活用你的第二大腦筆記範本,協作 ChatGPT 生成好內容的 6 個案例



有些朋友會焦慮在各種 AI 工具不斷推陳出新的時代,有 AI 寫作、寫文案、製作簡報工具,最基本的 ChatGPT 也能直接透過問答生成郵件、報告、企劃,除了擔心會不會有些工作被取代(其實如果真的可以取代一些工作步驟,才能節省更多工作者的時間去做重要的事),也有些朋友問我說:會不會這樣一來做筆記、整理資料這些我們做個人知識管理的方法也就沒那麼重要了?

我自己這幾個月的實踐心得是,以現階段的工具來說(各種文字、圖片、影音的內容生成),以及最近 GPT-4 的能力來看(還真的很難說之後會變成什麼程度),要讓 ChatGPT 與 AI 工具發揮最大的效果,製作出真正為我所用,而且有價值的內容,還是不能脫離兩個條件

  • 如果我擁有「屬於自己的草稿」,即使是雜亂資料也好,請 AI 幫我分析、重整、延伸,都會讓 AI 生成更有效的內容。(相對於:我只是問一個主題,就希望 AI 給我全部答案的提問方式)
  • 如果我還擁有「自己需要的解答內容的基本格式範本」,那麼請 AI 幫我重整雜亂資料、延伸問題、激盪想法發展,更會有加倍效果。(相對於只是設計 AI 角色、修改提示語的方式)

在跟這些 AI 內容生成工具協作的過程,擁有上述這兩點,你會更容易真正感受到 AI 不只是神奇好玩,而是可以幫助我們真正完成工作

2024 更新,我實驗了一年的 AI 工作流程總整理2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作,提示語、常用案例指南




我們的個人知識庫,其實與 AI 工具相輔相成

並且在這樣的過程中,你也會發現在現在這個階段還不需太過焦慮,因為「屬於自己的草稿」、「自己需要的解答內容的基本格式範本」,這是人在自己的執行、學習過程中產生的經驗累積,也是我們的個人知識庫、第二大腦原本的核心內容。

這些不斷覆盤、迭代出來的任務筆記、知識筆記,不一定要很複雜,但是是屬於我們個人需要的解決問題方法。(延伸閱讀:[高效能職場筆記法-3] 練習五個覆盤步驟,用解決問題取代空想計畫

而擁有這些自己的第二大腦的朋友,反而比起單純對 AI 問問題的朋友來說,更能發揮 AI 工具的潛力。

但真的是這樣嗎?實際上可以做到什麼結果?

進階的做法,或許是讓 AI 工具直接去讀取我們的整個知識庫,公司讓 AI 去讀取自己的知識庫、客服資料庫,就像是「 ChatPDF 」去讀一份論文,然後提供更精準有效的問答一樣。

不過對於大多數一般使用者來說,也不一定要這樣做才能解決問題。

下面這就是一般人可以立即做得的實踐:這篇文章就讓我從自己在第二大腦、個人知識庫中常常使用的筆記範本出發,看看經由多年累積迭代下來的範本,怎麼幫助 ChatGPT 產出更能直接使用的內容。

使用 Notion 的朋友,也可以用同樣邏輯看看 Notion AI 如何在這樣的過程發揮最大能力。




案例01.學習筆記範本

讓我們以大多數朋友都可使用,並且免費版本就有一定成效的 ChatGPT 為例。

下面所有的案例,基本的「提示語 Prompt 」結構如下:

  • (開頭還是可以說明主題背景)......目前有些「雜亂想法」如下,根據更下方提供的「XXX大綱範本」進行整理與延伸:
    • 雜亂想法:
      • (貼上雜亂想法,只要沒有超過限制字數即可)
    • XXX大綱範本:
      • (貼上範本,只要沒有超過限制字數即可)

我們就從閱讀學習的筆記摘要開始試試看,我們確實可以直接請 ChatGPT 摘要一篇文章的重點,但如果我們希望產出的結果更符合我們需要的「學習筆記」,那麼可以試試看這樣做。

我的提問內容如下:

幫我整理下面這篇文章,並且根據更下方提供的筆記大綱範本,進行內容重整:

XXX貼上文章內容

筆記大綱範本:
- 能不能解決親子溝通之間的問題?有沒有具體技巧?(*問題要自己設定喔!)
- 列點摘要文章的重點結構
- 延伸拆解我們可以採取的下一步行動:





在我自己多年來寫學習、閱讀筆記的過程中,慢慢產生出一種我自己寫筆記的基本結構:

  • 我喜歡在閱讀學習之前,先預設一個我想要「獲得解決」的問題,然後去文章裡面找答案。
  • 當然我也會筆記一些屬於文章的重點。
  • 但最後我更強調一定要與行動步驟,要不然學習沒有意義。

所以我的讀書筆記大多時候長成這樣,會有我自己的問題解決筆記、行動清單、重點摘要。




當我要跟 ChatGPT 這類工具進行學習的「協作」時,我會抽練出自己寫讀書筆記時的這種「結構範本」,然後請 ChatGPT 幫我生成與整理。

於是, ChatGPT( GPT-4 ) 回答出了下面這樣的內容。

因為這篇文章我也實際看過,並且自己有寫過筆記,在這個範例中他的回答非常精準,更重要的是,他是根據我自己的學習筆記範本來寫,是符合我要解決問題的方式,快速生成了我甚至可以直接複製到筆記中使用的內容。





案例02.目標規劃筆記範本

事實上,我的第二大腦筆記系統中確實有非常多這樣的範本筆記(參考:寫出元經驗,不要讓筆記日記變成無用流水帳),甚至有些關鍵任務還有特別的範本筆記「模板」,方便我下一次相似專案、任務可以快速套用。




那麼,例如當我要再次做一個之前做過的目標規劃時,我可不可以這樣做呢?

  • 簡單描繪一下我對目標的想法,加入一些資料,丟給 ChatGPT
  • 請 ChatGPT 根據筆記中對這類目標的「拆解範本」,進行對我有用的拆解

於是我可以在 ChatGPT 中這樣詢問:

最近想要規劃日本大阪、神戶之旅,我是從台灣出發,想要帶小孩去大阪的環球影城、神戶動物園、海遊館、kids plaza等處。請幫我根據下面這個旅行規劃範本,設計一個日本大阪之旅專屬的旅遊計畫:

插入整個旅遊規劃筆記範本




於是就產出了下圖這樣的結果。

當然,不是說我就一定要依照這樣的規劃去執行(可延伸閱讀:如何活用 ChatGPT 拆解目標計畫? 5 個提問技巧,實測旅行規劃),但這樣做有一個非常直接的優點:

我可以把這段內容,直接複製到我的旅行規劃筆記,然後節省我更多重新整理目標規劃筆記的時間,並且裡面確實有很多針對這次特殊目標的關鍵內容,還依照我自己真實需要的專案執行流程來規劃!





案例03.企劃報告範本

你可能常常要做某種專案的企劃報告,我們在筆記中整理了很多這個企劃的想法與資料,但最後還是要整理成需要的企劃報告結構,最後這個整理成報告的步驟往往要花掉不少時間。

這時候,如果在之前的幾次經驗中,我們已經累積了一個「企劃報告範本」,就可以試試看這樣做:

我想撰寫一本 ChatGPT 如何做好個人知識管理的書籍,目前有些雜亂想法如下,請幫我把想法根據更下方提供的書籍企劃大綱進行整理與延伸:

雜亂想法:(*這個案例中,這邊的想法多一點更好,只要剪貼筆記中原本內容即可)

書籍企劃大綱範本:(*這邊插入你自己需要的企劃報告大綱範本)





於是 ChatGPT 從我的雜亂想法,整理出了下面的企劃報告,當然有些地方我需要再研究思考,或者像是競爭書籍那邊是亂掰的(對了,這是一個模擬案例,我沒有真的要寫這本書!),但確實也節省了不少時間,甚至把雜亂想法重新理出了一個書籍大綱規劃。

更重要的是,這會比我們單純問 ChatGPT 一個問題,就要他幫我寫出一份企劃報告,要實際、有用、合理得多了






案例04.行銷文案範本

第二大腦筆記、個人知識庫對我來說一個很重要的用途是,幫助我快速收集各種資料,在筆記中處理我的想法,於是當我真的要「產出」工作成果時(例如報告、文案、簡報、文章等等),是把草稿重組成完成品,這樣才能真正有生產力、有價值的完成。

卡片盒筆記法」也說:寫作,是從草稿開始寫起,而不是在一個空白文件中直接產出最終內容。

例如我在撰寫課程報名活動的網頁文案前,其實也都先有各種草稿與想法的筆記,然後要「產出」時,我把草稿處理成需要的產出格式。

於是我可以用下面的結構來詢問 ChatGPT:

我要製作一個課程報名網頁,請幫我根據下方雜亂的課程資料,根據更下方的文案範本,撰寫出吸引人的報名網頁文案:

課程資料:(*這個案例中,這邊的想法多一點更好,只要剪貼筆記中原本內容即可)

文案範本:(*這邊插入你自己需要的文案範本,在這裡我把活動通網站的幾種格式都加上去)





於是就獲得了下面的內容整理。

我可以把下面的內容剪貼到報名網頁需要的欄位中,我可以參考 ChatGPT 從雜亂資料中幫我理清的一些重點文案。

甚至這一次我還沒想到課程名稱,但是因為我的文案範本中有這一項,所以 ChatGPT 幫我從雜亂資料裡面想了一個課程名稱出來(而且好像還可以)。





案例05.任務筆記範本

在多年來養成各種生活習慣、改變壞習慣的過程中,我其實有逐步累積、修改,產生一份克服拖延難題的「養成習慣拆解筆記範本」。(延伸閱讀:更容易養成新習慣的規則設計表,我的特製範本下載




那麼,我們可以試試看,先跟 ChatGPT 描述我們想要解決的任務難題,然後放上我們對這類任務的拆解範本,讓 ChatGPT 幫我們拆解出需要的執行步驟。

我最近很想改掉晚上吃消夜的習慣,但常常晚上一追劇就忍不住吃了零食或外送,我需要設計一個改掉壞習慣的計畫,請根據下方表格幫我

計畫:
目標願景:
附加價值:

觸發機制:
可用情境:
風險情境:

可採取行動:
具體下一步:
要替代行動:

獎勵機制:
記錄工具:
下一次改變:




於是我獲得了下面的回答,我可以先把這個內容複製到自己的任務規劃筆記,然後再調整修改成自己需要的執行方式。

其實在時間管理的任務拆解過程,也需要很多的「腦力激盪」,利用 ChatGPT 根據我們需要的任務結構(範本)進行腦力激盪,可以事半功倍






案例06.會議、郵件範本

之前這篇文章中,有提到利用 ChatGPT 整理逐字稿的好用之處:「用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧」。

如果利用 ChatGPT 整理逐字稿時,再加上自己真實需要的會議筆記、郵件範本呢?那效果就會加倍提升。

我在之前這篇文章有提過:「先寫事前整理筆記,如何一邊開會行動一邊完成有效筆記的作法」,所以我們可以試試看這樣的流程:

  • 會議前,先寫好自己的任務規劃筆記。
  • 會議中,獲得逐字稿,或是雜亂的筆記。
  • 會議後,請 ChatGPT 根據會議前的任務規劃筆記,整理會議中的雜亂筆記,獲得真正有效的會議結果文件。

於是我可以這樣跟 ChatGPT 詢問:

我剛剛開了一個關於要在辦公室導入案例萃取方法的會議,下方有會議逐字稿,請根據最下方的會議記錄範本,重整內容與延伸:

會議逐字稿:

會議記錄範本:
- 我原本對目標有什麼規劃?
- 我想解決什麼問題?
- 我期待會後有什麼行動?

實際測試後,獲得下面這樣的結果。




上面這六個案例,從學習筆記、目標規劃筆記、企劃報告,到行銷文案、任務筆記、會議郵件,搭配自己在第二大腦中迭代出來屬於自己真正工作流程的「範本」,就會讓 ChatGPT 的回答有非常大幅度的加乘效果。

很值得大家這樣試試看,而這也可以看到,無論是在自己的個人知識庫中持續建立屬於自己的草稿,或是在不斷覆盤中建立第二大腦的各種範本模板,都是和 ChatGPT 協作的關鍵能力,所以我們也別忘了人需要付出的思考、行動還是很重要的喔!

最後的提醒是,上述利用「範本」來強化生成內容的方式,在 GPT-3.5 與 GPT-4 版本中,確實有很明顯的不同,在  GPT-3.5 中雖然也可以利用上述方式提問,並獲得不錯的答案,但 GPT-4 的整理結果確實更有邏輯、更有結構、更能抓出重點。

(下方是 GPT-3.5 做的行銷文案案例,可對比上方的案例 04)




有興趣的朋友還可以進一步研究:

  • Podcast 節目:「高效人生商學院|EP.0151|兩人對談|EP.0042|ChatGPT 帶來的工作流程改變?我們的應用方式


  • 大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

    我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

    我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

    也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

    (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:活用你的第二大腦筆記範本,協作 ChatGPT 生成好內容的 6 個案例

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