只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現



這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底,上時間管理相關課程時,總有學員問我,有沒有推薦什麼年度計畫的格式?當然,各式各樣的計畫格式是有的,但為什麼對有些人有效?對有些人無效呢?

要做好年度計畫,其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前,其實年度計畫的本質,不外乎是:

  • 對於要解決什麼問題的思考
  • 對於要採取什麼方法(去解決問題)的拆解
  • 對於(解決問題)實踐過程的紀錄與修正

而要掌握這些年度計畫的本質,其實可能連行事曆都還不需要,只要一頁一頁的空白筆記頁即可。

或者說,一頁一頁的空白筆記頁,方便修改與調整,更適合年度計畫的本質。

反而一開始如果太想做出漂亮的計畫格式,畫出漂亮時間軸、定義看似厲害的分類與提醒,很有可能最後就是一個好看的計畫,卻不一定是能夠推進的計畫。




年度計畫,是一個問題意識的醞釀、測試與修正


以前寫文章談到年度計畫,免不了會涉及怎麼做計畫,似乎計畫做得夠好,年度目標就能實現。於是年度計畫變成好像我需要在年底的這一刻,決定明年一整年的計畫一樣。

但一個有效的新年目標,很可能只是需要把握住一個問題意識,讓這個問題意識在心中持續醞釀,在執行中保持測試,並不斷修正。




有效的年度目標,其實是對要解決什麼問題的反覆思考:


我們很難第一時間就把握住這個年度計畫真正的價值,但我們常常不小心想要一開始就把目標設定好,並且當做出看似美好的計畫後,一旦遇到卡關就感覺充滿挫折。

其實,要確定真正的價值,要確認真正要解決的問題,哪有這麼容易,怎麼可能是年底時找一天或幾天好好思考,做出年度計畫,就能想清楚的呢?

所以寫下可能的年度目標後,要當成那只是一種可能的想法,其實還需要很多次的反覆思考,還需要等待一些時間去醞釀,尋找那個真正要被解決的問題、真正要創造的價值是什麼。

因為思考過程需要持續記錄,這時候,其實需要的只是一頁空白筆記,不斷累積同一個想法的反思,持續修改,尋找更好的問題設定、價值設定。




可執行的年度計畫,其實是推進初步成果後的持續修正:


我們更難第一時間就知道這個年度計畫應該怎麼執行,但我們常常不小心就把整個時間表、待辦清單排好,以為有了這樣的提醒設定,自己明年開始就會照著做,但往往事與願違。

回想我們工作上的成功專案,哪個不是在邊做邊修改調整的過程中完成的呢?其實,正是因為那些測試後的修正,因為那些做了才發現的問題被解決,我們的專案才會真正成功。

所以,我們要做的不是一開始就列出一整年份的計畫,而是拆解現階段可以先做到的初步成果是什麼,讓自己開始去做。並且做的過程中記錄與反省,繼續修正原本的做法,並調整下一個階段的成果。

這時候,其實需要的還是一頁的空白筆記即可,可以寫下我們想優先推進的成果,做得到時紀錄有效的步驟,做不到時重新拆解行動,並持續找到更好的執行方式。




比起計畫表,一頁可持續修改的空白筆記,更適合年度計畫


年度計畫不是那種今天設定好,明年就可以完美執行的東西。我們的年度目標常常無疾而終,或是年復一年拖延,往往在於我們一開始做出自以為很好的計畫。

其實年度計畫需要調整,才會變好,需要持續思考、持續記錄、持續拆解、持續修改。

反而太漂亮的計畫表,會妨礙我們修改,或是讓我們覺得不需要修改。

所以,一頁一頁的空白筆記,讓我們可以「持續筆記」:

  • 對於要解決什麼問題的思考
  • 對於要採取什麼方法的拆解
  • 對於實踐過程的紀錄與修正

這就是最好、最有效的年度計畫格式了。

因為要真正推進、完成年度計畫,最簡單有效的方式不是專案工具、待辦清單、行事曆,而是在空白筆記頁面上「保持思考」、「不斷修正」。

有興趣的朋友,可以進一步閱讀相關文章,看看從不同角度切入的思考與方法:


我是 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也誠摯跟大家推薦我在 2020 年底推出的線上課程:「高效能職場筆記法」,裡面也有討論職場任務、專案如何進行問題、行動拆解的技巧。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

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