工作愈忙愈要能隨時切換全速工作,我的五個常用技巧分享


當要處理的工作非常多,但又常常有家庭、有生活想要顧及時,應該怎麼做比較好?

不斷不斷的加班?全部時間一直投入到工作上?犧牲自己的個人休閒、家庭生活嗎?這可能不是好方法。原因不只是因為犧牲自己,更是因為人的專注力沒辦法持續那麼長,就算我一直把時間花在工作上,也很可能一段時間疲勞後,工作速度反而下降。

當生產力低落,有可能我變成其實正在浪費更多時間去完成工作。

我覺得面對堆積如山的工作壓力,但人又不可能不顧及生活,長期投入工作還可能效率降低,這時最好的做法,是可以「隨時切換」。

就是工作累了,不妨處理一點自己的事,要花時間在家庭、生活活動上,但又能「隨時隨地」切換到「全速工作」的狀態。




我自己有正職工作,工作上免不了會有意外,而需要週末在家加班。通常我在週末加班時的處理方法是這樣的。

我還是會排好週末要做的家庭活動,或是個人目標。例如要陪伴小孩一起玩一組桌遊。

但是在做這些活動之間,可能會產生一些空檔,例如小孩今天睡得比較晚,或是小孩玩累了跑去看自己喜歡的書。

這時候,我都可以立即拿出筆電,無論是10分鐘,還是30分鐘,我可以立刻切換到全速工作狀態,推進工作上的進度。

因為是週末,我其實沒有刻意去排工作時間,反而是先刻意去排完成生活任務的時間。但一天累積下來,往往也有四個小時左右的全速工作時間。

既然是在全速工作狀態,往往這時候推進的工作進度,也可能是八個小時慢條斯理、不情不願加班的成果量。(這個經驗我也有分享在部落格:兩歲孩子教會我這個新手父母的時間管理 7 堂課




我已經在電腦玩物寫過很多「工作愈忙」時的各種解決辦法,我們不一定全部都要用上。

這些辦法來自我的親身實踐,我希望能夠分享出來,或許其中有幾個方法,剛好會適合你。

今天這篇文章,我就要來聊聊「隨時隨地切換全速工作」這個技巧。




1. 要有明確的成果導向


要能隨時切換全速工作的第一個技巧,是要清楚設定每一個任務要完成的最重要成果。

為什麼這樣說呢?全速工作有兩層意思:

  • 用高效率工作。
  • 完成高價值成果。

這兩者缺一不可,要不然就算我用全速做資料分類,但資料分類本身不產生任何成果,那工作不是一樣沒有推進嗎?

只有同時兼顧兩者,才有真正的全速工作。

所以第一個技巧,就是要對每個任務要做到的成果,有明確的設定。知道自己真正要完成的是什麼,要完成的事情中真正帶有價值的重點是什麼。

例如我要做一份公司會議中的提案簡報,首要之處不是怎麼全力做簡報,而是先設定好這份提案簡報明確的成果是什麼。假設最關鍵的是產品市場分析。

那麼每次切換到這個提案簡報工作時,我都應該先推進產品市場分析的進度,關乎關鍵成果的部分完成了,其他部分時間不夠。就可以用更簡單的方式去做就好。

這樣,才會有真正全速工作的效果,因為我做的每一個動作,沒有浪費時間在次要、不重要的事情上。




2. 要有明確的步驟切割


要能隨時切換全速工作的第二個技巧,則是任務明確的切割成步驟清單。

無論是熟悉的,還是不熟悉的任務,我都會拆解出詳細的步驟清單,第一步要先準備什麼,第二步要處理哪個檔案等等。

這樣做的第一個好處,就是當大任務可以切割成小步驟,才能隨時去做。每個小步驟就會變成是可以10分鐘、30分鐘完成,那麼在空檔出現時,才會有動力去做這個步驟,因為知道現在可以做完。(延伸閱讀:工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

這樣做第二個好處,是隨時銜接之前進度也沒有問題。只要步驟清單明確,就可以清楚知道自己之前做到哪個步驟,接下來要做哪個步驟,直接就進入下一個步驟的工作狀態。(延伸解析:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

這樣做第三個好處,就是每次全力專注完成一個小步驟就好。不用擔心其他部分,因為都在後續的步驟清單中。但正是這樣不用擔心的心情,可以幫助自己全力的衝刺這個步驟。

這有點像是經典的番茄鐘工作法,他說全力專注工作25分鐘,休息5分鐘,這可以保持工作上全速進行的成效。

以前我也曾經覺得,工作有可能這樣分割成短時間嗎?

後來我發現,原來是我不會切割工作,不懂得把工作切割成步驟。分段讓每個步驟全速完成,才是能整個工作流程都保持全速的方法。




3. 要知道可以切換的工作選擇


要能隨時切換全速工作的第三個技巧,是隨時擁有第二個工作選擇。

通常手上同時有兩三個重要專案在進行,每個專案都有多個設定好明確成果的任務,每個任務都有切割出具體步驟。

那麼,如果今天預計的A任務的某個步驟卡關,能不能切換到暫時不卡關的步驟?或者先切換到另一個專案的明確成果任務,去執行他的下一個步驟呢?

不能全速工作,但可以切換,切換到那個當下我可以全速完成的另一個任務步驟。

但這個切換,當然也要先符合第一個技巧所定義的,有價值的成果。

這樣一來,無論任何時間,都可以保持全速,只是因時制宜,推進當下最能推進的工作成果而已。

「不在狀態」往往是我們無法進入全速工作的理由,但這個問題的解決辦法是,如果A任務不在狀態,或許可以在B任務上全速推進。(可延伸閱讀:如何把拖延逃避時間,也轉換成生產力時間




4. 要有可以快速進入工作的工具


第四個幫我進入全速工作的技巧,則是要輔助工具的使用。

好的工具,讓進入全速狀態更容易。

你的工作內容有沒有適合的工具,可以幫助你隨時在各種情況下快速進入工作呢?對我來說,有兩個工具最有幫助。

  • Google文件協作。
    • 利用雲端文件,就可以隨時在電腦、手機等不同場所,快速開啟需要的工作檔案。利用協同合作,則讓開啟文件時,永遠保持最新的合作狀態。
    • 試想看看,如果每次打開文件,還要確認一下是否最新版本?還要整理一下之前郵件裡的修正內容?還要確認即時通裡討論的修改細節?那怎麼可能全速工作呢?
    • 但如果能夠打造一個協同合作的文件,讓工具幫我們把所有最新版本、修正細節,一開始就集中在一份協作文件上,那麼,隨時打開那份文件,就能立刻進入全速工作。
  • Evernote知識庫
    • 工作無法立即切換到全速,往往是每次開啟工作,都還要花一些時間尋找資料、彙整資料,以及瀏覽一遍資料以確保沒有遺漏。這樣的工作流程,又怎麼能夠快速進入全速工作狀態呢?
    • 所以,我把所有工作碎片都收集到 Evernote,並且用一則 Evernote 任務筆記統整排序好相關碎片、資料。這樣一來,每次要處理任務,只要打開這則任務筆記,所有資料、碎片都在上面,就可以立即進入全速工作狀態。

這部分的工具搭配,可參考我的《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》一書或課程。




5. 還有一個關鍵,就是工作跟生活可以隨時切換


全力的加班,不一定會有全速的工作。反而是偶爾切換做一點自己有成就感的事情(但不是單純打發時間),這時候回到工作上更能全速工作。

所以要能保持全速工作的最後一個技巧,就是不要一直在工作。

也要為自己準備生活中的專案目標,能在工作累的時候切換,反而可以在切換回工作時,發揮最高的速度。(可參考:簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!

以上是我的方法,提供大家參考,希望有所幫助。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要能隨時切換全速工作,我的五個常用技巧分享

留言

  1. 很受用,反复看了2遍准确好好规划一下,谢谢分享!

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