用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧

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很多時候我會用到「語音轉文字」的逐字稿功能，例如開重要會議、一對一訪談，甚至要撰寫部落格文章草稿的時候。我會先錄下語音檔案，或者直接使用語音轉文字的即時轉錄工具（我最常用的是「 Google 即時轉錄」，以及「用 Windows 11 語音輸入繁體中文，快速完成會議紀錄、思考筆記」）。

現在很多厲害的語音轉文字工具，不只可以辨識中文，也會自動加上標點符號，基本上一個「看得懂」的逐字稿就產生了。

但是語音轉文字後的逐字稿如果要達到「讀起來通順、精簡、好理解」，就還差了一些。通常這種語音轉文字工具轉出來的內容，一來可能沒有很仔細的分段，二來難免有不少錯字，三來一些口語上的瑕疵也會讓文章直接看起來不是那麼的流暢。




所以，如果真的要產出一份給重要客戶看的會議文稿，或者要把語音內容轉成一份有條理的、可公開發佈的正式文章，裡面要分段論述，重點文句要通順，還要減少錯字與錯誤標點符號。那麼往往還是需要自己再花一些時間整理。

那麼，如果我們把這樣的語音轉文字「逐字稿」，丟給 ChatGPT ，請他轉成有條理的文章呢？

我最近就在進行這樣的嘗試，用語音轉文字工具先產生逐字稿，接著把逐字稿丟入 ChatGPT ，需要給他一些有效的提示（後面我會分享提問技巧），請他幫我直接修改成更通順的文稿。

這樣的流程是可行的，很多時候效果也非常好，加上這份逐字稿本來就是我產出、訪談的內容，所以進行更簡單的校對潤飾後就能使用，節省我自己原本要多花的許多重新調整時間：

  • 原本聽語音檔案，自己打成逐字稿：可能要花60分鐘以上
  • 用語音轉文字工具，先轉成逐字稿，自己去修改：可能要花 30分鐘
  • 產生語音逐字稿後，先讓 ChatGPT 修改一遍，自己再最後校對：可能只要5分鐘以內

最近在高效人生商學院 Podcast 節目中，也和胤丞老師聊了一集相關主題，歡迎大家免費訂閱收聽：「高效人生商學院｜EP.0151｜兩人對談｜EP.0042｜ChatGPT 帶來的工作流程改變？我們的應用方式」。

2024 更新，我實驗了一年的 AI 工作流程總整理：2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作，提示語、常用案例指南





用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的應用實例示範：

這邊先分享一個實際的案例，讓大家看看具體的效果。

我模擬的情況是這樣的：

  • 現在我需要為自己的「個人數位生產力」線上課程寫一段介紹。
  • 於是我用「語音轉文字工具」先講出一段我腦袋中想像的介紹。
    • 我最喜歡使用的工具是「 Google 即時轉錄」（其他像雅婷逐字稿等皆可）
    • 後來測試，就算是 Google 文件語音轉文字，完全沒有標點符號的情況下，也可以請 ChatGPT 協助加上所有標點符號，並修正錯字。
  • 我大概講了一分鐘左右，產生 700 多字的逐字稿。

如果一分鐘可以寫完 700 多字文章，那樣的產出是很驚人的，語音才能有這樣的速度，可是這樣產生的語音逐字稿通常還很混亂，無法直接使用。

於是，我打開「 ChatGPT 」，問了他下面這個問題：「下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿，介紹了四個章節：打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。請幫我根據章節分段，重新潤飾文字，並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤：」接著我貼上了整段語音逐字稿。




然後不到兩秒鐘的時間， ChatGPT 提供給我下面的結果（歡迎參考斜體字的部分，我一個字都沒有改動），這裡面有幾個很厲害的地方：

  • 原本語音逐字稿寫成時代行動、房貸原子習慣，但經過我的「提示」，專有名詞幾乎都修正成正確的「子彈行動」、「防彈原子習慣」。而且還加上「」引號。
  • 真的自動根據四個章節的重點分段。
  • 幫我補上語音轉逐字稿過程中的漏字，把原本逐字稿不通順的地方自動改成通順的語氣（不過這裡會有一點點 AI 自動創作的補字）。
  • 修正大多數的其他錯字，修正大多數錯誤的標點符號與斷句。

於是我只要再檢查一下有沒有錯字，或是注意一下 AI 自動補字有沒有改掉我獨特的語氣或語意即可。

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以下是潤飾後的文字，並且修正了語音轉文字過程中的錯字和標點符號錯誤：

我現在來介紹「個人數位生產力」這一堂線上課程。這個課程有四個大章節，第一個章節是「打造防彈第二大腦」，第二個章節是「拆解子彈行動」，第三個章節是「設計敏捷工作流程」，最後一個章節是「建立防彈原子習慣」。

第一個章節「打造防彈第二大腦」，它幫助大家解決工作生活中的雜事太多、資料太多、工作流程太不清楚的問題。平常找資料和整理資料的時候往往會花費很多時間，而工作步驟也常常很混亂，輕重緩急分不清楚。在這個章節中，我們會學習如何在真實的工作流程中解決這些雜亂和低效率的狀況。

第二個章節「拆解子彈行動」，我們要學習如何設計目標、如何拆解任務，以及如何有效地透過設計行動來克服拖延工作。當我們面對工作和生活上不同的事情的時候，能夠更快地展開行動，並且開始知道如何安排有效的行事曆或者設計更好的每日行動清單。

第三個章節「設計敏捷工作流程」，這個章節中會結合像是雲端的協作工具、雲端檔案的資料整理方法，或者讓我們建立一個更龐大的檔案文件整理系統的過程。我們可以運用哪些整理邏輯、哪些工作流程，幫助我們在工作過程中減少這些瑣事的阻礙，並且進一步提高效率。

最後一個章節的目標是建立防彈原子習慣，它可以幫助我們從基本的持續努力開始，進而建立有生產力的系統。透過這堂課程，我們可以打造生產力的基礎，建立有效率的第二大腦，並且學習如何拆解任務、設計敏捷工作流程，進而減少瑣碎事物的干擾。最後，這些方法可以成為我們的習慣，幫助我們在工作和生活上更有效率，這也是本課程所要達到的目標。
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利用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的提問技巧：

不過，如何正確的「提問」，確實會在這裡發揮作用。我後來繼續嘗試了許多語音筆記、會議逐字稿、語音草稿的修正，發現有幾個技巧可以使用。

就像我在之前幾篇文章提到的一個共通邏輯（我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率，跟 AI 對話強化論點而不抄襲）（如何活用 ChatGPT 拆解目標計畫？ 5 個提問技巧，實測旅行規劃），如果是我們個人的對話使用，不用把提示語（咒語）想得太複雜，最好的方法就是「一層一層追問」就好。

追問、反問幾次，慢慢修正成我們需要的內容。

但還是有一些基本技巧可以掌握。


1.下命令前，說明逐字稿主題

例如我會說：
  • 下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿
  • 下面是一段針對「被偷走的專注」書籍介紹的語音轉文字逐字稿
這樣 ChatGPT 會更容易從混亂的逐字稿中找到主題，轉成的文章會更有效。


2. 請他分段前，提示分段重點

例如我會說：
  • 介紹了四個章節：打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。
  • 下面是一段語音轉文字的逐字稿，介紹了如何先利用語音轉文字，再用ChatGPT進行文稿修正。
    • （是的，本文的整段開場白，是我先用語音轉文字稿，然後用 ChatGPT 理清，我再最後潤稿）
這樣 ChatGPT 會懂得去修正文稿中的專有名詞錯誤，也會懂得在哪些地方分段重點。


3. 請其分段、修正錯字、潤飾文字、修正標點符號錯誤

例如我會說：
  • 請幫我根據章節分段，重新潤飾文字，並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤
不過有時候我會試試看不要問得那麼複雜，就簡單寫：「請幫我分段、修正錯字」，也會有一定程度效果。

所以要下多少條件，就看你的需求。


4. 請 ChatGPT 轉換成表格

你還可以請 ChatGPT 把整理出來的文稿做更多的變化，例如一份會議文件，直接轉換成表格。

這樣一來：語音－逐字稿－正式文章－表格，這個流程就在不到 5 分鐘的時間內全部都能做完。

例如像下圖這樣，我的語音文字，就變成可以直接貼在網頁上的表格了。



5. 分析時卡住，可以請他繼續下去

我在利用這個「語音－逐字稿－正式文章－表格」流程時，滿容易發生的情況是， ChatGPT 分析一段比較長的逐字稿時，整理到一半卡住，沒有繼續下去，這時候怎麼辦呢？

其實很簡單，追問他就好：「可以繼續回答下去嗎？」




而且，就算是像 Google 文件語音轉文字產出的那種完全沒有分段、沒有標點符號的文字稿，都能請 ChatGPT 改成有分段、有標點符號、錯字更少的版本喔！





還有朋友問，那如果只有語音檔案，可以如何把語音檔案轉成逐字稿呢？可以試試看：「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片」。或者接下來一定有更多強大的語音轉文字工具出現，例如：「Good Tape」。

先把語音轉成文字，然後再利用 ChatGPT 進一步修正。



我最近利用這樣的流程：「語音－逐字稿－正式文章－表格」，處理了好多會議訪談逐字稿、想法語音筆記等等，想想看如果每個流程都能在幾分鐘內完成，我就更能善用語音快速產出內容，但也節省原本需要的大量編修時間，最後可以留下時間去做屬於我自己真正獨特的潤飾與分析。

也提供大家參考與嘗試看看。

有興趣的朋友還可以進一步研究：

大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中，從如何寫出有效的防彈筆記出發，觸及工作、生活與自我管理問題，解析如何打造一套執行起來更有效率，也更有成就感的生產力系統，歡迎參考（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報」

我也開設了 podcast 節目，歡迎訂閱追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱）。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程，歡迎報名：「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作：《防彈筆記法》。

（歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者，及附上原文連結：用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧）

文章分類：
電腦玩物站長 Esor （異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

留言

  1. Chang2024年11月16日 中午12:18

    Esor站長你好，我目前在澳洲的醫院做行政助理，基本的會議都長達1小時，而我是可憐的會議記錄。我一直在尋找能用A I取代會議記錄(meeting minutes)的部分。我目前手下有九個會議，而每個會議都有固定的討論項目(standing agenda items)但有時也會增加一些新的議題(new business)，但很多A I都無法真正達到我想要的結果。不知站長可否給我一些建議或可行方向去達成目標？謝謝

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