如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理



為什麼用工具建立時間管理系統後,發現沒有真正提升效率?發現工具功能強大但自己的系統混亂?發現沒有動力去推動這個系統?或是感覺整理好了,卻不知道下一步行動是什麼?

無論我們使用什麼工具來建立自己的時間管理系統,如果發現工具愈用愈混亂,事情還是亂七八糟,那麼常常有一個關鍵的原因在於:

沒有辨識真正的任務單位」。

例如用 Trello 拆解專案,但拆解出一個龐大的看板後,卻發現卡片很零散,專案進度還是無法看清楚,也沒辦法有效的分辨要事。這時候,往往有一個原因是:「沒有用一個具體完整的任務單位來建立卡片」。(延伸閱讀:如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長?專案管理的5個關鍵技巧

例如用 Evernote 想要建立工作、生活的資料庫,卻發現收集了一大堆資料,要用時還是找不到。這時候,往往也同樣是因為:「沒有用一個有成果價值的任務單位來統整筆記」。(延伸閱讀:Evernote 子彈筆記術-2:四個步驟先準備真正的子彈任務

例如用 Notion 想要建立團隊的專案協作系統,雖然架構看起來很厲害,但團隊真正要用資料、要推進任務時,反而因為難用而很少參考這個資料庫。這時候,往往也是源自於:「沒有用一個必須完成的任務單位來分類頁面」。(延伸閱讀:Notion 專案管理法,用資料庫還是分層頁面? 3 種實際應用案例解析

例如用 Todoist 想要組織自己的待辦清單,要做的未完成事項確實是愈來愈多了,但反而更想拖延這份清單,並且往往瞎忙,真正的要事反而沒有推進。這時候,往往也是取決於:「一開始是否用任務視角來管理清單」。

我在自己的「數位子彈筆記系統」中也常常提到一個核心概念:「一個任務,一則筆記」,但問題就是,什麼是一個任務的單位?

今天這篇文章,就用四種不同案例,跟大家分析如何在時間管理系統中,更有效的辨識出「任務單位」。




問題一:誤把任務拆散在多個地方管理

問題案例

  • 每次會議建立一個任務,每天累積事情的待辦清單,看起來好像是「很自然」的時間管理流程,但任務的單位是「一次會議」或是「一日清單」嗎?
  • 在某一次的會議中,或許討論了線上課程的宣傳方案,也提到了一個網站文章系列,又討論了某個公司行政流程的修改,如果以「一次會議」為任務單位,就會變成這樣:
    • 製作線上課程的FB宣傳圖像
    • 收集網站系列文章的主題素材
    • 記得下次申請費用時要多填一個授權欄位
  • 但是這三個行動的完成時間、優先順序,真的可以用「一次會議」為任務單位來推進與規劃嗎?
  • 而當我們有「很多次會議」、「很多日清單」後,這些零散雜亂的行動,將會變成:「記是記下來了,但無法判斷到底要先做哪一個,往往找不到當下最重要的事情在哪裡。」
  • 延伸閱讀:

翻轉案例

  • 這時候的「任務單位」相對容易確認,既然不是「一次會議」為單位,那就是以「背後要完成的事情」為單位。
    • 例如「完成線上課程」、「撰寫網站系列文章」、「 公司完整行政流程」,才是真正的任務單位。
  • 確定好真正的任務單位,那麼上述的紀錄就會「回到」各自的任務中統整,例如會有一個「 高效率完成公司完整行政流程」的任務,裡面長成這樣:
    • 先在資料庫建立客戶資料
    • 填寫專案預算表
    • 申請費用時上傳合約副本
    • 記得下次申請費用時要多填一個授權欄位
    • 通知客戶費用申請完成與相關銷售數據
  • 關鍵就是,正確的「任務單位」,可以幫助我們把那些「一定是隨機、雜亂出現的行動」,透過任務單位的定位,「找回他們真正的使用順序」。
  • 多年來我協助看過許多朋友的時間管理系統,當覺得面臨雜事很多、事情記了卻還是忘了做、忙碌卻往往瞎忙,很有可能都是在一開始的「任務單位」就弄錯,如果事情也是隨機雜亂的記在會議任務、每日清單中,那麼當然就是一片混亂,找不到真正的處理位置。
  • 延伸閱讀:




問題二:誤把行動當作任務來管理

問題案例

  • 問題一是比較簡單的層次,但接著當我們開始以「要完成的事情」為任務單位時,會遇到下一個層次的課題,到底任務應該多大?怎麼切分?例如難道整個人生當作一個任務來處理嗎?或是今天下班的採買清單當作一個任務來處理?
    • 當然,上述兩種切分都不好,一個太大太模糊,一個太小沒價值。
  • 例如我們可能把一些看起來有點難度,也不是 10 分鐘可輕易完成的事情當作任務:「研究子彈筆記範本」、「研究線上課程市場」,但是這些事情有個問題,那就是他們完成後並不能創造出什麼具體有效益的成果。
  • 我們的工作、生活中,有很多看似任務的事情,其實很有可能都只是「要完成某個具體有效益的成果」的過程。這些過程中很多更有可能只是過場,如果沒有找對焦點,就會發生兩種情況:
    • 人生太多斜槓,但卻還是落得一事無成的感覺。
    • 在過程中缺乏耐心,半途而廢,堅持不到最後成果。
  • 延伸閱讀:

翻轉案例

  • 過程當然很重要,但真正的任務單位應該是「要完成某個具體有效益的成果」,而過程在這個任務單位中進行拆解、管理、紀錄、覆盤。只有這樣:
    • 過程的價值才更容易的累積。
    • 我們也才耐得住過程的寂寞。
  • 例如上述案例,可能「建構數位子彈筆記術線上課程」,才是最終成果,也才是任務單位。於是上述的事情其實只是完成這個成果的過程,這個任務單位裡面會長成這樣:
    • 訪談數位子彈筆記術要解決的問題
    • 建構一個省時間、有效果的任務整理系統
    • 如何建構任務的提醒系統
    • 研究子彈筆記範本
    • 研究線上課程市場
    • 測試適合影片教學的方式
  • 關鍵就是,正確的「任務單位」,可以幫助我們把「幾乎看起來都很重要、都有價值」的事情,真正區分出輕重緩急,因為只有以「有效益的任務成果」來聚焦,我們才能從為什麼做這件事?做了對最終成果的影響有多大?來區分出輕重緩急。
  • 很多時候當有朋友問我,工作上每件事情看起來都很重要,怎麼可能區分輕重緩急時?如果我有機會檢視他的時間管理系統,往往就會發現,他的任務單位只是「要完成的事情」,而不是「要完成的成果」。於是我們當然不可能去判斷「研究子彈筆記範本」、「研究線上課程市場」哪個重要,或是看起來都重要(但從上述任務成果為單位的角度來看,其實都沒那麼重要)。
  • 延伸閱讀:




問題三:誤把工作流程當作任務成果

問題案例

  • 以「要完成的事情」為任務單位,以「要完成某個具體有效益的成果」為任務單位,接著我們還可能遇到一個模糊地帶,讓我們不知道應該怎麼分辨任務單位才好。
  • 這往往出現在面對的是一個比較龐大的專案時,例如這是最近有位讀者詢問我的問題,她上完我的「數位子彈筆記課程」,也想拆解出自己的任務系統,他面對的是一個「經營長期日租套房」的專案,於是他先拆解出兩個任務:
    • 租房任務
      • 裡面列出清單,包含如何宣傳找到租客,如何簽約,如何完成房間交付等等。
    • 退房任務
      • 裡面也列出清單,包含如何處理退房整理、如何管理房客匯款,如何管理房客變動等等。
  • 可是當他拆解到這個階段,發現似乎是看到這個專案的工作流程了(租房流程、退房流程),但是當要管理多個日租房間時,還是感覺事情與資料愈來愈混亂,不知道要放在哪裡。

翻轉案例

  • 我是這樣回答讀者的,他目前的管理系統,看起來是為「經營長期日租套房」建立了一個基本工作流程範本,但是,這些工作流程真正要管理、要達成的成果是什麼呢?應該是「每個房間保持品質、保持有租客、保持有持續收入」。
  • 所以如果我來建立這樣的專案管理系統,我的拆解就會是以「擁有的日租房間」為任務單位,於是一個任務單位變成「A房間成效管理」,裡面的清單則是:
    • A房間成效管理
      • 租房流程(使用上述範本)
      • 退房流程(使用上述範本)
      • 目前租客管理
      • 特殊事項管理
  • 整理的核心在「房間」這個可以真正創造效益的成果上。當這樣一翻轉,你就會發現:
    • 要做時間提醒?當然是以房間為單位來提醒
    • 要添加變動資料?當然就看這個資料屬於哪個房間
    • 流程上要因應情況做調整?那還是以每個房間為單位來調整
    • 要知道下一步該做什麼?當然是以有效益的房間為單位來看
  • 這樣一來,起碼大多數情況下,我們會非常明確的知道要在哪裡更新、要在哪裡調整,以及要去哪裡找到下一步行動。
  • 延伸閱讀:




問題四:沒有為自己主動設計任務成果

問題案例

  • 有時候專案太大,或是事情太雜,都可能讓我們的時間管理系統,不知不覺回到管理雜事的邏輯上。
  • 例如一開始的案例分析提到的:「記得下次申請費用時要多填一個授權欄位」,這是一個雜事,可能我們工作上有很多這樣雜亂的行政流程,但如果我們建立一個任務是「 高效率完成公司完整行政流程」,那麼我們就開始翻轉自己的管理邏輯,不再只是做雜事,而是從更高的層次思考一個有效益的成果:「如果更有效率、減少多餘步驟、應用有效工具把雜事更快完成」。
  • 當面對大型專案時,這也是一個很關鍵的設計邏輯,更早之前有讀者寫信問我,他拆解出一個專案流程,目標是「做好大樓影音管理」,一開始讀者為這個專案拆解出幾個任務單位:
    • 提升使用者借用設備的方便性
    • 降低使用者操作的困難度
    • 增加使用者學習設備的便利性
    • 提升各音響視訊設備的妥善率
    • 增加使用者與管理者溝通的效率
  • 這些任務單位不能說不好,但有點太大太空泛。

翻轉案例

  • 所以有時候,我們應該做的是「主動設計成果,然後才能以成果為單位」。
  • 除了前述行政雜事的例子外,以上述的「做好大樓影音管理」為例,我會建議用下面的任務單位來推進:
    • 製作Line@官方帳號(或社群),以提供硬體溝通、借用、回報、教學平台(一則任務筆記來推進行動)
    • 拍攝各場地音響視訊使用教學影片(一則任務筆記來推進每種音響設備教學影片的製作行動)
    • 小中大教室的音響視訊規格化、數位化改善工程(一則任務筆記來推進行動)
    • 音響設備定期保養(一則任務筆記來推進行動)
  • 這樣的任務單位拆解,當然不是最好的,但一定會比原本的規劃好,因為任務單位是明確可以創造某些成果與價值的單位。

以上,就是我從之前多次的課程經驗,讀者來信的解決問題過程,發現很多時候我們很難「辨識值得管理的任務單位」,所以我用上述四個案例,進行了我的角度的分析。

也歡迎大家提供你的分析與想法。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理


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