不被工具迷惑,建立高效個人管理系統 3 原則:安定、安心、安靜



在時間管理、任務安排、資料整理的過程當中,很多朋友會煩惱著怎麼建立有效的系統,並且在許多五花八門的厲害工具,或是許多各有特色的管理技巧中,反而花掉了更多的時間研究與猶豫。或許,我們需要的可能不一定是很厲害的系統,而是一個安定、安心、安靜的系統,用最簡單的原則,幫助我們完成最重要的事情。

焦慮、混亂、不確定等等情緒,會干擾我們的任務執行,也會影響我們對於任務的判斷,往往許多的拖延、分心與放棄都來自於這樣的心情。而當我們可以安定下來,進入安心的狀態,並且安靜地做出選擇時,往往很多事情就可以迎刃而解。

只是引發這些情緒的原因,不一定是來自於人(自己或他人),也常常來自我們的工作流程。所以,雖然說這些情緒是心理因素,但除了從心開始的解決辦法外,其實安定、安心、安靜也可以從我們的執行步驟上去建立。我們執行事情的流程本身也是引發上述各種正反情緒的原因,所以改變我們執行事情的流程,很多時候也就能改變我們的認知與心情。

也就是說,在研究更厲害的工具與技巧之前,不如先建立一個安定、安心、安靜的系統:
  • 安定:物有定位,接得住雜事,也能持續累積要事。
  • 安心:唯一通道,東西找得到,可以相信他去執行。
  • 安靜:最少整理,不用費心思去整理,不用焦慮要一直調整與變動。




安定的原則

很多朋友的筆記常常是處於散亂的狀態,或者你的工作任務也常常是凌亂的、分散的,這時候,我們往往會變成要花掉更多的時間去整理這些散落各處的資料,甚至常常要花很多時間調整自己的整理架構,這時候,我們的工作系統就是處在一個不安定的狀態。(延伸閱讀:時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有時間做時間管理

所以安定的原則,就是要建立一個「物有定位」的原則,讓不斷出現各種雜訊碎片時,我可以知道他們明確應該放在哪裡,而且可以持續累積出有價值的成果。

我在自己的個人管理系統中也給自己一個非常明確的物有定位原則,就是「以任務為單位」。

我會在接收任何任務碎片、資料的過程中:
  • 把這些碎片統整到他們需要的任務筆記中。
  • 並且根據任務的行動流程來排序資料。
例如即時通傳來某個行銷活動需要的圖檔與參考文案,這時候我不會另外新增筆記儲存這些資料,而是會來到「某個行銷活動」的「任務筆記單位」,把這些臨時傳來的圖檔與參考文案放進去。這時候,這個「任務單位」對我來說就是可以放入所有這個任務需要的碎片資料的安定系統。

接著,我甚至會追問自己,剛剛那個圖檔是在這個行銷活動任務的哪一步行動中需要使用的?然後我在「任務筆記單位」中插入那個相應的行動,並把圖檔資料插入到該行動後,這對我來說就完成了物有定位的系統。(延伸閱讀:煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已

你也可以思考看看自己「物有定位」的最佳原則會是什麼,建立屬於你的安定原則,不一定要跟我的原則完全一樣。

不過,「以任務為單位」這樣的定位原則,對我來說就是一個以後幾乎很少需要整理、變動的方式,為什麼呢?因為個人管理系統的目的無非就是完成任務,而完成任務的方式無非就是一步一步的推進行動,所以當我把碎片放入任務單位筆記,並插入在該任務的行動後,那麼這個定位就能幫助我接註雜事,而且持續累積這個重要任務需要的行動與資料。

這樣累積下來,我的系統看起來就是一則一則完成重要任務的筆記單位,在沒有過度整理、不須煩惱整理的情況下,這一則一則任務筆記單位就能很安定的幫我搞定一個個任務執行過程中的各種變動。




安心的原則

缺乏整理的混亂系統的另外一個極端,是過度的整理,把系統整理得太複雜,有各式各樣的提醒,有各種不同的流程,常常要在許多系統之間切換。這時候,我們往往不一定有辦法隨時維護好這個系統,於是系統中很容易有一些漏洞,導致我們漏掉一些要事。或者這時候,我們不一定總能記得清楚自己建構的複雜系統,於是很容易因為遺忘,也導致了另外的遺漏。這樣一來,系統無法讓自己安心,我們就會想辦法再去做更複雜的設計,變成一種惡性循環

所以安心的原則,就是要建立一個「唯一通道」的原則,讓執行一個目標、任務的過程中自然會經過一條唯一的工作流程,並在這個流程中看到所有我應該看到的細節與行動,避免遺漏與遺忘。

我在自己的個人管理系統有也有建立這樣的唯一通道原則,就是建立「專案目錄」與「每週子彈筆記」。

當我要執行 A 專案時,我不需要到不同的雲端資料夾、不同的郵件、不同的工作系統中去確認專案接下來要怎麼推動,而是把這些內容先連結到了專案目錄筆記,所以我只要確認專案目錄筆記,就可以知道下一步要回覆什麼郵件,或是下一階段要推進哪一個階段任務成果。

並且當我每週日晚上規劃好下一週的子彈行動筆記後,我在接下來這個禮拜就會專注在這則每週子彈筆記上,把預先安排好的行動完成。

因為我相信最重要的事情已經連結到我的每週子彈筆記,而每週子彈筆記連結過去的專案目錄筆記上,則有這個專案需要的所有行動與資料的連結,這就是我的唯一通道,不需要再去其他系統或通道做確認

這是我為自己建立的唯一通道,你當然也可以設計屬於你的不一樣的唯一通道,但基本原則就是,這個通道會是我們平常執行任務唯一會通過的地方,並且所有需要的東西都在這條我一定會經過的通道上。這樣一來,就能化繁為簡,並且建立一個安心的系統。(延伸閱讀:2022起始:建立自己的時間管理入口,以我的 Evernote 系統為例

千萬不要因為過度整理,把自己的系統變成一座迷宮,這樣反而適得其反,無法安心。




安靜的原則

善用數位工具絕對能提升效率,但也要注意一些風險,例如過多的通知提醒很多時候不是一件好事,每個人每一段時間只能選擇做一個行動,這時候過量的通知反而變成干擾與焦慮。又例如太多自動化的功能也不一定是好事,自動匯入太多新資訊有可能最後變成無法整理的資料庫,自動執行太多時間安排,反而可能累積更多做不到的待辦清單。因為,新資訊要怎麼放入系統、這個當下要選擇哪一個行動,這是自動功能很難幫助我們的,是需要身為人的自己來做價值與行動判斷的

所以安靜的原則,就是要建立一個「最少整理」的原則,我們要有意識的去掉那些不一定需要的通知,不一定有用的自動化,不一定必要的功能設計等等。我們的系統愈簡單,就愈安靜,我們管理起來愈輕鬆,也愈能專注。

我在自己的個人管理系統中是透過持續修正的流程來建立起這樣的安靜系統。例如我一開始也可能會想要善用工具的功能來設計提醒,但慢慢發現有些提醒其實沒有用時,就會有意識的不要再設計這種提醒。

又例如有時候我也會想要多分類一些資料,但當我發現自己一段時間都不會打開那樣的分類來查看時,我就會去掉這個分類,不再這樣整理。

我們可以隨時檢視自己的系統,看看有沒有哪些整理是為了資料整理而整理,或者只是為了好看而整理,或者只是因為工具有這個功能所以我就這樣整理,這些整理都可以去掉,讓系統更安靜。(延伸閱讀:寫好原子筆記,別讓筆記分類變成一座迷宮




小結

把握這安定、安心、安靜三大原則,讓物有任務定位、事情有唯一通道、去掉不必要整理與功能,那麼我們就能用更輕鬆的方式,建立一個更有效的個人管理系統,這樣的效能將會是雙倍的,因為我們可以有效的完成目標任務,而且不用在管理上花掉太多時間。

並且,這三大原則也可以幫助我們克服好工具很多、厲害技巧很多,到底我應該選擇哪一個?我現在用的方法真的有效嗎?要不要結合很多工具與技巧試試看?等等想法的心魔。不是說研究這些工具與技巧不好,而是有些朋友會在這個過程中不斷替換工具、不斷嘗試整理,但真正重要任務反而沒有時間推進完成,這就本末倒置了。

也可能在面對許多厲害工具、技巧之前,我們開始感到焦慮,這時候,推薦大家想想這三大原則:安定、安心、安靜,再厲害的工具無非就是為了幫我完成任務而已,我們只需要取用其中自己真正需要的一小部分,轉化成自己完成任務的養分即可,因為一個安定、安心、安靜的系統更能節省我們的時間。

這樣安定、安心、安靜的系統,也是為什麼我的新書《防彈筆記法》要這樣取名的原因了,歡迎大家參考我的新書。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:

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