工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞,覺得時間不夠不只是因任務太多



工作、生活中總覺得時間不夠?或許很多時候,是我們不經意的、習以為常的工作流程,導致:
  • 有些時間原本可以掌控,卻不小心變成了無法掌控。
  • 某些流程花時間,但不一定創造有效成果。

時間有漏洞,覺得時間不夠,並不是因為我們把時間用來休息、拿來休閒、用來陪伴他人。偶爾看看劇、上個網,其實不是真正造成時間漏洞的原因,或者說起碼不是最關鍵的原因。

時間漏洞,是我們原本工作或執行任務的步驟中,有很多破洞,導致時間不知不覺地漏出去。如果不改變工作流程,那麼無論怎麼擠壓自己的休息、休閒、家庭時間,還是會覺得時間永遠不夠,而且時間也運用得更加痛苦。

如果可以找出這些時間黑洞,那麼許多事情可以運用的時間,會很明顯的多出來。甚至,我們可以心安理得地知道,自己有足夠時間工作,也有足夠時間完成自己想玩的事情。




一,等待思維 VS 行動思維


我們當然都想好好地完成一個任務,但一個任務常常需要天時地利人和才能一口氣完成。如果我採取「等待思維」,就會變成:
  • 等到我有完整 3 個小時空檔,再來一口氣把這個任務做完。
  • 等到我有滿意的想法,再來撰寫這份報告。
但是「等待思維」,會讓我們無法利用那些零碎片段的時間來做重要的事情,會讓我們產生很多理由覺得這個當下不能推進這個任務。於是,零碎片段的時間會被拿去做一些不重要的用途,而這個當下的時間會在猶豫中不知不覺虛度。


要補上這個破洞,可以採取「行動思維」:
  • 現在我有 30 分鐘空檔,我可以先推進任務中的一個行動。
  • 雖然沒有滿意的想法,但我可以先完成報告的基本架構。
「行動思維」搭配的是工作流程中練習「拆解下一步行動」的技巧,從擔心要做完、做好一個任務,轉換成專注在下一步行動可以做什麼。

這樣一來,許多「零碎時間」、「當下還沒想清楚的時間」,都可以拿出來利用,不會變成漏洞。(可以參考我的拆解下一步行動流程圖:拆解下一步行動的思考流程圖範本,你也做得到專注不瞎忙的參考步驟




二,記錄型待辦清單 VS 目標型待辦清單


或許我們都會列待辦清單,起碼事情列上去,比較不會忘記。但是如果我的待辦清單是記錄型的,就會變成:
  • 別人交代我一件事情,列上待辦清單不要忘記。
  • 想到要做一件事,列上待辦清單不要忘記。
但是「記錄型待辦清單」,會讓我們迷失在「記得買牛奶」這樣看似要做但不是真正重要有價值的行動中,甚至我們的待辦清單中可能有很多事情被一一勾選,但忙碌完成後,卻發現沒有推進什麼真正的目標。但是,時間卻已經花掉了,這其實是更大的時間漏洞。(延伸參考: 一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好


我一開始使用待辦清單時,也是從「記錄型」開始,拚命記錄各種事情,但後來發現,應該要「先有目標型待辦清單」,再用記錄型待辦清單處理一些瑣事。

「目標型待辦清單」的不同點在於:
  • 別人交代我一件事情,我先拆解為何而做?確認價值?明確需求?排出先後流程。
  • 自己想要做一件事,我先拆解這和哪個目標有關?在目標的哪個流程?怎麼做更有效益?
轉換成「目標型待辦清單」,可以讓自己減少去做多餘的事情的時間,可以讓自己避免去做「無用功」的時間,補上前述的時間漏洞。

因為,時間漏洞不一定是沒做事,也有可能是做了太多沒效的事,同樣會吃掉大量時間。




三,通知系統 VS 進度系統


工作中,甚至生活中,都有很多通知系統會提醒我們該做什麼、可以做什麼,但通知系統有可能讓我們不小心陷入兩種困境:
  • 好像永遠有很多事情可以做,於是反而沒有去深究現在真正該推進的事情是什麼,優先順序沒有搞清楚,那麼現在的時間就可能變成去做次要事情的漏洞。
  • 被通知系統左右,結果反而自己花費更多時間在切換處理不同工作上。

當然我們不可能完全不管通知,但可以先嘗試擁有自己的「進度系統」:
  • 最重要的目標有進度安排表,讓自己看到更久之後重要目標現在要推進的進度。
  • 先處理進度系統上的任務,再處理通知系統上的任務。

「進度系統」的實踐方法之一,就是畫出進攻型行事曆,計算出兩三個月後的專案、任務,現在要推進的進度。

或者還可以再搭配「每週子彈筆記清單」,讓自己一週前預排下一週每天要先推進的重要任務,以「進度系統」優先,避免被通知系統吃掉時間。




四,資料分散 VS 資料統一


工作過程會產生很多碎片資料,這些碎片資料還可能分散在不同工作管道,有些訊息在郵件中,有些訊息在即時通,有些資料在硬碟,但有些資料在筆記本。

一邊執行一個任務,如果只想著趕快去做,卻漸漸導致這個任務的碎片資料愈來愈分散,最後會導致我們回頭要找資料、確認資訊的過程中,不知不覺消耗很多時間。

只要一個找回資料的動作多花 10 分鐘,一天做 10 個類似動作,不知不覺就漏掉了 100 分鐘。

工作愈忙,我們愈想趕快做,但如果邊做邊把資料隨手放,那麼慢慢的我們會被蠶食掉更多要找回資訊的時間。

工作再忙,如果可以邊做邊隨手統整資料,那麼我們就可以補上這樣的時間漏洞。我在最近的一篇文章也做了深入的解析:「為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?」。




五,重複作業 VS 覆盤經驗


無論是 David Allen 的 GTD ,或是 PDCA ,都強調「檢視、覆盤」的重要。我們先不講裡面保持進步的成長思維,就單純先從節省時間來看。

我們有很多時間漏洞產生在「第二次做這件事」的時候,因為我們在第二次做時,發現忘了上次的行動步驟、漏了上次的犯錯步驟、花很多時間找回上次資料,很多第一次做不熟悉所花費的時間,在第二次做時還是要花費。

這樣的時間漏洞,是那些明明我們有機會節省下來的時間,結果我們依然花費掉了。

雖然再做一次我們可能還是會完成任務,但如果可以建立「覆盤系統」,在第一做完後留下找得到的覆盤經驗,就可以幫助自己在許多會重新再做的任務中,節省時間,補上漏洞。(延伸技巧可以參考:煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已




小結:


我們要埋頭苦做,還是不斷改進流程?

如果能嘗試從前述的工作流程中,補上更多時間漏洞,那麼或許有更多有價值的任務可以被完成,我們也有時間去做想玩的事情。

當然,現實不一定總是完美,但我總會回頭思考在工作流程中有沒有這些漏洞,先把自己可利用的時間最大化,那麼或許有些沒發現的時間就被找回來了。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:
(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要補上 5 個時間漏洞,覺得時間不夠不只是因任務太多

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