工作愈忙愈要學會計算時間，我的 4 個更容易準時完成技巧
- 每天的待辦清單上，應該列出多少事項，才不會太滿或太少？
- 為什麼自己預估的時間常常不準確，於是工作總是無法準時完成？
- 當一個工作比預期的要花更多時間，於是其他排好的工作就會被擠壓，最後就感覺自己每天都要趕趕趕？
- 在排時間表時，如何為自己留下充裕的時間，去完成一件真正重要的事情？
上述這些困擾，確實都可以從「如何知道一項工作要花掉多少時間？」這個時間管理基本功開始解決。
這篇文章，就來分享我自己如何預判一個任務應該會花掉多少時間，從而讓自己可以更準時完成工作的技巧。
1. 找出基本任務單位，並實際計時統計
常常有不同作者問我，如何預估寫一本書需要多少時間？
我通常會這樣建議：「不要先預估，而是先把書的大綱完整列出來，然後試著寫其中兩三篇，每次寫的時候，按下計時器，計算自己寫一篇通常需要多久。這樣寫個幾篇後，平均一下，就能更準確推算未來還要留下多少時間來完成寫作。」
我通常會這樣建議：「不要先預估，而是先把書的大綱完整列出來，然後試著寫其中兩三篇，每次寫的時候，按下計時器，計算自己寫一篇通常需要多久。這樣寫個幾篇後，平均一下，就能更準確推算未來還要留下多少時間來完成寫作。」
或者也可以這樣做：「還是要先把書的大綱列出來，然後給自己一個禮拜的時間，有空就血一寫，看看一個禮拜後，自己大概寫了多少篇，這樣回推大綱，就知道未來還需要多少時間可以完成這本書了。」
當遇到一個做過的工作，或是沒做過的工作，如何準確預估所需時間？其實方法都是一樣的。
要先拆解出這個任務的一個基本單位，例如一本書大綱中的一篇文章，然後先嘗試執行看看，並且在執行過程中實際計算時間，這樣就能獲得這個任務到底需要多少時間的基準了。
工具上，除了簡單的碼表、鬧鐘，也可以試試看專業的工具：「打醒你對時間的低敏感度！ Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。
2. 練習把每一個任務都「拆解」成積木
任何任務，應該都能像是積木一樣，拆解出各種不同的組件結構。例如寫一篇文章都還可以繼續拆解。
像是要寫一篇部落格文章，除了矇著頭直接從頭寫到尾，我其實會先把文章的結構拆解出來，像是：
- 想一個好標題
- 思考一個有吸引力的切入點與案例
- 列出方法論的大綱
- 每一個重點思考一個案例搭配
- 寫出結論
- 文章的最後修飾（配圖、後台設定、加上社群分享）
拆解出結構，那麼每一塊積木其實都可以是「一個獨立、具體的步驟」。
這時候會帶來很多好處：
- 一整個任務要預估時間很難且很模糊，但是每一個獨立、具體小步驟要預估時間會精準得多，於是由小堆大，就可以更容易算出整個任務需要的時間。
- 分解成很多個組件後，時間不夠時，會知道應該優先執行哪個積木，可以丟棄那個積木。
- 拆解出結構後，會更容易看出有沒有漏掉哪一塊積木，於是也會知道自己忘記預估的某一塊時間。
我舉另一個例子，像是要上一堂三小時的時間管理課，其實背後我會拆解成起碼 12 個以上的單元（學員不一定看得出來，學員看起來好像三大段，但我上課時知道每個單元有區隔）。
一次要預估三小時的課程時間夠不夠？會不會太多？當然很容易預估得不精準，但是如果有 12 個明確的單元，掌握每個單元平均 15 分鐘長度，那麼大概就能知道多少的份量才不容易超時或不夠時間。
另外，上課過程中，如果前面有些單元拖了比較長的時間，那麼也可以隨時拿掉後面某一個小單元，因為全部都是一個一個組件積木，所以要重新拼湊很容易，而且學員還有可能看不出來我其實已經抽掉一個單元了。
3. 即使環境無法完全掌控，還是要先掌控我自己可以掌控的時間
前面是微觀的一日、半日的任務時間計算，但巨觀的一個月、一季的時間計算也很重要。
如果三個月之後有某個重要專案要完成，那麼我應該什麼時候開始？這三個月我應該分別留下多少時間來推進那個專案，然後到三個月之後，才有充裕的時間把重要專案好好地完成呢？
其實還是一樣的邏輯，我會利用方法二，先充分拆解這個專案的結構，把專案的「積木」先找出來。
然後如果不知道這些積木要花多少時間，就利用方法一，測試看看其中幾個積木要花多少時間，這樣就可以相對精準回推整個專案的時間。
- 計算時間往回推，回推到現在應該開始做什麼為止，這樣也會在接下來每一個階段，知道應該開始做什麼。
- 把需要的時間預留在未來的行事曆，這樣要排未來的行程時，可以事先留下這些時間，去完成重要的專案。
當然，有時候大環境可能變動，導致我們預排的時間也要變動。
但是，如果連自己這個基本的時間預估、預留在行事曆的動作都沒做，那麼有了變動時，只會更加混亂。
反而有了時間的計算，那麼即使免不了有變動，但更容易知道如何調整與重新安排。
4. 有效率的系統，幫助自己愈做愈快
最後，如果要讓時間計算更精準，那麼還有一個關鍵，就是減少那些「不可預估的時間」。
什麼是「不可預估的時間」呢？
我指得是要做一件任務，結果一下子找不到資料、找不齊資料，於是花了一大堆多餘的時間在重新整理資料。
或是在做一個專案時，不斷的在彌補犯錯的步驟，或是在確認有沒有漏掉什麼步驟。
還是在執行一個任務時，花了很多時間在想之前做了什麼？接下來要做什麼？在不知道要做什麼時猶豫不決？
這些「不可預估的時間」，往往是讓一個任務、一個專案膨脹出太多原本不在計算中的時間的原因。
而要減少「不可預估的時間」的時間，我們需要的是一個完整的專案、任務整理的系統：
- 這個系統會統合所有資料，所以一下子就能找其所有碎片。
- 這個系統會幫我們確認每一個需要的步驟，減少補錯、補洞的時間。
- 這個系統可以準確告訴我們下一步行動，減少自己猶豫不決的時間。
而這也是我在今年（2019年）的新書《大腦減壓的子彈筆記術：用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》，所要解決的核心問題之一。
現在這個系統，也不只在新書中有文字表述，或是在實體課程上帶大家演練，最近也推出了線上課程：「子彈時間管理！Evernote重拾人生掌控權」，有興趣的朋友也可以參考看看。
而想要在時間管理上，更精準預估時間的朋友，還可以延伸閱讀：［改變上班打卡心態，開始學 SOHO 一樣精算工時］、［自動任務時間精算表 Excel 範本免費下載，與實際排程心得］、［如何把拖延逃避時間，也轉換成生產力時間］等文章。
有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：
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