如何活用 ChatGPT 拆解目標計畫? 5 個提問技巧,實測旅行規劃



對於平常喜歡研究時間管理的我來說,除了之前利用 ChatGPT 增加工作上文書、寫作任務的效率外,接下來想要試試看的就是有沒有可能利用 ChatGPT 來提升時間管理的計畫力呢?當然,這裡並非是說讓 ChatGPT 接管我們的計畫,我們也不想(沒辦法)成為只是聽 AI 指令的人,就像利用 AI 來提升寫作效率時也不只是用在複製貼上自動生成內容一樣:「我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率,跟 AI 對話強化論點而不抄襲

但是,之前在上「時間管理課程」時,確實發現許多朋友會在「拆解」目標、行動的「第一步」就卡關,可能這時候腦袋一片空白,或是有模糊想法,卻無法拆解出任何方案與步驟

從時間管理的角度來看,目標的設計、行動的設計,一定是人(我們自己)所做的價值判斷與選擇。但問題是,如果第一關就拆解不出任何內容時怎麼辦呢?這時候很有可能是對這件事情缺乏經驗(或沒有覆盤累積),也還沒養成想像的習慣。

而透過大量文本訓練,又能自動生成內容(甚至常常瞎掰)的 ChatGPT,某種程度就是經驗與想像的集合體,說不定可以幫助我們突破拆解的第一層關卡,於是有了基本的目標與行動草稿後,我們更容易激發自己的價值判斷與選擇。




所以這段時間,我就實際測試看看在自己的時間管理、專案計畫、任務拆解過程中,利用 ChatGPT 作為輔助,看看他能帶來什麼樣的效果,可以被如何利用,也因此整理出 5 個針對讓 ChatGPT 輔助拆解目標規劃的問問題技巧,在這篇文章跟大家分享。

如果你常常卡在企劃、規劃、目標設定、執行行動等難題上,或許這篇文章可以提供你應用 ChatGPT 的參考。

為了方便理解以及大多數朋友應用,我以「規劃一次花蓮旅行」這樣的目標計畫拆解為例,但抽練出一些技巧,可以用在其他的目標計劃拆解需求上。




1. 問題太簡單、太複雜都不好,不如層層追問

問 ChatGPT 問題要簡潔但精準:問題太單純給不出好答案,問題太複雜會容易瞎掰。

如果問的問題太複雜,想要 ChatGPT 給出一個完美計畫,很有可能適得其反。因為 ChatGPT 沒有好答案也要回答出內容,所以當問題太複雜、條件設定太多時, ChatGPT 會為了滿足條件而刻意回答出一些看似頭頭似道的假內容。



例如我嘗試問了一個這樣的問題:

「我想規劃一個五天四夜的花蓮之旅,目標是帶小孩體驗與認識大自然。如果有登山行程希望是五歲小孩可以接受的健行程度,也以住山林中的飯店為優先選擇。我會開車前往,但希望行程不要太緊迫,開車時間也不要太長。

請根據上述需求,幫我列出一個五天四夜的行程規劃,要包含每一天可以前往的關鍵景點,該地點的特色,可以用餐的餐廳,以及每天晚上建議的住宿飯店。」

看起來問題設定很具體,但就像你跟一個人提出這樣的問題,那人當下一個頭兩個大,為了滿足我的條件就填補了很多他自己可能也不確定,或是計畫出不確定是否相合的內容。

下面是 ChatGPT 其中一天的行程回答,我有標註出一些有問題處。




加上 ChatGPT 是內容生成的 AI ,他看似在思考,卻可能是透過經驗產生的想像,本質上是沒有真正的排程計畫功能的。我們是借助他的經驗來刺激我們去做自己真正的排程計畫,但如果 ChatGPT 想太多的時候就不是好事。

所以我反而會覺得問問題一開始可以簡單一點沒關係,但獲得一個比較單純、普通的答案後,激發我們一些思考,然後再層層追問,反而可以獲得更好的答案。

例如一開始問:「幫我進行一個花蓮之旅的計畫」就這簡單,但得到答案後繼續追問:「如果我想進行親子之旅,可以如何調整行程?」,然後再追問:「如果希望上述行程有更多大自然體驗可以如何調整?」,之後再問:「有沒有建議的旅館?

就像我在「我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率,跟 AI 對話強化論點而不抄襲」這篇文章中,也建議採用一層一層追問的方式來修正,這比較適合一般人,一開始我們腦袋中想得比較少,但看到草稿答案後引發新的思考,於是把問題問得更有針對性即可。




2. 第一層追問:設定目標人事時地物,提問流程架構

接下來,「層層追問」也可以有些進一步的技巧。

如果以進行「拆解目標計畫」來說,第一層我們可以先從目標設定的角度來對 ChatGPT 提問,並請他提供一個基本的目標流程架構。

如果我們可以先提出一個包含「人事時地物」的簡單目標設定,然後詢問 ChatGPT 可以如何拆解計畫,往往可以獲得一個更有效的流程架構建議。
  • 人:是為了誰完成這個目標?
  • 事:這個目標想要達到的成果是什麼?
  • 時:有沒有時間限定?
  • 地:有沒有地點、場景限定?
  • 物:有沒有前提限定條件?

例如我可以問 ChatGPT:「請幫我規劃一個花蓮5天4夜親子之旅,可以帶5歲小孩體驗花蓮的大自然風光,我會開車前往。
  • 人:我和5歲小孩
  • 事:體驗大自然風光
  • 時:5天4夜
  • 地:花蓮
  • 物:開車前往

這時候 ChatGPT 提供了下面的行程答案(擷取其中兩天)。

這個結果會比單純問:「幫我規畫一次旅行」或是「幫我規畫一次花蓮之旅」,要能獲得更多具體的內容建議,並且這樣的提問本身也不會太複雜。





3. 第二層追問:刺激目標流程的問題意識,提問解決方案

不過在完成目標的過程中,最大的難關是目標無法有效達成、計畫停滯不前,為什麼會這樣?原因就是我們常常忽略了目標基本流程架構中「隱藏的問題與風險」。

這時候,我們也可以利用 ChatGPT 來幫我們拆解初其中的一些可能問題與風險,刺激我們去找到可能的問題所在。

我們可以延續上一個問題與答案,用追問的方式來詢問 ChatGPT:「針對上一個問題中建議的行程,以親子之旅的目標來說,可能會有哪些問題與風險呢?

有些時候我們比較缺乏「問題意識」,上述的反問,可以刺激我們去思考風險,但也不是每個問題都需要解決,我們要找到的是自己最關注、最符合的問題。




所以我們可以進一步追問 ChatGPT 自己最關注的那個問題的解決方案:「建議如何避免行程太緊湊的問題?可以讓小孩玩得放鬆舒服

這時候,我們開始發現在這次的目標計畫中,一個很重要的關鍵就是讓行程很舒服,小孩才會玩得最開心。我們開始從泛泛的目標行程規劃,進入更有針對性的解決問題拆解。

而  ChatGPT 給了我下面的答案。

當追問到第二層,我們就能透過這樣的答案輔助,幫助我們把自己的目標計畫修正得更加可行、更加有效。





4. 第三層追問:針對要完成的具體成果,提問行動步驟

現在我們透過 ChatGPT 的輔助,慢慢釐清我想要的是一次開心、放鬆的花蓮親子大自然之旅,而透過協助,我暫時找到其中讓這次計畫可以順利完成的關鍵問題在於:「行程要少、有彈性」,然後或許安排一些「小孩會更開心的遊戲地點」。

但是,設定出階段性成果是「小孩會更開心的遊戲地點」,還是需要我們開始「動手去做」,才能滿足這個成果。而接下來遇到的就是「拆解具體下一步行動」問題,也是許多朋友會卡關的另外一個地方。



如果你在拆解下一步行動中卡關了,也可以試試看問問 ChatGPT ,例如延續前面的問題與答案,我的第三層追問會是:「前面的建議很棒,針對安排讓小孩玩得更開心的地點,可以幫我轉換成接下來我該怎麼做的具體下一步行動清單嗎?

於是 ChatGPT 列出了下面這樣的行動清單給我(我畫上粗體的部分,就是我看到的具體行動建議的部分):

  • 計畫一些相對輕鬆的活動,例如逛街、放風箏、野餐、沙灘玩水等,讓小孩可以在行程中有足夠的休息與娛樂時間。
  • 安排較長時間的自由活動,例如在民宿或飯店中玩耍、自由閒逛或是在公園或海灘中嬉戲,讓小孩有足夠的自由度去探索、發現新事物。
  • 在活動前提前告知小孩即將進行的活動內容,引導他們建立期望和想象,並在活動結束後詢問感想和心得,透過這樣的方式,讓小孩能夠更主動、自發地參與活動。
  • 當然,要在旅行期間充分考慮小孩的需求,適時休息和調整行程,避免讓小孩疲憊或是過度興奮,導致情緒失控或行為失常。

或者,我可以延續前面的問答,針對這次行程的不同問題與成果,繼續「追問」 ChatGPT 提供具體行動建議,例如「針對上述旅行,列出出發前要完成的行動清單」,這個建議答案就幾乎可以直接變成筆記中的待辦清單了。





5. 避開「即時資訊性問題」的提問技巧

ChatGPT 不會真的排程做計劃,前述的答案其實是他的文本經驗、內容想像後,生成的結果。這裡面很有可能會遇到「缺乏最新資訊」、「缺乏正確資訊」的阻礙,常見的兩種問題是:

  • ChatGPT 很多回答都是英翻中,所以很多時候答案怪怪的,或是專有名詞看不懂,可能是英文直翻中文的原因。(例如上面圖片中有一個「鳳枝谷濕地公園」,其實台灣真正使用的名稱是「豐之谷自然生態公園」。)
  • 資訊類問題反而可以搭配 Bing New 詢問:因為 ChatGPT 沒有網路新資料,而 Bing 的 AI 則是以網路搜尋結果為主。

這時候,除了用英文提問外,另外一種提問的角度是避開資訊性問題。

跳脫上面的三層追問,我們就問一個簡單的問題就好:「如何規劃一次小孩會很開心的親子旅行?

這時候沒有地點時間資訊,也不要求資訊性的答案,但有明確的「人與事」即可,很多時候這樣問,反而 ChatGPT 可以提供我們更多接下來有用的內容,而真正的資訊我們自己去搜尋更適合。

例如下面是針對這個問題的答案。

這個答案給了我可以去搜尋哪些資訊?可以如何做真正的計畫?要注意那些問題風險?等等切入點,針對這些建議來開始我自己的目標拆解,也就更有頭緒了。




下面是一個我自己近期真實規劃並執行的花蓮親子之旅行程筆記,當時沒有 ChatGPT ,所以當然都是我自己去思考、規劃的。

不過如果對照上述的提問技巧、步驟,可以發現確實最後有不少殊途同歸之處。




就像我們不是要利用 ChatGPT 來提供直接複製貼上的文章內容,而是在提問中刺激想法、修正文稿。

這篇文章想說的,也不是 ChatGPT 可以直接完成計畫排程,而是我們一樣可以透過提問:
  • 刺激對於目標流程的想像
  • 發掘問題意識
  • 想到一些可能遺漏的步驟
  • 並且利用草稿讓我們可以更輕鬆地去做一些價值判斷、行動選擇
有興趣的朋友,可以參考上面提供的幾個提問方法,試試看是否能協助你拆解不同的專案、任務喔!(歡迎延伸參考:Notion AI 筆記實測:自動用中文寫報告大綱、會議待辦、行銷文案




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