如何讓筆記本不是散亂流水帳？先專案、改任務、後行動清單

「如何讓筆記本不是散亂流水帳？」這是一個常常有人在電腦玩物相關文章或課程中詢問我的問題：「為什麼我的筆記本常常一頁一頁一直寫下去，久了就開始變得雜亂無章？寫下的內容找不到、易漏掉？」

這個問題其實不是筆記整理的問題，而是時間管理的問題。

尤其和另外一個問題很類似：「筆記本最前面的月曆與待辦清單，不缺各種隨時在新增的任務，但為什麼每天認真填滿月曆與待辦清單，還是覺得人生的狀態依然混亂又充滿壓力？」

因為筆記本變得散亂流水帳，待辦清單變成雜事清單，關鍵的問題其實都不在整理，而是搞錯「真正要整理的東西」。




時間管理，不是管理時間，而是管理目標、創造成果。筆記與待辦清單不是記錄，而是目標與任務的拆解研究工具。他們真正要整理的其實都是「目標」。

無論是一頁一頁的筆記流水帳，或是一天一天不斷新增的月曆、日清單，也還是流水帳。沒有聚焦「目標」，那麼筆記本就容易成為一本換過一本的散亂流水帳。

那麼，什麼是聚焦目標的筆記本，什麼是管理目標的待辦清單呢？其實很簡單，就讓我分享自己的作法。

一，依照「專案群組」開始寫筆記

雖然大多數筆記一開頭的設計，都是行事曆、待辦清單，但正是一開始就把事情都排上行事曆、待辦清單，「尚未經過」目標的聚焦與拆解，才導致最後事情都是散亂的流水帳。

雖然大多數筆記接著的設計都是完全自由發揮的空白筆記頁，但如果我們就是照著事情、想法發生的順序，一頁一頁填滿空白頁。「而不是依照」專案目標的順序，排出真正的管理次序。最後所有事情、想法，就變成散亂的流水帳。

如果不想如此，那麼應該一開始寫筆記，就是從「專案群組」開始寫：

• 不要把筆記當作有什麼記什麼的工具。
• 筆記的開頭，在收集要發生的事情與想法「之前」，優先拆解自己的目標。
• 我所謂的拆解目標，不是要憑空想目標，而是這個意思：「不一定要計畫新年度目標，用這五步驟為「現在」找到目標」。
• 第一時間，就根據目標，把自己的筆記本，設計成一個一個目標專案群組。
• 例如，數位筆記中，每個分類（記事本、標籤）都是一個特定目標專案。
• 例如，紙本筆記中，每10頁是一個特定目標專案群組，如果能夠隨時插入新頁數的筆記本，更適合這樣的做法。
• 接著開始寫筆記時，任何新紀錄的想法、新出現的任務、新需要的資料，都應該先思考：「他是屬於哪一個目標專案群組」？然後把這則筆記直接寫進那個群組中，而不是隨意新增一頁紀錄。
• 在「目標專案群組」中新增筆記時，隨時都是在思考「接下來怎麼做？」的關鍵問題。
• 如果發現一個無法放進任何「目標專案群組」的新筆記，通常表示這是一件雜事、多餘的事、不是當務之急的事，可以放進另外一個暫存區，而不是跟其他事情混在一起。
• 如果「目標專案群組」內的筆記愈來愈多，可以建立一頁專案目錄，幫助自己快速索引與管理。

透過上述的「寫筆記」流程，其實就擺脫了筆記本總是一頁一頁散亂流水帳的問題，因為我們不再是跟個事件發生順序寫筆記，而是：

根據目標專案的順序寫筆記。

這就是最根本的寫筆記翻轉。

二，「任務筆記」是反覆修改、彙整的最小單位

在大的「目標專案群組」中，最小、最基本的筆記單位，應該是「一則任務筆記」。這是避免筆記變成散亂流水帳，或是時間管理變成都在管理雜事的第二步技巧。

關鍵在於，我們寫筆記時，往往最小、最基本的單位，都是「一個片段的資料」、「一個片段的想法」、「任務中的某一小部分行動」。例如，這次開會時，剛好提到某個任務的其中一兩個步驟，我就另外在一頁新筆記中寫下她。（這個反思，可以延伸參考另外這個實際案例：如何整理會議筆記更有效率？不要留下會議筆記）

問題就在於，我們搞錯了筆記的最小單位，我們在「太過碎片」的筆記中做管理。所以，筆記本最後才是散亂各處的任務片段。（可參考：突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流）

我的實際操作步驟如下：

• 一個明確要完成的任務，一定「只在」同一頁的筆記中管理。
• 任務有新增資料、行動，一定都是補充回同一頁筆記，而不是再新增筆記。
• 任務需要修改想法、修改作法，也都是改玩同一頁筆記，而不是再新增筆記。
• 任務做完要檢討，一樣檢討再同一頁筆記，而非又新增一則檢討筆記。

這樣一來，我的筆記本最小單位，就是「一個明確的任務」，而任務的所有行動、資料、想法、修改、檢討，應該都在同一頁任務筆記中。

那麼無論是要確認一個任務的下一步，找任務的某個相關資料，覆盤之前任務，查找之前任務的作法，才會變成很簡單的事情，因為每一個獨立的任務，一定都在同一頁獨立的筆記中可以找到。

三，最後才連結出「每日行動清單」

那麼原本會列在一般筆記本開頭的月曆、每日待辦清單呢？我會最後才做！

有任何想法，出現任何新行動，我不會立刻寫在待辦清單上去管理他！（這和正統子彈筆記的做法正好相反）甚至我會要求自己，千萬不能用每日待辦清單寫筆記。（可參考：Evernote 子彈筆記術-1：關鍵是先放下我的清單）

就像前面所說的，有任何想法、行動、資料，應該先想：

• 可以放入哪個目標專案群組？
• 應該跟哪一個任務筆記結合在一起？
• 或是需要自己獨立一則任務筆記。

等到「目標專案群組」、「任務筆記」寫好、拆解好了，最後才是每日待辦清單：

• 每日待辦清單，不是用來記錄新事情。
• 這樣做，清單就變成是在管理雜事。
• 每日待辦清單，應該是目標拆解好後，彙整出的結果。
• 這樣做，清單就變成目標的執行方案。
• 把目標專案群組中，要推進的專案的下一步行動，寫入每日待辦清單。
• 根據任務筆記中，拆解好的行動、資料，讓執行每日待辦清單更有效率。

想要讓筆記本不再是散亂流水帳，或是想要讓時間管理不再只是混亂的待辦清單，或許翻轉自己寫筆記的順序，先專案、後任務，最後才是行動清單，會是一個有效的方法。

起碼，這是我自己實踐多年的筆記順序，而對我確實很有幫助。更是我《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》的系統邏輯順序。

有興趣的朋友，還可延伸閱讀：［如何寫出有效筆記？我的七個做筆記方法反思］、［寫出元經驗，不要讓筆記日記變成無用流水帳］、［準備好瑣事清單，幫你不費力進入決定性工作狀態］等文章。

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