Trello 繁瑣操作全自動化教學， Butler 強化功能免費開放使用

Trello 昨天宣布他們的註冊用戶達到了 5000 萬人，並同時推出一系列的功能或改變。其中有一項改變是，原本是付費版 Trello 才有的「 butler 自動化功能」，開放讓免費用戶也能使用（不過有設定數量的限制）。

什麼是 Trello 的「 butler 自動化功能」呢？他是要幫助我們自動化的完成 Trello 上的繁瑣操作步驟。

舉一個例子，如果我完成了一張任務卡片，拖曳到「驗收」列表後，我需要把所有待辦清單打勾完成，需要把卡片交付給驗收人員，並加上驗收階段的三個步驟，還要加上一周後驗收完成的時間。這裡面包含了 5~ 10 個操作步驟。

但是透過 Trello 的「 butler 自動化功能」，我可以設計一個規則，凡是被拖曳到「驗收」列表的卡片，就自動完成上述的所有步驟。於是我就變成只要做一個動作：「把任務卡片拖曳到驗收列表」即可。

而且「 butler 自動化功能」的設定非常簡單，不需要寫任何程式碼，也不複雜，都是一般使用者就可以完成的條件設定。

而現在 Trello 的免費用戶，也可以設定「 butler 自動化功能」。不過當然有限制，目前的限制如下：

• 只能設定一組全自動規則（所有看板適用）。
• 每個看板可以設定一個自動化卡片按紐。
• 每個看板可以設定一個自動化看板按紐。

今天這篇文章，就來測試「 butler 自動化功能」，並分享設定步驟的快速上手教學。

一，Rules 自動化規則

哪裡可以找到「 butler 自動化功能」的設定呢？打開某一個 Trello 看板，應該就可以看到看板右上方，出現了［ butler ］的設定按紐。

打開［ butler ］設定面板，免費的 Trello 用戶可以設定三種自動化規則：

• Rules 自動化規則（全部看板通用）
• 例如移動某張卡片到某個列表後，就快速進行一系列整理動作。
• Card Button 卡片快速按紐
• 在卡片內加上一個按下去就針對「這張卡片」執行一系列動作的自動按紐。
• Board Button 看板快速按紐
• 在看板右上方加上一個按下去就針對「整個看板」執行一系列動作的自動按紐。

想了解 Trello 其他功能教學的朋友，可以參考：「如何活用 Trello 專案管理？完整技巧案例教學一次學會懶人包」。

在 butler 設定面板中，我們先來試試看左方的「 Rules 自動化規則 」，在這裡設定的規則是全部看板通用，可以自動被觸發。

例如可以用來滿足下面的情況：任務卡片放入「結案」列表後，自動移除原本的交派人、標籤等內容，重新自動交派給會計，並自動設定一周內完成，還能自動加上付款確認的行動清單。

下面我們就來看看如何透過「 butler 自動化功能」的設定，滿足上面需求。首先按下［ Add Rule ］建立自動規則。

在 Rules 建立自動規則的第一步，是要先設定「觸發條件 Select a Trigger 」。

根據我們前面預設的案例，我就是要設定「當卡片被移動到結案列表」，當作我的觸發條件。

在 Select a Trigger 中，我到［ Card Move ］選單，設定：

when a card is 「 moved into 」 list 「行政結案階段」 「by  anyone」

意思就是：當一張卡片被任何人移動到「行政結案階段」這個列表，就觸發條件。

就像填空一樣，選擇設定條件空格處的內容即可。

接著，要設定的是「 Select an Action 執行行動」，當條件被觸發後，要執行哪些行動？可以一次設定很多個行動。

例如下圖中，我就添加了下面這樣的行動順序：

• 移除所有人員
• 移除所有標籤
• 重新交派給會計人員 A
• 設定一週後要完成
• 加上行動清單：會計任務
• 並添加三個行動：申請單據、主管簽核、付款送出

同樣的，在下方的各種 Action 選單中進行選擇，設定好、選好的行動透過右方的［+］，添加到行動列表，並排序即可。

觸發條件、執行行動都設定完成，按下［ Save ］，一個全自動化規則就設定完成了。

我們來看看實際運作時的圖片分解效果。

我把一張封面設計的任務卡片，移動到［行政結案階段］的列表。

於是自動化條件被觸發了，這張任務卡片被自動進行了一系列的修改動作。

可以對比看看，任務的完成時間、交派人員、標籤設定等等都被自動改變。

打開任務卡片，也看到新的會計行動清單，已經自動被插入卡片中。

二，Card Button 卡片快速按紐

除了全自動的 Rules 規則外，「 butler 自動化功能」還可以設計「卡片中的自動按紐」，讓我們到卡片中手動按下某一顆按紐，來執行一系列的自動化動作。

假設我常常要整理 Trello 看板中，每週一專案會議要討論的有問題任務。那麼我可以設計一個「卡片按紐」，按下去後：

• 卡片會自動加入下週一的開會時間
• 加上開會討論標籤
• 加上交派給主管
• 並且把卡片移動到列表最上方

等等一系列動作。

設定卡片自動按紐時，可以選擇這個按紐是要只針對這個看板有用？還是所有看板都加上這個按紐？

在［ Create Button］中，我們可以透過［ Icon ］，設計這個按紐的圖示。

透過［ Title ］，設定這個按紐的名稱。

接著在［ Actions ］中，添加一系列要執行的動作。

這部分跟前面的 Rules 規則差不多。

同樣的方法設定完成後，讓我們來看看實際運作的效果。

打開任務卡片，會看到右方出現［開會討論事項］這顆全新的按紐，就是我用 Bulter 設計的卡片自動化按紐。

按下去。

於是這張卡片的開會時間、交派人員、標籤等，就自動修改完成。

三，Board Button 看板快速按紐

最後一個免費版可以使用的 butler 自動化功能，是在看板上的按鈕。

同樣的，我們可以設定這個看板自動按紐，是針對這個單一看板有用？還是所有看板都適用？

設計 Board Button 時，也一樣可以設定圖示、按鈕名稱。

這次我假設的案例是，我要重新排序整個看板的所有卡片，讓有截止日的卡片，在每一個列表中照著完成時間排序。

於是我就可以設定下圖這樣的一系列整理列表排序的動作。

實際效果如下，當我回到看板，會看到看板右上方出現［快速排序重要任務］的按鈕，就是我自己設計的 butler 自動化按鈕。

按下這顆按鈕，你就會看到所有卡片重新按照截止日排序了！

對於使用 Trello 進行比較複雜的專案管理，或許有很多看板需要整理的朋友，可以試試看這個「 butler 自動化功能」。

而對 Trello 想要進一步研究的朋友，還可延伸閱讀：［Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧］、［Google 日曆與 Trello 即時雙向同步： Cronofy 強化功能教學］、［GoodGantt 用甘特圖排程 Trello ，可同時管理多專案看板進度］等文章。

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