工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動



我這裡說的清單工作方法,不是單純把任務列在清單上,那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解,讓任務不需要一次做好,而可以逐步分點完成。(可延伸參考:兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數

什麼是塊狀工作?想要一口氣完成任務,需要一次有兩三個小時以上空檔。

什麼是分點行動?把塊狀工作切塊、分點,變成可以一步一步完成,每一個可能是30分鐘以內的時間(當然,沒有很嚴格的時間定義)。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務,可能變成下面的分點行動:

  • 確定標題
  • 寫出使用者問題
  • 開場案例
  • 參考精實管理新書
  • 定義塊狀工作
  • 設定方法大綱
  • 方法一草稿
  • 方法二草稿
  • 方法三草稿
  • 寫出結論
  • 完成全文

不是塊狀的工作比較不好,但能夠塊狀工作是福氣,可以分點工作是技術。

能夠獲得塊狀時間,當然值得充分利用。但更應該擁有可以分點工作的技術,讓目標逐步的推進,更加充分利用時間。(可參考:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧




塊狀工作是很直覺的工作方法,我們都覺得集中、專注工作比較好,也在某些時候確實很有效率。

例如很多行政瑣事,可以集中一次打開系統作業,節省切換時間,避免混亂遺漏,讓自己保持最高專注來提升效率與品質。

但上述做法其實也是一種分點工作。

把每個任務中各自幾個跟行政流程有關的點,集中在某一次完成。先有分點工作,才能知道其中哪些點可以在哪些最佳時間最有效率的一次完成。




我們覺得塊狀工作比較不會混亂,往往是我們沒有建立足以應付分點工作的拆解清單。

所以做到一半的事情感覺下次要花很多時間再準備,或是沒辦法中途交付給下一個進度負責人先開始工作。

因為一半是很模糊的概念,到底45%和55%的差別是什麼呢?但如果是分點工作,我們就會說現在完成10個行動中的5個行動,還有哪5個行動沒做。

這樣無論自己中途暫停、接續工作,還是交接工作,也不會那麼混亂。(可參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好




我們可能覺得塊狀工作比較不用一直切換,切換很花時間,那是因為我們沒有真正有效率整理資料,導致資料散落在很多不同地方。所以每次工作要花很多時間在工具、資料的切換上。

我們覺得要一直在不同地方找資料,但如果資料本來就在同一個地方呢?

我們覺得要一直切換工具,但如果本來就只有一個工具呢?或是工具之間本來就可以連動呢?

如果像我一樣本來一個任務的資料都統整在 Evernote 一則任務筆記,那麼就帶給自己就算分點工作也不會浪費切換時間的優勢。




而且現實中難以獲得塊狀時間,分點時間更有彈性且能應付意外。

如果我的塊狀任務是需要三個小時,其中半個小時是需要進入大任務狀況的時間。那很容易這樣的任務就會被拖延。因為我常常找不到三個小時的塊狀空檔,或是進入狀況後時間差不多就快用完了。

如果我可以切割成五個分點行動,代表我可以利用五個零散的半個小時推進任務。並省下那個進入狀況的時間。

因為我之所以無法快速進入狀況,往往是接下來的任務太大,愈大愈模糊的任務,就需要更多進入狀況的時間。反而因為分點工作,每一點都是簡單、具體的行動,不需要花費額外的進入或找回狀況時間。

或者可以縮點進入狀況需要的時間,例如上述寫文章任務最一個點的行動,需要收尾寫完全文,這時候確實需要多一點的專注,但因為前面的準備行動已經一一完成,最後也可以在40分鐘完成,只需要10分鐘進入狀況。

於是我就獲得兩個好處:

  • 可以利用零散分段時間提前完成,相對不拖延。
  • 需要的進入狀態時間更少,總體時間也可能更少。




另外我們規劃的塊狀時間,會不會中間其實有很多浪費?

提早 30 分鐘完成時間表上某一個任務,很容易就浪費剩下的時間。因為覺得剩下一點時間不知道能做什麼,每個任務都還需要另外的塊狀時間,於是乾脆把時間打發掉。

前一個任務超過時間,下一個塊狀任務無法完成,因為不夠三個小時,結果甚至直接放棄去做。

塊狀時間本身也有浪費的可能。例如規劃一個小時前往辦事情,其實真正花在辦事情的只有10分鐘,其他是來回車程。但這一個小時真的只能辦那件事情嗎?還是可以利用車程完成兩個20分鐘可以解決的分點行動?




塊狀工作還容易讓事情卡關。

針對工作上的行政、事務流程,如果都要等 A 全部做完,才交給 B 來做,這時候:

  • B 很容易要等待 A 拖延的時間,於是卡住進度的時間愈拖愈長。
  • A 做完、B 做完,交給 C 時,才發現跟設想不一樣,但這時候拖延的時間已經花費,又要再多出更多時間才能完成修補。
  • 分點行動,可以讓 A、B、C 之間有更多可以同步進行,穿插分點進行的可能,也讓進度與成果更好確認。




再次強調,不是說塊狀任務或塊狀時間的安排方式一定不好,如果能擁有這樣的專注時間當然很棒。

但回歸現實,若是這樣的塊狀時間是自己不可控的,那麼空檔時間則是我們可控的部分,如果有分點工作的技術,那麼就可以在現實情況下,也讓重要專案與任務逐步推進。

最近我在製作江守智老師的新書《豐田精實管理的翻轉獲利秘密:不浪費就是提升生產力》,裡面關於「一個流」的作業流程,以及避免「批量工作」的反思,印證在我自己的工作流程、時間管理方法中,確實發現這是可以利用同樣時間完成更多事情的有效方法。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
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