如何在遠距工作掌控彼此工作進度?3種不同工具方案快速重點整理



在最近一個多月講了很多次關於「遠距工作效率」的課程,其中最常被詢問的一類問題就是:管理者想要能追蹤團隊的進度,執行者其實也很想讓團隊與客戶知道自己的進度。雙方其實都有「知道彼此在做什麼工作」的需求。

這不只是遠距工作、在家工作時的需求,當要處理一個專案的團隊不在同一個辦公室空間,當一個任務需要很多外包合作,可能都需要這樣的追蹤工作進度的技巧。

更進一步,如果還能即時確認:
  • 彼此最新的工作成果。
  • 彼此需要跟上的下一步行動。
  • 彼此需要協助解決的問題。
那麼即使真的遠距工作,彼此都能相對安心,也會更有動力。




為了確認上述的各種進度,若是用郵件、即時通、電話、視訊來解決,那麼很可能發現需要大量的溝通時間,而且進度還是無法讓多人同一時間明確認知。

那麼要如何做到即使不在同一個辦公室,也可以有效率的管理與推進工作進度呢?這時候有三種滿足不同需求的進度管理工具可以使用。其實之前電腦玩物中也都做過大量介紹,這篇文章來做一個快速重點整理。




一,文件協作:內容成果的追蹤





二,專案協作:專案進度的追蹤





三,覆盤回報:每日完成工作的追蹤

  • 需求:
    • 團隊其實沒有統一的專案、共同的成果需要管理,但還是要追蹤每個人今日的工作量、工作問題,以及明日的工作安排。
  • 例如:
    • 每位客服的工作成效。
  • 工具方案:
  • 關鍵方法:
    • 每日覆盤的群組訊息:
      • 在統一的群組中,下班前用訊息快速回報三個重點:今日的工作成果、明日的下一步行動,以及今日遇到的問題。
      • 彼此可以看到,彼此互相激勵,彼此可以討論問題與連結成果。
    • 特殊重要任務分派:
      • 利用這類工具的群組待辦清單、群組任務指派功能,分配特殊任務(例如有人覆盤回報中需要解決的問題)給團隊中的特定人。




當然,上述三種不同類型的工具方案,進入到功能操作與流程管理時,還有許多細節需要說明,除了我整理的延伸教學文章給大家參考外,確實有些部分無法在這篇統整文章中作深入的解釋,只是分享根據我自己經驗的重點比較。

提供給需要追蹤遠距工作團隊進度的朋友參考。

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何在遠距工作掌控彼此工作進度?3種不同工具方案快速重點整理


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