如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單


如何讓筆記本不是散亂流水帳?」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題:「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去,久了就開始變得雜亂無章?寫下的內容找不到、易漏掉?」

這個問題其實不是筆記整理的問題,而是時間管理的問題。

尤其和另外一個問題很類似:「筆記本最前面的月曆與待辦清單,不缺各種隨時在新增的任務,但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單,還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力?」

因為筆記本變得散亂流水帳,待辦清單變成雜事清單,關鍵的問題其實都不在整理,而是搞錯「真正要整理的東西」。




時間管理,不是管理時間,而是管理目標、創造成果。筆記與待辦清單不是記錄,而是目標與任務的拆解研究工具。他們真正要整理的其實都是「目標」。

無論是一頁一頁的筆記流水帳,或是一天一天不斷新增的月曆、日清單,也還是流水帳。沒有聚焦「目標」,那麼筆記本就容易成為一本換過一本的散亂流水帳。

那麼,什麼是聚焦目標的筆記本,什麼是管理目標的待辦清單呢?其實很簡單,就讓我分享自己的作法。




一,依照「專案群組」開始寫筆記


雖然大多數筆記一開頭的設計,都是行事曆、待辦清單,但正是一開始就把事情都排上行事曆、待辦清單,「尚未經過」目標的聚焦與拆解,才導致最後事情都是散亂的流水帳。

雖然大多數筆記接著的設計都是完全自由發揮的空白筆記頁,但如果我們就是照著事情、想法發生的順序,一頁一頁填滿空白頁。「而不是依照」專案目標的順序,排出真正的管理次序。最後所有事情、想法,就變成散亂的流水帳。

如果不想如此,那麼應該一開始寫筆記,就是從「專案群組」開始寫:

  • 不要把筆記當作有什麼記什麼的工具。
  • 筆記的開頭,在收集要發生的事情與想法「之前」,優先拆解自己的目標。
  • 第一時間,就根據目標,把自己的筆記本,設計成一個一個目標專案群組。
    • 例如,數位筆記中,每個分類(記事本、標籤)都是一個特定目標專案。
    • 例如,紙本筆記中,每10頁是一個特定目標專案群組,如果能夠隨時插入新頁數的筆記本,更適合這樣的做法。
  • 接著開始寫筆記時,任何新紀錄的想法、新出現的任務、新需要的資料,都應該先思考:「他是屬於哪一個目標專案群組」?然後把這則筆記直接寫進那個群組中,而不是隨意新增一頁紀錄。
  • 在「目標專案群組」中新增筆記時,隨時都是在思考「接下來怎麼做?」的關鍵問題。
  • 如果發現一個無法放進任何「目標專案群組」的新筆記,通常表示這是一件雜事、多餘的事、不是當務之急的事,可以放進另外一個暫存區,而不是跟其他事情混在一起。
  • 如果「目標專案群組」內的筆記愈來愈多,可以建立一頁專案目錄,幫助自己快速索引與管理。

透過上述的「寫筆記」流程,其實就擺脫了筆記本總是一頁一頁散亂流水帳的問題,因為我們不再是跟個事件發生順序寫筆記,而是:

根據目標專案的順序寫筆記。

這就是最根本的寫筆記翻轉。




二,「任務筆記」是反覆修改、彙整的最小單位


在大的「目標專案群組」中,最小、最基本的筆記單位,應該是「一則任務筆記」。這是避免筆記變成散亂流水帳,或是時間管理變成都在管理雜事的第二步技巧。

關鍵在於,我們寫筆記時,往往最小、最基本的單位,都是「一個片段的資料」、「一個片段的想法」、「任務中的某一小部分行動」。例如,這次開會時,剛好提到某個任務的其中一兩個步驟,我就另外在一頁新筆記中寫下她。(這個反思,可以延伸參考另外這個實際案例:如何整理會議筆記更有效率?不要留下會議筆記

問題就在於,我們搞錯了筆記的最小單位,我們在「太過碎片」的筆記中做管理。所以,筆記本最後才是散亂各處的任務片段。(可參考:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流

我的實際操作步驟如下:

  • 一個明確要完成的任務,一定「只在」同一頁的筆記中管理。
  • 任務有新增資料、行動,一定都是補充回同一頁筆記,而不是再新增筆記。
  • 任務需要修改想法、修改作法,也都是改玩同一頁筆記,而不是再新增筆記。
  • 任務做完要檢討,一樣檢討再同一頁筆記,而非又新增一則檢討筆記。

這樣一來,我的筆記本最小單位,就是「一個明確的任務」,而任務的所有行動、資料、想法、修改、檢討,應該都在同一頁任務筆記中。

那麼無論是要確認一個任務的下一步,找任務的某個相關資料,覆盤之前任務,查找之前任務的作法,才會變成很簡單的事情,因為每一個獨立的任務,一定都在同一頁獨立的筆記中可以找到。




三,最後才連結出「每日行動清單」


那麼原本會列在一般筆記本開頭的月曆、每日待辦清單呢?我會最後才做!

有任何想法,出現任何新行動,我不會立刻寫在待辦清單上去管理他!(這和正統子彈筆記的做法正好相反)甚至我會要求自己,千萬不能用每日待辦清單寫筆記。(可參考:Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單

就像前面所說的,有任何想法、行動、資料,應該先想:

  • 可以放入哪個目標專案群組?
  • 應該跟哪一個任務筆記結合在一起?
  • 或是需要自己獨立一則任務筆記。

等到「目標專案群組」、「任務筆記」寫好、拆解好了,最後才是每日待辦清單:

  • 每日待辦清單,不是用來記錄新事情。
    • 這樣做,清單就變成是在管理雜事。
  • 每日待辦清單,應該是目標拆解好後,彙整出的結果。
    • 這樣做,清單就變成目標的執行方案。
  • 把目標專案群組中,要推進的專案的下一步行動,寫入每日待辦清單。
  • 根據任務筆記中,拆解好的行動、資料,讓執行每日待辦清單更有效率。

想要讓筆記本不再是散亂流水帳,或是想要讓時間管理不再只是混亂的待辦清單,或許翻轉自己寫筆記的順序,先專案、後任務,最後才是行動清單,會是一個有效的方法。

起碼,這是我自己實踐多年的筆記順序,而對我確實很有幫助。更是我《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》的系統邏輯順序。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何讓筆記本不是散亂流水帳?先專案、改任務、後行動清單

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