工作愈忙愈要能隨時切換全速工作，我的五個常用技巧分享

當要處理的工作非常多，但又常常有家庭、有生活想要顧及時，應該怎麼做比較好？

不斷不斷的加班？全部時間一直投入到工作上？犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎？這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己，更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長，就算我一直把時間花在工作上，也很可能一段時間疲勞後，工作速度反而下降。

當生產力低落，有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。

我覺得面對堆積如山的工作壓力，但人又不可能不顧及生活，長期投入工作還可能效率降低，這時最好的做法，是可以「隨時切換」。

就是工作累了，不妨處理一點自己的事，要花時間在家庭、生活活動上，但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。




我自己有正職工作，工作上免不了會有意外，而需要週末在家加班。通常我在週末加班時的處理方法是這樣的。

我還是會排好週末要做的家庭活動，或是個人目標。例如要陪伴小孩一起玩一組桌遊。

但是在做這些活動之間，可能會產生一些空檔，例如小孩今天睡得比較晚，或是小孩玩累了跑去看自己喜歡的書。

這時候，我都可以立即拿出筆電，無論是10分鐘，還是30分鐘，我可以立刻切換到全速工作狀態，推進工作上的進度。

因為是週末，我其實沒有刻意去排工作時間，反而是先刻意去排完成生活任務的時間。但一天累積下來，往往也有四個小時左右的全速工作時間。

既然是在全速工作狀態，往往這時候推進的工作進度，也可能是八個小時慢條斯理、不情不願加班的成果量。（這個經驗我也有分享在部落格：兩歲孩子教會我這個新手父母的時間管理 7 堂課）




我已經在電腦玩物寫過很多「工作愈忙」時的各種解決辦法，我們不一定全部都要用上。

這些辦法來自我的親身實踐，我希望能夠分享出來，或許其中有幾個方法，剛好會適合你。

今天這篇文章，我就要來聊聊「隨時隨地切換全速工作」這個技巧。

1. 要有明確的成果導向

要能隨時切換全速工作的第一個技巧，是要清楚設定每一個任務要完成的最重要成果。

為什麼這樣說呢？全速工作有兩層意思：

• 用高效率工作。
• 完成高價值成果。

這兩者缺一不可，要不然就算我用全速做資料分類，但資料分類本身不產生任何成果，那工作不是一樣沒有推進嗎？

只有同時兼顧兩者，才有真正的全速工作。

所以第一個技巧，就是要對每個任務要做到的成果，有明確的設定。知道自己真正要完成的是什麼，要完成的事情中真正帶有價值的重點是什麼。

例如我要做一份公司會議中的提案簡報，首要之處不是怎麼全力做簡報，而是先設定好這份提案簡報明確的成果是什麼。假設最關鍵的是產品市場分析。

那麼每次切換到這個提案簡報工作時，我都應該先推進產品市場分析的進度，關乎關鍵成果的部分完成了，其他部分時間不夠。就可以用更簡單的方式去做就好。

這樣，才會有真正全速工作的效果，因為我做的每一個動作，沒有浪費時間在次要、不重要的事情上。

2. 要有明確的步驟切割

要能隨時切換全速工作的第二個技巧，則是任務明確的切割成步驟清單。

無論是熟悉的，還是不熟悉的任務，我都會拆解出詳細的步驟清單，第一步要先準備什麼，第二步要處理哪個檔案等等。

這樣做的第一個好處，就是當大任務可以切割成小步驟，才能隨時去做。每個小步驟就會變成是可以10分鐘、30分鐘完成，那麼在空檔出現時，才會有動力去做這個步驟，因為知道現在可以做完。（延伸閱讀：工作愈忙愈需要清單工作法，把塊狀任務變成分點行動）

這樣做第二個好處，是隨時銜接之前進度也沒有問題。只要步驟清單明確，就可以清楚知道自己之前做到哪個步驟，接下來要做哪個步驟，直接就進入下一個步驟的工作狀態。（延伸解析：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）

這樣做第三個好處，就是每次全力專注完成一個小步驟就好。不用擔心其他部分，因為都在後續的步驟清單中。但正是這樣不用擔心的心情，可以幫助自己全力的衝刺這個步驟。

這有點像是經典的番茄鐘工作法，他說全力專注工作25分鐘，休息5分鐘，這可以保持工作上全速進行的成效。

以前我也曾經覺得，工作有可能這樣分割成短時間嗎？

後來我發現，原來是我不會切割工作，不懂得把工作切割成步驟。分段讓每個步驟全速完成，才是能整個工作流程都保持全速的方法。

3. 要知道可以切換的工作選擇

要能隨時切換全速工作的第三個技巧，是隨時擁有第二個工作選擇。

通常手上同時有兩三個重要專案在進行，每個專案都有多個設定好明確成果的任務，每個任務都有切割出具體步驟。

那麼，如果今天預計的A任務的某個步驟卡關，能不能切換到暫時不卡關的步驟？或者先切換到另一個專案的明確成果任務，去執行他的下一個步驟呢？

不能全速工作，但可以切換，切換到那個當下我可以全速完成的另一個任務步驟。

但這個切換，當然也要先符合第一個技巧所定義的，有價值的成果。

這樣一來，無論任何時間，都可以保持全速，只是因時制宜，推進當下最能推進的工作成果而已。

「不在狀態」往往是我們無法進入全速工作的理由，但這個問題的解決辦法是，如果A任務不在狀態，或許可以在B任務上全速推進。（可延伸閱讀：如何把拖延逃避時間，也轉換成生產力時間）

4. 要有可以快速進入工作的工具

第四個幫我進入全速工作的技巧，則是要輔助工具的使用。

好的工具，讓進入全速狀態更容易。

你的工作內容有沒有適合的工具，可以幫助你隨時在各種情況下快速進入工作呢？對我來說，有兩個工具最有幫助。

• Google文件協作。
• 利用雲端文件，就可以隨時在電腦、手機等不同場所，快速開啟需要的工作檔案。利用協同合作，則讓開啟文件時，永遠保持最新的合作狀態。
• 試想看看，如果每次打開文件，還要確認一下是否最新版本？還要整理一下之前郵件裡的修正內容？還要確認即時通裡討論的修改細節？那怎麼可能全速工作呢？
• 但如果能夠打造一個協同合作的文件，讓工具幫我們把所有最新版本、修正細節，一開始就集中在一份協作文件上，那麼，隨時打開那份文件，就能立刻進入全速工作。
• Evernote知識庫
• 工作無法立即切換到全速，往往是每次開啟工作，都還要花一些時間尋找資料、彙整資料，以及瀏覽一遍資料以確保沒有遺漏。這樣的工作流程，又怎麼能夠快速進入全速工作狀態呢？
• 所以，我把所有工作碎片都收集到 Evernote，並且用一則 Evernote 任務筆記統整排序好相關碎片、資料。這樣一來，每次要處理任務，只要打開這則任務筆記，所有資料、碎片都在上面，就可以立即進入全速工作狀態。

這部分的工具搭配，可參考我的《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準任務整理系統》一書或課程。

5. 還有一個關鍵，就是工作跟生活可以隨時切換

全力的加班，不一定會有全速的工作。反而是偶爾切換做一點自己有成就感的事情（但不是單純打發時間），這時候回到工作上更能全速工作。

所以要能保持全速工作的最後一個技巧，就是不要一直在工作。

也要為自己準備生活中的專案目標，能在工作累的時候切換，反而可以在切換回工作時，發揮最高的速度。（可參考：簡單把生活變成任務，就能贏得意想不到的成就感！）

以上是我的方法，提供大家參考，希望有所幫助。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章：

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