如何在遠距工作掌控彼此工作進度？3種不同工具方案快速重點整理
這不只是遠距工作、在家工作時的需求，當要處理一個專案的團隊不在同一個辦公室空間，當一個任務需要很多外包合作，可能都需要這樣的追蹤工作進度的技巧。
更進一步，如果還能即時確認：
- 彼此最新的工作成果。
- 彼此需要跟上的下一步行動。
- 彼此需要協助解決的問題。
為了確認上述的各種進度，若是用郵件、即時通、電話、視訊來解決，那麼很可能發現需要大量的溝通時間，而且進度還是無法讓多人同一時間明確認知。
那麼要如何做到即使不在同一個辦公室，也可以有效率的管理與推進工作進度呢？這時候有三種滿足不同需求的進度管理工具可以使用。其實之前電腦玩物中也都做過大量介紹，這篇文章來做一個快速重點整理。
一，文件協作：內容成果的追蹤
- 需求：
- 想要追蹤的是成果內容，至於中間的執行步驟、時間安排不需一一深究，只要成果保持在進度上，並且可以即時發現問題即可。
- 例如：
- 企劃案、報告文件等。
- 工具方案：
- Google 文件協作
- Office 文件協作
- 關鍵方法：
- 追蹤編輯成果
- 利用多人同步或不同步編輯的特性，任何人都能打開同一份文件，看到這份企劃、簡報、統計資料的最新更新狀態。
- 追蹤誰更新
- 透過活動通知，可以知道有誰在什麼文件更新了最新內容。
- 透過版本記錄，可以查看工作者在什麼時間點，更新什麼內容。
- 追蹤問題討論與解決
- 利用註解功能，可以在企劃文件上直接留下問題，並讓合作者在文件中參與討論。
- 利用建議編輯功能，可以在報告上留下修訂，並保留討論調整空間。
二，專案協作：專案進度的追蹤
- 需求：
- 不只要追蹤成果，也要追蹤專案過程中的執行步驟，並且要能分配任務、提醒時間，以及了解每個人目前的工作完成狀態。
- 例如：
- 專案流程的工作安排、團隊事務的分配處理。
- 工具方案：
- 關鍵方法：
- 合作規劃流程
- 在這類協作工具中，先規劃出完整的團隊工作流程。例如 Trello 中的專案進度，或是 Notion 中的專案知識庫。並讓團隊可以統一查看與編修。
- 分類與分配工作
- 透過流程、知識庫安排，可以開始分配任務給合作者。例如 Trello 中的任務卡片分派，或是 Notion 中的執行者標註。
- 追蹤完成
- 透過協作的待辦清單，可以追蹤每個任務執行者目前的完成狀態，並提醒對方完成時間。
- 透過檔案的上傳或連結，也可以在這樣的專案協作工具中追蹤完成的成果檔案。
三，覆盤回報：每日完成工作的追蹤
- 需求：
- 團隊其實沒有統一的專案、共同的成果需要管理，但還是要追蹤每個人今日的工作量、工作問題，以及明日的工作安排。
- 例如：
- 每位客服的工作成效。
- 工具方案：
- 關鍵方法：
- 每日覆盤的群組訊息：
- 在統一的群組中，下班前用訊息快速回報三個重點：今日的工作成果、明日的下一步行動，以及今日遇到的問題。
- 彼此可以看到，彼此互相激勵，彼此可以討論問題與連結成果。
- 特殊重要任務分派：
- 利用這類工具的群組待辦清單、群組任務指派功能，分配特殊任務（例如有人覆盤回報中需要解決的問題）給團隊中的特定人。
當然，上述三種不同類型的工具方案，進入到功能操作與流程管理時，還有許多細節需要說明，除了我整理的延伸教學文章給大家參考外，確實有些部分無法在這篇統整文章中作深入的解釋，只是分享根據我自己經驗的重點比較。
提供給需要追蹤遠距工作團隊進度的朋友參考。
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。
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