煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ，不只是整理記錄而已
為什麼呢？如果缺乏「個人知識庫」，往往會導致幾個問題：
- 每次面對類似任務，重新拆解任務很花時間。
- 每次都要重新試錯，也就導致更多時間浪費。
- 上次找到的解答，下次往往已經記憶模糊或忘記。
- 上次的進步，很難直接完整的累積到下次。
沒有「個人知識庫」，老實說，工作還是可以被解決的。
只是這個解決的過程中，許多上述的時間花費變成習慣，其實自己解決任務的時間、品質，都還可以大幅提升，只是自己不自知。
為什麼「個人知識庫」的建立，容易被工作者忽略？因為往往任務已經很多、已經很急，覺得自己沒有時間去慢慢建立知識庫。這裡面其實也有兩個誤解：
- 「建立個人知識庫真的很花時間嗎？」
- 「會不會就是沒有建立知識庫，所以自己處理任務才會這麼沒時間？」
其實，我們可以把建立個人知識庫的動作，融合在我們日常的工作流程中，這樣只要多一點點動作，就能確保「個人知識庫」的累積。
通常工作者在處理日常工作時，會做下面兩個基本動作：
- 在任務開始前，規劃待辦清單。
- 在任務執行時，整理當下需要的文件檔案。
這兩個工作流程也很重要，但只做上述兩個動作，完成工作之後，要再做類似工作，下列經驗環節就「遺失」了：
- 執行時的真實行動清單
- 包含那些調整的步驟、臨時插入的步驟、有問題的步驟
- 真正執行時處理文件檔案的順序
- 而非分類文件檔案的邏輯
- 容易忽略與犯錯的步驟在哪裡，如何避免？
- 特別關鍵的步驟是什麼，如何確保？
- 出錯或出現特別情況時，解決步驟是什麼？
- 為什麼這樣做？
- 這樣設計任務的情境條件、思考邏輯，這樣下次任務有不同條件時才能調整。
這些細節，不只需要「刻意記錄」，更需要「刻意拆解」，但是不需要（也最好不要）等到任務全部結束再花很多時間覆盤，而是可以融入日常工作流程中。
這篇文章，我想分享自己煉成高效率個人工作知識庫的 7 個訣竅，把這些步驟融合在自己日常的基本工作流程中，讓任務完成時，留下「真實行動」的任務拆解清單、保留「背後經驗」的文件檔案整理。
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Tips 1：做任務前，先建立一則任務筆記
如果想要建立個人工作知識庫，關鍵的第一個步驟，就是「不要想說等任務完成再整理」，更輕鬆也很有效的作法是要在「任務開始前，就同步整理」。
如果我們平常是把要做的行動，直接放在每日行動清單、行事曆上去安排，更可怕的是在郵件、即時通裡面安排，就會導致同一個任務的行動，「分散」在很多不同日期的不同位置，這樣等到任務完成，通常也不會想要整理（因為難度太高），只想要趕快劃掉這些行動，做完就算了。
這時候怎麼辦呢？反過來做就好，一開始執行某個任務的時候，不要把一個任務的行動，分散在每日行動清單、行事曆、郵件、即時通，而是「先建立一則任務筆記」。
如果我要設計一堂課，先建立「一則課程規劃任務筆記」。不是在每日待辦清單去安排哪一天要做好大綱、哪一天要做出簡報、哪一天要推出報名網頁，而是在「一則課程規劃任務筆記」中，先把任務的結構拆解好。
一則任務筆記，在任務還沒開始，就應該先建立。在還沒執行前，就可以先規劃：
- 可能要做哪些行動？
- 對任務有哪些想法？
- 任務有哪些要達到的成果、有哪些時程、有哪些規定？
- 任務有哪些補充資料？
- 或是這些資料文件在哪裡？
也不用規劃得很詳細，我們還是「跟原本的工作流程一樣」，想到要做什麼、被交付要做什麼，再寫上行動清單就好。
但這時候，不是寫在分散的待辦清單、行事曆上，而是可以簡單統整到「那個任務的那一則任務筆記」中，這則任務筆記，不僅幫我們執行當下更有效率，執行完成也會變成自然的工作知識庫資料，根本不用另外花時間整理。
Tips 2：注意自己做了什麼步驟，同步拆解到任務筆記
任務筆記不是用來完美規劃，而是提供建立工作知識庫的集中記錄處，讓自己隨時做了什麼行動，都知道應該補充到哪一則任務筆記中。
我們平常在執行一個任務時，雖然可能會事先規劃，但「實際執行」時，往往會有許多的變動，因為當下情況、忽然冒出的想法，導致我們其實做了很多不在規劃清單上的行動，甚至跳過很多規畫清單上的行動，但這些往往都沒有留下記錄。
不過，現在我們有了一則一則的「任務筆記」，每次做某個任務時，我會同時打開這則任務筆記，主要目的其實不是看筆記上的規劃，而是要讓自己「隨手就能修改」！
所以第二個關鍵訣竅，建議大家執行某個任務時，同時打開那個任務的任務筆記，隨時同步做下面幾個動作：
- 一邊做，往往會一邊想到什麼之後可以做的行動，立刻隨手補充到任務筆記中。
- 做了什麼和規劃不一樣的行動，補充到任務筆記中。
- 當下靈光一閃，跳過一些步驟，在任務筆記中劃掉（不是刪掉）那個沒做的步驟。
- 當下隨機應變，調整步驟順序，在任務筆記中同步調整。
這樣做，其實不會太干擾任務執行本身，反而是同步留下上述的任務拆解行動，會帶來兩個好處：
- 就算任務被打斷，也可以輕鬆回到任務狀態，因為任務筆記中，隨時記錄自己做了什麼，還可以做什麼。
- 任務筆記保持真實性，不是規劃清單，而是真的做了什麼的清單，之後要檢討或重新使用，才有價值。
Tips 3：任務卡關時，也優先打開任務筆記做拆解
遇到問題時，當然需要動腦想，但不要只是動腦想，如果能夠同時打開任務筆記，邊想邊拆解到筆記，不僅更有效率，還能釋放壓力。
當任務很急迫、壓力很大、很複雜時，我們可能會集中心力去思考應該如何解決任務難題，但是有沒有這樣的經驗：一直想，但愈想愈焦慮，雖然不斷的思考，但任務的進度本身還是停滯不前。
這時候，不妨還是優先打開任務筆記做拆解。也就是無論如何，進行一個任務前，就算任務卡關了，不知道該做什麼了，都先打開任務筆記。我自己往往可以從這個動作，獲得兩個好處：
- 如果 Tips 2 有做到，那麼之前的行動記錄與拆解，會讓我發現，原來任務筆記上有一些現在還可以做的小行動，不如先去推進他們吧！
- 腦袋中卡關的想法，同時寫到筆記上，你會發現在筆記中白紙黑字拆解，要比腦袋拆解更能有效產出結果，並且有效減輕壓力。
就算問題當下還不能解決，起碼可以把遇到什麼問題，同步寫到任務筆記上，之後有機會再來解決。
你會發現很神奇的是，把問題留在任務筆記上，就算還沒解決，大腦的壓力也會下降很多，並且這時候看到任務筆記其他可以做的行動，先去做，又能大幅度減輕壓力。
而這樣的步驟，不僅解決當下任務卡關的現象，這些寫下來的問題與想法，也會讓這則任務筆記，逐步變成未來更好的工作知識庫筆記。
Tips 4：在任務筆記的重要步驟後面，寫下為什麼這樣做？
要讓任務筆記變成未來可以繼續運用的知識筆記，就不能只有做了什麼的行動清單，還需要有為什麼這樣做的簡單一句話註記。
前面的三個 Tips 後，可能會讓我們在任務筆記中，只是列下一些行動清單，但是如果要建立的是有效的工作知識庫，只有行動清單是不夠的，最好一邊行動時，一邊打開任務筆記，把「為什麼這樣做」的細節也補充上去，像是：
- 選擇這個行動的理由，或是當下的條件限制。
- 背後的想法，可能是我的想法，可能是客戶的想法。
當然，不用寫到非常鉅細靡遺，主要是針對那些會卡住的步驟，特別注意到要把為什麼這樣做的想法，也筆記下來。
而且，某個行動的延伸想法，應該寫在任務筆記的那個行動步驟的後面。
這樣做，一方面為了未來的知識庫做準備，另一方面這一次任務執行時，隨時回頭確認之前進度的選擇，才有依據，也會更容易糾錯或調整。
Tips 5：根據任務筆記的行動順序，整理想法、日誌、資料
任務筆記中的內容順序，就是我的真實行動順序，而其他需要附加的想法、日誌、資料，都依附這個行動順序整理。
任務執行過程會有很多資訊碎片，包含我們的想法、重要日誌、需要的文件檔案，這些碎片會很分散，如果任務執行當下沒有用「任務筆記」做統整，等到任務結束、結束一段時間後，這些碎片就一定會遺失。
所以第五個關鍵技巧，就是把任務執行中的所有相關碎片，都想辦法連結、集中到這則任務筆記，並且是照著真實行動順序排序整理。
嚴格來說，這個連結、集中的動作，並不需要另外花時間做。
而是像前面拆解行動、記錄想法的時候一樣，任務一邊執行就會一邊打開任務筆記，這時候出現任何碎片，第一時間要整理，就先整理到任務筆記上，這樣事情就完成了。
等到任務完成，回頭看這一則任務筆記，就會發現這則「邊做邊拆解、整理、記錄」的任務筆記，可以看到：
- 真實的任務執行步驟。
- 重要步驟背後的想法、條件。
- 重要步驟需要的文件、資料。
Tips 6：任務完成，簡單註記關鍵步驟
有效的工作知識筆記，要能提醒我一定要做的步驟是什麼？容易忽略的步驟是什麼？容易犯錯的步驟是什麼？
上述過程產生的任務筆記，已經是一個可以直接放入工作知識庫的筆記，不過，如果能夠花個五分鐘，再多做幾個步驟更好。
首先，我會打開這個完成的任務筆記，在上面註記幾種內容（通常是畫上螢光筆、刪除線）：
- 哪幾個步驟特別容易忽略，但其實一定要做？畫上螢光筆。
- 哪些步驟、想法，一定要確認？也畫上螢光筆。
- 哪些步驟不要做、有錯誤？畫上刪除線。
這不用花很多時間，因為前面在一邊工作時，一邊同步拆解的任務筆記，本身已經是一個很好的任務知識筆記，我只是要畫上一些重點而已。
Tips 7：任務收起來前，列出下次要試試看的步驟
有些任務就是會重複做，而且自己期望能愈做愈好。那麼一定要在任務知識筆記中，加入下一次要試試看的新想法、新步驟。
任務剛剛結束的時候，記憶猶新，腦中會有很多想要改進、想要嘗試的東西，這些東西如果不「現在立刻」放入任務知識筆記，下次要做類似任務，幾乎一定會忘掉。
所以最後一個步驟，就是任務完成後，如果我腦中還有很多新想法、新行動，我會當下就打開這則任務筆記，補充進去。
雖然這次沒有要做（因為任務完成了），但是這則任務筆記，就可以成為知識庫，下次要做類似任務，就只要呼叫出這則任務筆記，你將會發現：
- 任務相關細節與資料不分散，因為都在這則任務筆記中。
- 任務不用重新規劃拆解一次了！因為上次的任務筆記已經有真實執行步驟。
- 不怕看不懂筆記，因為上次任務筆記註記了想法、條件、為什麼這樣做。
- 而且清楚想起，這一次任務要注意的重點，以及可以試試看的新嘗試。
現在，上次的任務知識筆記，就會變成這次的任務筆記，我們也可以從這個基礎出發，繼續最佳化這個任務的執行流程，不僅省下大量時間、避免犯錯，也會讓事情可以愈做愈好。
擁有「個人工作知識庫」，是高效率工作者的必備工具，要建立知識庫，沒有我們想像的那麼花時間，但可以節省比我們想像的更多的時間，只要先從建立一則任務筆記開始，融入自己的工作流程中去刻意記錄。
以上分享我自己實作「個人工作知識庫」的幾個關鍵步驟，希望對大家有所幫助。
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