不再漏掉 Google 協作文件的重要修改,開啟編輯通知功能教學



這是常常有人詢問我的問題:「如果有很多份 Google 文件、簡報、試算表都在跟不同人協作,我要如何知道哪些文件被修改呢?」尤其有些重要的文件,或是修改中與我有關的部分,有沒有什麼更準確的方法,可以幫助自己「確實」收到有誰修改、修改了什麼地方的通知?

原本 Google 雲端硬碟提供了幾種方法,首先在 Google 雲端硬碟的網頁右方有一個「活動通知清單」,打開後,可以看到所有被改動過的文件通知,這是之前追蹤有沒有文件被修改的好方法。(操作教學可參考:聰明的文件管理方法! Google Drive 即時文件編輯活動動態

此外,原本的 Google 試算表也有可以設定特別通知的功能。你可以到「工具」選單中開啟「通知規則」設定,設定每一天提供一份 Google 試算表哪些地方被變更修改的摘要通知。




而最近「 Google Docs ( Google 文件)」也加入了類似 Google 試算表的新功能,可以讓我們針對個別重要文件,設定專屬通知規則,讓自己收到有仔細標明修改處、修改人、修改時間的郵件電子通知。

我獲得這項功能更新後實際嘗試,覺得確實可以幫助我們更有效的追蹤重要文件的協作流程。但是有一些設定需要自己手動完成,這篇文章特別分享如何操作的介紹。



首先,我們要確認自己有開啟 Google 雲端硬碟的「電子郵件通知」功能。

在「 Google 雲端硬碟的網頁端」開啟右上方的齒輪設定按鈕,切換到「通知」設定分頁,要勾選「透過電子郵件取得所有最新訊息」,後面的功能才會有效。




接著,我們要打開某一份 Google 文件檔案,在「工具」選單中開啟新出現的「通知設定」選項。

這裡有個要注意的小細節:
  • 每份文件都需要手動進行通知設定,才會收到通知。
    • 預設是文件被編輯修改時不會有郵件通知,除非對方加上註解。
  • 但是每份文件也就可以獨立根據自己的需求,設計不一樣的通知。
    • 例如不需要每份文件一有改動,我就收到郵件。




打開通知設定,有兩種修改可以設定:
  • 針對註解,要不要通知?
    • 如果這份文件很多人註解,就可以改成只有在註解中特別標註我時才通知。
  • 針對編輯修改,要不要通知?
    • 預設是不做郵件通知。
    • 但是如果這份文件很重要,那就可以改成一旦有人在文件中修改內容,就會通知我。
要注意的是,這裡的通知設定是「針對我自己」的獨立設定,也就是我在這邊的設定不會影響到其他一起協作文件的人的通知。




做好了通知設定,一旦這份文件有某些地方被人編輯修改,我就會收到像是下面這樣的電子郵件,而且新功能的郵件通知非常完整:
  • 假設這份文件被修改了很多不同段落,會在郵件中分段標明修改的地方。
  • 會註明是誰修改、什麼時間修改。
通常在對方修改後(對方進行各種修改,並且關掉文件之後),我可以在 5~ 10 分鐘以內,收到這份完整正式的郵件通知。




郵件開頭,有被修改文件的連結可以快速開啟,還可以在郵件中直接調整通知設定(例如改成不需要通知等等)。




不過,目前 Google 簡報似乎還不具備這樣的明確郵件通知功能。

無論如何,針對那些最重要的 Google 文件、試算表,現在我們可以透過這些更明確的郵件通知,避免漏掉裡面的重要修改了!

有興趣的朋友還可以延伸參考:
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