Drive Explorer 一鍵匯出 Google 雲端硬碟檔案下載清單試算表


前陣子因為在電腦玩物分享:「如何分類整理 Google 雲端硬碟?不靠資料夾的五個整理技巧」一文,有朋友跟我推薦了:「 Drive Explorer 」這個 Google 雲端硬碟外掛,她說這是在管理專案檔案清單、提供客戶檔案下載清單時,一個很方便的工具。

「 Drive Explorer 」的功能簡言之,就是把 Google 雲端硬碟的檔案位置、資訊、下載連結,匯出成一份 Google 試算表,而且可以自動更新。操作上,只要[按一個按鍵]即可完成。




當 Google 雲端硬碟不同資料夾有大量檔案,如果全部整合成一份清單,在試算表中可以快速搜尋、排序、開啟、下載檔案,確實可以提供另一種管理方式。

而且「 Drive Explorer 」的「匯出速度」非常快,說明中提到 1000 個檔案文件也只要 16 秒就可以匯出成一份試算表。

我們可以利用「 Drive Explorer 」解決下列問題:

  • 快速管理自己所有的檔案
    • 在清單中搜尋、排序,找到並開啟自己需要的檔案。
    • 在清單中管理檔案的分享狀態,快速關閉或開啟某個檔案共享。
  • 更快速和客戶共享檔案,提供下載
    • 在清單中可以匯出各種不同檔案格式的下載連結。

下面就讓我來試試看「 Drive Explorer 」的功能,並分享設定教學。




一,安裝外掛


第一步,需要先安裝「 Drive Explorer 」的 Google 雲端硬碟外掛。





二,匯出檔案到清單


接著,打開一份新的 Google 試算表,在[外掛程式]清單中,選擇剛剛安裝好的「 Drive Explorer 」。

之後「 Drive Explorer 」的相關設定功能,也都到同一個地方選擇。




要匯出檔案清單前,「 Drive Explorer 」會詢問我們是要:

  • Selected items:選擇特定的雲端硬碟資料夾匯入。
  • All files:整個雲端硬碟匯入。

「 Drive Explorer 」有區分免費版和付費版,免費版在匯入時有一些限制:

  • Selected items:選擇特定的雲端硬碟資料夾匯入。
    • 最多指定 5 個資料夾項目。
    • 不能往下一層檢索子資料夾。
  • All files:整個雲端硬碟匯入。
    • 只能匯入開頭 20 個資料夾。
    • 最多匯入 500 個檔案清單。




如果只針對特定專案的檔案資料,「 Drive Explorer 」的免費版也有可能滿足需求。

選擇[ Selected items ]後:

  • 透過[ Add items ],把要匯入的資料夾加入。
  • 可以用[ Remove ]來移除不想要的資料夾。
  • 最後選擇[ Export Details ],就會開始匯入作業。




像下圖大概匯入將近 400 個檔案,大約 5~6 秒可以完成這份清單。預設情況下,這份試算表會包含下面資訊:

  • 檔案的資料夾位置。
  • 檔案名稱。
  • 檔案下載連結。
  • 檔案共享狀態。
  • 等等





三,快速開啟資料夾、檔案


這份一鍵匯出的 Google 試算表,並非只是好看的檔案清單而已。

在[ Folder name ]欄位,其實內藏超連結,可以快速開啟該檔案所在的 Google 雲端硬碟資料夾網頁。

在[ File name ]欄位,也同樣內藏超連結,可以快速開啟該檔案的預覽網頁,無論是:

  • Google 文件、簡報、試算表
  • Office Word、 Excel、 PowerPoint
  • 各種圖片檔案
  • 影片檔案
  • 聲音檔案

都能快速開啟網頁預覽,甚至編輯。(可參考:Google文件原生支援 Office 檔案多人即時編輯,不需安裝外掛





四,立刻「下載」檔案


而匯出時預設的[ Direct Link ]欄位,則是提供了[下載]檔案的連結:

  • 如果是 Google 文件、簡報、試算表
    • 預設會下載為 PDF 檔案
  • 如果是 Office 文件
    • 預設就下載為原本的 Office 檔案
  • 如果是影片、圖片、音樂
    • 預設就下載原始檔案格式

也就是說這個[ Direct Link ],可以幫助你自己,或是合作夥伴,快速把某個 Google 雲端硬碟檔案,下載到自己的電腦。




下圖就是一份 Google 文件,下載時自動轉成 PDF 。





五,重新排序檔案清單


如果你覺得匯出的試算表太雜亂,也可以修改設定,讓這份檔案清單更符合自己的需求。

首先進入[ Configuration ]設定,可以透過[ File sort order ]來調整清單的檔案排序:

  • 根據檔案建立時間排序
  • 根據檔案最後檢視時間排序
  • 根據檔案修改時間排序
  • 等等





六,自訂清單欄位,增加下載格式


也可以調整清單中要顯示的欄位,透過[ Choose display fileds ],可以選擇:

  • 是否顯示檔案位置。
  • 是否顯示預覽網址。
  • 是否顯示建立日期。
  • 是否顯示檔案共享狀態。
  • 是否顯示檔案共用者。

更進一步的,還可以在清單中加上:

  • 下載成 ZIP 連結。
  • 下載成 DOCX 連結(如果原本是 Google 文件)。
  • 下載成 XLSX 連結(如果原本是 Google 試算表)。





七,在試算表中,修改檔案的共享狀態


「 Drive Explorer 」可以幫助我們快速確認每一個檔案的共用狀態,在清單中會顯示這個檔案目前是私密的、還是有公開網址?這個檔案共用給誰?

此外,還可以直接在這份 Google 試算表中,透過「 Drive Explorer 」外掛的[ Share ]功能,修改特定檔案的共用狀態,不需要多花步驟去開啟原始檔案喔!





結論:


「 Drive Explorer 」功能強大,對於有大量 Google 雲端硬碟檔案要管理、要共用的朋友,可以節省許多時間。

不過「 Drive Explorer 」也有免費版、付費版的區隔,付費版大約是年費 1200 新台幣,而免費版則有使用上的限制:

  • 只能建立「一個」檔案清單試算表。
  • 以及前面提到的數量限制。

這是一個滿足特殊需求的工具,提供大家參考。有興趣的朋友,還可繼續研究:[Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡]、[Google 雲端硬碟開始「內建」註解 PDF、 Office 文件功能!]、[Google 試算表不是只能做表格,內建到外掛10個活用案例教學]。

安裝「 Drive Explorer 」的 Google 雲端硬碟外掛


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Drive Explorer 一鍵匯出 Google 雲端硬碟檔案下載清單試算表

留言

  1. 雖然是需要付款的應用程式,如果真的有需要的話,交這筆費用也是值得。這應用程式真的很user friendly, 而且使用家直接地將檔案傳輸及分享。

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