從 Google 專案文件「指派任務」到同事的 Google Tasks 與日曆



在真實的工作流程中,有時候最簡單的 Google 文件協作,其實就是團隊中大家最好上手的工作方式,我們不只可以把他當做文書工具,也可以當作專案企劃、待辦清單的工具來使用。尤其這幾年來, Google 文件陸續強化了待辦清單、專案模板、任務進度等相關功能,其實可以看出 Google 文件自己也想變成文件型的管理工具:


當我們在 Google 文件列出專案待辦清單後,可以把待辦清單「指派給同事」,並且「設定完成日期」,這時候,這一條待辦清單也會出現在同事的 Google Tasks 工作表與 Google 日曆上!達到即時同步的任務分配協作。

而且,如此一來 Google 文件可以成為更好的專案筆記,保留專案的資料與內容,同時管理專案的待辦清單,並且保留專案完成的進度記錄!




首先,這個新功能只限 Google Workspace ,也就是 Google 企業版的用戶才能使用(個人帳戶無效)。但如果你的公司使用 Google Workspace ,這個功能可以有效的簡化管理效率。

在 Google 文件中,先插入待辦清單。




游標移動到待辦清單前方,可以看到浮現一個「指派任務」按鈕,點擊後,可以指派負責這個任務的同事,並設定一個截止日期。




不只如此,當完成這樣的任務指派後,會同步到:
  • 同步出現在接收任務的同事的 Google Tasks 工作表
  • 同步出現在接收任務的同事的 Google 日曆上(如果有指派日期)
  • 並且內建快速打開相關 Google 文件的連結




如果我在 Google 專案文件中更新待辦清單的描述,可以選擇「更新」,把更新後的描述也同步到指派任務的同事的 Google Tasks 與 Google 日曆。




更棒的一點是,如果同事在 Google Tasks 或 Google 日曆中把該任務標示為完成, Google Tasks 預設這條待辦清單會消失。

但 Google 文件上則自動保留完成的刪除線,這樣一來,反而是 Google 文件的待辦清單可以更好的追蹤任務完成的進步與記錄了!




好好利用這項企業版的功能,那麼即使簡單的 Google 文件,也能成為專案任務規劃、任務指派的多人協作利器。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或訂閱「電腦玩物電子報

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「課程介紹連結」。或參考我的最新書籍著作:《防彈筆記法》。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:從 Google 專案文件「指派任務」到同事的 Google Tasks 與日曆

留言

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息?會不會很花時間?

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

Outlook 職場必備郵件整理圖解教學,網頁版 11 個排程管理技巧

為 2023 的自己準備好一套個人數位生產力系統,線上課問題募集中