找回時間掌控權的 15 個小習慣,我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年



要找回對時間的掌控權,其實是從許多可能細微的小習慣開始。因為時間之所以溜走、被占用,往往是我們的一個小動作而交出了原本屬於自己的時間。

這篇文章作為一個 2020 年的總結,我分析自己目前進行中的許多時間管理的小習慣,跟大家分享。

雖然我並非超人或大老闆,但正是跟大多數朋友一樣,我們會陷入工作的掙扎(我依然有全職工作,並非專職的講師或作者),有家庭需要陪伴,有人生中的目標想要實現,有時候不一定是有多改變世界的遠大志向,而只是想要獲得身心的平衡與快樂而已。

所以或許正是這些平凡人的時間管理習慣,更能給大家一些參考。

當然,不要把下述的各種習慣當作定論,裡面可能有些方向是不變的,但小動作則隨時在調整。所以當然你也不需要照單全收,可以試試看你需要的,或是參考裡面的某些精神,調整成更適合你自己的。

然後我會盡可能描述得簡潔明瞭,不廢話,直接分享實際的做法。




時間管理習慣:

  • 01. 隨時保持清空大腦,隨時寫筆記

在大腦中管理雜事,會累積壓力。在大腦中做選擇,難以確認優先次序。難解的問題困住大腦,糾結愈久愈焦慮。這些都將讓我們失去時間的掌控權,在大腦混亂時浪費更多時間。

所以十幾年來,我會保持清空大腦的習慣,讓有系統的筆記幫助我管理:
  • 有任何目標、任務、想法,先從大腦移出,寫入筆記中。
  • 事情有新增資訊,有變動,有採取行動,也寫入筆記中。
  • 事情完成後的覆盤,依然寫入筆記中。
有系統的筆記,是有系統的第二大腦,需要記住的細節、需要找到的資訊、需要排出流程的工作、需要持續改進的問題,就在大腦外管理。幫助我更能準確執行關鍵的事情。

讓大腦隨時保持清空,才能處理當下的思考與判斷。幫助我更能比較沒有壓力的專注當下要做的事情。





  • 02. 任務先拆解下一步行動,利用零碎時間推進一小步

困難的專案、麻煩的任務、不想做的事情,雖然寫在待辦清單上,卻常常想要拖延,總是沒時間做。累積到了緊急關頭,又只好蠟燭兩頭燒。這樣一來,就很難拿回時間掌控權了。

所以當我接收一個任務時,有個習慣,一定會嘗試拆解出立即可做的下一步行動:
  • 要寫一篇文章,下一步先列出目前可以想到的大綱。
  • 要辦一個活動,下一步先詢問場地空檔時間。
  • 要養成晨間運動習慣,下一個先設定早睡鬧鐘。
讓自己從要一次做完任務的壓力釋放出來,只要知道下一步可以推進什麼就好。這幫助我更有動力,更少焦慮,能安心的先推進一小步,然後再推進一小步。

當任務的每一小步具體可見,就會發現很多 10 分鐘、 20 分鐘的零碎時間可以利用,因為只要完成一小步就好。這幫助我更能利用那些零碎時間,累積下來則是更多自己可以掌控的完成任務時間。





  • 03. 每週日思考下週行動清單,鎖定每天想專注的事

每天一定會有新的雜事、臨時意外,和跟著進度隨時變動狀態的各種任務,如果自己沒有方向,那就只能每天跟著出現的事情跑,或許事情可以做完,但很容易陷入忙碌,甚至不知道為何忙碌的狀態。於是追著事情跑,就難以拿回時間掌控權去做自己的事。

所以我一直保持著每週日晚上,先確認或設定下週每一天焦點任務的習慣(已經持續了 5 年)。不是排滿每天的行動清單,而是設定每天「一定要推進」的任務有哪幾個:
  • 可能是下週五要交付的進度,那麼接下來每一天我要推進什麼行動,才能準時交付?
  • 可能是為每一天設定一個有意義的焦點,確保每一天都能為自己創造價值。
真實的每一個工作天,還是會有臨時雜事跑進來,但起碼我知道應該盡可能保護時間去完成的任務是哪幾個。這幫助我可以真正把時間保護起來。

因為很多時候我們只能追著事情跑,無法拒絕某些要求,是因為我們並不知道自己真正應該保護的任務與時間有多少。





  • 04. 畫進攻行事曆,避免自己時間衝突卡關

不斷增加的會議,不斷累積的任務要求,不斷新增的自己想做的事情,以及那些已經交付到我們手上明確要做的專案。這時候,未來一個月、未來兩個月、未來三個月,我們到底有多少時間做這些事情?如果盲目安排,最後就會讓自己陷入無止盡忙碌。

所以畫進攻型行事曆的習慣我已經維持 10 年以上,當一個明確的專案、任務確定下來,立刻拆解行動清單,並在行事曆上「實際計算」應該保護下來的時間:
  • 我以每天推進一到兩步行動為預設,意思是每天任務推進一點點,不需要大把時間。
  • 如果任務有十個行動,那就保護下五個工作天。
  • 每天最多只能保護四個任務、專案進度,如果超過,應該要尋求更前或之後的時間資源。
關鍵是,認真的實際去計算,而不是用一個大概的想像。這幫助我真正可以「有時間」完成那些對我最重要的任務,也知道如何明確的提前、延後、拒絕某些任務。

時間資源其實不需什麼花招,因為她的預算是固定的,而要完成任務一定要花掉某些預算。認知這個事實,養成實際計算的習慣,就可以避免掉許多自己害到自己的麻煩。





  • 05. 記錄時間花費,明確了解自己的時間分配

如果我們不知道自己實際完成某一種任務,到底要花多少時間,就會憑空隨便預估,但很可能每次都不准,卻依然每次都還是憑空想像。

如果我們不知道平常到底把時間花在哪裡,就很容易缺乏警覺,當工作、生活的時間分配失去平衡,或是花太多時間在低效益活動上而不自覺。

所以我一直有一個習慣,會利用某種工具,實際計算自己的時間花費在哪裡?
  • 早期我會利用像是 Toggl 這樣的工具,實際計算每一種任務的完成時間,久而久之,我對自己大多數的任務花費時間,就有明確概念。
  • 現在我則比較不需要 Toggl ,但我利用在行事曆上記錄不同領域的時間花費,追蹤我在生活、工作、家庭、部落格經營上,是否保持我想要的平衡,以及有沒有浪費太多時間。
就跟前面一樣,時間的道路上沒有花招,其實很多問題比我們想得簡單,如果常常覺得自己事情做不完,答應的事情每次都來不及,不如就是先練習看看紀錄真實時間花費。這幫助我總是能即時看到有問題的狀況,並且知道如何改進。





生活管理習慣:

  • 06. 穩定睡眠時間

想要當晨型人,或想當夜貓族,卻覺得每天精神不濟。但精力管理其實是時間管理中非常關鍵的一部分,如果自己想要做重要事情的時間,總是活動力低落,那麼任務一定無法有效推進,更容易想拖延,時間被浪費,那麼自己對時間的掌控權自然更低。

早期我也崇尚當個晨型人,但這幾年我知道更重要的是「穩定充足的睡眠」,後者才是更好的習慣。

無論你想要怎麼睡,但真正需要在意的是:「足夠的休息時間、良好的休息環境」,才是讓自己在做重要的事情時,可以抱持精力,最關鍵的習慣。





  • 07. 起碼保持簡單運動

總是埋首案牘之前,遇到卡關的任務逼自己在電腦前糾結掙扎,甚至放棄許多為自己生活的需求,其實不一定是好方法(應該說幾乎可以確定是壞方法)。

所以這幾年來,我開始嘗試各種輕度運動,當然還不算熱衷於運動,但起碼保持每天簡單運動的習慣:
  • 中午散步、快走。
  • 早晨慢跑。
  • 晚上在家利用健身 App 做肌耐力運動。
  • 起碼做一種。
身體的活動,確實可以刺激大腦的思考。如果活動有挑戰性,也可以建立自信。如果活動能持之以恆,那麼前面所說,做重要事情時關鍵的精力,也會變得更充足。





  • 08. 搭大眾運輸取代開車

生活中有些我們習以為常的行動,很有可能是浪費時間的活動。這樣的活動中,我們會無法掌控時間。例如開車,當我專注開車時,就無法把時間拿來做其他的利用。

但其實只要一個簡單的習慣轉換,開車上班不如搭大眾運輸工具上班(當然,負擔得起的話你也可以選擇計程車)。那麼在大眾運輸工具上,我是乘客,就有可能把時間拿來利用在對我更有價值的事情上。

當然,你可能會說,有不得不開車的理由。但我會這麼做,即使開車送小孩上學後,開回自己家改搭大眾運輸工具,寧願早點出門(因為要花更多時間),但事實上更多時間是掌控在自己手上,可以利用的。





  • 09. 事先和家人一起做計畫

時間不是我們自己的?這是很多朋友覺得無法掌控時間時發出的抱怨。但是,現實是時間本來就「不只是」我們自己的!

咦?這是什麼意思?我的意思是,時間本來就除了我們自己,還跟同事、客戶有關,也跟家人、朋友有關,本來就不只是我們自己的。

所以我有一個習慣,事先跟同事、客戶溝通彼此要為對方留下的時間。當然,也事先跟家人溝通彼此要為對方留下的時間。

這樣一來,我反而發現,自己更主動為家人付出時間,但也可以在計畫後,為自己留下真正需要的時間。

時間其實不一定要爭奪,不溝通才需要爭奪,而爭奪只會有更多的不諒解。或許可以試試看,和家人一起做計劃,彼此知道應該要留下的時間。





  • 10.把生活任務放在工作行事曆上一起管理

生活與工作的平衡,其實不在於時間分配的平衡,而是能不能專注投入的平衡。如果生活中,一直焦慮工作。工作中,一直煩惱生活。那麼怎麼樣都不會有平衡。

所以多年來我一直有一個習慣,只有一個行事曆與待辦清單,把生活專案、工作專案放在同一個時間軸上管理。

根據前面的時間管理習慣安排好,那麼在生活時,可以專注生活的任務,不焦慮那些已經安排好的工作任務,這樣才有真正的平衡。





  • 11. 隨時準備好有趣,且對自己有價值的生活任務

失去時間的掌控權,不一定是自己沒有時間,有時候是有時間時,不知道要做什麼。於是感覺無聊,就會開始「無目的」看新聞、更新社群、追影音娛樂。

不是做這些事情不好,而是「無目的」就會變成打發時間,而這些服務又設計成可以幫你無止盡打發時間,於是其實擁有的時間,就在這樣的情況中,一下子就溜走了。

所以我有一個習慣,總是先準備好自己想做的任務,例如想寫的幾篇文章、想看的幾部電影、想讀的幾本書、想練習的幾個新技能,一旦遇到「無聊」,就去做這些準備好的有趣任務。

這樣一來,我就可以避免自己因為陷入無聊,去找那些打發無聊的工具,但因為沒有目的,所以在一堆不是我真正想要的東西之間失去時間。





科技管理習慣:

  • 12. 統一的專案資料庫

一個專案執行過程,有龐大的雜訊、檔案、資料需要整理。一個專案執行過程,我們可能會運用多種工具,每種工具上都留有這個專案的一些內容。但這是會讓我們大腦更爆炸、整理更焦慮。

所以多年來我一直有一個習慣,保持一個統一的專案資料庫,對我來說是 Evernote ,對你來說也可能是 Notion 、 Google Drive 或其他選擇。

但最關鍵的是:統一的專案資料庫。要處理這個專案,我只要打開一個地方就能確認所有事情、找到所有資料、建立安排所有流程。

這樣的習慣,將可以大幅減少壓力,大幅降低出錯,並請執行過程更加快速。





  • 13. 定期清空收件匣

大量郵件、大量即時通,或許常常造成工作的焦慮、混亂。每次打開這類收件匣,因為裡面太過混雜,搞不清楚當下該做的是什麼。這些溝通工具,可以滿足即時傳遞的需求,但往往沒辦法滿足有效、專注執行的需要。

所以我有一個習慣,無論郵件、即時通,都會定期清空收件匣:
  • 清空不是說所有訊息都回覆並處理完。
  • 而是決定哪些不要回覆,然後就消除他們。
  • 哪些排入任務系統,稍後記得回覆就好。
  • 哪些真正要回覆的,利用前面的專案資料庫、任務下一步行動等習慣,快速有效的答覆。
於是這些收件匣清空了,幫助我放下某些應該放下的,幫助我聚焦在真正要處理的,也幫助我更容易接收新任務並進一步處理。





  • 14. 避免自己即時看到通知,不隨時回郵件、社群、即時通

不是說永遠拖延著不答覆他人需求,而是即時的回覆並非好習慣。一來打亂自己的工作時間,二來可能根本自己還沒拆解清楚(你這時候的答覆並非最佳答案),三來會造成對方以後就是事到臨頭才找你,因為反正你會立即答覆。

所以如果要養成不隨時回覆的習慣,可以先從讓自己不要隨時看到通知的習慣開始。

利用手機專注、零干擾模式,這是 Android 與 iPhone 都有的數位健康功能,我會設定白天工作時間關閉這些通知,不要看到,就不會手癢想要答覆,先專注把前面預設的重要任務完成。
但也不要害怕,不是不答覆,我可以工作一段時間後,統一看一次即時通、郵件,這樣該處理的緊急任務還是可以好好處理。

而只要通知不來干擾我們,就可以幫助我更容易掌控自己真正重要任務的節奏,而不是被各種數位工具的通知掌控節奏。





  • 15. 清空手機桌面,自己做選擇

除了通知,打開手機後也有太多打發時間的 App 會奪去我們的注意力,讓我們在可選擇的時間中,做了後悔的選擇。對於這些打發時間的 App ,我也不是完全不看,而是要掌握自己的主導權。

我會退訂Netflix,直到有真正想看的劇集出現時,才訂閱一個月,看完就繼續退訂。

我在手機不裝社群 App、影音App,真正想看時,回到電腦端再看,雖然麻煩,更能幫助自己只看真正需要看的部分。

手機桌面基本上都呈現清空狀態, App 安裝以最必要的生產力工具為主,這樣可以讓自己更明確知道自己要做什麼選擇,拿回時間掌控權。





小結

當然,這 15 個我目前仍在實踐的時間管理小習慣,不是一次養成的,而是多年來陸陸續續培養的習慣。

所以也不是說一定要全部都有,才能拿回時間掌控權,但或許你可以從中找到某些對症下藥的參考。

我是電腦玩物站長 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:找回時間掌控權的 15 個小習慣,我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年

留言

  1. 感謝Esor老師,已經訂閱老師的文章將近一年,幫助時間管理不佳的我有許多的進步!

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    1. 很高興我的各種探索,也對您有所幫助

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