時間管理Q&A:如何利用微小成果度過低潮、降低焦慮感?



即使有再厲害的生產力技巧與工具,但人生當中難免有大大小小的挫折,會遇到許多的低潮,會碰上許多的焦慮時刻,不太可能永遠保持在一個高生產力的狀況。

其實我也常常遇到類似的情況,可能不久前才完成了一個很棒的書籍,獲得許多成果,感覺好像來到一個人生高峰,但通常不久之後就會遇到一個挫折而開始焦慮,或是感覺到某種一成不變而失去動力,也可能遭遇到某種重大轉變而必須改變自己。

人生其實就是在高低潮之間起起伏伏,不可能有永遠的高潮狀態,但也不會有永遠的低潮狀態。當我們從高處開始往下的時候,其實就是表示我們遇到了一個新的可以解決的問題,但正是解決這樣的問題,可以幫助我們重新從低谷中爬起,並且創造人生的下一個高潮狀態。

歡迎收聽「高效人生商學院」的相關 podcast 節目,這篇文章是這兩集的重點整理:




如何擺脫低潮、焦慮的心情?準備自己可控的微小成果

低潮常常是處於一種自己覺得不可控的狀態,因為不可控,而感覺低落與無可作為。這時候,或許就可以去思考,目前的情況有什麼是自己可控的部分,即使很少,但只要找到一兩個自己可控的部分,並設計自己可以產出的微小成果,就可能開始解決問題的改變,或者,可以幫助自己開始脫離低潮與焦慮的心情。

例如我有一個幫助自己重新感受到「可控」的小技巧,就是當工作、人生當中遇到什麼低潮,我就會先去專心寫一篇自己想寫的部落格文章,因為這就是一個我自己幾乎完全可控的部分。

即使現在那個引發低潮與焦慮的事情還無法解決,但反正我再怎麼焦慮也無法立刻解決,就算再緊急但是我現在有真的完全沒有心情可以去做。那麼,我不如就先專注把自己可以控制的那一篇部落格小文章寫完,當花兩三個小時,把一篇文章好好寫完,我通常就會覺得自己的心情有部分的回復,感受到自己起碼有創造出一個自己喜愛的小成果,整個情況並非完全不可控。

而這時候,往往我在心情上就減輕了一定程度的焦慮,然後可以用正常的情緒去面對原本那個難解的問題,也比較容易找到解決辦法,或是開始可以推進那個問題的一小步驟。

當然,如果我們直接找到在真正重要問題身上的可控部分,那更好。不過很多時候,第一時間不是可不可以拆解問題中的可控部分,而是低潮的當下真的是完全沒有那個心情。所以,這時候從一個對自己來說喜歡又可控的微小成果開始,幫助自己去恢復心情,其實沒有什麼不可以。

所以或許我們可以在平常的時候,就累積一個我們想要做、正在做的任務筆記系統,幫助自己在低潮時刻,可以回到這樣的系統去找到另外一件可以做的事情,讓自己重新找回可控的感覺。當 A 這件事情上遇到低潮了,如果我們的系統可以讓自己看到還有 B、 C 任務可以做,可以在低潮不知所措的時候,找到另外一件事情讓自己繼續推進,透過建立其他的微小成果,幫助自己脫離焦慮。

我建議大家都應該幫自己準備一種這樣的可控微小成果,幫助自己在低潮的時候,度過那個完全不可控的心情。(延伸閱讀:[下班後時間管理] 設計好下班後待辦清單, 5 個常忽略卻重要的技巧




如何在低潮、焦慮狀態繼續往前推進?做一個解決問題的最小步驟

或者,不如我們來正視讓我們低潮與焦慮的那件事情,可以先從那件困難事情中的一些簡單的、兩分鐘可以做的行動開始,例如先寫一封確認郵件、先列出一個簡單的報告大綱等等,先做一個比較簡單版本的成果,這樣可以幫助自己在低潮中還是看到自己能夠推進一些微小的成果,在低潮的時候感受到自己仍然可以一小步一小步的前進。

低潮有時候是一種心情起伏,所以我們只是需要一些微小行動,讓自己度過這個心情的波浪。

當覺得自己很焦慮,甚至感覺焦慮到快要失控的時候,我們可以先試試看練出這件事情的步驟,拆解出其中相對簡單的幾個行動,就先做其中最簡單的幾個步驟,當推進了一些成果後,其實焦慮感就降低很多。

下面是幾個我常常做的實際例子:
  • 當我很焦慮封面文案寫不出來時,我會先打開一張白紙,列出幾個腦中浮現的封面關鍵字。
  • 當某個行銷活動做了卻成效不如預期時,我會先再寫幾封信詢問看看推薦或合作意願。
有時候低潮、焦慮的時刻,我們可能還是被其他事情拖著跑,沒有什麼足夠的時間真正去處理那些真正困難的事情,這可能也會讓我們的低潮與焦慮被累積的愈來愈龐大。但是透過拆解出一些微小行動,我們或許就可以:
  • 利用空檔時間來推進困難事情的一兩個步驟。
    • 例如我可以利用通勤的時間,列出腦中的文案關鍵字,讓焦慮的事情還是有所推進。
  • 交付給其他人來幫助我,尋求具體的支援。
    • 例如我可以把目前行銷遇到的問題列出來,詢問更有經驗夥伴的意見。
我們可能無法立即的解決問題、馬上完成任務,但比起停在低潮與焦慮中什麼都不做,在這些事情中找一兩步我目前可以做的步驟,也可以幫助自己慢慢爬出低谷,每推進一小步,也會讓低潮與焦慮的感覺降低一點點




如何正視低潮、放下焦慮?把情緒與問題寫成任務筆記

有時候我也會透過書寫,把目前低潮狀態遭遇到的問題、想法寫成筆記。焦慮如果留在大腦,很有可能更鑽牛角尖、更加焦慮,不如把這樣的焦慮寫下來成為筆記的文字,把模糊的心情寫成具體自己要解決的問題,這是釋放自己低潮情緒的一個好辦法。(延伸閱讀:練習三階段轉換心情筆記法:放下焦慮情緒的自我書寫技巧

我們也可以利用寫下來進行一個「心理盤點」,把原本的焦慮寫下來,並且透過白紙黑字的筆記盤點一下,盤點一下這件事情讓我焦慮的困難點到底有哪些?可以突破點可能有哪些?也盤點一下我們四周是不是還有一些可以支援我們的人事物?很多時候尋求協助就是走出低潮、焦慮最好的辦法,不要害怕邀請別人來協助我們。

於是當這些纏繞的想法從大腦移出,就能讓大腦中的焦慮與低潮有一些降低,並且在筆記中更清楚的看到全面的盤點,也看到或許有一個可以解決問題的微小前進點。

甚至有時候我只是把自己到底還需要做哪些事情、還可以做哪些行動,把這些內容單純的寫下來,清空大腦,甚至都還沒有行動,就會覺得大腦好像沒有那麼焦慮了。(延伸閱讀:2021 覆盤:有效實踐清空大腦,輕鬆管理第二大腦的 9 個關鍵技巧

寫下這些低潮、焦慮中的困難點,其實才是真正正視自己的目標,正視自己會面對的侷限,正視自己需要解決的問題,這樣才能真正幫助自己脫離低潮、減輕焦慮,

很多時候,反而是把問題、侷限具體的寫下來,我們會更不焦慮。這可能跟大家想像的相反,但事實卻是如此,因為這樣我們可以聚焦在真正需要解決的部分,看到並放下不能解決的部分,讓自己看清楚值得花力氣推進的關鍵方向。於是透過這樣的盤點,我們的視野可以忽略那些不可解的步份,聚焦、專注在真正可以產出成果的跑道上,心無旁鶩,這樣我們才能逐漸的脫離低潮、降低焦慮。

說到底,我們也不需要處在完全沒有焦慮的狀態,永遠不用進入低潮可能不一定是好事,適度的壓力也會是我們的動力,所以當我們聚焦在真正要解決的問題,就是讓焦慮感有一個適度的著力點,這時候焦慮也可以是動力,低潮也會是下一個成功的出發點。(延伸閱讀:寫書時我如何釋放壓力與焦慮?有四個階段的紓壓步驟




從感覺低潮、焦慮,到感覺自己有能力、有成果

並不是說我們要逃避最困難的事情,而是要先重建自己的內在自信。並不是不去解決真正的困境,而是當恢復心情與信心的時候,我們也才能看清楚困境當中更好的解決辦法。

處理心情也是一個最重要的任務。

與其陷入低潮而導致自己什麼都做不了,並且讓低潮持續下去,不如先暫時放下,選一件自己可以做的微小成果,先用一些比較短的時間專注完成,這樣還是可以讓自己推進不同層面的目標,而且也讓自己重新找回有動力的心情。

很多時候我們無法爬出低潮,或是焦慮感揮之不去,很有可能是我們的一種完美主義心態作祟,因為我們一直想要把所有事情做完,一直只想要照著原本的計畫去做,雖然已經知道有問題,卻不願意去正視問題,當然也就無法拆解在問題下我們可以做的解決行動,這樣一來,反而我們就被困在問題中,無法離開低潮與焦慮。甚至很有可能變得什麼都不想做,什麼都做不了。

如果我們可以意識到這樣的完美心態作祟,開始去正視我們目前真正遇到的問題,例如時間到底剩下多少?有哪些問題短期內解決不了?這個問題除了A計畫之外有沒有B計畫?我們才能真正去解決問題,擺脫那些被問題纏住的低潮與焦慮感。

時間管理中如果覺得「雖然做不完,反正我就是要三天內完成報告」,這其實是一種完美心態作祟,很可能讓我們更焦慮、更低潮,這時候三天中我可能更加拖延,並且最後無法交出一個有效的報告。

反過來,如果知道三天內無法有效完成報告,可不可以先正視問題,於是決定「先出一個報告草案」就好,並且跟對方溝通。這樣一來,有可能我們反而會比較不焦慮,並且可能也更有動力在僅有的時限內去完成一個好的草案,最終我們產出更有價值的內容。

為什麼不要逼自己追求完美呢?並非是不追求完美,而是當我們逼自己超過一個極限,變成低潮與焦慮的狀態,這樣反而更加無法產出有效的成果。而如果長期的處在低潮與焦慮,更可能讓自己因為過度使力而 Burnout 。

雖然我們都希望自己100分,但可能這次專案時間不夠了讓人很焦慮,最近某個任務沒做好而陷入低潮,這些時刻其實可以反過來思考,我們可以透過這個經驗讓自己下次專案更懂得估算時間,利用這次失敗找到某種任務更好的行動流程,這樣或許就不會那麼焦慮。




與其考慮放棄、取捨,不如專心投入一件自己現在可做的事情

很多時候低潮、焦慮感,不一定是來自於自己事情做不完,或是有沒有遭遇什麼重大挫折,而是感覺到自己好像做什麼事情都沒辦法投入。

我也常常手上同時有很多個任務必須要做,好多件事情好像都很重要,這要怎麼取捨與放棄呢?不如換個角度想,我先選擇一件自己想做、有價值的事情,好好投入完成,這樣一來,今天的焦慮感其實就會降低很多。每天持續重複這樣投入到幾個有價值的成果上,就是克服每天的低潮與焦慮感的方法。

關鍵是我在這兩個小時,有沒有推進什麼有價值的成果,做哪件事情沒關係,是大還是小目標也沒關係,但只要我能夠充分投入,就能幫助自己減低焦慮感。

這並非是取捨什麼是重要目標或事情,也不是要做什麼新的大計畫,因為當我們很低潮與焦慮時,有時候規劃出一個大目標,但因為當下無法完成,反而會更加焦慮。

而是當下專心去完成一件事情,累積出一個微小成果,就是讓自己擺脫低潮與焦慮的最好方法。





透過休息緩解低潮與焦慮

如果上面這些我們都做了,不如好好休息一下,因為大腦疲累時,更容易覺得低潮與焦慮。睡一覺,或許第二天就海闊天空。

不過,也不是毫無準備就去休息、睡一覺,我們可先試著在休息前先清空一下大腦,把大腦中煩惱的下一步先寫下來,然後再好好去睡一覺。

例如我自己在寫書時,前一天晚上可能寫到卡關的地方,這時候我會先把卡關的地方、有沒有可能解套的下一步先寫下來,但不要繼續寫下去,就讓已經疲累的大腦好好去睡一覺。這時候有可能自己還會抱著一個有點期待的心情去休息,期待第二天有機會繼續推動下去。

關鍵就在於休息前也需要有一些簡單的清空大腦動作,要不然帶著這些焦慮的想法去休息,反而得不到好好的休息、也無法好好的睡一覺,這樣反而讓焦慮一直持續下去。

但是留下一些下一步的期待,好好休息後,再重新投入,更好的精力與思考可以幫助我們更好的解決問題。

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