煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已



從我個人的職場工作,到課程中輔導過許多團隊、學員的經驗,一位工作者的效能高低,以及是否可以突破效率瓶頸,「一套個人工作知識系統」可以有決定性的幫助,也往往佔據了樞紐的位置。

為什麼呢?如果缺乏「個人知識庫」,往往會導致幾個問題:

  • 每次面對類似任務,重新拆解任務很花時間。
  • 每次都要重新試錯,也就導致更多時間浪費。
  • 上次找到的解答,下次往往已經記憶模糊或忘記。
  • 上次的進步,很難直接完整的累積到下次。

沒有「個人知識庫」,老實說,工作還是可以被解決的。

只是這個解決的過程中,許多上述的時間花費變成習慣,其實自己解決任務的時間、品質,都還可以大幅提升,只是自己不自知。




為什麼「個人知識庫」的建立,容易被工作者忽略?因為往往任務已經很多、已經很急,覺得自己沒有時間去慢慢建立知識庫。這裡面其實也有兩個誤解:

  • 「建立個人知識庫真的很花時間嗎?」
  • 「會不會就是沒有建立知識庫,所以自己處理任務才會這麼沒時間?」

其實,我們可以把建立個人知識庫的動作,融合在我們日常的工作流程中,這樣只要多一點點動作,就能確保「個人知識庫」的累積。




通常工作者在處理日常工作時,會做下面兩個基本動作:

  • 在任務開始前,規劃待辦清單。
  • 在任務執行時,整理當下需要的文件檔案。

這兩個工作流程也很重要,但只做上述兩個動作,完成工作之後,要再做類似工作,下列經驗環節就「遺失」了:

  • 執行時的真實行動清單
    • 包含那些調整的步驟、臨時插入的步驟、有問題的步驟
  • 真正執行時處理文件檔案的順序
    • 而非分類文件檔案的邏輯
  • 容易忽略與犯錯的步驟在哪裡,如何避免?
  • 特別關鍵的步驟是什麼,如何確保?
  • 出錯或出現特別情況時,解決步驟是什麼?
  • 為什麼這樣做?
    • 這樣設計任務的情境條件、思考邏輯,這樣下次任務有不同條件時才能調整。

這些細節,不只需要「刻意記錄」,更需要「刻意拆解」,但是不需要(也最好不要)等到任務全部結束再花很多時間覆盤,而是可以融入日常工作流程中。

這篇文章,我想分享自己煉成高效率個人工作知識庫的 7 個訣竅,把這些步驟融合在自己日常的基本工作流程中,讓任務完成時,留下「真實行動」的任務拆解清單、保留「背後經驗」的文件檔案整理。




Tips 1:做任務前,先建立一則任務筆記


如果想要建立個人工作知識庫,關鍵的第一個步驟,就是「不要想說等任務完成再整理」,更輕鬆也很有效的作法是要在「任務開始前,就同步整理」。

如果我們平常是把要做的行動,直接放在每日行動清單、行事曆上去安排,更可怕的是在郵件、即時通裡面安排,就會導致同一個任務的行動,「分散」在很多不同日期的不同位置,這樣等到任務完成,通常也不會想要整理(因為難度太高),只想要趕快劃掉這些行動,做完就算了。

這時候怎麼辦呢?反過來做就好,一開始執行某個任務的時候,不要把一個任務的行動,分散在每日行動清單、行事曆、郵件、即時通,而是「先建立一則任務筆記」。

如果我要設計一堂課,先建立「一則課程規劃任務筆記」。不是在每日待辦清單去安排哪一天要做好大綱、哪一天要做出簡報、哪一天要推出報名網頁,而是在「一則課程規劃任務筆記」中,先把任務的結構拆解好。

一則任務筆記,在任務還沒開始,就應該先建立。在還沒執行前,就可以先規劃:

  • 可能要做哪些行動?
  • 對任務有哪些想法?
    • 任務有哪些要達到的成果、有哪些時程、有哪些規定?
  • 任務有哪些補充資料?
    • 或是這些資料文件在哪裡?

也不用規劃得很詳細,我們還是「跟原本的工作流程一樣」,想到要做什麼、被交付要做什麼,再寫上行動清單就好。

但這時候,不是寫在分散的待辦清單、行事曆上,而是可以簡單統整到「那個任務的那一則任務筆記」中,這則任務筆記,不僅幫我們執行當下更有效率,執行完成也會變成自然的工作知識庫資料,根本不用另外花時間整理。





Tips 2:注意自己做了什麼步驟,同步拆解到任務筆記


任務筆記不是用來完美規劃,而是提供建立工作知識庫的集中記錄處,讓自己隨時做了什麼行動,都知道應該補充到哪一則任務筆記中。

我們平常在執行一個任務時,雖然可能會事先規劃,但「實際執行」時,往往會有許多的變動,因為當下情況、忽然冒出的想法,導致我們其實做了很多不在規劃清單上的行動,甚至跳過很多規畫清單上的行動,但這些往往都沒有留下記錄。

不過,現在我們有了一則一則的「任務筆記」,每次做某個任務時,我會同時打開這則任務筆記,主要目的其實不是看筆記上的規劃,而是要讓自己「隨手就能修改」!

所以第二個關鍵訣竅,建議大家執行某個任務時,同時打開那個任務的任務筆記,隨時同步做下面幾個動作:

  • 一邊做,往往會一邊想到什麼之後可以做的行動,立刻隨手補充到任務筆記中。
  • 做了什麼和規劃不一樣的行動,補充到任務筆記中。
  • 當下靈光一閃,跳過一些步驟,在任務筆記中劃掉(不是刪掉)那個沒做的步驟。
  • 當下隨機應變,調整步驟順序,在任務筆記中同步調整。

這樣做,其實不會太干擾任務執行本身,反而是同步留下上述的任務拆解行動,會帶來兩個好處:

  • 就算任務被打斷,也可以輕鬆回到任務狀態,因為任務筆記中,隨時記錄自己做了什麼,還可以做什麼。
  • 任務筆記保持真實性,不是規劃清單,而是真的做了什麼的清單,之後要檢討或重新使用,才有價值。




Tips 3:任務卡關時,也優先打開任務筆記做拆解


遇到問題時,當然需要動腦想,但不要只是動腦想,如果能夠同時打開任務筆記,邊想邊拆解到筆記,不僅更有效率,還能釋放壓力。

當任務很急迫、壓力很大、很複雜時,我們可能會集中心力去思考應該如何解決任務難題,但是有沒有這樣的經驗:一直想,但愈想愈焦慮,雖然不斷的思考,但任務的進度本身還是停滯不前。

這時候,不妨還是優先打開任務筆記做拆解。也就是無論如何,進行一個任務前,就算任務卡關了,不知道該做什麼了,都先打開任務筆記。我自己往往可以從這個動作,獲得兩個好處:

  • 如果 Tips 2 有做到,那麼之前的行動記錄與拆解,會讓我發現,原來任務筆記上有一些現在還可以做的小行動,不如先去推進他們吧!
  • 腦袋中卡關的想法,同時寫到筆記上,你會發現在筆記中白紙黑字拆解,要比腦袋拆解更能有效產出結果,並且有效減輕壓力。

就算問題當下還不能解決,起碼可以把遇到什麼問題,同步寫到任務筆記上,之後有機會再來解決。

你會發現很神奇的是,把問題留在任務筆記上,就算還沒解決,大腦的壓力也會下降很多,並且這時候看到任務筆記其他可以做的行動,先去做,又能大幅度減輕壓力。

而這樣的步驟,不僅解決當下任務卡關的現象,這些寫下來的問題與想法,也會讓這則任務筆記,逐步變成未來更好的工作知識庫筆記。





Tips 4:在任務筆記的重要步驟後面,寫下為什麼這樣做?


要讓任務筆記變成未來可以繼續運用的知識筆記,就不能只有做了什麼的行動清單,還需要有為什麼這樣做的簡單一句話註記。

前面的三個 Tips 後,可能會讓我們在任務筆記中,只是列下一些行動清單,但是如果要建立的是有效的工作知識庫,只有行動清單是不夠的,最好一邊行動時,一邊打開任務筆記,把「為什麼這樣做」的細節也補充上去,像是:

  • 選擇這個行動的理由,或是當下的條件限制。
  • 背後的想法,可能是我的想法,可能是客戶的想法。

當然,不用寫到非常鉅細靡遺,主要是針對那些會卡住的步驟,特別注意到要把為什麼這樣做的想法,也筆記下來。

而且,某個行動的延伸想法,應該寫在任務筆記的那個行動步驟的後面。

這樣做,一方面為了未來的知識庫做準備,另一方面這一次任務執行時,隨時回頭確認之前進度的選擇,才有依據,也會更容易糾錯或調整。




Tips 5:根據任務筆記的行動順序,整理想法、日誌、資料


任務筆記中的內容順序,就是我的真實行動順序,而其他需要附加的想法、日誌、資料,都依附這個行動順序整理。

任務執行過程會有很多資訊碎片,包含我們的想法、重要日誌、需要的文件檔案,這些碎片會很分散,如果任務執行當下沒有用「任務筆記」做統整,等到任務結束、結束一段時間後,這些碎片就一定會遺失。

所以第五個關鍵技巧,就是把任務執行中的所有相關碎片,都想辦法連結、集中到這則任務筆記,並且是照著真實行動順序排序整理。

嚴格來說,這個連結、集中的動作,並不需要另外花時間做。

而是像前面拆解行動、記錄想法的時候一樣,任務一邊執行就會一邊打開任務筆記,這時候出現任何碎片,第一時間要整理,就先整理到任務筆記上,這樣事情就完成了。

等到任務完成,回頭看這一則任務筆記,就會發現這則「邊做邊拆解、整理、記錄」的任務筆記,可以看到:

  • 真實的任務執行步驟。
  • 重要步驟背後的想法、條件。
  • 重要步驟需要的文件、資料。





Tips 6:任務完成,簡單註記關鍵步驟


有效的工作知識筆記,要能提醒我一定要做的步驟是什麼?容易忽略的步驟是什麼?容易犯錯的步驟是什麼?

上述過程產生的任務筆記,已經是一個可以直接放入工作知識庫的筆記,不過,如果能夠花個五分鐘,再多做幾個步驟更好。

首先,我會打開這個完成的任務筆記,在上面註記幾種內容(通常是畫上螢光筆、刪除線):

  • 哪幾個步驟特別容易忽略,但其實一定要做?畫上螢光筆。
  • 哪些步驟、想法,一定要確認?也畫上螢光筆。
  • 哪些步驟不要做、有錯誤?畫上刪除線。

這不用花很多時間,因為前面在一邊工作時,一邊同步拆解的任務筆記,本身已經是一個很好的任務知識筆記,我只是要畫上一些重點而已。




Tips 7:任務收起來前,列出下次要試試看的步驟


有些任務就是會重複做,而且自己期望能愈做愈好。那麼一定要在任務知識筆記中,加入下一次要試試看的新想法、新步驟。

任務剛剛結束的時候,記憶猶新,腦中會有很多想要改進、想要嘗試的東西,這些東西如果不「現在立刻」放入任務知識筆記,下次要做類似任務,幾乎一定會忘掉。

所以最後一個步驟,就是任務完成後,如果我腦中還有很多新想法、新行動,我會當下就打開這則任務筆記,補充進去。

雖然這次沒有要做(因為任務完成了),但是這則任務筆記,就可以成為知識庫,下次要做類似任務,就只要呼叫出這則任務筆記,你將會發現:

  • 任務相關細節與資料不分散,因為都在這則任務筆記中。
  • 任務不用重新規劃拆解一次了!因為上次的任務筆記已經有真實執行步驟。
  • 不怕看不懂筆記,因為上次任務筆記註記了想法、條件、為什麼這樣做。
  • 而且清楚想起,這一次任務要注意的重點,以及可以試試看的新嘗試。

現在,上次的任務知識筆記,就會變成這次的任務筆記,我們也可以從這個基礎出發,繼續最佳化這個任務的執行流程,不僅省下大量時間、避免犯錯,也會讓事情可以愈做愈好。

擁有「個人工作知識庫」,是高效率工作者的必備工具,要建立知識庫,沒有我們想像的那麼花時間,但可以節省比我們想像的更多的時間,只要先從建立一則任務筆記開始,融入自己的工作流程中去刻意記錄。

以上分享我自己實作「個人工作知識庫」的幾個關鍵步驟,希望對大家有所幫助。

有興趣的朋友,可以延伸參考:

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