驟可能會變得太緊迫,有可能容易出錯。)

這是真實的例子,最近我和老婆一起準備小孩的生日派對午餐時,我也是用同樣方法做了規劃,讓午餐可以在 30 分鐘上桌。





你會發現其實很簡單,並非什麼複雜的排程技巧。僅僅只是單純的理清工作步驟次序,就可以讓時間大幅度的縮短。

它需要的一個關鍵前提,則是我們不能只是看到「任務」,還要能看到任務裡面可以拆解出來的「行動步驟」。並且思考:

  • 哪些行動步驟會影響其他行動,需要先完成?
  • 哪些行動步驟不會影響其他行動,可以後完成?
  • 哪些行動步驟需要等待,可以同時安排其他行動一起進行?

我在之前的「工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動」中提到,要把「塊狀任務」切割成「分點行動清單」。

而如果還可以從分點行動清單的角度,重新安排任務的順序,則會發現專案更容易推動、所需花費的總時間可能更少,或者說,可以在更少時間完成更多專案。




我曾經分享過自己規畫婚禮專案的方法:「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法」。

即使在這麼龐大、複雜、常常有意外的專案中,我還是會「先理清次序」,而不會急著去做,因為理清次序後,做起來才會更輕鬆、時間更有彈性。

我可能會這樣安排行動次序:

  • 確認喜宴場地時間
    • 先做這個不需太多思考,只要快速確認時間、地點的行動。
  • 可以開始調查參加者
    • 有了喜宴場地時間,就可以先進行需要一段時間累積的賓客名單。
  • 同時找時間拍攝婚紗
    • 然後才慢慢去做婚紗之類的準備。
  • 同時慢慢規劃喜宴流程
    • 喜宴的流程儀式等等,可以慢慢來,一邊先做前面比較不需思考就能完成的,一邊思考累積想法,最後完成流程設計即可。

這當然是簡化的版本,不過只要能理清次序,那麼就不容易到最後手忙腳亂、時間不夠。




或者我自己在製作一本書籍的時候,可能會這樣安排流程:

  • 先設定書籍大綱。
  • 有了大綱先想好書中最關鍵的概念與文案。
  • 可以先做行銷文宣。
    • 行銷業務的同事可以先展開行動。
  • 同時可以先做封面草圖。
    • 設計師可以先展開行動。
  • 同時我繼續慢慢寫稿。

如果沒有理清次序,可能我寫稿花了兩三個月時間,最後才要做行銷文宣或封面就變得時間很趕,或是整個專案時程又要拉長了。




我舉了一些例子,可能每個人遭遇的生活與工作情況不一樣。

但是工作愈多、愈忙時,「先理清次序」,反而會節省我們更多工作時間。

不過要注意的是,這裡說的不是理清重要性的次序,而是避免等待、卡關的最佳步驟順序。

有興趣的朋友,還可以參考:[準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態]、[想做的事情太多怎麼辦?讀者的多目標實踐拆解案例分析]、[如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動?實例示範 ]等文章。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

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