工作愈忙愈要學會計算時間,我的 4 個更容易準時完成技巧



時間管理課堂上,常常有學員會問我這樣一個問題:「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個問題背後,可能包含了幾個不同層面的困擾:

  • 每天的待辦清單上,應該列出多少事項,才不會太滿或太少?
  • 為什麼自己預估的時間常常不準確,於是工作總是無法準時完成?
  • 當一個工作比預期的要花更多時間,於是其他排好的工作就會被擠壓,最後就感覺自己每天都要趕趕趕?
  • 在排時間表時,如何為自己留下充裕的時間,去完成一件真正重要的事情?

上述這些困擾,確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間?」這個時間管理基本功開始解決。

這篇文章,就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間,從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。




1. 找出基本任務單位,並實際計時統計


常常有不同作者問我,如何預估寫一本書需要多少時間?

我通常會這樣建議:「不要先預估,而是先把書的大綱完整列出來,然後試著寫其中兩三篇,每次寫的時候,按下計時器,計算自己寫一篇通常需要多久。這樣寫個幾篇後,平均一下,就能更準確推算未來還要留下多少時間來完成寫作。」

或者也可以這樣做:「還是要先把書的大綱列出來,然後給自己一個禮拜的時間,有空就血一寫,看看一個禮拜後,自己大概寫了多少篇,這樣回推大綱,就知道未來還需要多少時間可以完成這本書了。」

當遇到一個做過的工作,或是沒做過的工作,如何準確預估所需時間?其實方法都是一樣的。

要先拆解出這個任務的一個基本單位,例如一本書大綱中的一篇文章,然後先嘗試執行看看,並且在執行過程中實際計算時間,這樣就能獲得這個任務到底需要多少時間的基準了。

工具上,除了簡單的碼表、鬧鐘,也可以試試看專業的工具:「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。




2. 練習把每一個任務都「拆解」成積木


任何任務,應該都能像是積木一樣,拆解出各種不同的組件結構。例如寫一篇文章都還可以繼續拆解。

像是要寫一篇部落格文章,除了矇著頭直接從頭寫到尾,我其實會先把文章的結構拆解出來,像是:

  • 想一個好標題
  • 思考一個有吸引力的切入點與案例
  • 列出方法論的大綱
  • 每一個重點思考一個案例搭配
  • 寫出結論
  • 文章的最後修飾(配圖、後台設定、加上社群分享)

拆解出結構,那麼每一塊積木其實都可以是「一個獨立、具體的步驟」。

這時候會帶來很多好處:

  • 一整個任務要預估時間很難且很模糊,但是每一個獨立、具體小步驟要預估時間會精準得多,於是由小堆大,就可以更容易算出整個任務需要的時間。
  • 分解成很多個組件後,時間不夠時,會知道應該優先執行哪個積木,可以丟棄那個積木。
  • 拆解出結構後,會更容易看出有沒有漏掉哪一塊積木,於是也會知道自己忘記預估的某一塊時間。

我舉另一個例子,像是要上一堂三小時的時間管理課,其實背後我會拆解成起碼 12 個以上的單元(學員不一定看得出來,學員看起來好像三大段,但我上課時知道每個單元有區隔)。

一次要預估三小時的課程時間夠不夠?會不會太多?當然很容易預估得不精準,但是如果有 12 個明確的單元,掌握每個單元平均 15 分鐘長度,那麼大概就能知道多少的份量才不容易超時或不夠時間。

另外,上課過程中,如果前面有些單元拖了比較長的時間,那麼也可以隨時拿掉後面某一個小單元,因為全部都是一個一個組件積木,所以要重新拼湊很容易,而且學員還有可能看不出來我其實已經抽掉一個單元了。




3. 即使環境無法完全掌控,還是要先掌控我自己可以掌控的時間


前面是微觀的一日、半日的任務時間計算,但巨觀的一個月、一季的時間計算也很重要。

如果三個月之後有某個重要專案要完成,那麼我應該什麼時候開始?這三個月我應該分別留下多少時間來推進那個專案,然後到三個月之後,才有充裕的時間把重要專案好好地完成呢?

其實還是一樣的邏輯,我會利用方法二,先充分拆解這個專案的結構,把專案的「積木」先找出來。

然後如果不知道這些積木要花多少時間,就利用方法一,測試看看其中幾個積木要花多少時間,這樣就可以相對精準回推整個專案的時間。

有了這樣的基礎,我就利用「進攻型行事曆」的方法,把每一個專案積木,以及計算出來的積木所需時間,先預排在行事曆上,從專案截止日往回推,這樣做有兩個目的:

  • 計算時間往回推,回推到現在應該開始做什麼為止,這樣也會在接下來每一個階段,知道應該開始做什麼。
  • 把需要的時間預留在未來的行事曆,這樣要排未來的行程時,可以事先留下這些時間,去完成重要的專案。

當然,有時候大環境可能變動,導致我們預排的時間也要變動。

但是,如果連自己這個基本的時間預估、預留在行事曆的動作都沒做,那麼有了變動時,只會更加混亂。

反而有了時間的計算,那麼即使免不了有變動,但更容易知道如何調整與重新安排。




4. 有效率的系統,幫助自己愈做愈快


最後,如果要讓時間計算更精準,那麼還有一個關鍵,就是減少那些「不可預估的時間」。

什麼是「不可預估的時間」呢?

我指得是要做一件任務,結果一下子找不到資料、找不齊資料,於是花了一大堆多餘的時間在重新整理資料。

或是在做一個專案時,不斷的在彌補犯錯的步驟,或是在確認有沒有漏掉什麼步驟。

還是在執行一個任務時,花了很多時間在想之前做了什麼?接下來要做什麼?在不知道要做什麼時猶豫不決?

這些「不可預估的時間」,往往是讓一個任務、一個專案膨脹出太多原本不在計算中的時間的原因。

而要減少「不可預估的時間」的時間,我們需要的是一個完整的專案、任務整理的系統:

  • 這個系統會統合所有資料,所以一下子就能找其所有碎片。
  • 這個系統會幫我們確認每一個需要的步驟,減少補錯、補洞的時間。
  • 這個系統可以準確告訴我們下一步行動,減少自己猶豫不決的時間。

而這也是我在今年(2019年)的新書《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》,所要解決的核心問題之一。

現在這個系統,也不只在新書中有文字表述,或是在實體課程上帶大家演練,最近也推出了線上課程:「子彈時間管理!Evernote重拾人生掌控權」,有興趣的朋友也可以參考看看。



有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
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