工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵


工作愈忙,愈要勤作筆記。任務愈多,愈要寫任務日誌。這樣忙中才不會出錯,而且還能幫助工作愈做愈快。

但是工作已經夠忙了,還要記錄工作的過程,這樣會不會反而多花時間呢?接到一個任務,不如趕快排上待辦清單,趕快在一片忙碌中做完,然後從待辦清單上刪掉他?完成一件事情是一件!

但,這是最好的方法嗎?

我們不斷陷入工作忙碌的循環,就在於每一個任務都想趕快做完,但沒有留下足夠的「記錄」與「回顧」。




於是,我們常常不能面對任務的中斷、切碎。之前做到哪裡?之前完成哪些重點?那時候還想到要做哪些重點?每次回到任務,如果沒有日誌,都要重新釐清一遍,導致時間花費更多,出錯的機會更大。

所以我們完成的任務無法成為有效的經驗。時間不用太久,大多細節就已經遺忘、搞不清楚順序。於是下一次類似任務出現時,我們必須要花同樣、甚至更多時間,重頭忙起。

在忙碌的工作中,如果我們不能讓事情愈做愈順暢,那麼在工作愈忙的環境下,惡性循環就永遠都不會停止。

而寫下任務日誌,做好記錄與回顧,則可以幫助我們脫離這樣的循環。




記錄,和計畫不同:


筆記有很多用途,但核心是「記錄」。如果把「記錄」做好,就能方便我們「回顧」。記錄與回顧,則是改進的基礎,也是提升工作效率的關鍵。

我這邊說的,不是更困難的任務拆解,也不是執行任務前所做的計畫,而是最簡單的一個步驟:「我做了什麼,要記錄下來」。

例如我要練習一道食譜,我去研究了一些食譜資料,排出了一些料理步驟。這個是「計畫的筆記」。

但是當我實際做這道食譜時,每一步做了什麼?這一步和計畫有什麼不一樣?我的份量調味有什麼改變?我跳過哪個步驟沒做?這些則是「記錄的筆記」。

我們往往會做一點計畫的筆記,但一旦開始做,卻很容易忘記去做「記錄」的筆記。

規劃的筆記固然重要,但「記錄的筆記」卻是把事情做得更好的關鍵。





隨時記錄:


即使我們還不擅於規劃,但是起碼「記錄的筆記」,是我們每一個人都可以做的。

我的方法很簡單,不一定要有什麼嚴肅的筆記規則或格式,但如果能夠記得快,但又保持清晰、有層次,可以讓任務的日誌更有參考價值。

通常我的記錄步驟如下:

  • 開一則任務筆記,同個任務的記錄應該都在同一則筆記中。
  • 一邊做,一邊記錄做了什麼步驟。
    • 一邊做,一邊調整步驟順序、分類。
  • 一邊做,一邊記錄還想到什麼步驟要做。
    • 不是刻意作任務規劃,只要把想到的,寫上任務筆記就好。
    • 還沒做的保留核取方塊
  • 步驟中,註記執行過程中產生的想法。
    • 例如這個步驟好像發現什麼問題?某個步驟為什麼決定這樣做?

你可以像我一樣用最簡單的「大綱層級筆記」,製作清晰易懂的記錄。





保持回顧:


即使有時候真的一下子忙著去「執行」,但我也會趕快抽空,回顧一下剛剛做了什麼,補充到任務筆記上。

更進一步的,在整個任務完成後,其實筆記還是一個「未完成」的狀態,這時候更需要去「回顧」一次自己的記錄。

我會在前面記錄的基礎上,做幾個步驟:

  • 補上我有做,但之前記錄時可能漏掉的步驟
  • 做完後發現不必要的、錯誤的步驟,劃一條刪除線
    • (不能刪掉,刪掉下次就忘了,而是要畫一條刪除線)
  • 想想下一次可以加上去的步驟
  • 重新調整步驟順序

這些記錄與回顧,雖然對這次已經完成的任務沒用了。但下一次要做類似任務時,這份任務日誌,其實就是一個「已經做好規劃的新任務筆記」!

好的記錄與回顧,就是好的規畫的基礎!




結論:


即使工作再忙,開始一個任務時,每做一步,都要好好寫下記錄的筆記,是我的核心原則。

這可能有點違反直覺。我已經很忙,接到任務趕快做完就好,還要多花時間寫筆記嗎?這樣不是會更忙?是的,剛剛開始時可能會覺得時間更緊繃,但這個習慣建立,卻是為了不久之後的效率提升,打下堅實的基礎。

更何況,當下做好記錄,其實就對這一次的工作有幫助:

  • 隨時可以接上之前被中斷的任務,即使任務有時被耽擱很久,也可以再次快速接上。
    • 因為筆記記錄裡,保留了我之前做了哪些步驟,做到哪個順序,我不用重新回想或確認。
  • 幫助我把這個任務做好,減少出錯、確保成果是想要的成果。
    • 因為筆記記錄中,註記了實際執行的步驟,於是要做調整、修正時,也才有具體的依據。
    • 也因為筆記記錄中,註記了現在想到,但以後需要注意的細節,用筆記來確認,而不是用腦袋,就能更加確保任務後續執行時不漏東漏西。
  • 還能在未來執行類似任務時,幫助我規劃更有效率的方式完成任務。
    • 因為在任務日誌中,我可以參考之前的行動步驟,注意事項,甚至新的任務只要照著做,微調即可,不用重新再來一遍。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要記錄與回顧,寫任務日誌是提升效率關鍵

留言

  1. 像在實驗步驟旁邊寫實驗紀錄一樣,很有趣的想法

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

搜尋舊版報紙讀台灣歷史,免帳號檢索200萬筆半世紀前新聞

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

掌中澳:免費手機版澳門觀光地圖指南,最輕便的旅遊電子書

自己做 2020 年筆記本, 11 種行事曆、筆記範本下載列印網站

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Glossika 線上強化台語、客家話日常聽說能力,60種語言自學

如何用 Telegram 建立 20 萬人討論群組、公開頻道教學

2020 重新整理 7 種數位工作工具與資料,我的整理心法教學