過濾工作生活焦點的個人待辦清單系統,Trello 開發者的時間管理模板解析



Trello 的創始開發者之一賈斯汀·加拉格爾(Justin Gallagher),也是一個時間管理、生產力的專家,他曾經分享過自己每天都使用的時間管理模板,目的是提高他自己的個人生產力。

當然,這個模板是建立在 Trello 上的(使用 Trello 的朋友可以套用這個模板:Mise-En-Place Personal Productivity Template),不過其實我們可以把他的系統套用在其他數位工具、待辦清單、筆記工具上,一樣通用。

今天這篇文章,讓我們來看看廣受歡迎的生產力工具開發者,會如何管理自己的時間,相信可以給我們一些啟發。

下面我根據這篇文章,一方面介紹 Justin Gallagher 的時間管理步驟(原文可參考:Find Work-Life Focus: A Trello Insider's Guide To Personal Productivity),另一方面分享我的解析與延伸思考。





  • 今日清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 每天早上決定今天要排上處理流程的任務,放入今日清單的列表,他說只要利用通勤的20分鐘即可。
      • 因為關鍵是從後面的列表(明日清單),將必要任務往前移即可。
      • 先排好會議任務卡片,通常有設定截止時間(就是開會時間),依照時間先後排序。
      • 這樣就能在今日列表看到還剩多少可掌控時間,這時候要決定,剩下的時間可以安排多少與哪些任務卡片。
    • Esor解析
      • 起碼每天早上前(但一週前更好),確認今天的「必要」任務清單,知道已經被佔用的時間,確認今天一定要優先推進的任務,將這些時間保護下來。這樣才不會讓時間被亂流牽著走。
      • 明確知道自己每天還剩下多少時間可以掌控(意思是那些事先預訂會議後剩下的時間),安排「足量」適合的任務,而非過多任務的理想化清單。
      • 很多朋友會覺得,每天的清單總是被突發會議、臨時任務佔滿與打亂。但其實這是倒果為因。很多時候真正原因是因為我們沒有先保護時間、確認自己的重要任務,所以才會被臨時事件牽著走,而無法做出更好的選擇。
      • 我自己的方法也類似這樣的步驟,可參考:我如何安排每日行動清單的步驟拆解?2020 版 7 個關鍵 Tips




  • 明日清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 需要趕快執行,但還不用排上今日清單的任務,就先放入明日清單。
      • 主要是從本週清單往前移動的任務,代表即將要處理他,或是重要性、緊急性增強了。
      • 利用 Trello 強化功能,把 Google 行事曆上即將到期的會議自動匯入。
    • Esor解析
      • 選擇是一個不斷遞進的過程,把所有任務都丟上今日清單,不是好辦法,反而會讓待辦清單雜亂而沒有優先權重。
      • 一層一層確認與過濾,才能明確自己今日當下的選擇是有效的。
      • 時間管理不是拚命做完所有的事情,而如何選擇做最有價值的事情,並暫緩其他事情。



  • 本週清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 決定排上本週即將要完成的任務,通常從後面一個等待清單而來。
      • 這週最重要的任務,當一週要結束時,這個清單裡的卡片應該愈少愈好
    • Esor解析
      • 有時候可以給時間管理一些彈性,不一定是今天幾點幾分要做什麼,除了會議,大多數任務執行的時間可以有彈性。我們要確認的只是:今天要推進的任務是哪幾個?這週要完成的進度有哪幾項?
      • 掌握優先選擇的任務與進度,也就掌握時間管理的大方向了。



  • 等待清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 尚未排程(尚未放入本週清單),但確認要處理的任務。
      • 已經排程,但不是本週進度的任務。
    • Esor解析
      • 不是什麼事情都應該立刻排上待辦清單與行事曆,如果只是覺得需要做,但也要考慮是不是真的有時間,是不是值得佔用這個當下的時間。
      • 可以有個等待清單,當作緩衝,加上時間提醒,就可以放心的稍後再做。
      • 我們本來就不可能完成所有的事情,所以應該要有一個「系統」,可以讓大多數事情放心的「等待」,但該做時不會忘記。
      • Justin Gallagher 的方法,其實整體上來說就是一個「過濾選擇」系統,一步步過濾,延後大多數事情,然後讓真正重要的事情排入今日完成。



  • 收集箱
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 所以新出現的任務,一開始擺放的地方。新任務不會直接今日清單,而是先放入收集箱,這裡的任務表示未經判斷、拆解。
        • 一旦確認要做,就先放入等待清單。
        • 等待清單中的任務,確認本週要做,才放入本週清單。
        • 本週清單中的任務,確認即將要做,就放入明日清單。
        • 明日清單中的任務,明決定今日要做,才移動到今日清單。
      • 最好可以利用自動化功能,把郵件等其他任務管道,自動統整到這個收集箱清單。
    • Esor解析
      • 我們確實需要把想做、要做、該做的所有事情記下來,因為存在大腦中,只會讓大腦更混亂、更有壓力,第一步是清空大腦。
      • 但清空大腦時,不是把事情都放入待辦清單,也不是全部都要做,只是先放入收集箱,然後慢慢下決定。



  • 完成清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 所有從今日清單完成的任務卡片,就移動到完成清單。
      • 完成清單會累積得很長,累積到幾百則任務卡片都沒關係,因為這樣反而很有成就感。
      • 累積到 1000 則卡片後,一次封存這份清單即可。
    • Esor解析
      • 看到自己做完什麼,推進什麼有價值任務,是時間管理最好的激勵。當時間管理很挫折時,與其排要做什麼的待辦清單,不如先「記錄」自己完成了什麼的完成清單,提升自己的自信與動力。
      • 而且最近完成的任務,往往還需要隨時回顧,查詢做了什麼步驟,查詢相關的資料檔案,這時候先放在完成清單,方便自己回頭查找。



  • 參考清單
    • Justin Gallagher 的步驟
      • 一些自己隨時要記住的事情,例如長期目標。
      • 一些可以激勵自己的事情,例如最近學到的觀念、知識、技能。
    • Esor解析
      • 有些想法、習慣、工作流程,需要好幾次的練習來內化。這時候需要反覆看到,提醒自己練習。




小結:


以上就是 Trello 創始開發者 Justin Gallagher 的時間管理邏輯,以及他用 Trello 建立的個人待辦清單系統。

這個概念有點像是我最近介紹到的「燃盡清單」方法(燃盡清單法 Burner List,規劃待辦清單的極簡專注格式),有些事情是我們目前應該優先燃盡的,但同時也顧及到後面排成的次要事情。只要能隨時關注到當下,隨時推進相對有價值的事情,那麼就算難免有遺漏,還是好的時間管理。

反而是如果時間管理的系統中,缺乏等待、延後、選擇,什麼都要排上清單去做,更有可能變得忙碌卻失焦,做不完的壓力排山倒海而來。

提供大家參考,也歡迎大家回饋、分享你的意見。

我是電腦玩物站長 Esor ,電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記方法、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:過濾工作生活焦點的個人待辦清單系統,Trello 開發者的時間管理模板解析

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