工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動
我這裡說的清單工作方法，不是單純把任務列在清單上，那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解，讓任務不需要一次做好，而可以逐步分點完成。（可延伸參考：兩步驟改寫待辦清單，提升時間利用量、任務達成數）
什麼是塊狀工作？想要一口氣完成任務，需要一次有兩三個小時以上空檔。
什麼是分點行動？把塊狀工作切塊、分點，變成可以一步一步完成，每一個可能是30分鐘以內的時間（當然，沒有很嚴格的時間定義）。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務，可能變成下面的分點行動：
- 確定標題
- 寫出使用者問題
- 開場案例
- 參考精實管理新書
- 定義塊狀工作
- 設定方法大綱
- 方法一草稿
- 方法二草稿
- 方法三草稿
- 寫出結論
- 完成全文
不是塊狀的工作比較不好，但能夠塊狀工作是福氣，可以分點工作是技術。
能夠獲得塊狀時間，當然值得充分利用。但更應該擁有可以分點工作的技術，讓目標逐步的推進，更加充分利用時間。（可參考：如何在忙碌職場深度工作？反思對深度工作力的 4 個實踐技巧）
塊狀工作是很直覺的工作方法，我們都覺得集中、專注工作比較好，也在某些時候確實很有效率。
例如很多行政瑣事，可以集中一次打開系統作業，節省切換時間，避免混亂遺漏，讓自己保持最高專注來提升效率與品質。
但上述做法其實也是一種分點工作。
把每個任務中各自幾個跟行政流程有關的點，集中在某一次完成。先有分點工作，才能知道其中哪些點可以在哪些最佳時間最有效率的一次完成。
我們覺得塊狀工作比較不會混亂，往往是我們沒有建立足以應付分點工作的拆解清單。
所以做到一半的事情感覺下次要花很多時間再準備，或是沒辦法中途交付給下一個進度負責人先開始工作。
因為一半是很模糊的概念，到底45%和55%的差別是什麼呢？但如果是分點工作，我們就會說現在完成10個行動中的5個行動，還有哪5個行動沒做。
這樣無論自己中途暫停、接續工作，還是交接工作，也不會那麼混亂。（可參考：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）
我們可能覺得塊狀工作比較不用一直切換，切換很花時間，那是因為我們沒有真正有效率整理資料，導致資料散落在很多不同地方。所以每次工作要花很多時間在工具、資料的切換上。
我們覺得要一直在不同地方找資料，但如果資料本來就在同一個地方呢？
我們覺得要一直切換工具，但如果本來就只有一個工具呢？或是工具之間本來就可以連動呢？
如果像我一樣本來一個任務的資料都統整在 Evernote 一則任務筆記，那麼就帶給自己就算分點工作也不會浪費切換時間的優勢。
而且現實中難以獲得塊狀時間，分點時間更有彈性且能應付意外。
如果我的塊狀任務是需要三個小時，其中半個小時是需要進入大任務狀況的時間。那很容易這樣的任務就會被拖延。因為我常常找不到三個小時的塊狀空檔，或是進入狀況後時間差不多就快用完了。
如果我可以切割成五個分點行動，代表我可以利用五個零散的半個小時推進任務。並省下那個進入狀況的時間。
因為我之所以無法快速進入狀況，往往是接下來的任務太大，愈大愈模糊的任務，就需要更多進入狀況的時間。反而因為分點工作，每一點都是簡單、具體的行動，不需要花費額外的進入或找回狀況時間。
或者可以縮點進入狀況需要的時間，例如上述寫文章任務最一個點的行動，需要收尾寫完全文，這時候確實需要多一點的專注，但因為前面的準備行動已經一一完成，最後也可以在40分鐘完成，只需要10分鐘進入狀況。
於是我就獲得兩個好處：
- 可以利用零散分段時間提前完成，相對不拖延。
- 需要的進入狀態時間更少，總體時間也可能更少。
另外我們規劃的塊狀時間，會不會中間其實有很多浪費？
提早 30 分鐘完成時間表上某一個任務，很容易就浪費剩下的時間。因為覺得剩下一點時間不知道能做什麼，每個任務都還需要另外的塊狀時間，於是乾脆把時間打發掉。
前一個任務超過時間，下一個塊狀任務無法完成，因為不夠三個小時，結果甚至直接放棄去做。
塊狀時間本身也有浪費的可能。例如規劃一個小時前往辦事情，其實真正花在辦事情的只有10分鐘，其他是來回車程。但這一個小時真的只能辦那件事情嗎？還是可以利用車程完成兩個20分鐘可以解決的分點行動？
塊狀工作還容易讓事情卡關。
針對工作上的行政、事務流程，如果都要等 A 全部做完，才交給 B 來做，這時候：
- B 很容易要等待 A 拖延的時間，於是卡住進度的時間愈拖愈長。
- A 做完、B 做完，交給 C 時，才發現跟設想不一樣，但這時候拖延的時間已經花費，又要再多出更多時間才能完成修補。
- 分點行動，可以讓 A、B、C 之間有更多可以同步進行，穿插分點進行的可能，也讓進度與成果更好確認。
再次強調，不是說塊狀任務或塊狀時間的安排方式一定不好，如果能擁有這樣的專注時間當然很棒。
但回歸現實，若是這樣的塊狀時間是自己不可控的，那麼空檔時間則是我們可控的部分，如果有分點工作的技術，那麼就可以在現實情況下，也讓重要專案與任務逐步推進。
最近我在製作江守智老師的新書《豐田精實管理的翻轉獲利秘密：不浪費就是提升生產力》，裡面關於「一個流」的作業流程，以及避免「批量工作」的反思，印證在我自己的工作流程、時間管理方法中，確實發現這是可以利用同樣時間完成更多事情的有效方法。
有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：
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私は本当に人々に考えさせることができる記事を通して読むのが好きです。また、私がコメントすることを許可してくれてありがとう！
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