用 ChatGPT 快速將會議語音逐字稿轉成完美文章表格的 5 個技巧



很多時候我會用到「語音轉文字」的逐字稿功能,例如開重要會議、一對一訪談,甚至要撰寫部落格文章草稿的時候。我會先錄下語音檔案,或者直接使用語音轉文字的即時轉錄工具(我最常用的是「 Google 即時轉錄」,以及「用 Windows 11 語音輸入繁體中文,快速完成會議紀錄、思考筆記」)。

現在很多厲害的語音轉文字工具,不只可以辨識中文,也會自動加上標點符號,基本上一個「看得懂」的逐字稿就產生了。

但是語音轉文字後的逐字稿如果要達到「讀起來通順、精簡、好理解」,就還差了一些。通常這種語音轉文字工具轉出來的內容,一來可能沒有很仔細的分段,二來難免有不少錯字,三來一些口語上的瑕疵也會讓文章直接看起來不是那麼的流暢。




所以,如果真的要產出一份給重要客戶看的會議文稿,或者要把語音內容轉成一份有條理的、可公開發佈的正式文章,裡面要分段論述,重點文句要通順,還要減少錯字與錯誤標點符號。那麼往往還是需要自己再花一些時間整理。

那麼,如果我們把這樣的語音轉文字「逐字稿」,丟給 ChatGPT ,請他轉成有條理的文章呢?

我最近就在進行這樣的嘗試,用語音轉文字工具先產生逐字稿,接著把逐字稿丟入 ChatGPT ,需要給他一些有效的提示(後面我會分享提問技巧),請他幫我直接修改成更通順的文稿。

這樣的流程是可行的,很多時候效果也非常好,加上這份逐字稿本來就是我產出、訪談的內容,所以進行更簡單的校對潤飾後就能使用,節省我自己原本要多花的許多重新調整時間:

  • 原本聽語音檔案,自己打成逐字稿:可能要花60分鐘以上
  • 用語音轉文字工具,先轉成逐字稿,自己去修改:可能要花 30分鐘
  • 產生語音逐字稿後,先讓 ChatGPT 修改一遍,自己再最後校對:可能只要5分鐘以內

最近在高效人生商學院 Podcast 節目中,也和胤丞老師聊了一集相關主題,歡迎大家免費訂閱收聽:「高效人生商學院|EP.0151|兩人對談|EP.0042|ChatGPT 帶來的工作流程改變?我們的應用方式

2024 更新,我實驗了一年的 AI 工作流程總整理2024 我和 ChatGPT AI 工具如何一起工作,提示語、常用案例指南




用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的應用實例示範:

這邊先分享一個實際的案例,讓大家看看具體的效果。

我模擬的情況是這樣的:

  • 現在我需要為自己的「個人數位生產力」線上課程寫一段介紹。
  • 於是我用「語音轉文字工具」先講出一段我腦袋中想像的介紹。
    • 我最喜歡使用的工具是「 Google 即時轉錄」(其他像雅婷逐字稿等皆可)
    • 後來測試,就算是 Google 文件語音轉文字,完全沒有標點符號的情況下,也可以請 ChatGPT 協助加上所有標點符號,並修正錯字。
  • 我大概講了一分鐘左右,產生 700 多字的逐字稿。

如果一分鐘可以寫完 700 多字文章,那樣的產出是很驚人的,語音才能有這樣的速度,可是這樣產生的語音逐字稿通常還很混亂,無法直接使用。

於是,我打開「 ChatGPT 」,問了他下面這個問題:「下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿,介紹了四個章節:打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。請幫我根據章節分段,重新潤飾文字,並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤:」接著我貼上了整段語音逐字稿。




然後不到兩秒鐘的時間, ChatGPT 提供給我下面的結果(歡迎參考斜體字的部分,我一個字都沒有改動),這裡面有幾個很厲害的地方:

  • 原本語音逐字稿寫成時代行動、房貸原子習慣,但經過我的「提示」,專有名詞幾乎都修正成正確的「子彈行動」、「防彈原子習慣」。而且還加上「」引號。
  • 真的自動根據四個章節的重點分段
  • 幫我補上語音轉逐字稿過程中的漏字,把原本逐字稿不通順的地方自動改成通順的語氣(不過這裡會有一點點 AI 自動創作的補字)。
  • 修正大多數的其他錯字,修正大多數錯誤的標點符號與斷句

於是我只要再檢查一下有沒有錯字,或是注意一下 AI 自動補字有沒有改掉我獨特的語氣或語意即可。

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以下是潤飾後的文字,並且修正了語音轉文字過程中的錯字和標點符號錯誤:

我現在來介紹「個人數位生產力」這一堂線上課程。這個課程有四個大章節,第一個章節是「打造防彈第二大腦」,第二個章節是「拆解子彈行動」,第三個章節是「設計敏捷工作流程」,最後一個章節是「建立防彈原子習慣」。

第一個章節「打造防彈第二大腦」,它幫助大家解決工作生活中的雜事太多、資料太多、工作流程太不清楚的問題。平常找資料和整理資料的時候往往會花費很多時間,而工作步驟也常常很混亂,輕重緩急分不清楚。在這個章節中,我們會學習如何在真實的工作流程中解決這些雜亂和低效率的狀況。

第二個章節「拆解子彈行動」,我們要學習如何設計目標、如何拆解任務,以及如何有效地透過設計行動來克服拖延工作。當我們面對工作和生活上不同的事情的時候,能夠更快地展開行動,並且開始知道如何安排有效的行事曆或者設計更好的每日行動清單。

第三個章節「設計敏捷工作流程」,這個章節中會結合像是雲端的協作工具、雲端檔案的資料整理方法,或者讓我們建立一個更龐大的檔案文件整理系統的過程。我們可以運用哪些整理邏輯、哪些工作流程,幫助我們在工作過程中減少這些瑣事的阻礙,並且進一步提高效率。

最後一個章節的目標是建立防彈原子習慣,它可以幫助我們從基本的持續努力開始,進而建立有生產力的系統。透過這堂課程,我們可以打造生產力的基礎,建立有效率的第二大腦,並且學習如何拆解任務、設計敏捷工作流程,進而減少瑣碎事物的干擾。最後,這些方法可以成為我們的習慣,幫助我們在工作和生活上更有效率,這也是本課程所要達到的目標。
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利用 ChatGPT 修正語音逐字稿筆記的提問技巧:

不過,如何正確的「提問」,確實會在這裡發揮作用。我後來繼續嘗試了許多語音筆記、會議逐字稿、語音草稿的修正,發現有幾個技巧可以使用。

就像我在之前幾篇文章提到的一個共通邏輯(我如何利用 ChatGPT 提高寫作效率,跟 AI 對話強化論點而不抄襲)(如何活用 ChatGPT 拆解目標計畫? 5 個提問技巧,實測旅行規劃),如果是我們個人的對話使用,不用把提示語(咒語)想得太複雜,最好的方法就是「一層一層追問」就好。

追問、反問幾次,慢慢修正成我們需要的內容。

但還是有一些基本技巧可以掌握。


1.下命令前,說明逐字稿主題

例如我會說:
  • 下面是一段介紹「個人數位生產力」線上課程的語音轉文字逐字稿
  • 下面是一段針對「被偷走的專注」書籍介紹的語音轉文字逐字稿
這樣 ChatGPT 會更容易從混亂的逐字稿中找到主題,轉成的文章會更有效。


2. 請他分段前,提示分段重點

例如我會說:
  • 介紹了四個章節:打造防彈第二大腦、拆解子彈行動、設計敏捷工作流程、建立防彈原子習慣。
  • 下面是一段語音轉文字的逐字稿,介紹了如何先利用語音轉文字,再用ChatGPT進行文稿修正。
    • (是的,本文的整段開場白,是我先用語音轉文字稿,然後用 ChatGPT 理清,我再最後潤稿)
這樣 ChatGPT 會懂得去修正文稿中的專有名詞錯誤,也會懂得在哪些地方分段重點。


3. 請其分段、修正錯字、潤飾文字、修正標點符號錯誤

例如我會說:
  • 請幫我根據章節分段,重新潤飾文字,並且修正語音轉文字過程中的錯字、標點符號錯誤
不過有時候我會試試看不要問得那麼複雜,就簡單寫:「請幫我分段、修正錯字」,也會有一定程度效果。

所以要下多少條件,就看你的需求。


4. 請 ChatGPT 轉換成表格

你還可以請 ChatGPT 把整理出來的文稿做更多的變化,例如一份會議文件,直接轉換成表格。

這樣一來:語音-逐字稿-正式文章-表格,這個流程就在不到 5 分鐘的時間內全部都能做完。

例如像下圖這樣,我的語音文字,就變成可以直接貼在網頁上的表格了。



5. 分析時卡住,可以請他繼續下去

我在利用這個「語音-逐字稿-正式文章-表格」流程時,滿容易發生的情況是, ChatGPT 分析一段比較長的逐字稿時,整理到一半卡住,沒有繼續下去,這時候怎麼辦呢?

其實很簡單,追問他就好:「可以繼續回答下去嗎?」




而且,就算是像 Google 文件語音轉文字產出的那種完全沒有分段、沒有標點符號的文字稿,都能請 ChatGPT 改成有分段、有標點符號、錯字更少的版本喔!





還有朋友問,那如果只有語音檔案,可以如何把語音檔案轉成逐字稿呢?可以試試看:「pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片」。或者接下來一定有更多強大的語音轉文字工具出現,例如:「Good Tape」。

先把語音轉成文字,然後再利用 ChatGPT 進一步修正。



我最近利用這樣的流程:「語音-逐字稿-正式文章-表格」,處理了好多會議訪談逐字稿、想法語音筆記等等,想想看如果每個流程都能在幾分鐘內完成,我就更能善用語音快速產出內容,但也節省原本需要的大量編修時間,最後可以留下時間去做屬於我自己真正獨特的潤飾與分析。

也提供大家參考與嘗試看看。

有興趣的朋友還可以進一步研究:

大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,我在 2023 年推出的「個人數位生產力」線上課程中,從如何寫出有效的防彈筆記出發,觸及工作、生活與自我管理問題,解析如何打造一套執行起來更有效率,也更有成就感的生產力系統,歡迎參考(可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ,獲得 500 元折價喔!)。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

我也開設了 podcast 節目,歡迎訂閱追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

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