工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環



說到時間管理方法,很多時候我們第一時間想到的就是列待辦清單、排行事曆、改快把事情
完成。但是如果想要建立一個更優質的時間管理循環,或許更要在趕著做事情的當下,慢下來一點點做好「工作的知識管理」。

什麼是我認為「更優質的時間管理循環」呢?就是趕著把事情做完不是真正的目的,而是在這一次做事情的過程中:

  • 我能不能建立一個 SOP 最佳工作流程
  • 整理好下次可以直接套用的資料或範本
  • 掌握之後避免犯錯的關鍵環節
  • 設定好幫助自己回憶上次怎麼做,並瞬間記起這次應該這麼做的筆記

這四個步驟,對我來說就是工作的「知識管理」,而這樣的工作知識管理,即使很忙,我也一定會要求自己多花幾分鐘去做到,因為這將可以真正幫助我逐步擺脫忙碌的循環:

  • 建立最佳工作流程,表示下次我可以花更少時間去完成這件事。
  • 建立直接套用的資料與範本,表示下次我可以省下整理與翻找的時間。
  • 掌握避免犯錯的關鍵環節,下次就能省下彌補錯誤的時間。
  • 設定好幫助自己回憶的筆記,就可以省下重新學習摸索的時間。

這一次很忙,但如果工作的知識管理建立好,同樣一件事情下次就可以相對不忙的完成。

如果每次都只是趕著把事情做完,做完就劃掉,那麼有可能很多工作依然重複犯錯,依然維持很低的效率,每次要做時都還是重新在學習、整理中消耗大量時間,這樣就不斷地陷入再次忙碌的循環了。




有一位電腦玩物的讀者 Para ,曾經跟我分享過:「我今天工作時,剛好碰到一個很久以前碰過的,查了大概三年前寫過的筆記。一分鐘內就查到開出來,也確實幫助了工作。說得浪漫點:過去的時光匯入眼前的時光了。我做過的演講,很多在 OneNote 裡,如果偶爾有人要我講一樣的演講,至少在準備資料方面,可省下大量時間。」

這位讀者是用 Onenote ,我是用 Evernote ,無論哪個工具,我們都體驗過(並且對我來說常常體驗到)工作知識管理帶來的效果。

我也曾經分享過在 Evernote 上我如何建立這樣的流程:「開始練習讓一次經驗有10倍效力」。

而今天這篇文章,我想更深入探討的是,我是如何在「實際工作步驟」中,把「工作知識管理」融入到我的日常工作行為裡面,這樣我就不用花太多時間額外去做工作知識管理。





在工作過程中直接做好下面的事:


「工作過程要即時註記自己做了什麼步驟」:執行任務前,我會拆解出一份行動清單。不過在真正執行時,會發現還有一些更細緻的步驟。這時候,我覺得最好的待辦清單不是完成劃掉,而是一邊工作一邊發展這個任務最細緻的 SOP 清單。我會一邊執行任務,一邊把發現的新步驟註記到任務筆記。那麼下次這個任務就有一份現成的、清晰的最佳行動清單套用了。

「工作過程要隨時把資料連結到這份流程中」:最好的檔案、文件、資料的整理,對我來說是跟著使用流程來整理,而非任何的單純資料分類。所以我會一邊執行一個任務,一邊把每個步驟需要的資料,連結、插入到這個步驟中(利用 Evernote 的插入檔案或記事連結)。這樣下次我就不用整理與找資料,只要照著步驟做,就能直接取用步驟後插入或連結的資料。

「工作過程隨時把想法記在流程中」:一個有效的工作知識管理,也不能只有行動步驟清單、資料使用清單,因為一份「純清單」,就有點像是只有軀體沒有靈魂的機器,可能看到步驟了,但忘了這樣做的邏輯、背後的原因、經驗的反思,那有可能光看清單也不知道怎麼做(就像你看工具的說明書,常常只有步驟,反而有看沒有懂,還要想個老半天)。所以對於某些關鍵步驟、問題轉折點,我會把當下想法也寫入清單中,這樣的註記幫助自己下次看到 SOP 、資料時會真正知道如何使用他們。

「工作過程隨時把發生的重點事件記在這份流程中」:這次執行任務時發生了什麼事?背景是什麼?這些也是下一次執行類似任務時很重要的參考,有可能背景改變,我也要在下一次做出相應的改變,或是有沒有可能避免發生同樣的意外事件。這些也都可以幫助自己下次更快上手這個任務。

上面這些工作知識註記,其實都只是一些「工作當下的快速筆記」,在工作當下即時做,可能花不到三分鐘。如果有時間可以寫得深入一點,但如果時間真的不夠,只是簡單幾句的註解,也可以非常有效的幫助下一次的工作。




工作完成後做好下面的事:


「爬梳一遍最佳行動流程」:而每次專案、任務完成後,我不會很開心地離開這個任務(可參考:待辦清單不要完成就劃掉,日記不要只寫昨日反省),反而要多花一點時間,把這次任務的流程重新梳理一遍,趁著記憶猶新,趕快把「下次如果這樣更好」的流程重新調整,讓下次不僅可以快速複製行動清單,還可以進入更好的工作流程。

「確認一下最佳資料版本」:而完成的文件、檔案,除了像前面提到,讓這些資料跟行動流程連結在一起外,我也會確認一遍自己的任務筆記中連結的是最佳、最後的資料版本,甚至為一些重要文件建立範本。這樣可以確保下次在完全不需整理甚至修改的情況下,直接安心使用。

「思考下次改進的可能行動」:就像我在「KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」中所說,最後我一定會問自己一個問題:下次要試試看哪個行動,讓問題有可能被解決?或是讓成果有可能更好?這樣可以幫助自己下次有機會創造成長,或是進行跌代。

工作完成後利用空檔做,通常一個大的專案可能也不需要花超過30分鐘,但以後同樣可以節省數倍的時間。




這就是我自己已經養成習慣,會在執行任務流程中確實去實踐的「工作知識管理」,而這樣的方法,可能每個任務第一次會多花一點時間,卻可以為之後產生大量節省時間的效果,有效擺脫重複忙碌的惡性循環。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環


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