工作愈忙愈要能快速專注,方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間



在工作忙碌時,許多任務蜂擁而來,我們卻沒辦法專注而高效率的執行他們。

我們擔心著未完成的工作,讓焦慮影響了當下工作。我們在切換許多任務時,失去了原本的速度,又在進入新任務的專注狀態花上許多時間。好不容易專注了,可能又一件任務插進來打斷了美好狀態。一切似乎都在忙碌中變得低效率又消耗時間。

於是我們手上忙碌著,但進不了工作心流,無法全速把當下任務完成,又耗費大量時間在混亂中慢慢聚焦。

工作已經忙不過來,但無法快速專注,讓我們還要額外增加工作時間,變成一種惡性循環。




通常我們會認為,這是工作環境的問題,期待一種可以專注的環境。

但尤其在職場上,我們期待的專注環境通常很難到來,工作也不可能等到我們擁有專注環境才做

  • 清楚明確、單純聚焦的專案狀態很難發生
  • 任務需要長時間專注來完成,但可專注的長時間卻很少出現
  • 職場工作者也很難自由切換環境,或直接拒絕干擾

所以,尤其是工作愈忙碌的朋友,更要找到一套方法,是可以在上述三種現實情況,也能「快速進入專注狀態」的。




其實,問題不只如此,上述三個問題不一定是造成無法專注的真正原因,如果從不同角度來思考的話,或許專注的真正秘訣就能浮現出現:

  • 清楚明確、單純聚焦的專案狀態很難發生
    • 這個世界上有什麼真正能清楚明確的事情嗎?還是說,是先有「專注」才有所謂的單純聚焦?
  • 任務需要長時間專注來完成,但可專注的長時間卻很少出現
    • 回想自己擁有大量時間的時刻,晚上空檔、週末、連假、曾經出現過的空窗期,真的有因此而更加專注嗎?
  • 職場工作者也很難自由切換環境,或直接拒絕干擾
    • 如果一定要安靜環境、咖啡館、個人書房才能專注,那人生中許多的空檔時間、交通時間難道就要直接浪費嗎?

在我個人的工作實踐上,我將「快速專注」的方法,歸納為三點,對應上面的思考:

  • 減少任務雜訊,自己心中清楚,而非等待清楚明確的專案
  • 減少行動雜訊,迅速就能專注,而非等待長時間才慢慢專注
  • 減少選擇雜訊,自己擁有目標,不需等待安靜環境也能全速前進




我之前也有一篇數萬瀏覽量的文章:「如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法」,同樣討論這樣的思考。

今天這篇文章,則想要聚焦在:「快速就能進入專注狀態」的具體方法。



  • 1. 減少任務雜訊:

對於每一個專案,無論是工作、生活,我都會拆解出一份專案的清單,把專案到完成階段的每一個任務都排列在清單的某個位置上。這可以告訴我:「現在我做到哪個步驟,而後面還有很多步驟沒錯,但他們都在位置上,我只要照著順序做就好。」

然後我會設計一份「進攻型行事曆」,把重要專案的進度,放入我真正的行事曆中,從截止日回推,每一週要完成什麼進度。這可以告訴我:「這一週只要聚焦在把某個階段性成果完成就好,未來每一週還有很多進度沒錯,但這一週我就是做好這一週的進度即可。」

這就是:「減少任務雜訊」。

如果有上面兩份規劃:專案規劃清單、進度時程表,那麼就可以大量減少下列擔心:未來還有什麼沒做?現在做這些真的夠嗎?一大堆沒做的到底現在該做什麼好?

如果這時候有新的任務插進來,就問自己:這個任務應該放在規劃清單、時程表的哪個位置上?放進去,然後不再擔心什麼時候要做。

沒有這些過去、未來的擔心,就能快速去做現在能做的,這不就是專注嗎?

甚至這樣的專注,還可以幫自己專注在需要的休息、娛樂上。在周末時、每天回家路上,可以放心讓自己休息,專注去休息,因為沒有什麼好擔心,未來的事情已經安排在某個位置上,我已經為自己盡可能減少任務雜訊了!



  • 2. 減少行動雜訊:

對於每一個要執行的任務,我會再拆解出這個任務實際的執行步驟,把任務的每一個下一步行動切割出來。讓任務底下的每一個行動都是清楚、明確、簡單、當下可行、短時間可完成的。

例如,「寫一篇文章」,這應該是一個任務吧?但我會在這個任務底下切割出很多個下一步行動,像是:思考標題、設計使用者故事、列出關鍵問題、歸納具體解決辦法、賦予解決辦法一些案例、重新編排大綱、撰寫開場白、撰寫解決辦法草稿,等等等。

是的,我就是會把每一個任務都切割得這個細,任何事情我都會去想:「如果沒辦法一次解決,那麼一定可以拆成很多個行動。 如果沒時間一次解決,那麼一定可以拆成很多個行動。如果一次解決壓力很大,那麼一定可以拆成很多個行動。如果看起來很模糊,那麼一定可以拆成很多個行動。」

這就是:「減少行動雜訊」。

如果能夠做到,那麼無論任何長短時間,都一定可以採取某一個下一步行動。如果可以利用任何長短時間完成每一個下一步行動,那麼任務不就完成了嗎?還需要等到可專注的長時間嗎?

更進一步,如果每一個行動都這麼簡單明確,那要進入專注狀態就更加簡單。

想想看,要進入「寫一篇文章」的專注狀態有多難?而要進入「思考標題」的專注狀態相對有多簡單?

快速專注其實是依靠方法的,如果我們的行動都是一些面貌模糊、盤根錯節的大任務,如何能快速進入專注?有時間其實也很難快速專注!所以才需要更長時間,因為每一次光是要把上一次任務進行狀態理清楚,就要花上許多時間了。

但是如果下一步行動早就拆解好,那麼任何零碎空檔,都能快速進入某一個行動的專注狀態,而這都幫我們完成這個任務的某一部分。



  • 3. 減少選擇的雜訊:

最後,我在自己的每一天行動清單上,有一個「135 專注原則」,其中「1」代表的是選擇一件事,如果我今天能做到,會為我帶來實際成就感的。其中「3」代表的是專案進度中這一天應該完成的行動。

這樣的行動清單,我會前一週就規劃好,我稱呼為「每週子彈筆記」。

關鍵是,不能等到空檔出現才選擇,不能等到事情意外發生後才選擇,要事先做好目標的選擇。或許是這一天最重要的一件事,或許是這一週最關鍵的幾個目標。

這就是:「減少選擇的雜訊」。

我們當然無法避免時間被別人佔用,不一定能避免意外一直發生。

但如果可以事先做好選擇,那麼專注狀態才會發生。

空檔意外出現了,忽然多了一些零碎時間,正好在通勤公車上,但我的每天行動清單上已經有今天最重要的一個行動了,這些空檔就是去執行這個行動即可。要不然等選擇完,通常空檔也消失了。

意外、雜事不斷出現,但我每天行動清單上已經有事先選擇的重要行動,這些雜事有蓋過重要行動的強度嗎?可能有,可能沒有,但我必須先知道每一天給自己的關鍵指令是什麼,這樣當意外、雜事出現時,我才能快速做出選擇。

當我能快速做出選擇,投入下一個對我有意義的行動,這不也是專注嗎?




「隨時隨地都能快速進入專注狀態」,意思就是可以利用不同時間、環境,以最高的速度、最好的品質,有效的完成有價值的事情,並且自己能夠在這樣的執行中獲得滿足,感受到心流的體驗,也節省很多「不專注」浪費的時間成本。

而且「快速進入專注狀態」,可以有方法,不是要等燈光美、氣氛佳、有大段時間才能做到。更重要的是,做好「快速進入專注狀態」的準備:

  • 減少任務雜訊。
  • 減少行動雜訊。
  • 減少選擇雜訊。

這是我的方法,提供給工作忙不過來,常常無法專注,甚至常常失速的朋友參考。

有興趣的朋友,還可延伸閱讀我對專注的思考:[除了保護「暫時專心」,我們更需要提升「長期專注」的工具]、[為什麼隔離干擾也不會讓你專心?關於專注的5個思考]。也歡迎參考我將陸續開設的時間管理課程

或是參考工作愈忙系列文章:


 (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要能快速專注,方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間

留言

  1. 感謝您精闢的分享~
    請問可以更進一步舉出:實務上如何拆解任務、減少雜訊的例子嗎?相信可以更幫助讀者吸收您的理論精髓!非常感謝!

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