工作愈忙愈要先理清順序，但不是排重要性，是避免時間浪費

忙碌的工作者，常常會被賦予許多的新任務，於是很容易陷入有一個任務就趕快做一個任務的情況，沒有時間仔細思考排程、順序的問題。

但這個「沒有時間」好好做計畫的原因，很有可能正是來自於沒有仔細思考排程、順序本身。正是因為沒有先做好計畫，所以才沒有時間。

不過，我這裡說的計畫與排程，「不是」單純排出事情的優先重要性而已。

而是沒有理清多個任務之間「真正的行動步驟」次序，做好快速工作切換，讓多個任務可以同步並進。於是導致自己在工作上要花掉更多時間，最後更沒有時間做計劃。（可延伸閱讀：如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧）




我舉一個自己的生活例子，來說明什麼是「先理清次序」。

週末時我喜歡做料理給家人享用，上個週末打算自己做幾道菜，分別如下：

• 烤鮭魚
• 準備鮭魚3分鐘
• 放入烤箱20分鐘
• 義大利麵
• 準備配菜材料5分鐘
• 滾水3分鐘
• 煮麵7分鐘
• 下麵加配料5分鐘
• 氣炸鍋豆腐
• 準備豆腐2分鐘
• 放入氣炸鍋20分鐘

問題來了，如果我自己一個人要做好上面三道料理，需要多久時間呢？




第一種答案，總共要 65 分鐘。

先做第一道烤鮭魚，花了 23 分鐘。然後做第二道義大利麵，花了 20 分鐘。接著做第三道氣炸鍋豆腐，花了 22 分鐘。

想到什麼就做什麼，做完一個任務才接續做下一個任務，計畫上看似簡單直接，不花腦筋做計劃，但總共要花費的時間卻最久，因為裡面有很多「等待」時間被浪費了。



所以稍微有經驗的人，不會選擇第一種答案，可能會選擇第二種答案，總共要 45 分鐘。

先做感覺最麻煩的義大利麵，總共要 20 分鐘。然後花 3 分鐘準備鮭魚，花 2 分鐘準備豆腐，一個放入烤箱 20 分鐘，另一個同時放入氣炸鍋 20 分鐘。把烤箱與氣炸鍋的時間重疊，這樣大概需要 45 分鐘。

開始做一點簡單計畫，思考有沒有哪些任務可以同時並進，這樣就可以節省等待時間。但還是有點「卡關」，因為熱騰騰的義大利麵做好後，還要 25 分鐘之後兩道搭配的菜餚才能上桌。



更有經驗的人，於是可以看到第三種答案，總共只要 25 分鐘。

先準備鮭魚、豆腐共 5 分鐘。放入烤箱、氣炸鍋計時 20 分鐘。在烤箱與氣炸鍋進行的同一時間，完成義大利麵總共 20 分鐘的處理手續。這樣總共只要 25 分鐘。而且其中滾水、煮麵的階段，還可以去顧一下烤箱、氣炸鍋裡需要翻面的食材。最後就 25 分鐘三道菜同時做好。

簡單調換一下做義大利麵、烤箱、氣炸鍋料理裡「具體步驟」的「順序」，就會發現可以減少更多等待、卡關的時間。



更厲害的人，說不定可以看到第四種答案，總共也是 25 分鐘，但有一點不同。

第一時間開始滾水，同時準備鮭魚、豆腐共 5 分鐘。準備好放入烤箱、氣炸鍋計時 20 分鐘。同一時間水滾好了，下麵煮 7 分鐘，但同時才開始準備義大利麵材料。麵煮熟了剛好可以放入材料完成最後 5 分鐘烹煮。

這樣一來，17分鐘後義大利麵先上桌， 8 分鐘後烤箱與氣炸鍋料理可以上菜。肚子餓的人可以先吃，但配菜上菜的時間也不會間隔太久。（再調整一下流程，說不定你可以看出義大利麵 12 分鐘就能上桌的方法，但三道菜總時間應該還是要在 25 分鐘，而且這樣步驟可能會變得太緊迫，有可能容易出錯。）

這是真實的例子，最近我和老婆一起準備小孩的生日派對午餐時，我也是用同樣方法做了規劃，讓午餐可以在 30 分鐘上桌。

你會發現其實很簡單，並非什麼複雜的排程技巧。僅僅只是單純的理清工作步驟次序，就可以讓時間大幅度的縮短。

它需要的一個關鍵前提，則是我們不能只是看到「任務」，還要能看到任務裡面可以拆解出來的「行動步驟」。並且思考：

• 哪些行動步驟會影響其他行動，需要先完成？
• 哪些行動步驟不會影響其他行動，可以後完成？
• 哪些行動步驟需要等待，可以同時安排其他行動一起進行？

我在之前的「工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動」中提到，要把「塊狀任務」切割成「分點行動清單」。

而如果還可以從分點行動清單的角度，重新安排任務的順序，則會發現專案更容易推動、所需花費的總時間可能更少，或者說，可以在更少時間完成更多專案。

我曾經分享過自己規畫婚禮專案的方法：「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃？複雜專案輕鬆做的方法」。

即使在這麼龐大、複雜、常常有意外的專案中，我還是會「先理清次序」，而不會急著去做，因為理清次序後，做起來才會更輕鬆、時間更有彈性。

我可能會這樣安排行動次序：

• 確認喜宴場地時間
• 先做這個不需太多思考，只要快速確認時間、地點的行動。
• 可以開始調查參加者
• 有了喜宴場地時間，就可以先進行需要一段時間累積的賓客名單。
• 同時找時間拍攝婚紗
• 然後才慢慢去做婚紗之類的準備。
• 同時慢慢規劃喜宴流程
• 喜宴的流程儀式等等，可以慢慢來，一邊先做前面比較不需思考就能完成的，一邊思考累積想法，最後完成流程設計即可。

這當然是簡化的版本，不過只要能理清次序，那麼就不容易到最後手忙腳亂、時間不夠。

或者我自己在製作一本書籍的時候，可能會這樣安排流程：

• 先設定書籍大綱。
• 有了大綱先想好書中最關鍵的概念與文案。
• 可以先做行銷文宣。
• 行銷業務的同事可以先展開行動。
• 同時可以先做封面草圖。
• 設計師可以先展開行動。
• 同時我繼續慢慢寫稿。

如果沒有理清次序，可能我寫稿花了兩三個月時間，最後才要做行銷文宣或封面就變得時間很趕，或是整個專案時程又要拉長了。




我舉了一些例子，可能每個人遭遇的生活與工作情況不一樣。

但是工作愈多、愈忙時，「先理清次序」，反而會節省我們更多工作時間。

不過要注意的是，這裡說的不是理清重要性的次序，而是避免等待、卡關的最佳步驟順序。

有興趣的朋友，還可以參考：［準備好瑣事清單，幫你不費力進入決定性工作狀態］、［想做的事情太多怎麼辦？讀者的多目標實踐拆解案例分析］、［如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動？實例示範 ］等文章。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：

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