別怕失去什麼,看到好像不錯、好像有用的資料,最好不要收集



我在課程中常常會舉一個例子問大家:如果今天我在網路上讀到一篇覺得不錯的文章,我要不要把他收集下來,放入資料庫中準備整理?或是放入稍後閱讀中等待閱讀?很多時候,我們會捨不得放過這些資料,於是就會隨手把他們收集下來。但是當我們只是覺得這是不錯的資料時,表示我們其實當下無法為這些資料找到使用的定位,那麼,或許「放過這些資料,不要收集」是一個值得我們思考看看的選擇。

當然,這可能違反我們許多人的常識,也會有許多朋友覺得捨不得,或者覺得如果我當下不收集這些資料,會不會以後需要的時候找不到,或許會不會因此錯失了一些可能對我未來某些時刻很有幫助的資料呢?

但也正是這樣捨不得、不如收集、之後找時間看、之後找時間整理的想法,讓許多朋友的資料庫開始變成一個資料很多卻難以搜尋,大多數資料其實從來沒有拿出來使用,為了整理要花掉很多時間,常常在煩惱如何連結、如何分類,最後變成真的把時間都耗在收集與整理資料,但真正我們想要的任務完成、生產力提升卻沒有達到。

確實,收集資料可以幫助我們完成需要的任務內容、做為行動的參考、成為學習的知識,不過,資料分成兩種:
  • 一種就是前面所說的好像不錯、好像有用的資料。
  • 一種是這個當下我可以連結到要完成的任務需求、加上如何使用步驟的資料。
後一種資料當然是要收集的,但前一種資料卻是陷阱,最好不要收集。




害怕不收集會忘記有用的資料嗎?

可是如果不收集這些好像不錯的資料,以後忘記怎麼辦?但如果你曾經這樣漫無目的的大量收集過資料,相信大多數朋友都發現這些資料日積月累,以後需要時其實也找不到,或者根本也不會去找,最後往往我們還是回到 Google 去搜尋,結果反而就是資料一直增加,但每次執行任務都無法好好用上之前收集的資料。

為什麼會這樣?這就是因為收集當下我只是覺得不錯、好像有用,但這時候就表示我無法為這份資料建立一個「之後在哪個任務的哪個行動明確要拿出來用」的連結,甚至我也無法建立一個「這個資料哪個任務用得到」的明確關鍵字。這樣一來,這份隨手收集的資料,因為失去有效的任務關鍵字與行動連結,以後就會怎麼搜尋都找不到,或者在行動中根本不會想起這份資料。

而當資料庫中累積很多這種資料時,我們會因為害怕雜亂而想整理他,這時候我們可能還要花更多時間整理,但因為不知道這些資料到底哪些任務要用,所以只能從這些資料的類型、來源等等做整理,但這種分類整理是無效的,因為變成只是為了資料而整理資料,但真正的整理應該是建立在「我要完成什麼專案任務的執行流程」上去整理

其實,面對這些累積了很多,結果都沒有明確跟什麼專案、任務連結的資料:

最好的整理方法是乾脆把超過一段時間以上的資料全部「刪除」。

斷捨離之後,我們省下整理的時間(因為直接刪去資料),但獲得一個更清靜、更專注的系統。

那會不會因此失去一些其實對我的某個未來或現在任務很有用的資料呢?會,但是別忘了,原本我們就算把這些資料留在資料庫,不也是無法拿出來用嗎?那跟刪掉他有什麼差別?

更進一步的想,這個世界上有用的資料何其多,我們真正要在意的不是那些我用不上的資料,而是我「實際能用到任務中的資料」。就算忘記了那些可能有用、可能沒用的資料,但如果我有在完成任務的過程中用上一兩份資料而讓那個任務做得更好,這樣不就夠了嗎?我們本來就不可能掌控所有資料並把所有資料都發揮作用。

最後,如果這個資料真的對我有用,這個資料真的很好,往往現在不收集,以後我也會因為需要而去網路搜尋、詢問他人、研究其他資料時再次出現,那就等到我真的需要時再收集即可。




主動把資料轉換成任務,或是連結到行動

那麼如果我真的很想收集一份資料怎麼辦?如果真的有一份資料我很想收集起來,這應該表示這份資料其實對我有真正具體的用途,那麼,我建議大家應該在收集當下思考兩件事:
  • 所以這份資料會轉換成我的哪一個具體任務成果?
  • 所以這份資料會在哪一個任務的哪一步行動中使用?
我自己現在在收集資料時,一定會經過前面這兩個思考步驟的驗證,我才收集。

舉個例子,有一次我在網路上看到有個部落格介紹了一套「漫畫大英百科全書」,我覺得介紹得很好,很想把這篇文章收集起來,但這種單純覺得很好的收集,會陷入我前面說的變成垃圾資料庫的困境。

所以我問自己,這個收集是為了完成什麼任務呢?於是我當下不是收集那篇網頁文章,而是在 Evernote 中建立一則任務筆記,設定一個任務成果是先購買這套書的大自然知識系列,然後在親子共讀後帶孩子去住家附近的大自然觀察裡面提到的蟲魚草木,最後,我才把那篇網頁文章中相關的資料剪貼到這則任務筆記。

所以我建立的不是一則收集資料的筆記,而是一則完成任務的筆記,資料只是完成任務需要的一小部分而已。

如果當我想要收集一份資料時,發現我不能為這份資料轉換成一個有明確成果的任務,也不能為這段資料連結到一個可以具體執行的行動,即使我依稀覺得好像未來有用,我都不會收集。

而正是這樣的習慣,幫助我的筆記系統一直保持在簡單、精準,但是以完成任務為導向,不用花很多時間整理很多不知道要幹嘛的資料







沒有轉化的資料,永遠不是我們的

真的不要可惜那些沒有收集下來的資料,甚至這幾年我進一步把這個習慣延伸到不再使用稍後閱讀工具,因為我發現累積愈多這些稍後閱讀,最後反而把時間都花在收集,真正閱讀後轉化的變得更少。(延伸閱讀:從讀不完的稍後閱讀轉念:當下讀完,當下處理

可是一份資料如果沒有轉化成行動,最後一定是份死資料。

死的資料沒有經過執行的驗證,就無法轉化成我們真正可參考的經驗。

資料沒有辦法成為我的經驗,就算我記得也只是記得資料,不會轉化成我們真正的知識。

沒有轉化的資料,永遠不是我們的資料,不如等到需要時到網路搜尋就好。我們更應該花心力去經營、管理那些可能數量比較少,但可以轉化成行動、經驗的真正知識。




郵件、即時通的資料不是收集,也是要轉化

其實不只網路上的資料如此,工作上的資料也是這樣,如果只是收集、怕忘記,最後工作資料庫一樣會變成資料很多,但都是碎片,更難整理的資料庫。

例如郵件資料,如果只是拚命收集各種郵件全文,資料庫最後是一堆郵件筆記,這時候只不過把雜亂的電子信箱轉移到雜亂的資料庫而已。所以當我在收集郵件時,同樣會思考前面那兩個問題:
  • 所以這份資料會轉換成我的哪一個具體任務成果?
  • 所以這份資料會在哪一個任務的哪一步行動中使用?
我把郵件原本的內容,轉化改成成我需要的任務設定,寫進我的任務筆記中。我把郵件中交辦的內容,轉化成具體行動,插入到任務筆記的行動中,並且把郵件附檔放在需要的行動後。這樣一則郵件資料,其實最後是透過轉化,變成我的一個任務筆記的不同部分,而非只是收集一封郵件全文而已。




小結:

別怕失去什麼,看到好像不錯、好像有用的資料,最好不要收集。不要用收集的想法去建立自己的資料庫,要用完成任務、採取行動的思維,把資料轉化成我可以使用的內容。如果不能轉化,有時候不如放過,好的資料他們會再度出現。

當然,在這樣的過程還有許多的技巧可以搭配使用,如果想要建立一套自己個人生產力知識庫的朋友,歡迎參考我的《防彈筆記法》新書,了解整個配套的流程。

有興趣的朋友還可以延伸閱讀:
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留言

  1. 這兩天正在爲此煩惱,完美解答,謝謝!

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  2. 我認為應該大量收集,如果你設計的系統可負荷的話
    應該創造出一種〝以少駕多〞的系統
    這樣才能厚積薄發,沒有人知道,收集以後會用得到用不到,就全收了吧
    但 evernote 不適合全收的原因是,evernote 的暫存檔會爆掉

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    1. 也歡迎你提供如何駕馭大量收集的設計思路喔^^

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    2. 大量收集不是不可以,但有時候是因為apps太方便所以先收集。我會分開「收集」和真正筆記兩個資料夾,就像《10倍筆記力》所講的一軍、二軍筆記本。

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    3. esor 這是一個秘密,我有這種架構,但我沒看你用過
      慢慢地發覺吧。我們都懂,這是辛苦得來的東西

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