工作愈忙愈要量化拆解知識性工作,讓企劃思考看得見才能提升效率



雖然說創意、企畫等知識性工作,感覺無法明確設定一個什麼時候會想清楚、什麼時候會想到的時間點。雖然思考的運作,好像沒辦法像是機械性工作那樣有具體的步驟可以遵循,似乎是在某種神祕專注的環境中才能產出,但又無法確定會產出什麼。

但是回到現實工作的問題上,如果總是認為知識性工作無法評估時間,那就會永遠需要更多時間完成知識性工作。

尤其當行政手續、雜務瑣事、思考工作全部混在一起時,因為太多的干擾,以及無法掌控長時段的自主時間,會讓工作者「更難以」推動需要思考的工作。




於是,如果知識工作者想要提升工作效率,或是一般工作者也想做好自己關於企劃報告、點子創意工作的時間管理。

那麼,就要讓知識性工作也可以「看得見」,可以進行可視化的工作流程量化拆解。這是幫助知識性工作提升效率、也提升產值的關鍵技巧。




一,用「成果」做為行動單位推進

避免落入不斷收集資料、不停在迴圈思考,但進度依然落後的循環,在執行知識研究任務時,可以試試看「用成果為行動單位推進」:
  • 例如「收集資料」雖然有行動,但沒有看到要創造的成果,於是就發現怎麼愈收集資料反而需要愈多時間,或許可以修正為「列出三個最常被提及的方法」。
  • 例如只是「安排思考時間」,雖然空出時間,但思緒發散,再多時間也不一定足夠,或許可以修正為「列出目前腦中可以想到的大綱」。
  • (歡迎延伸閱讀:寫作不是從空白頁開始,而是從寫思考筆記的 5 個習慣開始

知識性任務常常會發現做了很多行動,花了很多時間,但進度還是落後,時間還是不夠。
但是如果可以做上面的修正,那麼會獲得這些好處:
  • 零散的短時間也能利用,也能產生一些有效益的思考行動。
    • 沒有設定成果的行動,當然永遠做不完。
    • 如果我們的行動規劃是跟思考一樣模糊的收集資料、安排思考時間,那我們會發現總是找不到那麼多時間來做知識性工作
    • 如果我們的行動規劃是「列出三個最常被提及的方法」、列出目前腦中可以想到的大綱」,就會發現只要20分鐘空檔,就能完成一小步
    • (可以延伸閱讀:寫作加速法教學,解決寫報告論述文章的截稿壓力與速度瓶頸
  • 能夠交付成果給他人,能夠接收他人的成果交付,這樣一起合作的知識性工作才能往前推進。
    • 如果大家都在收集資料,那麼這個思考任務永遠都在彼此等待的時間中,愈拉愈長。
    • 如果大家兩天內都交付三個研究到的最普遍案例、方法,那麼兩天後就有進度可以繼續推進。




二,聚焦對目標「問題」的效益與影響

我們確實需要發散性的思考,讓自己突破框架,產生不同的解決方案。但是太發散的計畫,會讓知識性工作永遠需要更多的時間,最後陷入工作效率與時間管理的惡夢。

雖然說知識性的目標有時候很難評估,例如真的可以用點閱數來衡量一個思考成品嗎?於是對什麼行動有助於更好的的成果,常常是自由心證。

但是我們還是可以從一個比較客觀的角度,來避免知識性工作在繞大圈圈卻無助於目標的推進。這個角度就是:「把知識性目標,轉化成問題解決流程。」
  • 例如「深入淺出的圖表教學」,但要怎麼設計才對呢?或許可以轉化成幾個問題:
    • 「誰要用這個圖表?」
    • 「這些人在原本圖表運用中的痛點是什麼?」
    • 「A方法可以解決痛點嗎?」
    • 「B方法可以解決痛點嗎?」
  • 把解決這些問題的行動與成果,變成這個知識性工作的計畫。

這樣一來,即使是知識性工作,也會有一個循序漸進,一個階段一個階段具體完成的專案流程。而不會在發散的「怎麼設計圖表」上轉圈圈了。(可以延伸閱讀:每個人都需要準備的一張問題清單:突破難關思考術




三,設定「時間」界線,修正草案與原型

知識性工作很容易因為完美要求而陷入停滯。不是說追求完美不好,而是在這個停滯過程中,我們在哪條路上呢?

所以如果知識性工作真的無法像是前述兩個方法那樣,用「成果」與「問題」進行量化拆解,那麼還可以用一個比較暴力的方式進行量化,那就是「時間」。

這時候需要翻轉一下想法,不是「寫這篇文稿要花多少時間?」,而是「要花多少時間寫這篇文稿?」,看似前後翻轉而已,但卻是量化拆解知識性工作關鍵的一步。
  • 什麼是「寫這篇文稿要花多少時間?」我們會開始想說需要花很多時間收集資料,現在腦袋還沒有很好的想法,還有很多東西感覺可以寫,不知道是不是還有什麼資料沒有放進去,於是一個工作絕對有辦法要拖多久時間就拖多久時間。
  • 什麼是「要花多少時間寫這篇文稿?」先設定三天內就要寫完,就要交付成果給他人看,這時候我能寫到什麼程度?或許我只能放入自己最熟悉的案例,我只能先拆解出自己最熟悉的方法,或許還沒辦法在開場白與結尾放入太多精采的故事和論述。(歡迎延伸閱讀:不要這樣列寫作計畫,幫你不拖延完成論文、書籍與部落格創作

但是,就是從「寫這篇文稿要花多少時間?」翻轉為「要花多少時間寫這篇文稿?」,我可以在三天後先完成一篇有模有樣的「草稿」,這時候,我可以往下一個階段推進,看看如何把「草稿」進一步修正成「原型」,然後再往下一個階段推進成「定稿產品」。

這樣的時間界線設定,可以帶來幾個好處:
  • 短期內就可以有成果交付、有成果可以討論,大家的進度就能開始推進。
  • 知識性產品有可能一開始就想錯,短期內有成果,也就可以短期內快速翻案。
  • 知識性工作也可以開始規劃時間、計算專案長度。

不是科學工作才要實驗,知識性任務更需要實驗,因為我們很難真的用「想的」就想出最完美的結果。反而通常是想了很久,最後才發現根本不是其他人想要的。

這時候只能趕快先產出想法的草稿、原型,然後測試看看,從而產生更好的修正,這也是逐步趨近完美的過程。而這樣的過程,可以利用「時間」做量化拆解。




四,調整思考的具體步驟、獨立出不需思考的步驟

最後一個量化知識性工作的技巧,可以總結為「盡可能把思考步驟化」。有時候我們會覺得,思考這件事情,怎麼有步驟呢?又不是操作一台機器?

但其實還是有步驟的,可以從兩種角度來看:
  • 我用什麼樣的行動去思考。
  • 分類出不需思考的步驟。

什麼是「我用什麼樣的行動去思考」呢?
  • 例如我們在思考時總是「開始上網搜尋」,思考雖然無形,但上網搜尋就是一個具體的步驟。如果覺察到這個具體步驟,有沒有可能透過「調整這個步驟」讓思考更有效呢?或許可以調整為「開始把腦中想法放入便利貼」,或是「拿張白紙快速書寫」,或是「整理腦中想法心智圖」。(延伸閱讀:六種表格式思考法,讓筆記效果立即加分
  • 雖然都是思考,但思考背後一定有某些具體步驟行動,如果我們思考一直卡關,卻沒有改變具體步驟,這樣下次思考還是卡關,不是很自然的事情嗎?
  • (可延伸參考:「利用午休散步時間解決難題,走路與大腦思考的測試」。)

什麼是「分類出不需思考的步驟」呢?
  • 例如要完成一個「圖像設計企劃」,當然裡面很多關於靈感、思考、創意的成分,但是一個圖像企劃,有沒有一些步驟是「整理規格資料」、「設定好企劃書格式與基本內容」、「計算基本的設計成本」等等。
  • 也就是裡面一定有一些「相對不需創意思考」,而是需要動手去做的雜事流程,把這些步驟獨立出來,那麼當思考卡關時,不如先做這些步驟,讓這個任務還是有進度,還是可以少浪費一些時間。

以上就是我自己從事知識性工作多年,累積的一些量化拆解知識性工作,幫助自己在推進創意、思考任務時更有效率的技巧,提供給大家參考。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

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