[整理術-5] 突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流
上個禮拜，在「36氪」看到一篇文章：「工作又快又轻松的人，是如何节省时间的？」，點開一看，發現遇到多年難得一見的知音！
該文作者提到「建立一套工作資訊流」（原文為：工作信息流，我將其翻為台灣較慣用的資訊流），就是大幅度提高工作效率的方法，我也深有同感，並且貫徹我自己的工作資訊流多年。
為什麼要建立「工作資訊流」？
為什麼要建立「工作資訊流」？我的真實工作情境是這樣的：
- 我要同時進行多個不同專案，這些專案的資料與任務不會有序出現，而是無序的同時出現。
- 一個任務的細節常常不會一次搞定，而是會在不同時空片段出現。
- 每個人跟你交代事情時都說很重要，但你真的重要的事情是什麼？
這就導致了工作碎片爆炸，我相信大多數朋友應該也是類似的工作情況。但是如果讓工作一直呈現這樣的碎片爆炸狀態，那麼：
- 工作的速度就會因為要一直找資訊而降低。
- 工作的正確度也會因為漏東漏西而下降。
- 工作的選擇更可能一直瞎忙瑣事而缺乏成就。
於是這時候一套有效的「工作資訊流」，就是把工作碎片整理進一個有序且有效的流程。
這幾年我在電腦玩物分享自己如何利用 Evernote 進行專案管理、知識管理，甚至我開的「 Evernote 提升職場效率的筆記術」課程，都是在講如何把「工作碎片」建立成「工作資訊流」。
工作碎片不是問題，問題是你讓他爆炸：
工作本來就會碎片化，一個愈重要的專案，通常有愈多的資料、瑣事、人事、任務需要處理，這時候他的本質甚至就是碎片化的靈感、需求。
但是一個高效率的工作者，懂得如何把碎片重組成高價值的成果。
所以工作碎片不是問題，問題是我們讓他爆炸！就像資訊碎片也不是問題，問題是我們讓自己資訊爆炸。
我之前在電腦玩物上，針對資訊爆炸問題有一系列的探討文章，最新的一篇提到不要再追求稍後閱讀而累積更多不讀碎片，而是要當下處理成知識：「從讀不完的稍後閱讀轉念：當下讀完，當下處理」，類似的概念，其實也是我整理工作資訊流的方法。
建立有效的工作資訊流，不是讓工作不碎片，而是不要讓工作一直處於碎片的狀態，這樣累積到有一天一定會爆炸！
那麼要如何不要讓工作碎片爆炸呢？有四個工作整理的盲點可以突破，下面根據我個人的工作經驗來跟大家分享，也歡迎你到電腦玩物中回饋。
一，收集碎片：碎片不要留在原處，要把資料匯流
第一個盲點，是我們把必然出現的工作碎片一直碎片處理，當然效率低下。
例如，我有一個企業內訓的邀約，企業人資陸續傳了兩三封郵件分別跟我討論時間、主題、場地。又要了我的即時通後，在不同時間點跟我確認了老闆的幾個特殊要求。接著我們碰面訪談、電話討論，又聊了一些對課程的想法。然後我在這段時間陸陸續續構思了一些新的授課點子，也收集了一些授課的新資料。這是什麼？這就是工作的碎片。
不過問題不在上述分散的工作資訊，而在於如果我不處理他們，就讓兩三封郵件、幾次即時通、訪談會議的筆記、腦袋的想法、講電話記下的便利貼，全部都保持原樣，那工作當然愈來愈雜亂，效率愈來愈低下，而這還只是一件工作而已，你會有很多很多件類似這樣的工作！
這時候，我的方法在很久很久之前的文章：「 Evernote 完全記憶」中已經提過，我不把工作碎片留在原處，而是在碎片出現的「第一時間」，就把碎片集中到 Evernote 筆記，然後把同一個任務的碎片集中成同一則筆記。就像下面這樣，一個課程邀約的郵件、即時通、想法，來源是碎片的，但是我透過工作資訊流將其匯流在一起。
很簡單的方法，但是非常非常有幫助，我貫徹執行這個簡單方法多年後，實際體驗到的優點有幾個：
- 執行任務時，不用回到信箱、即時通、腦袋裡去找資料確認，節省時間。
- 比較不會一不注意漏掉哪個碎片，尤其這些碎片來自不同管道時。
- 可以知道哪些碎片比較重要或緊急，應該優先執行，尤其碎片很多時。
- 同個任務有新的碎片出現，也只要整合到同一個地方，不需煩惱碎片愈多愈雜亂。
而適合這樣統整工作碎片的工具，就是像 Evernote、 Onenote 這樣的數位筆記，或是我最近推薦過的「 Notion 」知識整理工具，還有像 Trello 的卡片也很適合用來統整碎片。
（我前天才寫了一篇文章，分享 Trello 統整碎片的方法：如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長？專案管理的5個關鍵技巧）
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| 這是 Notion 這個整理工具的畫面。 |
二，整合任務：不是紀錄雜事，而是凝聚專案
第二個盲點，我們常常錯失很多重要的「相關」碎片，導致我們的專案一直無法有效推進。
例如，我之前在製作自己的《比別人快一步的 Google 工作術》一書時，我是在很多年前有一個想法要製作解決工作低效率問題的書籍，這是第一個碎片。接著兩三年前開始我陸續開設全天的 Google 雲端辦公室班級，累積了很多次的經驗筆記，這是更多的碎片。然後我又在讀書時看到一些商管書的主題與封面覺得很喜歡，這也是碎片。
但是當碎片匯流後，我會慢慢發現這些碎片可以整合出一個《比別人快一步的 Google 工作術》的新書專案，於是這些碎片又可以在匯流處再進一步的整合成專案筆記（這部分可以參考我的 Evernote 專案管理筆記方法）。這也是一種「工作資訊流」，他的優點是：
- 會在慢慢匯流碎片的過程中，發現可以做的新專案、新任務。
- 而當新專案出現時，已經匯流的碎片等於已經完成工作前製作業。
所謂的「工作資訊流」，就是在匯流工作碎片後，進一步把碎片慢慢凝聚成一個一個專案或任務，並且開始規劃有效的行動。
三，規劃行動：不是要看碎片，而是要看行動
第三個盲點，是我們收集工作碎片，卻不處理工作碎片。什麼是不處理工作碎片呢？就是我們收集了要做什麼事情，卻不規劃怎麼做。
這邊再補充一個技巧，在建立這樣的工作資訊流的過程中，每一個碎片的收集，我會利用「三層筆記法」來規劃「行動、構思、封存」，一個碎片的內容本身是構思或封存，但重點是「我要採取什麼行動」，有了行動，反而內容本身就不是那麼重要了，而這樣工作資訊流就會更順暢推動起來。
例如下面這則在工作資訊流中的講座筆記，當有了最上方的行動，當初討論的很多碎片就不再那麼重要與值得煩惱，因為我只要依據規劃出來的行動執行就好！這樣的優點是：
- 用「行動」取代你的碎片
- 專注「行動」，不用再管碎片（或需要時確認一下即可）
四，要做什麼：不是要分類，而是要排程
第四個盲點，也是我在電腦玩物的「整理術系列文章」中常常提到的關鍵，資料的整理關鍵不是分類，而是要使用，是要依據使用來排程。
當我突破上面三個盲點，把工作碎片慢慢凝聚成一個一個行動任務（專案）後，我的目的不是在分類整理自己的工作資料，最後我想要做到的是在自己的工作資訊流中，決定我要怎麼排出處理這些工作碎片的順序。
所以我的工作資訊流，在 Evernote 中不是用記事本分類，而是用最後的「子彈筆記清單」來分類，在這個清單上，決定了每個月、每一週、每一天，我如何排程去處理工作碎片中真正重要的任務。
而對這部分有興趣的朋友，就請各位讀者移駕到我的「時間技客」系列文章，閱讀我如何進行時間管理的方法了。
以上，就是我自己原本工作上碎片化的常見盲點，以及我後來如何突破他們的方法，提供給電腦玩物的讀者們參考，也希望對大家有所幫助。
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3.高效率整理郵件：如何高效率的重新整理郵件？我的真實工作步驟完整分享
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