工作愈忙愈要「離開前歸位」, 4 個小步驟幫助未來的自己減少拖延



最近讀到一篇文章,提到了「Clearing To Neutral」這個技巧,並稱其為克服拖延的一個關鍵習慣。這個習慣可以稱為「清理回原位」,或者我會稱之為「離開前歸位」。

該篇文章來自一個跟電腦玩物同樣經營多年的國外生產力部落格:「Asian Efficiency」。其原文:「How To Stop Procrastinating By Learning One Simple Habit」。

我們其實很習慣,當要離開目前工作時,保持目前做到一半的狀態就離開,因為我們想說下次打開應該可以直接進入工作吧?或是當下真的很忙,因此想要省下這兩三分鐘的離開前整理時間?但我們沒想到的是,常常一次不會只進來一個工作,這樣累積下來,於是很多個工作都打開在做到一半的狀態,結果就是愈來愈混亂。

「Clearing To Neutral」的方法認為,就是這些混亂狀態讓我們與目標、任務之間增加了大量摩擦,於是拖延也就產生了。

當工作狀態太混亂,於是容易分心,不清楚下一步可以做什麼,工作太碎片化也帶給我們額外的壓力,而這些都會導致我們拖延要做的工作。

那麼如何解決:「之前的工作收尾在一個混沌不清的狀態」,導致推進任務的摩擦阻力愈來愈大的問題呢?要做到「Clearing To Neutral」(離開前歸位),我自己有四個實作步驟。




收集、處理資料後立刻放到下次使用位置


資料雜亂,會讓我們不想開始做,或是要花很多時間才能進入工作狀態。

我自己有一個核心的整理邏輯,實踐多年,那就是:

無論是工作到一半臨時接收到的檔案、資料、訊息,或是處理到一半的資料,離開前一定要花一點點時間,放到「下一次要使用的流程清單中」。

對我來說這個「離開前歸位」的習慣,可以在 Evernote 中很容易實現( Notion、 Onenote 等工具也可以),在一則專案或任務筆記中,我本來就會拆解出行動清單,只要在離開前,把未來某一步驟要使用的檔案、資料,插入該步驟下面即可。

「清理回原位」就是把東西放入下一次我會使用它的位置,在工作上,就是哪一個步驟要使用這個資料、檔案,就順手放入那個位置。這樣一來,下次只要聚焦在要處理的下一步動作,需要的檔案、資料自然就出現在該有的位置。





離開工作前,記住前一步做了什麼,設定下一步要做什麼

忘記前一步做了什麼,忘記為何而做,不清楚下一步行動,所以拖延。

如果有時間,我會詳細拆解一個任務的行動清單。如果沒有時間,我起碼會做兩個動作:

  • 離開前,快速註記剛剛做了什麼。需要的話會註記兩種內容:
    • 做了什麼的步驟清單
    • 為什麼做的細節筆記
  • 離開前,快速註記下次回來,要做哪個步驟,需要的話同樣會有上述兩種內容。

這也是一個有效的「Clearing To Neutral」(離開前歸位)動作,確保被中斷的工作,可以用最短時間、最少阻力,回來時快速接續,也就減少拖延的可能。





結束工作後關掉處理完、未處理的資訊

工作平台上面(無論是數位的電腦桌面,還是實體的辦公桌面)有太多多餘的檔案、資訊,失去專注,容易分心。

處理完或未處理完的檔案、資訊怎麼辦?我們可能習慣打開著就離開,或是隨手放在桌面就離開,但這會導致下次回來時面對許多混亂的摩擦。

尤其是未處理完的檔案,同樣在離開前就關閉,因為我們並不確定下次回來工作真的就是應該處理這個檔案,如果只是打開著準備處理,反而愈積愈多,愈分心。

如果前面步驟有做到,離開前把這些處理完、未處理的檔案、資訊,放入之後要使用的位置,或是放入下一步行動清單,那麼我們就可以放心的關閉。

這樣下次回到工作桌面,就會是一個無干擾狀態,讓我們更容易聚焦在真正關鍵的下一步行動。

而例如瀏覽器上大量處理到一半的分頁,除了前述行動清單的註記外,我也會利用像是 workona 這樣的套件,做好工作分類,放心全部關閉,需要接續某個工作狀態再打開即可。





結束前為下一次工作做好專一通道

開始工作前要關掉、打開、整理太多東西,於是重要的事情就會拖延開始。

我的工作邏輯是:
  • 離開前保持清空桌面,資料放到要執行的任務筆記的步驟中。
  • 關掉瀏覽器,可以用分頁管理工具保持進度狀態,或是更好的方法是同樣把資料放到要執行的步驟中,
  • 只打開Evernote
    • 每週子彈筆記
      • 只需看到今天要執行的優先步驟。
    • 捷徑(用現在新版 Evenote 的首頁功能,讓我優先專注看到捷徑的內容)
      • 離開前,設定好下次回來要優先開啟的任務,放入捷徑。
      • 並且可以直接進入(點開捷徑)。
      • 而進入任務筆記後,看到的就是任務的下一步行動與需要的資料。




小結:


當然,「Clearing To Neutral」(離開前歸位)可能無法像是原文所說那樣,解決所有拖延問題。但是本來就沒有完美的方法,而這個切入點,確實解決了某些造成拖延、不想做的原因。

大家可以參考看看這個問題是否跟你的拖延有些關係。

有興趣的朋友,還可進一步參考:
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要「離開前歸位」, 4 個小步驟幫助未來的自己減少拖延

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