取代郵件即時通溝通，6 個雲端協同合作案例幫你提升職場效率
之前讀到一篇文章：「「速度」怎麼幫助企業增加競爭力，前Google應用程式總裁的2點建議」，裡面提到一段話：「千萬不要等待前一個人把事情做完再開始執行自己的部分，不要用連續性的思維來工作，要用平行的方式思考，各自執行自己的任務！」而這正是善用雲端工作裡的「協同合作」的價值。
這裡所說的「協同合作」，是指比起一來一往的訊息溝通、資料傳遞，比起等前一個人完成任務後傳給我繼續接手，不如有一個「共同的工作平台」，讓團隊合作者可以在這個「工作平台」上一起看到需要的資料，一起進行編輯、整理與執行，反而可以：
「降低不必要的溝通次數」，並且「增加彼此的一致性與正確性」，與「同步進行提升工作效率」。
目前很多可以協同合作的雲端服務，都具備類似的效果，像是 Trello、 Quip、 Evernote、 Onenote 等等，今天就以我真實工作經驗裡發生過的協同合作案例來舉例，看看如何善用這些雲端協同合作的功能，來改進我們的工作流程。
- 這篇文章的前因後果：
「前因」：我之前曾經針對「不是協同合作」和「是協同合作」的工作流程，會如何簡化你的工作步驟，如何提升效率與正確率，畫了一張圖解說，有興趣的朋友可以參考「一人之力為何有團隊之效？我的 Google 圓心工作策略 」一文。
「後果」：「協同合作」功能行之有年，大多雲端工具都具備這樣的功能，可是我實際上看到有好好善用協同合作的人卻還是不多，大多數朋友還是會停留在：
「面對面開會討論」、「用郵件和即時通交換檔案與想法」，但這樣做卻很沒有效率。
而且協同合作也並非只能用在工作，像是生活中的規劃也可以好好「協同合作」：「如何和朋友一起規劃自助旅行？我的旅行 App 協同合作經驗分享」。
1.用「 Google 文件」協同合作文件修改：
郵件與即時通是「有效」的任務傳遞機制，但是這樣的工作流程裡也存在著一些「低效率」的環節。
溝通雖重要，但很多溝通實際上是不必要的。
例如為了確認一份文件的修改，不斷用電子郵件重新寄送文件檔案，寄了10封郵件，就多了10個同文件不同版本的附加檔案，這樣一來，占用信箱空間、容易混亂，而且修改文件時多了很多要重新下載、覆蓋、傳送的動作，這些都是我們在改進工作流程時，可以思考「如何減法工作」的地方。
如果把上述的流程，改進成直接透過「線上文件協同合作」，讓多人可以同時去編輯那一份文件，那麼我就不需要寄出 10 封郵件、也不需要 10 個附加檔案，只要一開始寄出 1 封通知信邀請大家到線上文件進行「協同合作編輯」，每一次修改大家都可以在線上完成確認或建議，檔案版本統一而不混亂，工作步驟中省下一直重新交換檔案的眾多步驟，讓流程更精準也更快速，這就是「減法工作」，也是「協同合作」帶來的好處。
我自己通常會利用「 Google 文件」來完成這樣的協同合作，當我要請客戶修改某份資料時，我會使用「協同合作文件」，讓作者或客戶直接在線上文件跟我修改、討論，而不要用郵件即時通來來回回傳送不同的修改好檔案，這可以節省我們彼此很多的時間。
2. 用「 Quip 」協同合作企劃討論：
有時候要跟客戶討論某個企劃，以前的方法是我們用郵件和即時通（或是實體開會也一樣），想到什麼就丟個幾句話討論一下，大家回想一下，這樣的工作經驗會不會讓討論非常零散，而且無法聚焦。
所以有一次我要跟客戶討論某個企劃案，我就改成利用「 Quip 」建立一份線上企劃大綱，然後請客戶直接在這份企劃大綱上跟我討論，看是要如何修改企劃內容？有什麼新的點子？想到什麼要解決的問題？不要用即時通來說，而是全部都整理到這份「協同合作」的企劃大綱。
我們發現這樣比起原本的即時通溝通還要有效率，所有企劃想法和討論都聚焦在 Quip 的那份「線上企劃大綱」中，我們也可以清楚看到彼此持續增加的想法，也能從大綱裡凝聚出我們的共識和目標，最重要的是這個流程真的簡潔有力太多了。
3. 用「 Google 日曆」協同合作專案時程：
我最近才寫過「最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學」，而其中核心的價值就在於「協同合作」。
很久之前我曾經發生過這樣的麻煩：我和某個團隊一起合作一個一年份的長期專案，我們常常要開會，有很多共同的活動行程，並且每個月都有很多專案進度要準時達成，那時候我們就是每次開會時確認好上述每個任務的時間，或是後續用郵件來溝通時間。
但慢慢的我們發現問題來了，當任務的時間要調整、當行程的地點要修改，當專案進度的時程要微調，這時候就看到我們的信箱裡充滿了來來回回「改時間」的郵件，搞得大家最後的時間進度混亂而不一致，甚至有發生過因為改了時間地點，導致有人沒改到而跑錯行程、記錯會議。
後來我就建議，其實就是我們一起「共用一個 Google 日曆」，透過協同合作，把我們要一起進行的專案進度、會議時間、行程地點，加到我們的共用行事曆中，要修改也直接在共用日曆上改，這樣大家在各自的 Google 日曆上都能同步看到最新最正確行程，上述混亂的問題就不會再發生了。
4. 用「 Evernote 」協同合作專案資料庫：
在一個專案中我總是需要跟客戶共享大量的資料，例如我們要一起辦一個大型的活動，在合作的過程中，我們需要交換活動海報設計、場地佈置細節、要準備的道具、活動規劃的想法、邀請講者的資料、各種合約與文件、社群宣傳的圖文素材、每次開會的紀錄等等，非常非常多的資料內容需要合作，而且這些資料可能來自各種數位紙本型式。
這時候，我就很喜歡利用「 Evernote 共用記事本」來跟對方一起協同合作這些資料，當我這邊邀請了講者，就把講者資料與講題規劃丟入共用筆記本。當客戶那邊確認了場地，就把場地照片、場地規劃、場地細節丟入共用筆記本。當設計者那邊正在構思海報設計，我們就把需要用到的圖片素材與文案丟入共用筆記本。
後來我們都發現這樣很有效率，因為我們都能隨時上「共用筆記本」找到需要的資料、素材，或是某次開會的想法。
客戶要確認講者主題，就上共用筆記本找。我要給講者場地介紹，就上共用筆記本找。我們減少了很多「要一直跟別人要某個資料」的次數，並且可以一起在這個共用筆記本中整理出整個專案的資料庫（整理時可以善用 Evernote 目錄整理法）。
5. 用「 Trello 」協同合作團隊任務進度：
有時候要解決的問題是團隊合作時任務很龐雜，每個任務都在不同的進度上，並且要讓不同的人負責，還要追蹤每個任務的執行狀況，這時候也「一定不要」只是開會時或用郵件來交代任務，這會讓大家漏東漏西，而且還要不斷催促提醒。
我自己在面對這樣的情況時，很常使用「 Trello 共用看板」，在 Trello 建立團隊協同合作的任務看板，在看板上規劃出整個專案的執行進度與任務分類，然後把需要執行的任務都丟上看板，並且指定任務給負責的成員，這樣在一個共同的看板工作平台上，每個人都知道有哪些任務、誰要執行、執行到哪裡。
不用再一直用郵件溝通和交代，在共同看板上，每個人都能明確知道任務。（這部分可以參考我用 Trello 和朋友一起規劃自助旅行的經驗：如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學）
6. 用「 Google Keep 」協同合作任務進度：
還有一次，是別人主動利用「協同合作」的技巧來跟我合作，讓我覺得很開心，執行過程也真的非常簡單舒適。
那一次是有雜誌來採訪我，並且邀請我協助他們完成一個專題企劃，他們主動的利用「 Google Keep 的協同合作筆記」，列出了一份待辦事項清單：什麼時候採訪？採訪要準備什麼東西？我需要提供哪些資料？他們會準備什麼素材？全部的細項都在我們協同合作的清單上。
然後他們還請我把我想到的延伸任務，也直接列在協同合作清單。
這樣我們就不用透過郵件或即時通瑣碎的討論，只要看著共用清單，就能掌握彼此需要的任務步驟了。
- 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：
1. 協同合作相簿：替代時光小屋，如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學
2.和家人協同合作：用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧
當然，還有很多可以協同合作的工具與方法，甚至可以說「協同合作」已經是現代工具必備的功能，無論是專案進度、任務分配、時程安排、文件修改、資料收集等等需求，彼此以前用郵件或即時通討論，使用「協同合作」才是真正能加快速度、提高準確性的方法。
只是你也有在工作上盡可能地運用「協同合作」嗎？如果尚未開始，那麼希望這篇文章的經驗分享，可以幫助你好好發揮協同合作的效果。
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