比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧

雖然我從十幾年前開始就有列待辦清單的習慣，也有使用 To Do List 工具（參考：待辦清單最佳化，用 To-Do List 建立有效時間管理方案），不過從 2016 年一月後，我開始實踐一個「每週列子彈行動清單」的新方法，而且這個方法一轉眼就持續了超過 5 年。

能夠在這 5 年中，持續不間斷地保持這個習慣，應該表示這個方法有其效用，並且能協助我兼顧在近幾年中除了正職工作份量加重、部落格寫作持續外，還能應付每年的課程數量愈來愈多，孩子加入我的家庭生活中等變動。

我想這個「每週列子彈行動清單」的方法，以及他在 5 年中的微調改變，值得拿出來與需要時間管理方法的朋友分享。

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一開始為什麼從待辦清單工具，轉移到筆記工具上？

5 年前開始，從早期使用的 Remember the milk、 Todoist 這類專門的待辦清單工具，轉換成在 Evernote 上用一則專屬的「每週子彈行動清單筆記」，在每個禮拜日晚上思考下一週行動清單，「手工」的列出我的下一週待辦清單。

• 之前我有在電腦玩物分享過自己每個禮拜天晚上列出下週行動清單的步驟：「我如何安排每日行動清單的步驟拆解？2020 版 7 個關鍵 Tips」。

這樣的轉換，其實有幾個思考原因：

• 那時候我的 Evernote 開始逐步走向「以任務筆記為單位」、「建立專案目錄」的整理原則，覺得既然工作任務系統就在其中，那麼待辦清單也應該在其中，這是我覺得自己的工作流程系統應該統一的一貫原則。
• 待辦清單工具雖然記錄行動很快、設定提醒時間很快，也常常能自動過濾出每天的「時間」行動清單。但是，更目標化的時間管理，對於每天的行動清單思考其實包含許多「人在當下的價值判斷」，這很難透過自動化的時間排程系統就做出決定，而是要人沉靜一段時間好好思考與整理，那麼手工決定「價值」行動清單就有其必要。
• 那時候覺得自己要處理的工作有更多是長期的目標，為了推進這些專案，只是「每天晚上決定明天的行動」，對我來說已經不夠、來不及，需要一個更長期的策略思考視野。需要不只是看到收集的一大堆行動，而是需要先看到專案的視野。

不過，回顧自己 5 年前一開始列出的每週行動清單其實有很多問題，尤其當事情愈來愈多時也會難以應付，於是開始有了下面幾個階段的調整改變。

記住要做的事？但堆疊的待辦清單更可能一直拖延

2015 年初學子彈筆記方法，也跟著設計了一些符號，把各種行動快速的紀錄在每天的待辦清單上，這樣當然還是可以完成一些、甚至不少事情，也不會忘記一些要事（只是沒時間做）。

但執行一段時間後，我就發現有幾個問題（可參照下方 2016 年 1 月的截圖）：

• 記是記住了，但「記住的順序」和「最有價值行動的順序」一定是不一樣的，於是這樣的記錄往往無法將每天的時間效益最大化。
• 可能做了很多事情，但也有很多超出時間負荷的事情被拖延，而且拖延的往往是更有效益的行動。
• 很多快速的記錄其實不應該記在待辦清單，而應該記回任務、專案筆記。例如那些突發的思考、相關的後續行動等等。（這是我後來不採用原本子彈筆記邏輯的關鍵原因）
• 那時候其實我還少了一個關鍵步驟，那就是下面這份清單是「每天記錄累積的」，而沒有「每週預先規劃」。

於是，這樣的清單，就往往變成一個雜亂不清的清單，事情雖然記住，卻沒有「清晰有價值的行動指引」。

大量的雜事、分散的任務，只會浪費每天處理真正要事的時間：

很快的，在 2016 年 3 月我先做了第一階段的調整（於是我在 2016 年 4 月才正式分享我用 Evernote 規劃每週子彈行動清單的方法）：

• 待辦清單不再是用來記錄，而是用來安排行動。紀錄的東西回歸任務筆記，只有行動安排在待辦清單上。
• 開始維持「每週日晚上與先規劃下週行動」的習慣，並搭配我在 2015 年就開始養成的「進攻行事曆」方法，讓我可以更明確知道下週要推進的任務是什麼。

下圖就是我在 2016 年 3 月時的每週行動清單，少了雜亂的記錄，只有那一天要推進的行動。但還是有幾個問題：

• 這些行動中，哪些是次要的雜事？哪些是今日對我最有價值的行動呢？還沒有明確的分判。
• 一旦沒有明確的分判，就算今天把行動都做完，真的有推進最有價值的目標嗎？

尤其當需要顧及的重要專案愈來愈多時，通常雜事也會變多，這時候沒有明確分判的行動清單，就算做完，可能只是沒有留時間處理真正要事而已。

開始進行三層次的重要性分判，讓時間更能自己掌控：

於是到了 2016 年 8 月後，我又做了一次很重要的調整，那就是開始「 3 個層次」的行動清單管理，當每週預排行動清單時，我會從下面三個層次，思考每天的行動安排是否「有價值」：

• 對我個人來說最有價值的要事
• 起碼一件，可能是生活、斜槓上的專案，也可能是工作專案，但對自己最有價值，或許不是公司要求的，但需要利用自己個人的零碎時間推進。
• 需要推進專案進度的要事
• 工作上某些有價值且長期的任務、專案（可以是一週後要完成的重要任務，或是幾個月後要完成的專案），今天應該要推進的行動。
• 結合進攻行事曆，讓第二象限的事情可以逐步推進，有進攻行事曆，才知道長遠目標的事情，在這個當下要做什麼，以及他的優先順序。
• 其他瑣事
• 剩下其他要做的事情，都歸類到其他瑣事。例如臨時交辦的小事、次要的意外處理。

我在列待辦清單時一直都認為應該：「工作、生活、個人目標統一管理」，而這樣三個層次的行動清單，其實對我來說就是很好的「時間利用提醒」：

• 第一層（個人最有價值的要事）：
• 利用自己可掌控的零碎時間推進，因為這類事情通常沒有人會為你預留時間去做。
• 第二層（工作上重要專案的推進）：
• 知道工作時間要優先推進的行動是什麼？讓時間先花在工作上最重要的專案上。
• 第三層（其他雜事）：
• 工作上一定有一些不想做、不能做重要專案行動的時間，這時候就可以做一些雜事。

從這時候開始，我就很堅持：「雖然工作上的時間常常是被擠滿的，但如果我選擇先做重要專案的行動，那麼其他雜事要拖延、轉圜都還有餘地。但是如果我先做雜事，重要專案的行動就沒有拖延、轉圜的餘地了。」（可參考：用「 135 行動清單」取代待辦清單，我的一年半實踐心得）

目標導向的每日行動清單

接下來時間快轉，到了 2018 年，大致上的每週行動清單規劃方法沒有太大的改變，但有一個現在一直持續貫徹的新操作細節：

• 所有行動都會連結到目標或重要任務筆記：
• 透過目標筆記的價值，來判斷行動的價值。
• 經由目標筆記中的拆解，決定在這裡要採取的行動。
• 執行時，打開目標筆記去執行，目標筆記中有完整的流程、 資料，行動清單只是一個快速指引。

甚至那時候開始，我會把一些「不能連結到目標筆記」的雜事，選擇性的放棄或延後。因為就算是雜事，也有分成是跟目標有關的雜事，還是跟目標無關的雜事。

列出下一步行動清單，而非只有列出任務：

來到了 2019 年，因為要同時處理的專案更多，但時間也被會議或臨時任務切割得更破碎，所以我開始持續的練習如何「明確、精準的切割下一步行動」，我會在要推進的每日任務進度中，放入更能在零碎時間中立即可行的下一步，幫助自己更能掌控時間，逐步推進這份清單。

• 你的待辦清單是階梯型，還是登頂型？
• 階梯型：切割出完成的小步驟，可以連續做，但也讓自己可以分段做。
• 登頂型：一口氣完成一個任務，需要一次性完整的時間區段。
• 規劃好進攻行事曆，一個需要 10 個步驟的重要任務：
• 用五天每天慢慢推進 2 步驟
• 還是最後兩天每天推進 5 步驟。

上述兩種對比的方法其實都有優缺點，但階梯型與每天1~2步驟的方式，對自己其實相對少壓力，而且更能應付後來出來的新意外。

透過下一步行動設計，利用更多零碎時間，推進更多重要或臨時任務。（可參考：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟）

下一步行動會改變下一步行動，每日結束時調整明日行動

這樣的每週行動清單習慣，一直延續到現在，常常會有朋友詢問幾個問題：

• 如果今天某個任務要做的小步驟做完了，還有時間也還想繼續做怎麼辦？
• 那就把握這個動力，繼續推進這個任務，只要連結到任務筆記，自然知道還有哪些下一步可以做。
• 而且這樣進攻行事曆的壓力反而可以減輕了。
• 如果今天不小心把這樣相對精簡的待辦清單完成了怎麼辦？
• 列得少其實不用擔心，我們只是要確保最關鍵的行動做完了即可。
• 如果還有時間，自己的專案、任務管理系統裡，應該可以找到許多行動，放入今天的待辦清單繼續做。
• 如果今天列出的行動清單還是拖延了怎麼辦？
• 這其實是很好的提醒，自己的時間估量是否太樂觀？下一步行動是否還不夠具體、簡單？
• 不要直接把行動複製到明天，而要思考明天如何重新拆解行動，讓行動更可行。

小結：

「待辦清單不是要告訴你所有要做的事情，而是如何清晰、專注的利用時間，完成有意義的一天。」

所有要做的事情，應該在自己的專案、任務管理系統中，而「每週、每天的行動清單」是一個預先打造的、幫助自己清晰與專注的指引，這份指引會讓自己更有效地推進每一天。

也因為上述的經驗、習慣與想法，所以我覺得「每天真正的行動清單」很難是用機器自動判斷產生的，尤其當自己要處理的專案很多時，每週的「手工價值判斷」，其實也大概就是 30 ~ 60 分鐘的時間，但卻可以幫自己建立一份一個禮拜有效的行動專注指引。（參考：只要週末一小時的計畫，完全改變你的未來一週）

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