比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧



雖然我從十幾年前開始就有列待辦清單的習慣,也有使用 To Do List 工具(參考:待辦清單最佳化,用 To-Do List 建立有效時間管理方案),不過從 2016 年一月後,我開始實踐一個「每週列子彈行動清單」的新方法,而且這個方法一轉眼就持續了超過 5 年。

能夠在這 5 年中,持續不間斷地保持這個習慣,應該表示這個方法有其效用,並且能協助我兼顧在近幾年中除了正職工作份量加重、部落格寫作持續外,還能應付每年的課程數量愈來愈多,孩子加入我的家庭生活中等變動。

我想這個「每週列子彈行動清單」的方法,以及他在 5 年中的微調改變,值得拿出來與需要時間管理方法的朋友分享。




一開始為什麼從待辦清單工具,轉移到筆記工具上?

5 年前開始,從早期使用的 Remember the milkTodoist 這類專門的待辦清單工具,轉換成在 Evernote 上用一則專屬的「每週子彈行動清單筆記」,在每個禮拜日晚上思考下一週行動清單,「手工」的列出我的下一週待辦清單。

這樣的轉換,其實有幾個思考原因:
  • 那時候我的 Evernote 開始逐步走向「以任務筆記為單位」、「建立專案目錄」的整理原則,覺得既然工作任務系統就在其中,那麼待辦清單也應該在其中,這是我覺得自己的工作流程系統應該統一的一貫原則。
  • 待辦清單工具雖然記錄行動很快、設定提醒時間很快,也常常能自動過濾出每天的「時間」行動清單。但是,更目標化的時間管理,對於每天的行動清單思考其實包含許多「人在當下的價值判斷」,這很難透過自動化的時間排程系統就做出決定,而是要人沉靜一段時間好好思考與整理,那麼手工決定「價值」行動清單就有其必要。
  • 那時候覺得自己要處理的工作有更多是長期的目標,為了推進這些專案,只是「每天晚上決定明天的行動」,對我來說已經不夠、來不及,需要一個更長期的策略思考視野。需要不只是看到收集的一大堆行動,而是需要先看到專案的視野。

不過,回顧自己 5 年前一開始列出的每週行動清單其實有很多問題,尤其當事情愈來愈多時也會難以應付,於是開始有了下面幾個階段的調整改變。




記住要做的事?但堆疊的待辦清單更可能一直拖延

2015 年初學子彈筆記方法,也跟著設計了一些符號,把各種行動快速的紀錄在每天的待辦清單上,這樣當然還是可以完成一些、甚至不少事情,也不會忘記一些要事(只是沒時間做)。

但執行一段時間後,我就發現有幾個問題(可參照下方 2016 年 1 月的截圖):
  • 記是記住了,但「記住的順序」和「最有價值行動的順序」一定是不一樣的,於是這樣的記錄往往無法將每天的時間效益最大化。
  • 可能做了很多事情,但也有很多超出時間負荷的事情被拖延,而且拖延的往往是更有效益的行動。
  • 很多快速的記錄其實不應該記在待辦清單,而應該記回任務、專案筆記。例如那些突發的思考、相關的後續行動等等。(這是我後來不採用原本子彈筆記邏輯的關鍵原因)
  • 那時候其實我還少了一個關鍵步驟,那就是下面這份清單是「每天記錄累積的」,而沒有「每週預先規劃」。

於是,這樣的清單,就往往變成一個雜亂不清的清單,事情雖然記住,卻沒有「清晰有價值的行動指引」。





大量的雜事、分散的任務,只會浪費每天處理真正要事的時間:

很快的,在 2016 年 3 月我先做了第一階段的調整(於是我在 2016 年 4 月才正式分享我用 Evernote 規劃每週子彈行動清單的方法):
  • 待辦清單不再是用來記錄,而是用來安排行動。紀錄的東西回歸任務筆記,只有行動安排在待辦清單上。
  • 開始維持「每週日晚上與先規劃下週行動」的習慣,並搭配我在 2015 年就開始養成的「進攻行事曆」方法,讓我可以更明確知道下週要推進的任務是什麼。

下圖就是我在 2016 年 3 月時的每週行動清單,少了雜亂的記錄,只有那一天要推進的行動。但還是有幾個問題:
  • 這些行動中,哪些是次要的雜事?哪些是今日對我最有價值的行動呢?還沒有明確的分判。
  • 一旦沒有明確的分判,就算今天把行動都做完,真的有推進最有價值的目標嗎?

尤其當需要顧及的重要專案愈來愈多時,通常雜事也會變多,這時候沒有明確分判的行動清單,就算做完,可能只是沒有留時間處理真正要事而已。





開始進行三層次的重要性分判,讓時間更能自己掌控:

於是到了 2016 年 8 月後,我又做了一次很重要的調整,那就是開始「 3 個層次」的行動清單管理,當每週預排行動清單時,我會從下面三個層次,思考每天的行動安排是否「有價值」:
  • 對我個人來說最有價值的要事
    • 起碼一件,可能是生活、斜槓上的專案,也可能是工作專案,但對自己最有價值,或許不是公司要求的,但需要利用自己個人的零碎時間推進。
  • 需要推進專案進度的要事
    • 工作上某些有價值且長期的任務、專案(可以是一週後要完成的重要任務,或是幾個月後要完成的專案),今天應該要推進的行動。
    • 結合進攻行事曆,讓第二象限的事情可以逐步推進,有進攻行事曆,才知道長遠目標的事情,在這個當下要做什麼,以及他的優先順序。
  • 其他瑣事
    • 剩下其他要做的事情,都歸類到其他瑣事。例如臨時交辦的小事、次要的意外處理。

我在列待辦清單時一直都認為應該:「工作、生活、個人目標統一管理」,而這樣三個層次的行動清單,其實對我來說就是很好的「時間利用提醒」:
  • 第一層(個人最有價值的要事):
    • 利用自己可掌控的零碎時間推進,因為這類事情通常沒有人會為你預留時間去做。
  • 第二層(工作上重要專案的推進):
    • 知道工作時間要優先推進的行動是什麼?讓時間先花在工作上最重要的專案上。
  • 第三層(其他雜事):
    • 工作上一定有一些不想做、不能做重要專案行動的時間,這時候就可以做一些雜事。

從這時候開始,我就很堅持:「雖然工作上的時間常常是被擠滿的,但如果我選擇先做重要專案的行動,那麼其他雜事要拖延、轉圜都還有餘地。但是如果我先做雜事,重要專案的行動就沒有拖延、轉圜的餘地了。」(可參考:用「 135 行動清單」取代待辦清單,我的一年半實踐心得





目標導向的每日行動清單

接下來時間快轉,到了 2018 年,大致上的每週行動清單規劃方法沒有太大的改變,但有一個現在一直持續貫徹的新操作細節:
  • 所有行動都會連結到目標或重要任務筆記:
    • 透過目標筆記的價值,來判斷行動的價值。
    • 經由目標筆記中的拆解,決定在這裡要採取的行動。
    • 執行時,打開目標筆記去執行,目標筆記中有完整的流程、 資料,行動清單只是一個快速指引。

甚至那時候開始,我會把一些「不能連結到目標筆記」的雜事,選擇性的放棄或延後。因為就算是雜事,也有分成是跟目標有關的雜事,還是跟目標無關的雜事。





列出下一步行動清單,而非只有列出任務:

來到了 2019 年,因為要同時處理的專案更多,但時間也被會議或臨時任務切割得更破碎,所以我開始持續的練習如何「明確、精準的切割下一步行動」,我會在要推進的每日任務進度中,放入更能在零碎時間中立即可行的下一步,幫助自己更能掌控時間,逐步推進這份清單。
  • 你的待辦清單是階梯型,還是登頂型?
    • 階梯型:切割出完成的小步驟,可以連續做,但也讓自己可以分段做。
    • 登頂型:一口氣完成一個任務,需要一次性完整的時間區段。
  • 規劃好進攻行事曆,一個需要 10 個步驟的重要任務:
    • 用五天每天慢慢推進 2 步驟
    • 還是最後兩天每天推進 5 步驟。
上述兩種對比的方法其實都有優缺點,但階梯型與每天1~2步驟的方式,對自己其實相對少壓力,而且更能應付後來出來的新意外。

透過下一步行動設計,利用更多零碎時間,推進更多重要或臨時任務。(可參考:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟





下一步行動會改變下一步行動,每日結束時調整明日行動

這樣的每週行動清單習慣,一直延續到現在,常常會有朋友詢問幾個問題:
  • 如果今天某個任務要做的小步驟做完了,還有時間也還想繼續做怎麼辦?
    • 那就把握這個動力,繼續推進這個任務,只要連結到任務筆記,自然知道還有哪些下一步可以做。
    • 而且這樣進攻行事曆的壓力反而可以減輕了。
  • 如果今天不小心把這樣相對精簡的待辦清單完成了怎麼辦?
    • 列得少其實不用擔心,我們只是要確保最關鍵的行動做完了即可。
    • 如果還有時間,自己的專案、任務管理系統裡,應該可以找到許多行動,放入今天的待辦清單繼續做。
  • 如果今天列出的行動清單還是拖延了怎麼辦?
    • 這其實是很好的提醒,自己的時間估量是否太樂觀?下一步行動是否還不夠具體、簡單?
    • 不要直接把行動複製到明天,而要思考明天如何重新拆解行動,讓行動更可行。




小結:

「待辦清單不是要告訴你所有要做的事情,而是如何清晰、專注的利用時間,完成有意義的一天。」

所有要做的事情,應該在自己的專案、任務管理系統中,而「每週、每天的行動清單」是一個預先打造的、幫助自己清晰與專注的指引,這份指引會讓自己更有效地推進每一天。

也因為上述的經驗、習慣與想法,所以我覺得「每天真正的行動清單」很難是用機器自動判斷產生的,尤其當自己要處理的專案很多時,每週的「手工價值判斷」,其實也大概就是 30 ~ 60 分鐘的時間,但卻可以幫自己建立一份一個禮拜有效的行動專注指引。(參考:只要週末一小時的計畫,完全改變你的未來一週

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從持續 5 年列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧改變

留言

  1. 感謝分享,這陣子WFH開始試著用子彈筆記的方式來管理生活和工作的大小事,但偶爾會不小心沒有完成當天的項目,結果就雪球越滾越大。

    原本以為書上沒有寫到135,但看完135介紹後才發現是我少了分組成1 3 5 。所以即使在設計周清單的時候有注意每天放上一個自我實現的任務,但實際到當天的時候,整個人的成就感卻被改成完成當天清單所有項目上了。

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  2. 謝謝Esor這一篇的整理,很清晰地把您過去五年累積的經驗與邏輯整理出來,獲益良多!

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