2020 重新整理 7 種數位工作工具與資料,我的整理心法教學


重新整理,去除無用的東西,讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。

整理,不只是居家收納的整理,我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料,也很需要整理。

今天這篇文章,我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法,提供大家一份 2020 工作整理的參考。




一,重整郵件


電子郵件的混亂,會拖慢我們處理的速度,帶來壓力,並且可能讓我們更容易錯失一些重要的任務細節。

所以多年來,我一直維持著自己認為很重要的郵件處理習慣:

  • 每天清空收件匣
    • 已經處理完成、不需處理的郵件封存
    • 讓收件匣只出現今天要處理的郵件
  • 設定有用的郵件稍後處理流程
    • 適時的延後次要郵件
    • 讓某個時間點要處理的郵件,有準確的提醒

在 Gmail 中,我們可以利用下面兩個方法,完成清空收件匣、延後處理的工作流程:

在 Outlook 系統中,則可以利用下面的設定,完成類似的郵件重整:


郵件可以用上述方法整理,那麼更即時,但也可能更混亂的「即時通」呢?無論是 LINE 還是 Slack ,因為裡面的訊息往往更加零碎片段,同樣一個任務的資訊往往散落多處,在這樣的前提下,我的建議是:「想要整理即時通本身,就是吃力不討好的事情」。

我的意思是,一開始就不要想去在即時通本身做整理,例如要怎麼備份即時通對話紀錄、要怎麼整理對話中的重點等等。因為最後這都還是要花上不少心力(不像前面的郵件,一次性搞定,後面就很輕鬆)。

我的作法是,把 LINE、 Facebook 即時通、 Telegram、 Slack 或任何即時通工具的重要訊息、重要檔案,收到的第一時間,就要整理到自己真正的專案系統、工作管理系統中,以後就不是在分散的即時通系統找資料,也不用擔心即時通的資料不見,而是在自己統一的專案系統中確認任務即可。這才是一勞永逸的方法。

我的兩個對即時通管理的建議方法如下:




二,重整雲端硬碟


最有效的重新整理,是回頭改變我們的工作習慣,而不是等到製造了大量混亂後才來整理。

例如前面的郵件或即時通,很多時候的破碎溝通、檔案傳遞不一定有必要,如果可以善用「雲端協同合作」的工作流程,那麼就會減少很多郵件、即時通訊息,自然要整理就變得更簡單。

但這又可能進入另外一個問題,就是在協同合作的雲端硬碟中,共用硬碟裡大家的資料分類不一致,難以協調出共通的檔案分類方法,導致雲端硬碟上合作的檔案愈多,但大家都只是丟上去,檔案混亂下,反而常常找不到或遺漏重要檔案。

為了解決這樣的問題,我也有一套自己的雲端硬碟整理方法:

  • 最簡單、最少的專案資料夾分類。
  • 利用連結,建立重要文件的目錄連結。
  • 在雲端硬碟的「網頁端」,善用其搜尋、通知的特性。
    • 搜尋方便直接找出檔案。
    • 通知確認不要漏掉檔案。

這套方法,我也長期在自己慣用的 Google 雲端硬碟上實作:




三,重整相簿


我們的整理,應該要符合自己真實的「需求」,而非「要求」。不需要做需求以外過多的整理。

例如相簿中的大量照片、影片,如果我們是專業攝影師,那麼照片就是我們的工作,自然我們會需要花費大量時間,更多技巧的去整理這些資料。

但如果我們的相簿是生活照、旅行回憶,相對單純的工作花絮呢?這時候或許可以採取對自己更輕鬆,讓工具更自動化的整理方式:

  • 自動備份:節省自己還要記得手動備份的時間。
  • 自動分類或索引:節省自己還要分類相簿的時間。
  • 自動辨識人事時地物:節省自己找出特定人物、旅行照片的時間。
  • 共享相簿:節省跟家人朋友分享照片的時間。

因為對我們大多數人來說,上述的整理,就能滿足我們的需求:

我們可以思考看看,更大膽的解放自己整理照片的「要求」,回頭確認自己真正的「需求」。找到雖不完美,但可能更輕鬆,也有效的「平衡」整理方式。




四,整理紙張文件


整理不是收納,而是思考未來我如何更有效率的使用東西。

即使是在現在的工作流程、生活流程中,用著電腦、手機處理工作,還是免不了會產生很多紙張文件。例如各種單據、筆記、備忘錄、講義、合約、說明書等等,我們拿到紙張,當然想要也需要收納起來。

但對紙張文件來說,收納不一定是最好的整理方式:

  • 與其收納到抽屜,我更要思考的是未來如何快速取出來使用?
  • 與其好好保存,我更要在意的是這些紙張資料有沒有跟他們真正的任務整合在一起?
  • 與其放進文件夾,我還要注意的是,未來我需要時,如何記得有這些資料?

而我自己解決上述問題的方式,並非如何收納紙張文件,而是把紙張文件數位化,讓他變得可以搜尋,讓這些資料可以跟我們工作任務流程結合在一起:




五,重新整理手機 App


整理不是把全部已經有的東西收好,而是讓自己專注在真正需要的東西上。

就像手機上安裝了很多 App ,與其思考怎麼把這些 App 分類?還是嘗試什麼很厲害或複雜的整理技巧?

或許可以試試看,如果把大多數不是一定需要的 App 刪減,大膽的讓手機只剩下少數真正需要的 App 呢?這樣或許根本不需要整理,手機就可以很有效率。

當然,這時候如何判斷「大量刪減」,對我們來說不是那麼容易,感覺很多都要留下來?我推薦可以試試看下面這個做法:




六,重新整理工作流程與工具


如果我們覺得自己需要一直回頭重新整理,很有可能是我們的工作流程設計有問題。

最有效的整理,不是整理資料,而是整理好自己的工作流程。如果工作流程設計好,那麼工作、生活中無論產生什麼破碎的任務或資料,都可以在流程中「自動歸位」,而一旦這些碎片隨時都能歸位,那麼也就不會有「累積一段時間就會變得混亂」的循環問題了。

前兩年又再次很紅的「從近藤麻理惠的整理魔法,思考 5 個時間管理的關鍵啟示」,也有提到這種一次性整理好,就再也不會回到混亂的概念。聽起來好像是魔法,但其實是因為她整理的就是工作流程,而非物品本身。

所以,我們也不要只做資料的整理,試試看重新規劃自己的工作流程,統整自己的工具,讓那些總會不斷混亂的碎片開始歸位:




七,重新整理筆記資料


有一種東西急需整理,而且比那些資料更重要,那就是我們的「經驗」。

而這時候,「做筆記」本身其實就是一種最有效的「整理」。

在工作上寫任務日誌:「工作愈忙愈要記錄與回顧,寫「任務日誌」是提升效率關鍵」。在人生中做好自己的知識管理:「提早「為自己」做筆記,做好個人知識管理,但不只寫閱讀筆記」。

而不同的人生專案,我們可以用筆記做好不同的整理:





結論:


或許看到這邊,我們會發現,在新的一年,最有效的重新整理,不一定去整理過去的資料。而是:

為未來建立一個更有效的整理流程。

一直回頭去整理過去的資料,只會再次陷入混亂的循環。重新建立一個更有效的整理流程,是我更推薦的整理方法。

有興趣的朋友,推薦可以延伸閱讀:

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