Subtask 新形態專案管理看板工具,形似 Trello 但針對缺點補強



「 Subtask 」是一款剛推出不久的專案管理看板工具, 2020 年 8 月發布,最近剛剛脫離 Beta 版。從外貌上來看,他的骨架像是 Trello 那樣的看板管理,但血肉上則有許多獨樹一格的特色,要解決的問題也非常有針對性(針對那些在 Trello 上無法做、不易做的管理),例如:

  • 不只便利貼,可以進行多層次的子任務拆解。
  • 不只排流程,更獨創任務價值判斷四象限。
  • 不只用列表分類,還能建立任務前後依存的連結關係。
  • 不只看板檢視,內建時間軸、行事曆、進度表等各種動態檢視圖。

如果想要試試看更進階的看板管理工具,覺得上述針對點有解決你的問題,值得試試看「 Subtask 」。

「 Subtask 」這個線上工具,和我之前介紹過的「簡單上手系統思考工具:Plectica 不一樣的心智圖、流程圖」,是同一個團隊開發。這兩個工具都可以說簡單易用,邏輯清晰,但也都很有自己的設計理念與想法。

目前「 Subtask 」有提供免費帳號,可用 Google 等帳號直接註冊,免費版可以創建 10 個專案看板,可協同合作,有 1 GB 空間,大多數功能都可使用。




一,多層次的卡片、待辦清單拆解


「 Subtask 」的基本架構就跟 Trello 一樣是看板,可以用列表分類任務,每個任務都是一張任務卡片(便利貼)。

但是「 Subtask 」要解決的第一個問題是,很多任務其實是多層次,大任務有子任務、子任務有下一層行動,可能還又有下一層行動。




於是「 Subtask 」設計了下圖這樣的拆解與檢視方式,也是其服務名稱「 Subtask 」的由來。

每個任務卡片中,可以利用「 Add subtask 」功能,新增下一層任務,再新增下一層任務。每一層任務都會有完整的時間、進度、優先權功能,但都「包含」在一張任務卡片中。

除了多層次的拆解外,在「 Subtask 」的看板畫面,可以直接展開(或縮合)每一層的子任務,內嵌在一層一層的卡片當中。

這對於任務往往需要大量拆解的工作來說,確實實用。





二,設計任務權重:選擇要事模式


接著,「 Subtask 」非常強調一個專案管理邏輯,那就是「如何去完成有價值的任務」,而不是任務拆解了一大堆但最後瞎忙,無法創造有效的價值。

於是「 Subtask 」設計出一個「要花的心力/創造的價值」四象限管理模型,

每個任務、子任務、子子任務,都可以設定「 Priority 」,根據「 Value (價值)」有多高設定一個分數,根據「 Effort (心力)」要花多少設定一個分數,於是每個任務會落在四個象限的某一區。




這時候,可以切換到「 Priority Matrix 」矩陣檢視,所有任務都會落在四大象限的某一區,或是在這裡拖曳調整每個任務的「心力 / 價值」落點。

  • 少花心力,很高價值:代表可以不用想太多,趕快去做的任務。
  • 很花心力,很高價值:代表需要好好拆解的任務。
  • 少花心力,很少價值:要小心的任務,最容易在這裡陷入瞎忙。
  • 很花心力,很少價值:要避免去做或最後再說的任務。

「 Subtask 」的觀點很明確,不是排出時間、排出流程就照著去做,而是如何可以先做最有價值的任務,如何有效拆解勞心勞力但高價值的任務,才是關鍵。





三,關聯任務次序:確認行動先後


有時候,看板的拆解可能無法解決一個難題,就是有些任務之間是有依存關係的,就是要先做 A ,才能開始做 B 。

而「 Subtask 」提供了一個功能,幫我們簡單建立這樣的任務依存關係。

在每個任務下方,都可以看到一個「 Create relationship 」的按鈕,按下按鈕,可以拉出一條連結線,去跟其他任務建立連結關係。




於是,我們可以輕鬆的建立一定要先完成 A、 B、 C ,然後這張任務卡片才能開始推進。並在這張任務卡片中,檢視 A B C 是否已經完成。





四,設計進度:進度追蹤模式


「 Subtask 」還預設了幾種任務「狀態」,我們可以自訂,但也可以使用預設值,切換任務的進行狀態:

  • 未開始
  • 進行中
  • 完成
  • 暫緩




此外「 Subtask 」也有提供一個「 Status Board 」檢視模式,切換到這個檢視模式,看板會變成用「進度」來重新分類。

這是一個我很喜歡的設計,因為常常在拆解看板時,我想用專案結構來拆解,但有時候又想看到任務進度。

而「 Subtask 」直接用切換動態檢視,解決了這個問題。





五,設計時間:時間軸模式


「 Subtask 」當然也可以為每一個任務設定時間,而且還預設可以設定「開始時間」、「截止時間」。

這時候,切換到「 Calendar 」模式,就能在行事曆上重新安排任務時間。




切換到「 Timeline 」模式,則可以用簡易甘特圖的模式,來查看每一個任務的時間軸。




小結:


當然,功能多並不一定就是好,不過「 Subtask 」在為各種問題提出功能解方的同時,整個看板管理的流程依然簡單易用。

如果你是 Trello 的愛用者,或者上述問題與功能符合你的需求,值得試試看。

「 Subtask 」

有興趣的朋友,還可參考:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Subtask 新形態專案管理看板工具,形似 Trello 但針對缺點補強) 

留言

  1. 我覺得Infinity也比Trello 好用,推薦Esor比較看看

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  2. 它的import與export是不是還有問題?

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