工作愈忙愈要能快速專注，方法卻不在燈光美氣氛佳與有時間
在工作忙碌時，許多任務蜂擁而來，我們卻沒辦法專注而高效率的執行他們。
我們擔心著未完成的工作，讓焦慮影響了當下工作。我們在切換許多任務時，失去了原本的速度，又在進入新任務的專注狀態花上許多時間。好不容易專注了，可能又一件任務插進來打斷了美好狀態。一切似乎都在忙碌中變得低效率又消耗時間。
於是我們手上忙碌著，但進不了工作心流，無法全速把當下任務完成，又耗費大量時間在混亂中慢慢聚焦。
工作已經忙不過來，但無法快速專注，讓我們還要額外增加工作時間，變成一種惡性循環。
通常我們會認為，這是工作環境的問題，期待一種可以專注的環境。
但尤其在職場上，我們期待的專注環境通常很難到來，工作也不可能等到我們擁有專注環境才做：
- 清楚明確、單純聚焦的專案狀態很難發生
- 任務需要長時間專注來完成，但可專注的長時間卻很少出現
- 職場工作者也很難自由切換環境，或直接拒絕干擾
所以，尤其是工作愈忙碌的朋友，更要找到一套方法，是可以在上述三種現實情況，也能「快速進入專注狀態」的。
其實，問題不只如此，上述三個問題不一定是造成無法專注的真正原因，如果從不同角度來思考的話，或許專注的真正秘訣就能浮現出現：
- 清楚明確、單純聚焦的專案狀態很難發生
- 這個世界上有什麼真正能清楚明確的事情嗎？還是說，是先有「專注」才有所謂的單純聚焦？
- 任務需要長時間專注來完成，但可專注的長時間卻很少出現
- 回想自己擁有大量時間的時刻，晚上空檔、週末、連假、曾經出現過的空窗期，真的有因此而更加專注嗎？
- 職場工作者也很難自由切換環境，或直接拒絕干擾
- 如果一定要安靜環境、咖啡館、個人書房才能專注，那人生中許多的空檔時間、交通時間難道就要直接浪費嗎？
在我個人的工作實踐上，我將「快速專注」的方法，歸納為三點，對應上面的思考：
- 減少任務雜訊，自己心中清楚，而非等待清楚明確的專案
- 減少行動雜訊，迅速就能專注，而非等待長時間才慢慢專注
- 減少選擇雜訊，自己擁有目標，不需等待安靜環境也能全速前進
我之前也有一篇數萬瀏覽量的文章：「如何讓自己保持專注力？相對有效和常常無效的3個方法」，同樣討論這樣的思考。
今天這篇文章，則想要聚焦在：「快速就能進入專注狀態」的具體方法。
- 1. 減少任務雜訊：
對於每一個專案，無論是工作、生活，我都會拆解出一份專案的清單，把專案到完成階段的每一個任務都排列在清單的某個位置上。這可以告訴我：「現在我做到哪個步驟，而後面還有很多步驟沒錯，但他們都在位置上，我只要照著順序做就好。」
然後我會設計一份「進攻型行事曆」，把重要專案的進度，放入我真正的行事曆中，從截止日回推，每一週要完成什麼進度。這可以告訴我：「這一週只要聚焦在把某個階段性成果完成就好，未來每一週還有很多進度沒錯，但這一週我就是做好這一週的進度即可。」
這就是：「減少任務雜訊」。
如果有上面兩份規劃：專案規劃清單、進度時程表，那麼就可以大量減少下列擔心：未來還有什麼沒做？現在做這些真的夠嗎？一大堆沒做的到底現在該做什麼好？
如果這時候有新的任務插進來，就問自己：這個任務應該放在規劃清單、時程表的哪個位置上？放進去，然後不再擔心什麼時候要做。
沒有這些過去、未來的擔心，就能快速去做現在能做的，這不就是專注嗎？
- 2. 減少行動雜訊：
對於每一個要執行的任務，我會再拆解出這個任務實際的執行步驟，把任務的每一個下一步行動切割出來。讓任務底下的每一個行動都是清楚、明確、簡單、當下可行、短時間可完成的。
例如，「寫一篇文章」，這應該是一個任務吧？但我會在這個任務底下切割出很多個下一步行動，像是：思考標題、設計使用者故事、列出關鍵問題、歸納具體解決辦法、賦予解決辦法一些案例、重新編排大綱、撰寫開場白、撰寫解決辦法草稿，等等等。
是的，我就是會把每一個任務都切割得這個細，任何事情我都會去想：「如果沒辦法一次解決，那麼一定可以拆成很多個行動。 如果沒時間一次解決，那麼一定可以拆成很多個行動。如果一次解決壓力很大，那麼一定可以拆成很多個行動。如果看起來很模糊，那麼一定可以拆成很多個行動。」
這就是：「減少行動雜訊」。
如果能夠做到，那麼無論任何長短時間，都一定可以採取某一個下一步行動。如果可以利用任何長短時間完成每一個下一步行動，那麼任務不就完成了嗎？還需要等到可專注的長時間嗎？
更進一步，如果每一個行動都這麼簡單明確，那要進入專注狀態就更加簡單。
想想看，要進入「寫一篇文章」的專注狀態有多難？而要進入「思考標題」的專注狀態相對有多簡單？
快速專注其實是依靠方法的，如果我們的行動都是一些面貌模糊、盤根錯節的大任務，如何能快速進入專注？有時間其實也很難快速專注！所以才需要更長時間，因為每一次光是要把上一次任務進行狀態理清楚，就要花上許多時間了。
但是如果下一步行動早就拆解好，那麼任何零碎空檔，都能快速進入某一個行動的專注狀態，而這都幫我們完成這個任務的某一部分。
- 3. 減少選擇的雜訊：
最後，我在自己的每一天行動清單上，有一個「135 專注原則」，其中「1」代表的是選擇一件事，如果我今天能做到，會為我帶來實際成就感的。其中「3」代表的是專案進度中這一天應該完成的行動。
這樣的行動清單，我會前一週就規劃好，我稱呼為「每週子彈筆記」。
關鍵是，不能等到空檔出現才選擇，不能等到事情意外發生後才選擇，要事先做好目標的選擇。或許是這一天最重要的一件事，或許是這一週最關鍵的幾個目標。
這就是：「減少選擇的雜訊」。
我們當然無法避免時間被別人佔用，不一定能避免意外一直發生。
但如果可以事先做好選擇，那麼專注狀態才會發生。
空檔意外出現了，忽然多了一些零碎時間，正好在通勤公車上，但我的每天行動清單上已經有今天最重要的一個行動了，這些空檔就是去執行這個行動即可。要不然等選擇完，通常空檔也消失了。
意外、雜事不斷出現，但我每天行動清單上已經有事先選擇的重要行動，這些雜事有蓋過重要行動的強度嗎？可能有，可能沒有，但我必須先知道每一天給自己的關鍵指令是什麼，這樣當意外、雜事出現時，我才能快速做出選擇。
當我能快速做出選擇，投入下一個對我有意義的行動，這不也是專注嗎？
「隨時隨地都能快速進入專注狀態」，意思就是可以利用不同時間、環境，以最高的速度、最好的品質，有效的完成有價值的事情，並且自己能夠在這樣的執行中獲得滿足，感受到心流的體驗，也節省很多「不專注」浪費的時間成本。
而且「快速進入專注狀態」，可以有方法，不是要等燈光美、氣氛佳、有大段時間才能做到。更重要的是，做好「快速進入專注狀態」的準備：
- 減少任務雜訊。
- 減少行動雜訊。
- 減少選擇雜訊。
這是我的方法，提供給工作忙不過來，常常無法專注，甚至常常失速的朋友參考。
有興趣的朋友，還可延伸閱讀我對專注的思考：［除了保護「暫時專心」，我們更需要提升「長期專注」的工具］、［為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考］。也歡迎參考我將陸續開設的時間管理課程。
或是參考工作愈忙系列文章：
或是參考工作愈忙系列文章：
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在於β腦波
回覆刪除感謝您精闢的分享～
回覆刪除請問可以更進一步舉出：實務上如何拆解任務、減少雜訊的例子嗎？相信可以更幫助讀者吸收您的理論精髓！非常感謝！