拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟



想要避免瞎忙,想要專注,想要減少拖延,想要解決工作常被打斷等問題,關鍵之一是拆解出任務的下一步行動。為什麼呢?

  • 所謂瞎忙,就是做得太多,但轉換的效益很少,甚至做錯方向。時間管理不能只是去做,做了沒價值,可能浪費更多時間。
    • 我們需要知道相對有效的下一步行動是什麼?
  • 所謂專注,就是能放下事情尚未完成的各種雜念,隔絕其他誘惑干擾,投入在當下可以做的行動上。
    • 那麼,下一步能讓我進入專注狀態的行動是什麼?
  • 所謂拖延,就是在跟其他行動競爭的時候,我們選擇去做了其他簡單行動,結果真正重要的任務遲遲無法開始。
    • 重要任務需要跟上網、聊天、社群、遊戲競爭,什麼樣的下一步行動可以獲得我們的選擇青睞?
  • 工作上每次被打斷,我們總覺得很難回到重要工作狀態,但是現實職場就是會被會議、來電隨時切斷。
    • 與其每次想要等有完整空檔來一口氣完成任務,如果可以拆解下一步行動,讓任務在分段空檔,逐步推進呢?

但是,要從一個模糊的目標,從一個困難的任務,拆解出立即可行、對抗拖延的下一步行動清單,並非易事。

我在時間管理課程中,發現學員最容易在拆解行動清單這一步卡關。

所以我也一直在研究,如何把拆解行動清單的思考流程,轉換成更具體可行的步驟。

今天這篇文章,分享我的最新設計,一張拆解下一步行動清單的流程圖,轉換成視覺的道路地圖,輔助大家在拆解目標的過程更容易按圖索驥。




或許你不一定需要我的解說,可以直接參考這張流程圖,自己演練看看。


我是用 coggle 這個心智圖工具繪製,裡面鉅細靡遺的列出很多拆解的步驟、進程與技巧,但「不是每個任務都要拆解到這麼詳細」。這張流程圖只是展現一個全面的可能性,但你很有可能每次只要作其中幾個步驟,任務就可以有效往前推進。

接下來,則讓我用文字進行解說。

(點擊圖片,可以看到大圖,或另外下載)




第一階段:拆解目標

  • 確認目標價值,寫出具體成功故事
    • 很多時候我們會把行動當成目標,很多時候我們的目標太模糊而沒有確認真正價值。所以第一步一定是先確認目標的具體價值到底是什麼?
      • 如果是自己的目標,要確認自己真正想要獲得的成果是什麼。
      • 如果是老闆、客戶交付的目標,要確認我們彼此想像的成果是否一致。
    • 例如我想要晚上11點睡覺,養成早起習慣。雖然這個「疑似目標」看起來很不錯,但更關鍵的是背後的成功故事是什麼?可能是我期望生活中找到時間可以閱讀學習。這時候我們就要問,如何設計行動讓早起後閱讀學習成為可能?甚至不一定要早起也能閱讀學習?因為後者才是我們要的真正價值,而非早睡早起。
    • 延伸閱讀:建立習慣的第一個關鍵迷思:誤把養成習慣本身當成目標

  • 列舉要解決的問題
    • 很多時候我們以為拆解是列出理想計畫、完整計畫,但其實很多事情無法這樣處理(也不可否認有些事情適合)。
    • 很多時候我們以為是要把事情做完,但其實更重要的是把事情做好。
    • 所以,第二步拆解是列出成功故事要成功,必須面對的問題,每一個階段要解決的風險。

  • 把問題轉化成多個關鍵任務(階段性成果)
    • 然後第三步,把這些問題轉換成正向任務,這些可能就是要把這個目標完成並做好,最關鍵的幾個階段性成果。
    • 在幾個階段性成果中,我們還可以進一步拆解:
      • 有沒有可能整合問題與解決方案(尋求統合的最佳解法
      • 有沒有可能和其他目標的階段性成果關連(做一次可以有多重效果
      • 哪個是現階段可以完成?(真的可以完成,要不然什麼都是白搭
      • 哪些是下階段推進就好?(有些可以下個階段再推進,這樣我就知道優先順序
    • 延伸閱讀:把 OKR 用在生活與家庭目標管理,學會設定要事



第二階段:拆解立即可做的下一步行動

  • 限時行動
    • 如果階段性成果也不容易達成,就先設定一個限時行動。設計出眼前更明確、更可以立刻衝刺的行動。
    • 例如設定一個禮拜之後可以做到什麼、三天後可以先完成什麼?然後衝刺這個行動,完成之後再分析如何進一步修正接下來的行動。
    • 「限時」的意思是,不是評估這個任務要做多少時間,而是先設定一個時間,然後評估這個時間內我可以完成什麼結果。以這個短期結果來衝刺。
    • 延伸閱讀:固定時間邊界:不是問工作需多久時間,先問我想花多少時間

  • 承諾行動
    • 如果限時行動可以加上承諾更好。而立下承諾的約定,通常是立即可行,最有效的下一步行動。
    • 例如「這個當下立刻打電話」跟合作者約定一個禮拜後會提交初步大綱,或是三天後開會討論目前找到的競品分析。
    • 例如我打算養成運動習慣時,「這個當下立刻」跟家人、朋友約定週末一起到運動場跑步。
    • 這裡的下一步行動,不是把事情完成(因為不可能),而是立即採取立下承諾的行動,立即可行,並有推進我們動力的效果。

  • 切割準備行動
    • 我們還是需要仔細回推這個任務要完成的流程、需要準備的東西,開始切割步驟。
    • 一方面確認這個任務需要做的行動,以免遺漏。如果行動清單沒有列清楚,往往會漏掉一兩個步驟,但可能就會造成意外、風險,或是更多彌補的時間。
    • 一方面當行動清單列清楚,我們會有更清晰的視野,知道下一步可以做什麼,知道如何分段做,知道現在做完什麼、還沒做完什麼。
    • 延伸閱讀:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好



第三階段:面對卡關時的行動?

  • 我有行動
    • 如果任務進行順利,那麼前面三種行動拆解就夠了。但如果任務有點卡關了,我們可以把一些行動再簡單化。
    • 可以設計一種行動,先把我有的、我當下可以做到的先做出來。
    • 例如我還設計不出一個海報最佳的文案,但我可以把行動設計成:「先寫出目前我腦袋可以想到的海報基本文案」,然後從這個基礎再修改。
    • 延伸閱讀:養成好習慣之前,如何建立真的做得到的習慣養成目標?

  • 詢問行動
    • 如果任務還是卡關,很有可能是我們必須尋求支援。可以設計一些立即尋求支援的行動。
    • 例如詢問有經驗的同事A,這個問題可以如何解決。
    • 很多時候找可能有經驗的人討論一下,往往就能找到推進任務的可能方法。

  • 測試行動
    • 如果任務依然卡關,我們就必須進行一些測試行動。測試看看有沒有可能改變作法,然後事情會變得更能往前推進。
    • 例如寫文章、報告卡關了,測試一下用語音轉文字工具念出草稿,會不會更容易生出一些基本內容?
    • 延伸閱讀:理清 4 種下一步行動,替換不會行動的拖延清單



第四階段:持之以恆的行動

  • 替代行動
    • 如果我們現在進行的不是一項任務,而是一個長期的,必須持之以恆的習慣。那麼我們會需要設計一些替代行動。
    • 例如正在養成閱讀習慣,除了設計閱讀時間外,也可以有替代行動是用朗讀功能聽電子書,或是聽 podcast 說書。
    • 因為在習慣持續的過程中,不一定每一天、每一階段都可以有足夠時間好好讀書,設計一些替代行動,幫助自己在不同情境下,都能推進這個習慣。

  • 漸進挑戰行動
    • 習慣要能長期堅持,並非只是簡單重複,因為重複太久,也會覺得疲憊、缺乏新鮮感。所以這時候,可以設計一些漸進挑戰的行動。
    • 例如要養成跑步行動,先從最簡單的每天慢跑10分鐘開始,下一步增加一點時間,再下一步調整不同跑速,再下一步練習呼吸。
    • 讓自己每個階段有不同的挑戰行動,一開始很簡單,但隨時都有新鮮有趣的新行動,習慣更能持之以恆。
    • 延伸閱讀:微挑戰:比獎勵、目標更能夠持之以恆的激勵方法

  • 結合我喜歡的行動
    • 有時候一個習慣要能持續,難免遇到比較低潮的時刻,如果不是很想去做了,可以結合一些自己喜歡的行動。
    • 例如想要繼續跑步習慣,但又有點累了,就結合自己喜歡聽的電子書,一邊跑步一邊聽,這樣或許更有動力去做。

以上就是我平常在拆解目標、任務的下一步行動時,腦袋中會運作的思考流程圖。(你可以參考近期這篇文章,互補搭配:找回時間掌控權的 15 個小習慣,我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年

而目的就是幫助我找到有效、立即可行、願意去做的下一步行動,讓件事情這個當下就可以往前開始推進。

提供大家參考,也歡迎大家回饋、分享你的意見。

我是電腦玩物站長 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟

留言

  1. 這個禮拜看完「大腦減壓的子彈筆記術」書跟PP影片,請問站長有機會來台中開課嗎?我很有興趣,謝謝!!

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    1. 建議如果真有興趣 可以幫忙募集上課的人數 這樣會更有效益

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    2. 您好,目前在台中上課,都是以企業邀約為主,好像還很少公開班級的邀請

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    3. 謝謝站長回覆,我有寄一封「企業內訓」的信給你,希望有空回我哦,謝謝!

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